در سالهاي اخير، بارها دربارة مديريت شفاف تبليغ شده و مورد بحث و بررسي قرار گرفته است. اين مهم دستمايه بسياري از کتابها و مقالههاي متعدد در زمينه تجربهها و تشکيلات شغلي نيز قرار گرفته است. ادعاهاي مبالغه آميزي نيز درمورد توان بالقوه آن براي دگرگون سازي تجارت و کسب و کار بيان شده است. هرچند بسياري از اين ادعاها، همراه با شک و ترديد است، ولي شواهد نشان مي دهند که مديريت شفاف، در صورت اجراي درست و مناسب، بسيار سود آور و مفيد خواهد بود. با وجود مباحث متعددي که در مورد مديريت شفاف عنوان شده است، نوعي تصور نادرست از آن وجود دارد و برخي از افراد بدون حتي درک آن، آن را رد ميکنند. در واقع، مديريت شفاف راهکاري ساده و در عين حال موثر در جهت مديريت تشکيلات شغلي است. در اين مقاله به گونه اجمالي به بحث درباره مديريت شفاف اطلاعاتي پرداخته مي شود.

? مقدمه
 

Open-Book در لغت به معني باز کردن کتاب و جزوه است، ولي در اصطلاح مديريتي، به معناي: توزيع و تسهيم اطلاعات مالي، روندهاي صنعت، گزارشهاي کيفيت، گزارشهاي خدمات مشتري و ... بين کارکنان شرکت است. با توزيع اطلاعات شرکت بين کارکنان، هنگام تغيير، مخالفت و مقاومتي از سوي کارکنان ديده نخواهد شد، زيرا آنها به طور کامل در جريان روند ها واطلاعات مورد نياز هستند.
مديريت شفاف، براي مشاغلي که با چالش هاي جدي نظير مشکلات مالي مواجهاند، يک راه حل آني محسوب نميشود، چرا که نيازمند تعهدي پايدار نسبت به آموزش کارمندان در زمينه هاي عملياتي و مالي است. رهبر يک شرکت، بايستي تنها در بازه زماني بلند مدت تصميم به نهادينه کردن فرهنگ شفاف بگيرد. به طور قطع مديريت شفاف، مقولهاي بحث برانگيز است. براي مثال تقسيم اطلاعات مالي حساس با کارکنان، بسيار مخاطره آميز است زيرا ممکن است اين اطلاعات نصيب رقبا شود. با اين وجود، شرکتهايي که مديريت شفاف را اعمال کرده اند، به اين نتيجه رسيده اند که منافع ناشي از هماهنگي هدفهاي سازماني و کارکنان، بر هزينه هاي ناشي از لو رفتن اطلاعات مالي حساس، مي چربد. ديگر مقوله بحث انگيز دربارة مسئولان و مجريان مالي شرکت خواهد بود که ممکن است مايل به گشودن دفترها به روي کارکنان خود نباشند و از توضيح پيچيدگي هاي حسابداري و عمليات مالي براي کارمندان خود پرهيز کنند. به طور معمول آن دسته از مجريان و مسئولان مالي که باور دارند: کارکنان از کار متنفرند، از زير بار مسئوليت شانه خالي مي کنند، ارزشهاي سازماني را ناديده مي گيرند، فقط به خاطر پول و در برابر دريافت وجه کار مي کنند، به امنيت شغلي اهميتي بيش از اندازه مي دهند و نياز به نظارت نزديک و کنترل مستمر دارند، هيچگاه پذيراي مديريت شفاف نيستند. همچنين آن دسته از مجريان و مسئولان مالي که در سازمانهاي نظام مند سنتي کار کرده اند، در پذيرش يک نظام مديريت شفاف، دچار مشکل مي شوند. برخي افراد اين باور را که کارکنان بايد از کيفيت پولسازي تشکيلات شغلي سر در آورند مورد پرسش قرار ميدهند. بيشتر تشکيلات شغلي، پيچيدگيهاي ويژهاي دارند و بيانيه هاي مالي به راحتي قابل فهم نيستند، به ويژه براي افرادي که در حسابداري و عمليات مالي هيچگونه زمينه اي ندارند و بر اين اساس، برخي افراد، مديريت شفاف را يک شيوه ابتدايي مي دانند. شک گرايان ميگويند: اين امري غير واقع بينانه و ايده آليستي است اگر گمان کنيم تنها دوره هاي آموزشي معدود، کارمندان را قادر مي سازد بدون برخورداري از هر گونه پيشينه آکادميک در زمينه حسابداري و عمليات مالي، در مورد چنين ساز و کارهايي اشراف پيدا کنند. با اين وجود، برخي از شرکتها با موفقيت هر چه تمام تر و به منظور دستيابي به هدفها، اقدام به اجراي برنامه هاي آموزش رسمي وغير رسمي کرده اند. آموزش کار آمد به طور مسلم در راستاي مديريت شفاف ضرورت دارد، چرا که بدون آن کارکنان قادر به درک کميت ها و چگونگي اثرگذاري آنها نخواهند بود.

? عناصر مديريت شفاف
 

مديران همواره به دنبال شناخت کسب تکنيکهاي موثري هستند تا بتوانند بواسطه آنها از راه افزايش بهره وري کارکنان، منافع خود را اضافه کنند. مديريت شفاف، تنها يک موج گذرا نيست که قابل چشمپوشي باشد بلکه جنبشي رو به رشد است که هم چالشي عمده براي شرکتها ايجاد مي کند و هم فرصتهاي شغلي را پيش روي آنان قرار مي دهد. به طور خلاصه مديريت شفاف بدين معناست که يک موسسه :
ـ به تقسيم دامنه وسيعي از اطلاعات مالي با کارمندان خود بپردازد؛
_ براي هر چه حرفه اي تر کردن کارمندان خود به آنها آموزش دهد؛
ـ کارکنان را به گونه اي توانمند سازد که بتوانند از اطلاعات در زمينه هاي کاري استفاده کنند و با آنها به مانند شرکاي خود، برخورد داشته باشد؛
ـ زمان کسب موفقيت، به کارمندان خود پاداش بدهد.
چهار عنصر ضروري در مديريت شفاف وجود دارند:
1) توزيع اطلاعات مالي و ساير اطلاعات،
2) آموزش اصول کسب و کار،
3) توانمندسازي و اعتماد
4) پاداش در صورت موفقيت.
وجود تمامي اين چهار عنصر براي پيوند کارکنان، با هدفهاي شرکت - که مديريت شفاف بر مبناي آن شکل گرفته- الزامي است. مديريت شفاف به علت تاکيدي که بر روي اطلاعات مالي دارد، در نگاه نخست، يک پديده حسابداري گونه است؛ اگر چه حسابداري هم در اينجا نقش عمده اي ايفا مي کند، ولي مديريت شفاف، نقش محوري دارد و تغييري اساسي در روند عملياتي تجاري سنتي به وجود ميآورد. در چارچوب مديريت شفاف، مديران بايستي مطالب را به گونهاي به کارمندان خود القا کنندکه آنها نيز به مانند مالکان عمل کنند.
زماني کارکنان در جريان هدفهاي شرکت قرار مي گيرند که:
ـ از چگونگي کسب درآمد شرکت آگاه شوند؛
ـ شناخت مقدماتي از اطلاعات مهم شرکت به دست آورند؛
ـ گزارشهاي منظم و توضيحات مستمري از عمليات شرکت دريافت دارند؛
ـ از دانش خود درمورد شرکت براي بهبود عمليات بهره بگيرند؛
ـ عملکردهاي يکديگر را ارج نهند؛
ـ در صورت بهبود عملکرد شرکت، آنان نيز بهرهمند شوند.
در حقيقت، گشايش دفاتر شرکت، تنها بخشي از نظام مديريت شفاف است که بايستي اين موارد را در خود داشته باشد:
ـ آموزش مهارت در قالب آموزش هاي شغلي پايه؛
ـ پاداش جمعي؛
ـ ساير محرکها از قبيل: برنامه هاي مالکيت سهام و غيره؛
ـ ارتباط منظم و غير محدود با نتايج مالي مطلوب و نامطلوب.
مديريت شفاف باعث مي شود که هر يک از کارکنان نظير يک مالک فکر و رفتار کنند. در اين نگرش کارکنان به اطلاعاتي دسترسي مي يابندکه به گونهاي سنتي، تنها در اختيار رده هاي مديريتي قرار ميگيرد.
برنامه مديريت شفاف سه عنصر اساسي دارد:
1) مديريت، اسناد و مدارک شرکت را در معرض ديد کارکنان قرار مي دهد واطلاعات مالي و عملياتي را با کارکنان تسهيم مي کند. اگر کارکنان ندانند موسسه چگونه کسب در آمد مي کند، چگونه ميتوان از آنها انتظار کار بيشتر و سود آوري بالاتر را داشت؟
2) لازم است کارکنان صورتهاي مالي موسسه را بشناسند. براي اين منظور، مدير بايد از راه دوره هاي آموزشي، مفاهيم صورتهاي مالي (ترازنامه، صورت سود و زيان، صورت گردش وجوه نقد) را به کارکنان بياموزد.
3) بايد به کارکنان نشان داد که کار و عملکرد آنها چگونه بر نتايج مالي موسسه تاثير مي گذارد.
دسترسي به اطلاعات مفصل مالي و توانايي فهم و تحليل آنها، باعث مي شود، که کارکنان خود را مالک موسسه بدانند، در نتيجه تصميمهايي ميگيرند که بيشتر به نفع سازمان است، تا خود آنها.
بيشتر شرکتهايي که از مديريت شفاف استفاده مي کنند، معتقدند اين نگرش به گونه قابل توجهي بر روند تجاري آنها تاثير گذار بوده است. اما اشکال مديريت شفاف اين است که ممکن است کارکنان از اطلاعات بر عليه مديريت شرکت استفاده کنند. براي مثال: وقتي کارکنان به ريز هزينه ها و درآمدها و سود شرکت دسترسي دارند، ممکن است حقوق و دستمزد خود را ناچيز تلقي کرده، عليه مديريت دست به اقدام زنند. از سوي ديگر، ممکن است اطلاعات در اختيار رقباي شرکت قرار گيرد و بدين ترتيب مزيت رقابتي موسسه از بين رود.
پژوهشها نشان داده است که مديريت شفاف در دو صورت موفقيت آميز است:
1) سازمان يا بخش، کوچک و يا در سالهاي نخستين فعاليت خود باشد.
2) روابط توام با اعتماد متقابل، بين مديريت و کارکنان وجود داشته باشد. در فرهنگهايي که جو بياعتمادي وجود دارد، يا کارکنان ياد گرفته اند که اطلاعات را مخفي و سري نگه دارند، مديريت شفاف شکست مي خورد. علاوه بر اين در سازمانهايي که کارکنان برنامه هاي تغيير را ابزاري براي تحقق هدفهاي مدير ميپندارند مديريت شفاف جواب نمي دهد. ( اصول مديريت شفاف راهي موثر براي کمک به تحقق برنامه هاي تغيير است).

? کارايي و اثربخشي مديريت شفاف
 

اين اصول به کارايي و اثر بخشي مديريت شفاف منجر مي شود:
1) زمينه دسترسي همگان به اطلاعات ضروري سازماني را فراهم آوريد.
الف- شرکت با چه چالشها، فرصت ها و تهديدهايي روبه رو است؟.
ب- عملکرد مالي سازمان چگونه است؟
ج- نظر مشتريان درباره سازمان چيست؟
د- در تصميم گيري استراتژيک از چه معيارها و پارامترهايي استفاده مي شود؟
2) تمام اين اطلاعات بايد به موقع و بهنگام باشند. (تمام گزارشها بايد به روز شوند)
3) مطمئن شويد که کارکنان توانايي درک و تفسير اطلاعات را دارند.(در صورت لزوم، از آموزش استفاده کنيد).
4) به کارکنان فرصت دهيد تا نسبت به اطلاعات و گزارشها آگاهي کامل پيدا کنند.
5) به افراد در برابر عملکرد موثر، پاداش (مادي و غير مادي) اختصاص دهيد.
6) به کارکنان اين اختيار را بدهيد که بر اساس اطلاعات تصميم گيري و فعاليت کنند. ( به کارکنان خود اعتماد کنيد و به آنها اجازه دهيد از اطلاعات آن گونه که خود مناسب مي دانند، استفاده کنند).
7) مطمئن شويد که کارکنان نيز به شما اعتماد دارند .( اگر کارکنان به شما اعتماد نداشته باشند، به اطلاعات و داده هاي سازمان نيز اعتماد نخواهند کرد).

? نتيجه گيري
 

در سده21 انتظار مي رود که مديران و رهبران بتوانند از عهده تغييرات سريع جهان کار برآيند. به دليل تنوع گسترده محيطهاي کاري، مديريت موثر سازمانها و منابع انساني با چالشهاي فراواني روبه رو شده است. سازمانها با کوچک سازي و مهندسي مجدد به دنبال رقابت در بازار جهاني هستند، ضمن اينکه انفجار اطلاعات و توسعه تکنولوژي نيز براي آنها چالش برانگيز شده است. در اين ميان بهبود روابط در عرصه تجاري، افزايش سهم بازار و مطرح شدن به عنوان يک مدير موفق نيز بخشي از دغدغه هاي مديران امروزي است. اين تغييرات سريع، پيچيده و غير قابل پيش بيني هستند و تاثير قابل توجهي بر سازمانها و سبک رهبريشان دارد. سازمانها به سمت ساختارهايي با سلسله مراتب کمتر تغيير جهت داده که در آن مديران و رهبران به کارکنان آزادي بيشتري داده، مسئوليت بيشتري به آنها واگذار کرده اند. مديران آينده در صورتي مي توانند موثر باشند که از عهده اين تغييرات برآيند و به اين منظور آنها به تواناييهايي مانند تيم مدار بودن، ارتباطهاي قوي، حل کننده مشکلات، ايجاد کننده تغييرات و رهبر بودن، نياز دارند. مديران بايد رهبراني شايسته باشند تا بتوانند افرادشان را دگرگون سازند و بازده شرکت را بالا ببرند. يک رهبر در اين محيط متغير جديد بايد نقشهاي گوناگوني ايفا کند. براي اطمينان از اينکه تغييرات با موفقيت صورت ميگيرد، بايد به افراد سازمان توجه بيشتري شود. در اين ميان مديريت شفاف، راهکاري ساده و در عين حال موثر در جهت مديريت تشکيلات شغلي است.
منابع: .1Maurer, Rick(2001), Open Book Management, Journal for Quality & Participation, Vol. 24 Issue 1. .2Open Book Management: The origins of Open Books Management. http://www.findarticles.com .3Open Book Management( march 1999), CPA journal .4 Robbins, Stephen P (2005) Organizational Behavior .5Seglin, Jeffrey L. Lyons, Nancy J. Open Books Management, http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=aphAN _

ماهنامه تدبير
ارسال توسط کاربر محترم سايت : mohammad_43