? مقدمه
 

در حالي که فايول و تيلور با مسائل مديريت دسته و پنجه نرم مي کردند يک جامعه شناس آلماني به نام مارکس وبر براي ساختارهاي اختيار، تئوري خاصي تدوين مي کرد که در آن نوعي سازمان را به نام بروکراسي مشخص مي ساخت. جنبه هاي متفاوت بروکراسي تعريف نقش ها در يک سلسله مراتب بود که در آن، کارکنان بر پايه لياقت منصوب شوند، از قوانين تبعيت کنند و رفتاري بي طرفانه داشته باشند.
اصطلاح بروکراسي در معاني مختلفي به کار برده مي شود و همين، موجب درک نادرست از معاني واقعي آن شده است. مشهورترين معاني آن عبارتند از:
? بروکراسي، تشريفات زائد است يعني کاغذ بازي و مقررات اضافي که موجب از بين رفتن کارايي مي شود. اين معني منفي کلمه است.
? بروکراسي، دستگاهي اداري است، يعني همه ابزار و امکانات دولت مرکزي و محلي. اين معنا، مشابه تشريفات زائد است.
? بروکراسي، نوعي شکل سازماني است، داراي ويژگي هاي مشخص از قبيل سلسله مراتب اختيار و نظام مقررات (ماکس وبر).
ماکس وبر از نظر تاريخي همزمان با فايول و تيلور، از نخستين پيشگامان تفکر مديريت بود که پيش از اين از آنها سخن گفته شد. اما برخلاف آنها، وبر يک دانشگاهي بود نه يک مدير اجرايي. علاقه او به سازمان ها و ساختار اختيار در آنها سرچشمه گرفت. او مي خواست بداند چرا کارکنان سازماني از افراد ما فوق پيروي مي کنند. مشاهدات مطالعات و نتيجه گيريهاي او، براي نخستين بار در 1947از زبان آلماني ترجمه و انتشار يافت. در اين نوشته که به نام تئوري سازمان اجتماعي و اقتصادي بود او واژه بروکراسي را براي ترويج نوعي سازمان که کما بيش عملاًدر هر موسسه خصوصي و عمومي وجود دارد به کار برد.
وبر با تجزيه و تحليل سازمان ها 3 نوع اختيار مشروع را شناسايي مي کند:
1) سنتي
2) کاريز ماتيک
3) عقلايي يا قانوني
نخست لازم است بدانيم منظور از اختيار مشروع چه بود. اختيار را بايد از قدرت متمايز دانست. قدرت موضوعي يک طرفه است. دارنده آن مي تواند از طريق زور يا پاداش، ديگري را وادارد که به دلخواه او رفتار کند. اما در اختيار، قبول حاکميت توسط فرو دستان نيز نهفته است. به بيان ديگر اختيار را مي توان تنها محدوده مورد موافقت فرودستان به کار برد. منظور وبر از اختيار مشروع، همين موقعيت اخير است. سه نوع اختيار مشروع تشريح شده توسط وبر را مي توان به صورت زير خلاصه کرد:
? اختيار سنتي: که در آن پذيرش افراد واجد اختيار از سنت و رسم ناشي مي شود.
? اختيار کاريزماتيک: که در آن پذيرش از وفاداري و اعتماد به توانايي هاي شخصي حکمران سرچشمه مي گيرد.
? اختيار عقلايي يا قانوني: که در آن پذيرش از مقام يا سمت دارنده يا اختيار که توسط مقررات و دستور العمل هاي سازمان محدود و مشخص شده، ناشي مي شود. امروزه اين شکل است که در اکثر سازمان ها وجود دارند و اين شکلي است که وبر به آن نام بروکراسي داده است.
وبر معتقد است يکي ديگر از مباني اختيارات، قوانين و مقررات صريح و روشني است که موجوديت سازمان را جنبه عقلايي مي دهد و اختيارات را در نظر مرئوسين مشروع جلوه گر مي نمايد.
همچنين او معتقد است سوابق، محيط اجتماعي و شرايط فرهنگي مختلف، عواملي هستندکه مباني اختيارات را در سازمان ها تعيين مي نمايند. مثلاً در جوامع قرون وسطايي اغلب اختيارات ناشي از رسم سنت بود و در جوامع مدرن امروزي اغلب اختيارات ريشه هاي بروکراتيک و در سازمان هاي انقلابي مثلاً انقلاب 1917روسيه اختيارات اغلب منشأ جذبه شخصي داشته است. از طرف ديگر وبر مي گويد: «اختيارات خانواده حتي در جوامع بروکراتيک بر مبناي رسم و سنت، اختيارات سازمان هاي وسيع و پيچيده حتي در دوران قرون وسطايي بر اساس بروکراسي يا قوانين و مقررات و بالاخره اختيارات احزاب سياسي و انقلابي حتي در يک جامعه کهنه و قديمي بر اساس کاريزماتيک يا جذبه استوار مي باشد.» وبر پس از تجزيه و تحليل بالا نتيجه گيري مي کند که اداره ي مؤثر و مفيد سازمان هاي وسيع و پيچيده امروز مستلزم اعمال اختيارات مبتني بر مبناي بروکراتيک است. مباني ديگر اختيارات نظير کاريزما و يا رسم و سنت هيچکدام قادر نيست احتياجات سازمان هاي جوامع امروزي را جوابگو باشد زيرا فاقد يک سيستم منظم تقسيم و تخصصي کردن کارهاي سازمان است و ثانياً اساس و پايه هاي منطقي و عقلايي را براي انجام مؤثر فعاليت هاي سازمان ايجاد نمي کند و در اختيار نمي گذارد.

? ساختار ايده آل سازمان هاي بروکراتيک(ويژگي هاي اصلي بروکراسي)
 

وبر ساختار ايده آل سازمان هاي بروکراتيک امروزي را بر اصول زير استوار و آن ها را به تفصيل بيان کرده است:
تنظيم وظايف رسمي و مداوم سازمان در چارچوب مقررات و قواعد روشن: وبر معتقد است که سازمان هاي عقلايي امروزه بايد مداومت و ثبات خود را حفظ کنند و براي انجام دادن وظايف سازماني رفتار و راه حل هاي استاندارد و يکنواختي را به وجود آورد. وجود قواعد به اين دليل لازم است که امکان اينکه وظايف سازمان هاي وسيع به صورت مواردي منحصر به فرد و انفرادي به طور مؤثر و با صرفه انجام گيرد بسيارضعيف و يا اصولاًغير ممکن است.

?ايجاد زمينه براي ابراز شايستگي
 

الف) تقسيم منظم کارها براي مسئولين تعهد و مسئوليت ايجاد مي کند.
ب) براي تسهيل انجام اين چنين مسئوليت ها، اختيارات لازم را تفويض مي نمايد.
ج) و بالاخره مسائل را مناسب با شرايط مختلف دقيقاً مشخص نموده و در اختيار مجريان قرار دهد. به عبارت ديگر ايجاد زمينه مناسب براي ابراز شايستگي در سازمان بر اساس تقسيم منظم (کار، حقوق و قدرت) امکان پذير خواهد بود. بنابراين، نه تنها افراد سازمان بايد شغل خود را صراحتاً بشناسند و وسايل مورد لزوم را يکي از عوامل مهم فرماندهي بر ديگران است در اختيار داشته باشند، بلکه بايد به حدود شغل، حقوق و قدرت خود آگاه باشند و پا را از گليم خود فراتر ننهند و در حوزه مسئوليت و نقش ديگران قدم نگذارند و هدف هاي کلي سازمان را تحت الشعاع هدف هاي خود در نياورند.
استقرارسيستم آموزش هاي فني و تخصصي: معمولاً قواعد و مقرراتي که در هر پست و مقام، وظايف ساز ماني را محدود و مقيد مي کند، اغلب فني ، تخصصي و منطبق بر فرم هاي مختلف سازماني مي باشند. بنابراين تنها کساني مي توانند در اين تيپ ها به ايفاي موفقيت آميز مسئوليت هاي خود بپردازند که از آموزش فني و تخصصي بهره کافي گرفته باشند. وبر همچنين معتقد است که اختيارات بروکراتيک مدير در پست هاي سازماني وسيع، از دانش تحصيلات و آموزش هاي تخصصي او ريشه مي گيرد زيرا دانش و آموزش فني يک مدير است که اختيارات او را هم در نظر مرئوسين، مشروع و قابل قبول جلوه گر مي سازد.
ايجاد سلسله مراتبي از مقامات و پست هاي سازماني: به نظر وبر اطاعت و انجام دادن کار در سازمان بر حسب اتفاق به وجود نمي آيد و بايد به طور منظم مورد بازرسي و نظارت قرار گيرد. لذا به منظور حصول يک سيستم نظارت همه جانبه بايد بين پستها و مقامات سازماني و واحد هاي تحت سرپرستي آن ها، سلسله مراتب فرماندهي و نظارت ايجاد گردد تا ضمن آن پست ها و واحد هاي تحت نظارت و بازرسي دقيق مقامات بالاتر قرار گرفته، مقيد به پيروي از اصول و مقرراتي استاندارد باشند.
تفکيک مديريت و مالکيت: وبر تأکيد مي کند که اعضاي اداري و مديريت سازمان ها از مالکين و هيئت امناي سازمان مجزا باشند. بعلاوه مايملک سازمان نيز بايد کاملاً از مايملک اعضاي اداري سازمان تفکيک گردد. همچنين نبايد مقام و موقعيت رسمي ناشي از سازمان با مقام و موقعيتي که بر اثر عوامل غير از سازمان براي مديران ايجاد مي گردد اشتباه شود و به جاي هم به کار نرود.
آزادي سازماني: وبر معتقد است که براي آزادي سازماني، لازم است که از يک طرف منابع سازماني از قيد و نفوذ خارجي رها گردد و مطابق احتياجات سازماني تشخيص داده شود. از طرف ديگر مشاغل سازماني نيز بايد متناسباً به افراد شايسته و لايق توزيع و به آنها واگذار گردد.
ايجاد سيستم منظم ثبت و ضبط پرونده ها و مدارک در سازمان: يکي از موارد قوي انتقادات مخالفين بروکراسي اين است که نگهداري و جريان بيش از حد پرونده ها و مدارک در سازمان نه تنها براي يک سازمان منطقي و عقلايي نيست بلکه سبب ايجاد قرطاس بازي و دوباره کاري هاي بي مورد مي شود و اين خود دليلي است بر غير عقلايي بودن کارها. ولي وبر معتقد است تنها ضابطه اي که مي تواند هميشه نشان دهد که قواعد و نرم هاي سازماني کاملاً اجرا شده است همانا ايجاد يک سيستم منظم بايگاني، ثبت و ضبط مدارک در سازمان است زيرا در غير اين صورت با ارتباطات شفاهي و لفظي نمي توان منظور فوق را تأييد نمود.
ايجاد سيستم منطقي حقوق و مزايا: وبر معتقد است که پاداش هاي مادي بايد جنبه مستمر داشته و پرداخت آن به عهده سازمان باشد نه مشتري يا ارباب رجوع. اين امر افراد را به سوي سازمان و هدف هايش رهنمون مي سازد. بعلاوه بايد سيستم تر فيع آن چنان منظم باشد که قدرت تحرک و جاه طلبي افراد را در کار ارضاءکند و آن ها را نسبت به شغلشان بيشتر وفادار سازد.
اتزيوني معتقد است که کليه تجزيه و تحليل ماکس وبر را بايد شامل اصولي دانست که در اطراف يک شکل اساسي سازمان دور مي زند و آن اين است که ساختار سازمان ها در مقابل فشار ها و نفوذ هاي خارجي آسيب پذير است و ضرورت دارد که به طور مداوم آن ها رادر مقابل چنين فشارها، بسته و محفوظ نگهداشت تا سازمان بتواند تصميمات خود را خارج از نفوذ هاي خارجي و به منظور تحقق هدف هاي خود اتخاذ نمايد. شايد اين مهمترين دليلي باشد که مدل ايده آل بروکراسي يک سيستم بسته است.
ويژگي هاي ياد شده سازمان بروکراتيک، موجب مي شود که اختيار صاحب منصبان، تابع مقررات و شيوه هاي منتشر شده اي باشد. از اين جاست که اختيار مشروعيت دارد و مستبدانه نيست. اين نکته بيش از هر چيز باعث شد وبر اظهار کند که ساز مان بروکراتيک مي تواند به بالاترين درجه کارايي برسد و به اين معنا عقلاني ترين وسيله شناخته شده براي اجراي کنترل ضروري بر سازمانهاست.
به نظر وبر ، بروکراسي در سازمان هاي بزرگ غير قابل اجتناب بوده و شکي نيست که همه مؤسسات با اندازه هاي مختلف در سراسر جهان، عملاً اين شکل سازماني را اختيار کرده اند. مهمترين عوامل در رشد سازمان هاي بروکراتيک بي ترديد دو عامل اندازه و پيچيدگي بوده است.
منابع:
تئوري ها و فرايند مديريت. نوشته جي. اي. کل. مترجم دکتر سهراب خليلي انتشارات مرکز آموزش مديريت دولتي. تئوري هاي مديريت و مدل سازش. تاليف منوچهر کيا. انتشارات مرکز آموزش مديريت دولتي.
سازمان و مديريت. دکتر علي محمد اقتداري. انتشارات مولوي.
نظريه هاي جديد سازمان و مديريت. ابوالفضل صادقپور جلال مقدس. مؤلفين.
مديريت اسلامي. محمد حسن نبوي. انتشارات بوستان قم.

ارسال توسط كاربر محترم:hojat20