Getting Things Done که به اختصار GTD خوانده مي شود، به معناي "انجام دادن کارها"، يک روش مديريتي است که توسط ديويد الن خلق شده است و در کتابي به همين نام شرح داده شده. GTD بر اصولي تکيه مي کند که شخص وظايف را در خارج از ذهن خود نگهداري مي کند. به اين وسيله ذهن از امر به ياد آوردن تمام چيزهايي که بايد انجام شوند رها شده و صرفاً بر انجام آن کار تمرکز مي کند. اين روش با تکيه بر حافظه خارجي نمونه اي کاربردي از تئوري علمي ذهن گسترده يا ممتد خواهد بود.
در سيستم مديريت زمان سنتي اولويت ها نقش مرکزي را بازي مي کنند. در مقابل آلن در روش خود دو مفهوم کليدي را مطرح مي کند (کنترل و چشم انداز)، آلن از سه الگوي اساسي براي رسيدن به کنترل و چشم انداز نام مي برد:
? يک چرخه کاري.
? يک بدنه کاري با 6 سطح از درجات تمرکز.
? روش نقشه ريزي طبيعي.
GTD ذخيره کردن ، رديابي کردن و بازيابي تمامي اطلاعاتي را که با کار مورد نظر و انجام دادني مرتبط هستند، آسان مي کند. آلن عقيده دارد تمامي موانع و انسدادهاي ذهني که با آن برخورد مي کنيم، به دليل نقشه مناسب و کافي نداشتن است. براي مثال در يک پروژه ما بايد بدانيم به چه مي خواهيم دست يابيم و چه کارهاي مشخصي براي رسيدن به آن بايد انجام شوند؟ اين کار با تمرين زياد به دست مي آيد در نتيجه در ذهن ما يک سري از کارهاي متوالي ذخيره مي شوند که در آينده نياز نخواهد بود براي رسيدن به آن نقشه جديد بکشيم.
آلن ادعا مي کند سيستم به يادآوري ذهن ما ناکاراست و به ندرت به ياد ما مي آورد که در حال حاضر چه بايد بکنيم؟ در نتيجه کارهاي بعدي که در بخش مطمئن سيستم ما ذخيره مي شوند محافظين خارجي هستند که آنچه واقعا بايد انجام شود را به ياد ما مي آورند.

نقل قولي از کتاب ديويد آلن:
 

همه چيز را از ذهنت بيرون بکش. وقتي کاري پيش مي آيد همان زمان تصميم بگير نه زماني که موقعيت آن تصميم از بين رفته است. براي پروژه هاي خود يادآور بسازيد و سيستم را هميشه به روز و کامل نگه داريد و همواره بررسي کنيد.
مهمترين اصول در GTD اين ها هستند:
? جمع آوري کن.
? پردازش کن.
? مرتب کن.
? بررسي کن.
? انجام بده.
ما همه مي خواهيم کارها انجام شوند، چه کارهايي که مجبور به انجام آن هستيم تا سپس بتوانيم به کار مورد علاقه خود بپردازيم، چه برتر از آن، کارهايي که دوستشان داريم و جزو اهداف زندگي مان هستند. در اينجا تعداد زيادي فن و نکته را با هم مرور مي کنيم که در کنار هم باعث خواهند شد کارها به خوبي به انجام برسند.
1) مهم ترين کارها (م ت ک): در آغاز روز يا شب قبل سه کار از مهم ترين 4 کاري که بايد در روز آينده انجام دهيد مشخص کنيد. آنها را اول از همه انجام دهيد. حتي در پايان روز اگر نتوانيد کار ديگري غير از آن سه تاي اصلي انجام دهيد، روز مفيدي را گذرانده ايد.
2) طرحهاي بزرگ: طرحهايي که شما در هر فرصت اضافه اي به سراغشان مي رويد. طوري برنامه ريزي کنيد که بصورت روزانه يا هفتگي وقتي اختصاص دهيد و اين سنگ بزرگ را به تدريج به جلو برانيد.
3) صفر کردن صندوق پست: هر ايميلي را که بدستتان مي رسد همان لحظه بخوانيد و درباره اش تصميم بگيريد. بايد آن را پاک کنيد؟ در ليست قرار دهيد يا براي آن نياز به يک منبع داريد؟ آن را در پوشه ديگري بگذاريد. فقط صندوق پست را هر روز صفر کنيد و به روز ديگر موکول ننماييد.
4) زودتر از خواب برخيزيد: با يک ساعت زودتر از خواب برخاستن، يک ساعت مفيد به زندگي تان آغاز کنيد. يک ساعت قبل از هر شخص ديگري.
5) خلق ايده: عمل توليد ايده هاي متنوع بدون ويرايش يا سانسور خودتان. خيلي از مردم براي اين کار از نقشه هاي ذهني استفاده مي کنند. به چيز يا فکري که قرار است شکل بگيرد بچسبيد و از ميانه آن را دنبال کنيد و شروع کنيد هر چه به ذهنتان مي رسد را بنويسيد. زيرمجموعه ها و موضوعات ريز و درشت آن را بسازيد. به اين توجه نکنيد که ايده ها خوبند يا نه؟ فقط آنها را از ذهنتان بيرون بکشيد. بعد از مدتي خودتان از ايده هاي نو خلاقي که بدست مي آوريد تعجب خواهيد کرد.
6) شکار لحظه ها: هميشه چيزي براي يادداشت برداري با خود داشته باشيد مثل کاغذ و خودکار، يا PDA يا يک بسته کارت که براي همين کار استفاده شده.
هر فکري را که به ذهنتان مي رسد شکار کنيد هر چيزي مثل ايده، طرحي براي پروژه، قرار ملاقاتي که فکر مي کنيد به آن نياز است يا حتي خريدي که بايد از فروشگاه انجام دهيد. منظم بررسي اش کنيد و هر چيزي را به جايي که به آن تعلق داريد انتقال دهيد.
7) خواب بيشتر: خواب براي سلامتي، يادگيري و هوشياري ضروري است. تحقيقات نشان مي دهد بدن در طول نود دقيقه به يک چرخه خواب کامل فرو مي رود پس خواب کمتر از آن تاثيري مانند خواب واقعي نخواهد داشت البته حال شما را بهتر خواهد کرد. هر شب هشت ساعت بخوابيد. به خواب به چشم يک لذت نگاه کنيد نه به چيزي که مجبوريد انجام دهيد يا جزو تفريحات غيرجدي است.
8) قورباغه را قورت بده: کاري را که بيشتر از همه از آن بدتان مي آيد اول انجام دهيد. بر اساس اين نظريه که اگر اولين چيزي که صبح مي خوريد قورباغه باشد، بقيه روز به آن بدي نخواهد بود!
9) دسته بندي کردن کارها: کارهاي همانند را يکباره با هم انجام دهيد. براي مثال ايميل ها را در طول روز و تک و توک نخوانيد. بجايش يک ساعت را اختصاص دهيد و همه ايميل ها را يکجا بخوانيد اين کار را براي پيغام هاي صوتي ، فايل بندي ها و غيره نيز انجام دهيد.
10) زنجيره را نشکن: براي دنبال کردن اهداف روزانه تان از يک تقويم استفاده کنيد. يک روز براي ورزش، يک روز تصميم مي گيريد هزار لغت بنويسيد و غيره. هر روز اين زنجيره بزرگتر مي شود و آن را تا حد ممکن نشکنيد تا به موفقيت مطلوب برسيد.
11) بررسي: وقتي در نظر گرفته و هر هفته با خودتان آنچه انجام داديد و آنچه مربوط به هفته بعد است را بررسي کنيد و اگر کار جديدي قرار است اضافه شود آن کار را وارد برنامه کنيد.
12) نقش ها: هر کسي در زندگي اش نقشهاي متفاوتي بازي مي کند براي مثال يک نفر مي تواند در زندگي شخصي اش معلم، دانشجو، همسر، فرزند، برادر عمو و .. باشد. درک درست از هر نقش و آموختن جداسازي اين نقشها در همه حال، براي ايجاد توازن در زندگي ضروري است تا شما را به هدف نزديکتر کند.
13) غرق شدن در کار: اين حالت زماني اتفاق مي افتد که شما انقدر جذب کار شديد که از گذشت زمان آگاه نيستيد و گويا کار بصورت خودکار جلو مي رود. رهايي از اين وضعيت بصورت هوشيارانه سخت است اما مي توان شرايطي را پيش بيني کرد که مانعي در مسير گذاشته شود تا شما به خود بياييد و مقداري آرامش و استراحت داشته باشيد.
14) ايجاد محيط شخصي : مي توانيد در حال کار يک هدفون در گوش خود بگذاريد مردم وقتي کسي را با هدفون مي بينند کمتر مزاحمش مي شوند. لازم نيست حتما موسيقي گوش بدهيد، فقط خودتانيد که مي دانيد چرا هدفون در گوش داريد!
15) حافظه کتبي: به حافظه خود اعتماد نکنيد و از همه چيز يادداشت برداريد، اين واقعا کمک مي کند. با مغز خود فکر کنيد و با يادداشت منبعي داشته باشيد که بتوان به آن رجوع کرد يا مسير را دنبال کرد.
16) اجازه خطا کردن: به خود اجازه خطا بدهيد. اين فکر را رها کنيد که هر کاري را در بار اول بايد کامل و بي نقص انجام داد. به خود قول بدهيد که برگرديد و درستش کنيد!
17) تمپليت يا قالب آماده: براي کارهايي که همواره تکرار مي شود يک قالب بسازيد مثل پاسخ ها به مشتري، پست وبلاگ و غيره.
18) ليست Not to do: اين بار ليستي تهيه کنيد از کارهايي که نبايد انجام شوند زيرا به روند کار لطمه مي زنند مثلا نبايد در حين کار بصورت آن لاين بازي هاي فلش انجام دهيد!
منبع:سايت فريا
ارسال توسط کاربر محترم:mohammad_43