تغييرات سريع و عظيم دو دهه اخير در تكنولوژي و بخصوص افزايش نقش فناوري اطلاعات و نظامهاي كامپيوتري در اداره سازمانها، نحوه مديريت و رهبري سازمانها را دگرگون كرده است. اداره سازمانها به روشهاي قديم و ساختارهايي كه ريشه آنها به ابتداي قرن بيستم برميگردد، امروزه تقريباً غيرممكن است. سازمانها بايد خود را براي همگامي با نظامهاي جديد اطلاعاتي آماده سازند. تجارت الكترونيكي، نظامهاي يكپارچه اطلاعاتي، مديريت زنجيره تأمينكنندگان كالا و خدمات براي سازمانها، مديريت ارتباط با مشتريان و غيره همه داراي يك فصل مشترك مديريتي هستند. پايه موفقيت تمامي اين نظامها بر ديدگاه فرايندي استوار است.
نظام مديريت فرايند با در نظر گرفتن گامهاي مورد نياز براي انجام كار و ايجاد ارتباط زنجيرهاي بين اين گامها، سعي در يكنواخت كردن، ايجاد ثبات رويه، افزايش ارزش افزوده و مستندسازي ميكند. از طريق نظام مديريت فرايند ميتوان كارايي، سودآوري و كيفيت فرايند توليد را افزايش داد.
نظام مديريت فرايند عبارت است از: تركيبي از فعاليتها و قوانين كه هدف آنها دستيابي به هماهنگي و يكدستي (كامل) محصول به دست آمده از تكرارهاي متوالي فرايند است و اطمينان ميدهد كه همه محصولات ساخته شده يكسان و مشابهاند.

? فوايد نظام مديريت فرايند
 

با ايجاد ثبات رويه در انجام كارها، عادت دادن كاركنان به پيروي و دنبال كردن گامهاي يكسان براي انجام يك كار، مستندسازي انجام كار و آموزش آن به افراد، تنوع سليقه در انجام عمليات كاهش مييابد و بسياري از مشكلات حل ميشوند. در عين حال، ممكن است مسائلي نيز در انجام كارها وجود داشته باشد كه علت و معلول آن كاملاً قابل تحليل نباشد، ولي يكسان كردن روش انجام عمليات باعث كاهش مشكلات كيفيت ميشود. اين مشكلات معمولاً ناشي از تفاوت بين روش مورد استفاده و روش تعريف شده است.

الف) تعريف فرايند
 

يكسري منطقي از تراكنشهاي مرتبط با يكديگر كه ورودي را به نتايج و خروجيها تبديل ميكند.
يك فرايند تجاري Transactions را به صورتهاي مختلف ميتوان تعريف كرد كه در اين متن، تعريف زيرمبناي كار قرار گرفته است.
زنجيرهاي از فعاليتهاي تكراري و منطقاً مرتبط كه از منابع شركت بهره ميگيرد تا يك موجوديت (فيزيكي يا معنايي) را با هدف دستيابي به نتايج و محصولات مشخص و قابل اندازهگيري براي مشتريان داخلي يا خارجي حاصل كند.
براساس اين تعريف، تقريباً تمامي فعاليتهاي يك شركت را ميتوان به صورت فرايند تجاري و يا بخشي از آن در نظر گرفت.

ب) تقسيمبندي فرايندها
 

1) فرايندهاي اصلي:
اين نوع فرايندها، هسته مركزي و فرايندهاي ارزشساز شركت هستند. آنها به صورت محوري در شركت اجرا ميشوند و فعاليتهاي مستقيم را از تأمينكنندگان تا مشتري در برميگيرند.
2) فرايندهاي پشتيباني:
اين نوع فرايندها به صورت مستقيم ارزشساز نيستند، اما براي پشتيباني فرايندهاي اصلي مورد نياز هستند. فعاليتهايي همچون مديريت مالي و مديريت پرسنلي در اين گروه قرار دارند.
3) فرايندهاي توسعه:
اين نوع فرايندها با هدف بالا بردن سطح كارايي زنجيره ارزش با فرايندهاي اصلي و پشتيباني آن انجام ميشوند. مثالهايي از اين گروه، توسعه محصول و توسعه تأمينكنندگان هستند.

پ) تشخيص فرايندهاي سازمان و تعيين مالكيت آنها
 

اساساً هر سازماني، هم داراي واحدهاي سازماني است و هم از فرايندها تشكيل ميشود. اخيراً بجاي در نظر گرفتن سازمان به صورت تركيبي از چندين واحد سازماني، به فرايندهاي تجاري شركت توجه ميشود. دلايل زير اين نگرش را منطقي جلوه ميدهند.
1) هر فرايند، يك مشتري دارد و تمركز بر فرايند، به تمركز بهتر بر مشتري ميانجامد.
2) ايجاد ارزش بر روي محصول نهايي، از فرايندهاي افقي حاصل ميشود.
3) با تعريف مرز فرايندها، مشتريان و تأمينكنندگان فرايندها، ارتباطات بهتر و درك كاملتري از نيازمنديها حاصل ميشود.
4) با مديريت كل فرايندهايي كه ميان واحدهاي سازماني در جريان هستند، بجاي مديريت هر يك از واحدهاي سازماني، ريسك بهينهسازيهاي جزئي و دور شدن از بهينهسازي كلي كاهش مييابد.
5) با مشخص كردن مالك فرايندها كه مسئول اصلي فرايندها هستند، از روش سنتي واگذاري مسئوليت به صورت سازماندهي وظيفهاي اجتناب خواهد شد.
6. مديريت فرايندها، پايه بهتري را براي كنترل زمان و منابع حاصل ميكند. با در نظر گرفتن اين حقيقت كه هر فرايند، يك مشتري و يك تأمينكننده دارد.

? چه وقت بايد به تغييرات توجه كرد؟
 

? تحت چه شرايطي بايد اجازه اعمال تغيير در فرايندهاي تحت مسئوليت خود را بدهيد؟
? بايد دلايلي مبنيبر نتيجهبخش بودن تغيير وجود داشته باشد.
? بايد با متخصصان فرايند مشورت و نظرشان را جلب كرد.
? بايد مطمئن شد كه اعمال تغيير هيچ نتيجه بدي نخواهد داشت.
? فرايند جديد (تغيير يافته) بايد هزينهاي كمتر يا حداقل برابر با فرايند قبل داشته باشد (و اثبات اين موضوع نيازمند بررسي همه جانبه و دقيق همه هزينههاست).
? بايد به افراد مرتبط، فرصت بررسي تغيير را قبل از اعمال آن داد.
? تغيير بايد بهبودي مشهود را در فرايند ايجاد كند.
? كساني كه با اين تغيير در ارتباط هستند، بايد آموزشهاي لازم را طي كنند.
نظام مديريت فرايند بر كنترل تغييرات بنا شده است. فرايندهاي اندكي وجود دارند كه ميتوانند در برابر اثرات تغييرات نسنجيده و ناهماهنگ مقاومت كنند. اگر در بررسي فرايندهاي خود متوجه شديد به جاي اينكه تغييرات در اثر آزمايشات و بررسيهاي كامل ايجاد شوند، به صورت منبع مشكلات فرايند در آمدهاند، وقت آن است كه در شيوه اعمال تغييرات تجديد نظر كنيد.

? ضرورت بهبود فرايندها
 

در بازار كنوني، عوامل متعددي اعم از داخلي و خارجي موجب ضرورت بهبود فرايندهاي كاري شدهاند كه عبارتند از:
? سطح عملكرد بسياري از فرايندها، روند كاهشي مداوم را نشان ميدهد مگر اينكه نيروهايي براي حفظ آنها اعمال شود. به بياني ديگر براي سهولت حفظ استانداردهاي جاري ميبايستي سطح مشخصي از نگهداري را اجرا كرد. اگر اضافه بر حفظ شرايط جاري، بهبود و نوسازي نيز مدنظر باشد، لازم است تلاشي بيش از نگهداري روزمره صورت پذيرد.
? اگر فرايندهاي يك سازمان بهبود نيابند، شرايط سازمان همواره مشابه شرايط رقبا خواهد بود. اين وضعيت اگر به طور محض رخ دهد، به اين معنا كه نه سازمان و نه رقبا بهبود نيابند، در اين صورت همواره سازمانهاي فعال ديگر اين شانس را دارند كه به اين بخش از بازار وارد شوند.
? مشتريان امروزي، بهطور مداوم پرتوقعتر و ركتر ميشوند. ميزان كيفيت تأمين هر روزه بهبود مييابد و موجب رشد تدريجي توقعات ميشود. اگر همواره اين امكان وجود ندارد كه فراتر از توقعات عمل شود كه حالت ايدهآل است، اما حداقل ميبايستي توقعات را پوشش داد. در صورتي كه اين اتفاق نيفتد، بيگمان مشتري از دست خواهد رفت.
نويسنده : صدراله البرزي منابع: نظام مديريت فرايند، تأليف نورمن ام.ادلسون و كارول ال.نبت، ترجمه دكتر عليرضا لاري و مهندس مهديشاهسوند، بهار 1381 essential business process modeling by michael havey august 2005 business process improvement by h. James harrington april 1991 وب سايتهاي: www.webszearch.Com www.betasystems.Com www.qpr.Com www.bizmanualz.Com www.keepmedia.Com
منبع:ماهنامه صنعت خودرو
ارسال توسط کاربر محترم سايت : mohammad_43