اگر مدير يک شرکت هستيد يا در اجراي زمانبندي کارهايتان در منزل با مشکل فراموشي مواجه ميباشيد چرا از قابليتهاي زمانبندي آوتلوک سود نميبريد. اين برنامه ميتواند به شما کمک کند تا مسائل مهم را فراموش نکنيد.
بخش تقويم يا کلند (Calendar) برنامه آوتلوک مايکروسافت در کنار توانمنديهاي ديگري مانند ارسال و دريافت ايميل، اطلاعات افراد و غيرو ميتواند وقايع يک روز، يک هفته يا يک ماه را در يک زمان پيش روي شما نمايش دهد. به کمک بخش Calendar از برنامه Outlook قادر خواهيد بود تا قرارهاي ملاقات خود را تنظيم کنيد و آنها را مديريت نماييد. همانطور که از دفترچه و کاغذ براي ثبت قرارهاي خود استفاده ميکنيد اين امکان پيش رويتان قار دارد تا بر روي ساعت مورد نظر در روزي خاص کليک کنيد و آنگاه شرح قرارتان را تايپ نمائيد. تغيير رنگ باعث ميشود تا بتوانيد بسادگي زمان و روز جاري را از بقيه روزها تشخيص دهيد. کلندر داراي سه نوع ثبت وقايع مختلف بنامهاي Appointments و Meetings و Events است. اما سئوالات زيادي دراينباره ميشود که فرق بين Appointments و Meetings و Events چيست.

Appointments
 

قرار ملاقاتي است که فقط با يک نفر در تقويم (کلندر) تنظيم ميکنيد به نحويکه افراد ديگر در آن دعوت نميشوند. اين امکان برايتان وجودد دارد که يادآور براي اين نوع قرار ملاقات تنظيم کنيد و آنرا به نحوي تنظيم کنيد که تکرار شود.

Meetings
 

قرار ملاقاتي است که با چند نفر تنظيم ميشود. امکان ايجاد و ارسال دعوتنامه براي اين قرار ملاقات وجود دارد.وقتي Meeting را تنظيم ميکنيد، افرادي که بايد دعوت کنيد را مشخص ميکنيد و سپس زمان را هم تنظيم مينمائيد. پاسخ به اين ميتينگ در Inbox ايميلتان ظاهر ميشود. Events
واقعه اي است که 24 ساعت يا بيشتر طول ميکشد، مانند نمايشگاه، المپيک، تعطيلات يا سمينار. اين وقايع معمولا يکبار اتفاق ميافتد که يک روز يا بيشتر طول ميکشد. وقايع ساليانه هم وجود دارد مانند تولد يا سالگرد ازدواج که سالي يکبار در يک زمان مشخص تکرار ميشود. اين وقايع زمان شما را در تقويم اشغال نميکند بلکه در بنر (Banner) ظاهر ميشود. براي ايجاد قرار، روي Calendar در Folder List کليک کنيد تا سيستم روي Calendar تمرکز کند. سپس روي New کليک کنيد. سپس در صفحه باز شده، موضوع قرارملاقات را در Subject تايپ کنيد. محل قرار را در قسمت Location تايپ کنيد. زمان شروع و خاتمه قرار را در Start Time و End Time وارد کنيد. اگر قرار در تمام روز است انتخاب All day event را برگزينيد. در اين مرحله ميتوانيد به سيستم بگوييد که بشما يادآوري کند. انتخاب Reminder را انجام دهيد. سيستم ميتواند مدت زمان خاصي قبل از قزار، شما را مطلع نمايد. اين مقدار را در مقابل Reminder انتخاب کنبد. قسمت Show times as ميتواند کنترل کند که تقويم، اين قرار را چگونه نمايش دهد. مثلا قرارهاي داخل دفتر شما ميتواند با رنگ خاصي در تقويم مشخص شود. روي مثلث کوچک اين قسمت کليک کنيد تا انتخاب مورد نظرتان مانند Free - Tentative - Busy - Out of Office را انجام دهيد. هر عبارت مورد نظر را در بدنه پيام تايپ کنيد.
يکي از قابليتهاي جالب Outlook مشخصه تکرار آنست. مثلا اگر قراري در دفتر خودتان هر دوشنبه از ساعت 8 تا 10 صبح برگزار ميشود، سيستم ميتواند بطور خودکار آنرا مرتب و هر هفته بشما يادآوري کند. براي تکرار يک قرار ابتدا آنرا باز کنيد. سپس روي Recurrence کليک کنيد. براي قرارهاي جديد از منوي Actions انتخاب Recurrence را انجام دهيد. سپس New Recurrence را انتخاب کنيد. پترن مورد نظر را مطابق روزانه، هفتگي، ماهيانه يا ساليانه انتخاب کنيد. حال ميتوانيد قرار را Save and Close کنيد.
چگونگي نمايش تقويم ميتواند از قسمت View انجام شود که ميتواند Day - Work Week - Week - Month باشد. اگر قصد پاک کردن يک قرار را داريد ابتدا آنرا باز کنيد و در تولبار روي آيکون Delete که بشکل X است کليک کنيد. مورد پاک شده به فلدر Deleted Items منتقل ميشود. براي پاک کردن اين فلدر ميتوانيد روي آن کليک راست کرده و عبارت Empty Deleted Items Folder را انتخاب نمائيد.
ارسال توسط کاربر محترم سايت : yaali77