توانايي مديريت مهلت هاي نهايي در انجام امور کاري مي تواند هم در موفقيت کوتاه مدت، و هم در موفقيت بلند مدت شما نقش مهمي را بازي کند. اگر مي خواهيد انديشه هاي خلاق در محيط کاري شما شکوفا شوند، بايد اين قابليت را داشته باشيد که در مدت زمان معين، کارها را با کيفيت بالايي به اتمام برسانيد. بايد کارهاي خود را طوري تنظيم و برنامه ريزي نماييد که هنگام نزديک شدن آخرين مهلت کاري، با مشکل خاصي مواجه نشويد. همچنين با انجام اين کار مي توانيد به کارفرماي خود ثابت کنيد که کارمند لايق و توانايي هستيد. علاوه بر اين ساير همکارانتان نيز متوجه شايستگي هاي شما مي شوند و در ميان آنها نيز مي توانيد به محبوبيت دست پيدا کنيد.
به اين منظور شما بايد يک طرح منسجم را با در نظر گرفتن کليه موارد جانبي تدوين نماييد. با توجه به 5 تکنيکي که در اين بخش در اختيار شما قرار مي دهيم، انجام اين کار برايتان آسان تر خواهد شد.

1) يک مهلت نهايي منطقي را در نظر بگيريد
 

انتخاب يک مهلت نهايي منطقي، يکي از مهمترين فاکتورهاي دست يابي به موفقيت و مديريت مناسب زمان است. اگر در انجام يک پروژه، وقت کافي در اختيار شما قرار ندهند، در کار خود موفق نخواهيد بود و هرگز نمي توانيد پروژه کامل شده را در طول زماني که منطقي به نظر نمي رسد، تحويل دهيد. در هنگام مواجهه با يک چنين شرايطي شما مي توانيد دو عکس العمل متفاوت از خود نشان دهيد: يا اينکه به کلي پروژه را رد کنيد و يا اينکه از مدير پروژه تقاضاي مدت زمان بيشتري کنيد. انجام يک چنين کاري به ديگران نشان مي دهد که شما به حرفه خود کاملاً وارد هستيد و توانايي مديريت زمان را نيز دارا مي باشيد. البته گاهي اوقات هم ممکن است که شما در سمتي نباشيد که بتوانيد پروژه اي را رد کنيد. در اين حالت بايد با به بهره گيري از گفتار مناسب، از کارفرماي خود مدت زمان بيشتري را براي تکميل پروژه درخواست کنيد. تحت اين شرايط بايد به کارهاي ديگري که در دست انجام داريد نيز نگاهي بيندازيد و آنها را بر طبق کارهاي جديد اولويت بندي نماييد.

2) پيشاپيش برنامه ريزي کرده و از زمانبندي جلو باشيد
 

اين دو نکته را هيچ گاه از ذهن خود دور نکنيد: برنامه ريزي مناسب، اجراي برنامه به صورت پايدار. به هر حال در هر شرايطي ممکن است در حين انجام يک پروژه، با موانع از پيش تعيين شده اي روبرو شويد؛ برنامه شما بايد آنقدر دقيق و کارآمد باشد که برخورد با يک چنين موانع و مشکلاتي در آن نهفته باشد. به عنوان مثال مي توانيد از خودتان سوال کنيد که آيا پروژه جديد کاري، نياز به تحقيق و بررسي دارد و يا نيازمند نوشتجات فراوان است؟ به کدام مباحث و شرايط بايد توجه بيشتري مبذول نمود؟ زمانيکه در گذشته پروژه هايي نظير آنچه امروز بر روي آن مشغول به کار هستم را انجام مي دادم، با چه مشکلاتي مواجه شدم؟ و ... تلاش براي پيش بيني راهي که در آن قدم نهاده ايد و اينکه چه اتفاقاتي ممکن است در چند روز آينده پيرامون مسائل کاري برايتان اتفاق افتد، کمک شايان ذکري به مديريت زمان مي کند. اين امر پروسه کاري شما را راحت تر کرده و اعتماد به نفسي را که لازم داريد تا بتوانيد به واسطه آن کارها را در زمان مقرر انجام دهيد، به شما مي دهد.

3) يک زمان مقرر ثانوي در ذهن خود تعيين کرده و بر طبق آن کار کنيد
 

لازم نيست حتماً مطابق تاريخ هايي که در دستور جلسه قرار گرفته يا در برنامه زمانبدي تلفن خود ذخيره کرده ايد، عمل کنيد. اين اصول را در هم بشکنيد تا زندگي ساده تري براي خود ايجاد کنيد. يک تاريخ انتزاعي براي تحويل پروژه ها در نظر بگيريد و بر طبق آن تاريخ، کارهايتان را هماهنگ کنيد. در طول روز مي توانيد چند ساعت را نيز صرف انجام کارهاي خارج از پروژه کنيد. اگر هم سرتان خيلي شلوغ است، مي توانيد در طول روز 30 دقيقه را به انجام ساير کارهايتان اختصاص دهيد. در طول اين نيم ساعت به خودتان بگوييد که الان زماني است که من بايد بدون وجود هيچ گونه حواسپرتي از قبيل پاسخ دادن به تلفن و .. فقط بر روي کاري که در دست انجام دارم تمرکز کنم. با انجام اين کار ميزان خلاقيت فردي شما نيز تا حد بسيار زيادي افزايش پيدا مي کند. يک ليست از کليه کارهايي که در طول يک روز ملزم به انجام آنها هستيد تهيه کنيد و کل پروژه را به بخش هاي کوچک تري که قابل اجرا هستند، تقسيم کنيد پس از انجام هر مورد يک تيک در مقابل آن در ليست اصلي خود بزنيد. اين کار به شما کمک مي کند که در يک زمان معين تنها بر روي انجام يک کار مشخص تمرکز کنيد و قابليت هاي فرديتان را افزايش دهيد.

4) از منابع موجود استفاده بهينه کنيد
 

همانطور که مي دانيد "هيچ کس کامل نيست" اين امر به ويژه در مورد مسائل کاري مصداق پيدا مي کند. جلو برويد و از منابع تکنولوژيک و نيروي انساني که در اختيارتان قرار دارد، استفاده کنيد. لازم نيست که در رنج و تنهايي همه کارها را به شخصه انجام دهيد. تکنولوژي و نيروي انساني که در محيط کار شما يافت مي شود، مي تواند و بايد به شما در پيشبرد اهدافتان کمک کند. از طريق تجربه (و کمي هم حس فردي) به راحتي مي توانيد تشخيص دهيد که چه نوع تکنولوژي، و کدام دست از افراد، براي انجام امور مربوط به پروژه شما مفيد هستند.

5) اطلاعات خود را به روز کنيد و با سرپرست خود در تماس باشيد
 

خودتان را در حاليکه يک پروژه طاقت فرسا را پس از هفته ها کار بدون وقفه انجام داده ايد، تجسم کنيد، بعد هم تصور کنيد که سرپرست شما هفته ها قبل از اتمام پروژه، يک سري تغييرات اساسي در آن ايجاد نموده و شما هم بدون توجه به آن، کار خود را ادامه داده ايد...! اين مثال به راحتي مي تواند اهميت ارتباط با کارفرما و سرپرست بخش را براي شما روشن کند. اگر همواره با همکاران خود در ارتباط باشيد و به سرعت متوجه تغييرات احتمالي شويد، قادر خواهيد بود که کار خود را با صحت بيشتري به پايان برسانيد. هيچ چيز بدتر از اين نيست که متوجه شويد مدت زيادي، وقت و انرژي خود را صرف کاري کرده ايد که هيچ ارزشي نداشته است.
? سازمان دهي ضرب العجل ها
سعي کنيد تا آنجاييکه مي توانيد هيچ کاري را به بعداً محول نکنيد، چون ممکن است زمان تحويل پروژه فرا برسد ولي اين "بعداً" شما هنوز از راه نرسيده باشد. "زمان" يک کارفرماي سختگير و بي گذشت است. يادگيري مديريت و تلاقي با مهلت هاي نهايي، يک روش ساده و در عين حال موثر براي انجام مسئوليت ها و باقي ماندن در راس امور کاري است.
منبع: مردمان پورتال جوانان
ارسال توسط کاربر محترم سايت : mohammad_43