اين مقاله سيستم‌هاي اطلاعات مديريت MIS را پوشش مي دهد. از آنجا که MIS ترکيبي از سه پديده سيستم ، اطلاعات و مديريت مي‌باشد ابتدا اين موارد را بررسي ميکند. به علت تأثيرات قابل توجه سيستمهاي اطلاعاتي بر روي MIS مبحث ديگر مقاله، درباره آن مي‌باشد. متخصصان اطلاعاتي شامل تحليل‌گر سيستمها، مديران پايگاههاي داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نويس ها و اپراتورها در قسمت بعدي بررسي شده است. بعد از بررسي اجزاي MIS به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت در حالت کلي پرداخته مي‌شود.سيستمهاي پشتيباني تصميم(DSS) ، تأثيرات هوش مصنوعي و سيستم‌هاي خبره بر روي اين سيستم‌ها ديگر مبحث مقاله مي باشند. آخرين قسمت نتيجه گيري، همراه با ذکر بعضي نظرات در باب مزايا و معايب کنترل از طريق نرم افزار و گسترش آن در عصر اينفوکراسي يا اطلاع‌سالاري مي باشد.

مقدمه
 

موضوع اين بحث مقاله سيستم اطلاعات مديريت مي باشد سيستم اطلاعت مديريت به معني مديريت برپايه اطلاعات مي باشد همانطور که مي دانيم براي مديريت درقرن 21 نمي دانيم از دوعامل چشم پوشي کنيم:
1-استراتژي رقابت؛ و 2-کاهش هزينه ها، که خوديک سياست رقابت صادراتي مي باشد.براي لحاظ کردن اين دواستراتژي به کاربردن سيستم هاي اطلاعات مبني برفن آوريهاي اطلاعت وارتباطات ضروري مي نمايد.
مديران امروز، باانبوهي اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتي که به عنوان داده هاي سيستم بايستي پردازش گرديده وقابل فهم وتميرو نگهداري وبازيابي گردد. از طرف ديگرسيستم هاي مديريت وابزارهاي کنترل درطول زمان تغييرات زيادي پيدا کرده اند اين تغييرات رامي توان درچهارزمينه کلي عنوان کرد:1-کنترل سنتي 2-کنترل بروکراتيک 3-کنترل کاريزماتيک 4-کنترل اينفورماتيک .
درساختاهاي سنتي فئودالي، کنترل ازطريق سنت، ادراک واعمال مي شد، مقامات کنترلي به طورسنتي وموروثي به نسلهاي بعدمنتقل مي گرديد وجامعه نيزاين نوع ساختار کنترلي راچون سنت بود مي پذيرفت وبدان گردن مي نهاد. دروضعيت کاريزماتيک، کنترل از طريق رابطه بين رهبرو پيروان اعمال مي گرديد. دراين حالت، رهبران کاريزما، شيوه عمل را انتخاب مي کردند وپيروان نيزازآنها تبعيت مي کردند زيرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسي، کنترل درساختارسازماني تعبيه مي شد، ساختاري که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غيرشخصي داشت وتبعيت از آن الزامي بود. دراينفوکراسي، کنترل ازطريق نرم افزارها اعمال مي‌شود. مجموعه دانشها وآگاهيهاي تخصصي، بسياررشد کرده است واينفوکراسي مي تواند هرنوع اطلاعاتي راازطريق شبکه هاي الکترونيکي بدست آورد. ازسيستم هاي خبره، استفاده کند وبه تمامي دانشهاي تخصصي وحرفه اي مجهز شود (زاهدي 1380،123).
باتوجه به ويژگي خطيرسيستم هاي اطلاعاتي مديريت، مديراين سيستم ها هم ارزش بسيار زيادي برخوردارند. دامنه حقوق پراختي به اين افراد درآمريکا ساليانه 100000تا 300000 دلاراست (مومني 1372،32). عملاً کارمدير سيستم اطلاعات مديريت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفيد به مديرشرکت يا موسسه براي برنامه ريزي هاي آينده وتصميم گيري مي باشد اين مدير براي گردآوري داده ها وپردازش آنها نياز به سيستم هاي اطلاعاتي ورايانه‌اي وحتي سيستم هاي خبره مي باشد پس مديريت سيستم هم بايد ديد مديريتي وسيستمي داشته واز امکانات سيستم هاي اطلاعاتي وفن آوري اطلاعات استفاده کند که لازمه اين استفاده، دانش سوادرايانه‌اي وسواد اطلاعاتي مي باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ريزي مديريت کتابخانه که بر اساس مفهوم سيستم‌هاي اطلاعات مديريت پي‌ريزي شده باشد، کارهايي توسط همبرگ و ديگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبي بر خدمات و مفاهيم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصميم گيري ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌هاي مورد نياز براي پشتيباني از چنين تصميماتي شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کليدي اخذ داده‌هاي مورد لزوم براي تصميم‌گيري مديريت را شناسايي کرده‌اند. اين حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستري خدمات فني، خدمات مرجع و کتابشناختي، دسترسي مجموعه، دسترسي امانت بين کتابخانه‌اي و امکانات فيزيکي. بطورکلي مي‌توان گفت که گزينش عناصر داده‌ها و انتخاب روشي بر گردآوري آنها هسته سيستم اطلاعات مديريت کتابخانه مي باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 ).

مفاهيم سيستمها
 

سيستم، گروهي از عناصر مي باشد که به خاطر خواسته مشترک رسيدن به يک هدف با هم ترکيب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دريک مرکز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي واطلاعاتي براي رسيدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان يا مديران آن موسسه مي باشد باهم ترکيب مي شوند. درهرسيستمي پنج عنصر درونداد، برونداد، تبديل، مکانيسم کنترل ودرنهايت اهداف وجود دارند. بطوريکه حرکت سيستم بطوري است که درونداد به برونداد، تبديل مي‌شود. دراين ميان مکانيسم کنترل، فرايند تبديل رابراي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي دهد. مکانيسم کنترل توسط حلقه بازخود به جريان منابع متصل مي شود. بطوريکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سيستم کسب مي کند وآن رابراي مکانيسم کنترل قابل دسترسي قرار مي دهد. مکانيسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبيق داده ومنجر به علائمي به عنصر دررونداد مي شود تا وقتي که سيستم لازم است عملياتش راتغيير دهد (Mcleod l998,12). وقتي سيستم ما يک مرکز اطلاعاتي چون کتابخانه مي باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونيک و….مي باشند وفرايند خدمات فني، منابع کتابخانه اي مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسي براي ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران مي باشد، تبديل مي کند .مکانيسم کنترل دراينجا رئيس يا شخصي است که آن ارتباط ميان اين مراکز خدمات فني ومجموعه سازي و خدمات عمومي را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراينجا ارتباطات وروابطي است که شخص رئيس رابا قسمتهاي مختلف کتابخانه مذکور مرتبط مي کند.
هر سيستمي مي تواند عمليات خود را کنترل کند. يک سيستم بدون مکانيسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف يک سيستم حلقه بازناميده مي‌شود. يک سيستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانيسم کنترل وحلقه بازخورد) يک سيستم حلقه بسته ناميده مي شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه مي دانيم حلقه‌اي که بازباشد، حلقه نيست. حال سيستم ها رااز جهت ارتباط با محيط پيرامون خود به دودسته تقسيم مي کنند: سيستمي که با محيط پيرامون خود ارتباط داشته باشد را سيستم باز گفته وسيستمي که با محيط پيرامون خودارتباط نداشته باشد يک سيستم بسته است. البته قابل ذکراست که سيستم کاملاً بسته وجود ندارد. يک زيرسيستم بطور ساده، سيستمي درون سيستم ديگر مي باشد. مثلاً دريک اتومبيل يک سيستم کلي وجود داردبنام اتومبيل وچندين سيستم فرعي وشايد درون آن سيستم هاي فرعي، سيستم هاي فرعي تري وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو يک سيستم ديگر است که درون آن هم سيستم ديگري بنام کاربراتور قرار دارد. وقتي که يک سيستمي، جزء سيستم بزرگتر مي باشد، سيستم بزرگتر سوپرسيستم يا فوق سيستم ناميده مي شود. براي مثال سيستم دولتي يک شهر يک سيستم است، امادرعين حال قسمتي ازيک سيستم بزرگتر بنام سيستم دولتي يک استان يا ايالت مي باشد که آن هم خود يک زيرسيستم دولت ملي مي باشد. يک شرکت تجاري يک سيستم فيزيکي مي باشد. اين شرکت ازمنابع فيزيکي تشکيل يافته است. يک سيستم ادراکي، سيستمي است که از منابع ادراکي (فکري) چون اطلاعات وداده ها براي نشان دادن يک سيستم فيزيکي استفاده مي کند. يک سيستم ادراکي عموماً يک تصوير ذهني درذهن مدير مي باشد مانند تصاوير يا خطوطي که برروي يک برگه کاغذ يا درشکل الکترونيکي ذخيره شده دررايانه (Mcleod 1998,23-24) .

روش سيستم ها وديدگاه سيستمي
 

بطورکلي هرموسسه اي براي تداوم جريان کاري خود نيازبه يک ديد سيستمي دارد. ديدسيستمي که همه بخش هاي درونداد وبرونداد وفرآيند تبديل را ازطريق مکانيسم کنترل وحلقه بازخورد ، زيرنظرداشته ويک نوع يکپارچگي درتصميم‌گيري، که لازمه موفقيت يک مؤسسه مي باشد، بوجود مي آورد که اثرات هرتصميم رادرديگر بخش هاي به ظاهر غيرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل کساني هستند که محيط خودرا شناخته وسيستم هاي موثر جمع آوري اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معيارهاي عملکرد وشبکه هاي ارتباطي خوب را با کارمندان خودتشخيص داده اند. تمام اينها اجزاء پذيرش يک تفکرسيستمي است . اصطلاح مفهوم سيستمي براي نشان دادن اين ديدگاه استفاده مي شود. (مک لويد 1378، 136).
حل کنندگان مسائل بازرگاني جزواولين کساني نبودند که به بررسي فرآيند حل مسأله پرداختند. اين افتخار به دانشمندان علوم فيزيکي چون فيزيک‌دانان وشيمي‌دانان ودانشمند علوم رفتاري چون روانشناسان وجامعه شناسان باز مي گردد. اين دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاري جهت انجام آزمايشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لويد 1378،200). مديران براي حل مسائل مربوطه به موسسات نيازمند نوع نگرش وديده سيستمي مي باشند که به روش سيستمي مشهوراست دراين روش اولين اقدام مديردرشکل گرفتن موسسه به عنوان يک سيستم مي باشد درمرحله دوم بايد ازآنجا که هرسيستمي با محيط خود ارتباط دارد، محيط موسسه درک شود. درمرحله سوم سيستمهاي فرعي وزيرسيستمهاي موسسه بايد شناسايي شوند بعدازاين مراحل يافاز تجزيه وتحليل مسأله مي رسيم يعني درمراحل قبلي شناخت کلي وداده هاي موردنياز به دست آمد وهرحال بايد آنها راپردازش کرد. اولين مرحله از اين فاز گذراز سيستم به سطح زيرسيستم مي باشد. دومين مرحله تحليل ترتيبي اجزاء سيستم مي باشد وحال به سومين فاز يعني فاز طراحي وترکيب مي رسيم. اولين مرحله اين فاز شناسايي راه‌حل هاي گوناگون، دومين مرحله ارزيابي راه حل هاي شناخته شده، سومين مرحله انتخاب بهترين راه حل، مرحله بعدي اجراي راه حل وآخرين مرحله هم پيگيري جهت حصول اطمينان از تاثير گذاري راه حل مي باشد که همان مکانيسم کنترل در روش سيستمي مي باشد. متخصصان مديريت اغلب معتقدند که اگريک مديرسازمان خودرابه عنوان يک سيستم درنظرگيرد، مکانيسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). بايد متذکر شد که ايده مشاهده هرچيري به عنوان يک سيستم، منحصر به اقتصاد نيست. درواقع يک نهضتي براي استفاده از مفهوم سيستم به عنوان يک وسيله فهم بهتر هرپديده اي بوجودآمده است. اين ايده اولين باردرسال 1937 توسط لودويگ وان برتالانفي( Ludwig von Bertallanffy) يک زيست شناس آلماني ارائه شد. او اين روش جديد راکه اشاره به فرماليته کردن اصولي که درسيستم ها عموماً بکارمي روند ،چه ماهيت عناصر شکل دهنده يا روابط يا نيروهاي بين آنها، تئوري عمومي سيستم ها، نامگذاري کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدينق (Kenneth boulding) تئوري عمومي سيستم‌ها را به يک روش ديگر ارائه کرد. بولدينق دورويکرد درتوصيف تئوري عمومي سيستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سيستمي استفاده از مدلهابراي توصيف پديده هامي باشد. يک مدل چکيده چيزي است که يک موجود (entity) ناميده مي شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فيزيکي، داستان وار، گرافيکي ورياضي، همه اين مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامي دهد، که ازاين طريق ،ديگر عناصرهم درک مي شوند. يک مدل عمومي سيستم هاي شرکت مي تواند براي تحليل هرنوع سازماني بکاررود، اما نمي‌توان انتظارداشت که يک مدل براي يک سازمان خاصي ساخته شود. ارزش واقعي مدل عمومي سيستم ها، وقتي که فردتازه فارغ التحصيل شده وکارش را شروع کند، آشکار مي شود. مدل به فردبراي تنظيم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچيزي تازه خواهدبود:چهره هاي جديد، تسهيلات جديد، واژگان (ترمينولوژي) جديد، هيچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به اين علت که مدل يک تصوير ذهني ازآنچه مورد انتظاراست رابراي فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). بايد به يادداشته باشيم که بهترين سيستم ها درصورتيکه کاربران آن را بکارنبرند توفيقي نخواهد داشت. وامروز سيستم هاومدلها با ابزارهاي وسيستم هاي رايانه‌اي طرح ريزي شده وبه ندرت ازروشهاي دستي براي يک سيستم يا مدل استفاده مي‌شود.

چرخه حيات سيستم
 

هرزيرسيستمي در سيستم‌هاي هاي اطلاعاتي رايانه‌محور مانند يک ارگانيسم زنده مي باشد:آن متولد مي شود، رشدمي کند، تا به بلوغ مي رسد، عمل مي کند ونهايت مي ميرد. اين فرآيند تحول چرخه حيات سيستم[2] (SLC) ناميده مي‌شود وشامل مراحل ذيل مي باشد: برنامه ريزي، تحليل، طراحي، اجرا، به کاربردن.دوره حيات يک سيستم مستلزم گذراز مراحل استانداردي است که هريک به فعاليتهاي مديريتي نيازدارد. سيستم ممکن است به دلايل فني يا ساير اشتباهات ياعدم مطابقت با تغيير محيط کمترمفيد وموثر واقع شود. همچنين احتمال دارد زماني که براي يک سيستم جديد برنامه ريزي مي شود، نقايص زيادترگردد. مرحله نهايي دوره حيات يک سيستم، جايگزيني آن است. طول حيات هريک ازاين مراحل درسيستم ها متفاوت است (رولي 1380،9-198). البته قابل ذکراست چون که امروزه اکثرسيستم ها بصورت رايانه‌اي طرح ريزي مي شوند ورشد رايانه وفن‌آوريها واطلاعات وارتباطات زياداست دوره حيات سيستمهاي رايانه‌اي نسبتاً کوتاه مي باشد. اصل اساسي تجزيه وتحليل يک سيستم وطراحي، عبارت است ازتشخيص نيازيک سيستم به تجديد نظرويا جانشيني آن واصل دوم سلسله مراتب واولويت وآمادگي جانشين سازي سيستم قبلي است (مومني1370 ،313). امروز براي نشان دادن چرخه حيات يک سيستم ازمنحني ها استفاده مي کنند وبه آن منحني عمومي حيات يک سيستم مي گويند اين مدل داراي چهارجزء ومرحله متفاوت است که درکارآيي هرسيستمي تأثير بسزايي دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاک (deterbation) (مومني 72-314)

اطلاعات
 

براي فهم واقعي معني اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعريفي ازاين دوراارائه مي نماييم:داده ها شامل واقعيتها واشکالي هستند که براي کاربر، بي‌معني مي باشند. وقتي که اين داده ها پردازش شدند تبديل به اطلاعات مي شوند. پس اطلاعات، داده هاي پردازش شده يا داده هايي با معني مي باشند. تبديل داده ها به اطلاعات توسط يک پردازنده اطلاعات انجام مي شود. پردازنده اطلاعات يکي از عناصر کليدي سيستم ادراکي است. پردازنده اطلاعات مي تواند شامل عناصر رايانه‌اي، عناصر غيررايانه‌اي يا ترکيبي ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسيستم هاي سازماني مختلط انسان وماشين ازمنابع زيرتغذيه مي شود:1-دستيابي اطلاعات محيط عملکرد مديريت2-روشهاي ذخيره اطلاعات جهت عملکرد سيستم‌هاي هاي عامل3-روشهاي انتقال اطلاعات ونحوه ايجاد ارتباط وذخيره‌سازي وبازيابي .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهاي بزرگ تجاري مي باشد. ازآنجا که گردآوري اطلاعات به روش دستي ومعمولي براي شرکتهاي چتد مليتي بزرگ غيرممکن مي باشد پس از آنها به سيستم هاي اطلاعاتي براي پرکردن اين خلاء روي آورده اند. اطلاعات لازمه تصميم گيري است وامروزه پديده اي چون انفجار اطلاعات ،آلودگي اطلاعات وآنارشي اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفيداز اطلاعات دراين آشفته بازار وجود سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه ومنسجم براي تنظيم ومنظم کردن اطلاعات براي استفاده کاوشگران اطلاعات مي باشد. مديران، همچنين به يکي از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههايي براي استفاده از اطلاعات براي حل مشکل استفاده مي کنند. سبک سيستماتيک (systematic): مديرتوجه خاصي براي پيگيري روش از پيش توصيه شده حل مشکل ،مانند روش سيستمها دارد. سبک حسي (intuitive) مدير به هيچ روش قطعي توجهي نداشته اما روشي رابراي وضعيت خاص، تغيير مي دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا که نياز مادر اختراع است ابتدابايد نيازهاي اطلاعاتي سازمان يا موسسه رايافته سپس به فراهم آوري وجمع آوري اطلاعات بپردازيم. مديرآشنابه اطلاعات مي داند که اطلاعات بايد قبل از استفاده تأييد شود، يعني درستي ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اينکه بوسيله رايانه چاپ شده است درست نيست. آشنايي يک مدير به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشويق مديران درتقسيم اطلاعات با ديگران مي شود زماني که مديري داراي اطلاعات با ارزش براي ديگران مي باشد اين اطلاعات بايد منتقل شود. آشنايي با اطلاعات درنهايت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماوراي دانش رايانه‌اي واستفاده ازاطلاعات ايجاد شده ازطريق رايانه است (مک لويد 1378،34).
افزونگي بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافي که درمورد داده ها وجود دارد، ليکن افزونگي درفرايند ارتباطات مانعي درمقابل بروز خطاست. يک نکته مهم درطراحي سيستم هاي اطلاعات مديريت يا بهره وري اطلاعات قطعي يا احتمالي درتصميم گيري است. ارزيابي عنصراطلاعات، کارمشکلي است اما طراحي سيستم ها بهترين وسيله در ارزيابي واقعي عنصراطلاعات دريک مجموعه است.

سيستمهاي اطلاعاتي
 

همانطور که ذکرشد به علت گستردگي وپيچيدگي موجوددرسيستمها، مديران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتي از سيستمهاي اطلاعاتي يعني سيستمهايي که به کمک ابزارهاي رايانه‌اي وفن آوري اطلاعات به گردآوري اطلاعات وپردازش سيستم هاي مي پردازند روآورده اند. البته سيستم هاي اطلاعاتي به آن نقطه نرسيده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ريزي کنند وبه چگونگي تغييرات واکنش دهند. هنوز چندين اتاق براي افراد که اين سيستم هارا اداره مي کنند وجود دارد. وبايد توجه داشت که فقط يک اقليت کوچکي ازاين افراد عملاً سيستم هاي رايانه‌اي يا سيستم هاي فن‌آوري اطلاعات را طراحي مي کنند. تعداد زيادي از اين افراد کاربر نهايي هستند مانند مديران، کارکنان اداري وديگران که از رايانه در زمينه هاي شغلي خود استفاده مي کنند (Curtin et al 1998,23). انبوه اطلاعاتي که درپايگاههاي داده شرکتها ذخيره مي شود اکثراً آنقدرزيادهستند که براي مديران، بي معني (وغيرقابل استفاده ) مي شوند. اين آنارشي وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نيازبه يک سيستم اطلاعاتي براي رده بندي وتقسيم بندي آن براي استفاده هرچه بيشتر ازآن مي باشد.
سيستمهاي اطلاعاتي ريشه درتصاوير غارها دارند واعضاي يک قبيله با استفاده ازاين سيستمهاي بسيار اوليه دادوستدهاي خود را انجام مي دادند. وقتي ميزان دادوستدها اندک وتعداد افرادي که بايکديگر ارتباط برقرارمي کنند، انگشت شمارباشد، مي توان کارهارابا استفاده ازاين سيستمها انجام داد، اماچنانچه ميزان معاملات افزايش پيداکند وافراد بيشتري نيزدراين فعاليتها درگير شوند سيستمهاي مورد استفاده بايد به مراتب پيشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت که سيستم هاي اطلاعاتي بامديريت اطلاعات تفاوت دارند بطوريکه سيستم هاي اطلاعاتي درخدمت مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستم هاي اطلاعات مديريت قرارگرفته وازآن استفاده مي کند. سيستمهاي اطلاعاتي به معني گردآوري، ذخيره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است اين مسأله به نرم افزارويا سخت افزار محدود نمي شود بلکه اهميت انسان وهدفهايش را در استفاده از فن‌آوري، ارزشها ومعيارهايي که دراين انتخاب به کار مي رود، همچنين ارزيابي نهايي از اينکه اين ابزار وسيله اي براي رسيدن به هدفهايش بوده اند ياخير رادربرمي گيرد. درصورتي که هدف ازمديريت اطلاعات ارتقاي کارآيي سازمان ازطريق تقويت تواناييهاي آن براي برآورد نيازهاي دروني وبروني آن در يک وضعيت فعال وپويا، تثبيت شده است. امروزه مديران ارزش رقابتي واستراتژيکي سيستمهاي اطلاعاتي رابه خوبي تشخيص مي دهند. درميان سرمايه هاي يک سازمان اعم از نيروي انساني، سرمايه هاي مالي، ماشين آلات و تجهيزات، اطلاعات، باارزشترين آنهاست واين مساله به اين دليل است که تمام امکانات فيزيکي ومحيطي ازطريق اطلاعات توجيه مي شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژيکي مورد استفاده قرارگيرد وامتيازات قابل رقابت براي سازمان کسب کند يا زمينه هاي رقابت را بين سازمانها تغيير دهد وامتيازات قابل‌توجهي براي سازمان کسب کند يا زمينه هاي رقابت را بين سازمانها گسترش دهد يا صنايع رامتحول سازد وفرصتهاي جديد بازرگاني براي آنها پديد آورد. يک سازمان بايد بتواند سيستم اطلاعاتي ايجاد کند که قادرباشد نيازهاي اطلاعاتي اکثريت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنين سيستم اشتراکي فوايد زيررا داراست:
کاهش کارهاي تکراري درنگهداري پايگاههاي اطلاعاتي، ارائه داده هاي دقيقتر، (زيراداده ها دريک محل نگهداري مي شوند وفقط نيازاست که روز آمد شوند)؛ ايجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوري که هرفرد به اطلاعات موردنياز دسترسي داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانيازهاي اطلاعاتي داخل سازمان (رولي 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سيستمهاي اطلاعاتي (IS) دربيشتر شرکتهاي جهان رايج است. طبق آماري، بيش از 70 درصد شرکتهاي آمريکايي وکره اي يک طرح سيستم اطلاعاتي دارند اين مورد درشرکتهاي مکزيکي بيش از 90 درصد مي باشد. بيش از 60 درصد شرکتهاي مکزيکي وبيش از 80 درصد شرکتهاي آمريکايي وکره اي شخصي به عنوان رئيس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).

سيستم هاي اطلاعاتي ورايانه‌ها
 

همانطور که ذکرشد توسعه رايانه‌ها چه از بعدسخت افزاري وچه ازبعدنرم‌افزاري نقش بسزايي درتوسعه سيستمهاي اطلاعاتي براي پردازش اطلاعات فراهم ساخت. براي بررسي چگونگي گسترش سيستم هاي اطلاعاتي بايدنسلهاي ودوره هاي پيشرفت رايانه‌ها را بشناسيم:
بطورکلي عموماً‌رايانه‌هارابه 5نسل تقسيم بندي کرده اند:
سه نسل اول رايانه‌ از طريق شناخت بخشهاي الکترونيکي آن که داراي قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسي مي گردد. اين تقسيم بندي به شرح زيراست:
1-رايانه‌هاي نسل اول: دريچه هاي الکترونيکي (که بيشترمکانيکي بوده اند) 2-رايانه‌هاي نسل دوم: ترانزيستور 3-رايانه‌هاي نسل سوم: مدارهاي مجتمع (ياهمان ICها)
تحول رايانه ازيک نسل به نسل بعدي از نظرهاي زيرسودمند است:

1-کوچک شدن اندازه رايانه 2-بالارفتن ضريب اطمينان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پايين آمدن قدرت خريد وهزينه هاي کارکردن آن .
به نظر بعضي متخصصان رايانه‌هاي نسل چهارم وپنجم آنهايي هستند که براساس مجتمع سازي با تراکم بسيار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رايانه‌هاي نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رايانه‌هاي اطلاق مي شود که ازرابطهاي توسعه يافته ازهوش مصنوعي بهره گرفته اند (رولي 1380، 92-91). رايانه‌هاي امروزه پيشرفت کنوني خود را مديون تراشه‌ها هستند که قابليت ذخيره وپردازش زيادتري نسبت به نسلهاي قبلي دارند.
امروزه ابررايانه‌هايي اختراع شده اند که توانايي انجام چندين ميليون عمل رادريک ميليون ثانيه دارا مي باشند که ازاينها درمسائلي چون پيش بيني زلزله وبيش بيني سکته تمامي مغزي وقلبي وژنتيک انساني استفاده مي شود.
مدارالکتريکي اصلي اکثرميکرورايانه‌ها به شکل ذره ريزسيليسيوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست. رايانه شخصي يک ميکرورايانه است که فقط توسط يک نفر، يا شايد چند نفري که درهمان محل کار مي کنند مورد استفاده قرار مي‌گيرد. رايانه‌هاي شخصي رادرهرمکان مانند سازمانهاي بزرگ، سازمانهاي کوچک وحتي منازل مي توان يافت .دستگاههاي منگنه کارت که با اولين رايانه به صورت انبوه توليد شده بنام رمينگون رنديونيوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار يونيوک I ، توسط جنرال الکتريک درسال 1954 شروع استفاده رايانه براي پردازش اطلاعات بازرگاني بود که قابل ذکراست که استفاده ازرايانه دراين دوره تنها به سازمانهاي بزرگتر دولتي وموسسات تجاري محدود مي‌شد. سيستم ها با معيارهاي امروزي بسيارگران بودند. ميني رايانه‌ها وسپس ميکرورايانه‌ها تاثيرات عميقي رابرهزينه محاسبات برجاي نهاند. امروزه يک سازمان درهراندازه اي مي‌تواند از عهده تامين يک رايانه‌ برآيد (مک لويد1378،241،24،19).
اولين کاربرداصلي رايانه، پردازش داده هاي حسابداري بود آن کاربرد با چهار عمل ديگرهمراه بود: سيستم هاي اطلاعات مديريت، سيستم هاي پشتيباني تصميم، ادارهمجازي، وسيستم هاي دانش محور؛ همه اين 5کاربرد، سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور را تشکيل مي دهند.
روشي که همه سيستم ها درطول ده 1950، 1960، واوايل 1970 توسعه دادند روش سنتي بود. دراواخر دهه 1970 يک گرايش جديدي که بيشترين تاثيرراروي استفاده ازرايانه گذاشت ديده نشد. اين گرايش افزايش علاقه بعضي از کاربران درتوسعه کاربردهاي رايانه‌يشان بود. نامي که به اين گرايش اطلاق شد کاربا رايانه استفاده گرنهايي است. کاربرنهايي مترادف با کاربر مي باشد بايد درنظرداشته باشيم که کاربا رايانه استفاده گرنهايي به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزايش سوادرايانه‌اي 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتي 3-قيمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهاي از پيش نوشته شده.
رايانه تاثير مثبتي برروي ملتهاي بزرگ وکوچک گذاشته است. درکشورهاي کوچکتر، محدوديتهاي دولتي کاربرد فن‌آوري راکند مي کند. وقتي که دولت حامي باشد مانند اسرائيل مصر وتونس استفاده از رايانه مي تواند شکوفا مي‌شود. ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رايانه براي رفع نيازهاي خود صنايع نرم‌افزاررابراي صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهاني، توسعه داده اند. دراکثر موارد، ايالات متحده رهبرجهاني دراستفاده از رايانه مي باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتي باراصلي خدمات اطلاعاتي رابه دوش مي کشند حال مي خواهيم متخصصان اطلاعاتي رابيشتر بشناسيم .

متخصصان اطلاعاتي
 

متخصص اطلاعات مي توانند مساعدتهايي را درهرمرحله از فرآيند حل مسأله انجام دهند. وقتي مسائل شناسايي شدند متخصصين اطلاعات مي توانند براي درک آنها به استفاده گران کمک نمايند. درطي بيست وپنج سال اول پيدايش رايانه تنها مسئوليت متخصصين اطلاعات، پياده سازي سيستم ها براي استفاده گران بود. متخصصين، دانش فني را ارائه مي کردند که استفاده کنندگان يا فاقد آن ويا به دلايل گوناگون قادربه تأمين آن نبودند. اين نوع فعاليت هنوزبه عنوان وقت‌گيرترين بخش کارمتخصصين اطلاعات به شمار مي رود. متخصصين، تمام سيستم هاي داده پردازي، طراحي هاي بزرگتر وپيچيده تر سيستم اطلاعات مديريت وسيستم پشتيباني تصميم سيستم هاي اتوماسيون اداري مبتني بررايانه وکليه سيستم هاي خبره رااجرا مي نمايند (مک لويد 1378، 188) .
متخصصان اطلاعاتي که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتي است شامل واحدهايي چون تحليل گر سيستم ها، مديران پايگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نويس ها واپراتورها مي باشند:
1-تحليل گرسيستم ها: شخصي که با استفاده گر، کارمي کند تحليل گر سيستم ها است. تحليل گرسيستم ها به استفاده گر درشناساييي ودرک مساله کمک نموده وسپس راههاي مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمي دهد. هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهاي ترسيمي مستند وروشي که بهترين حالت به نظر مي رسد، پيشنهاد مي گردد استفاده گر درمورد اجراي نظريه تحليل گر سيستم ها تصميم گيري مي کند (مک لويد1378-6-185). تحليل گران سيستم ها درتعريف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگي کمک رايانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته بايد درنظرداشت که کارتحليل گرسيستم تحليل سيستم نيست. تحليل سيستم بررسي سيستم موجود براي طراحي يک سيستم جديد يا کمبود يافته مي باشد (Mcleod1998,194) .
2-مديران پايگاه داده (DBAS): دراوايل سالهاي دهه 1970 توجه به پايگاههاي اطلاعاتي بقدري زيادشد که شغل جديدي بنام مدير پايگاه اطلاعات به وجود آمد مدير پايگاه اطلاعات مسئول ايجاد حفظ پايگاه اطلاعات است. هرموسسه اي داراي يک مدير پايگاه اطلاعات نبوده بلکه دريک سازمان بزرگ چند شخص مي‌توانند اين عنوان راداشته باشند (مک لويد 1378،187).
بطورکلي کارباکاربران وتحليل گران سيستم هادرايجاد پايگاه هاي داده‌اي که شامل داده هاي موردنياز براي توليد اطلاعات کاربران مي باشد جزء وظايف مديران پايگاههاي داده مي باشد. يک پايگاه داده يک مجموعه يکپارچه از داده‌هاي رايانه‌اي است که طوري سازماندهي وذخيره شده اند که عمل بازيابي را تسهيل کند. اين يکپارچگي منطقي رکوردهادرچندين فايل، مفهوم پايگاه داده ناميده مي شود. دوهدف عمده مفهوم پايگاه داده کاهش داده هاي زايد ودستيابي به استقلال داده ها مي باشند. داده‌هاي زايد به اين معني است که داده هاي يکسان درچندپرونده ذخيره شوند. استقلال داده ها توانايي تغييردادن درساختار داده ها بدون تغييردربرنامه هايي که داده ها راپردازش مي کنند، مي باشد. استقلال داده ها با جاي دادن جزئيات داده ها درجداول وفرهنگهايي که ازنظر فيزيکي از برنامه ها جداهستند، انجام مي گيرد. وقتي که شرکتي از مفهوم پايگاه داه ها پيروي مي‌کند سلسله مراتب داده ها چنين مي شود:
پايگاه داده -پرونده(فايل)-سند(رکورد)-عنصرداده
نرم افزاري که يکپارچگي منطقي رادرپرونده ها ايجاد وحفظ مي کند چه بصورت آشکار ياپنهان، سيستم مديريت پايگاه داده ناميده مي شود. نمونه هايي ازسيستم‌هاي مديريت پايگاه داده که دريک ساختار سلسله مراتبي بکار مي روند عبارتند از سيستم مديريت اطلاعات (IMS)، آ بي بي ام (IBM) وسيستم 2000اينتل (Intel) موج دوم نوآوري درسيستم هاي مديريت پايگاه داده براساس نرم افزار ارتباطي طرح ريزي شد واولين بسته به منظور ارائه به کاربران رايانه‌هاي اصلي (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سيستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراکل (Oracle) از شرکت نرم افزاري ارتباطي، بوجود آمدند. تقريباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهيه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته هاي نرم افزاري سيستمهاي مديريت پايگاه داده درمقياس کوچک براي بازار ريزرايانه‌ها کردند. درطول سالهاي اخير توسعه سيستم هاي مديريت اطلاعات بربازار ريزرايانه‌ها متمرکز شده وساختار ارتباطي رابکاربرده است. مايکروساخت اکسس نمونه اي از سيستم مديريت پايگاه داده ارتباطي ريزرايانه مي باشد .يک کاربرد پايگاه داده مي تواند يک شخص يايک برنامه کاربردي باشد. شخص معمولاً پايگاه داده رااز طريق يک پايانه استفاده مي کند واطلاعات داده ها رااز طريق يک زبان پرسش بازيابي مي کند.
يک پرسش (query) تقاضاي اطلاعات ازپايگاه داده وزبان پرسش يک زبان مخصوص کاربرپسند مي‌باشدکه به رايانه امکان جواب به آن پرسش رافراهم مي‌سازد. بطور کلي يک متخصص اطلاعاتي که مسئوليت پايگاه داده رابه عهده داشته باشد مديرپايگاه داده DBA ناميده مي شود. وظايف DBA چهارحوزه برنامه‌ريزي، اجرا، اعمال وامنيت پايگاه داده مي باشد (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبکه: مدير شبکه، مديرکارشناس درزمينه تخصصي ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنياز را پيشنهاد مي دهد. مدير شبکه، اجراونگهداري سيستم ها را نيز هدايت مي کند. متخصصان شبکه با تحليل‌گران سيستم ها وکاربران، براي تأسيس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رايانه‌اي گسترده سازمان رابه هم وصل مي کند، کارمي کنند. مهارتهاي متخصصان شبکه، ترکيبي از زمينه هاي رايانه‌ وارتباط ازراه دور مي باشد. همه وسايل ارتباطي ورايانه‌ي متصل به هم يک شبکه ناميده مي شوند. يک شبکه اساسي شامل يک پايانه ويک رايانه‌اي که توانايي فرستادن ودريافت راداشته باشد؛ مودم هايي که پيامها رااز حالت آنالوگ به ديجيتال واز ديجيتال به آنالوگ تبديل کنندويک مداري که يک يا چندين کانال رافراهم مي آورد، مي باشد. انواع اصلي شبکه عبارتند از WAN براي شبکه گسترده ، LAN براي شبکه محلي وMAN براي شبکه هاي کلان‌شهرمي باشند. پيکربندي معمولي سخت‌افزارهاي ارتباطاتي شامل چندين پايانه هستند. 5 نوع پايانه اصلي وجود دارند صفحه کليد، تلفن دکمه اي (شستي) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپايانه هايي براي اهداف خاص، واحدهاي کنترل خوشه اي، چندين پايانه رادريک محل کنترل مي کنند. مودمها به جز مواردي که از تلفن دکمه اي به عنوان پايانه استفاده مي شود، هميشه موردنيازند. شبکه ها براي اشتراک زماني، پردازش توزيع شده ، يا ارتباط رايانه‌اي مراجع/سرور (خدمتگر) بکاربرده مي شوند. يک شبکه اشتراک زماني فقط شامل يک رايانه ويک شبکه پردازش توزيع شده شامل بيش ازيک رايانه مي باشند. يک شبکه مراجع/سرور امکان انجام کاربه صورت محلي مرکزي رامي دهد. همه دستورات ونمونه هامي توانند از سرور به مراجعان تغييرجهت دهند. اماقسمتي از مديريت داده ها هميشه در سرور باقي مي ماند. نوع جديدي از شبکه ها باآمدن اينترنت رايج شده است که بنام اينترانت معروف مي باشد. به طوري که اينترنتي که بصورت داخلي اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الکترونيکي براي اعضا راقابل دسترسي سازد وامکان دسترسي پايگاههاي داده وگروههاي کاري رافراهم کند، اينترانت ناميده مي شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نويس ها:برنامه نويس شخصي است که مستندات تحليل گر سيستم ها رابه عنوان يک راهنما به کارگرفته ودستورات برنامه که باعث انجام عمليات لازم توسط رايانه مي شود را تهيه مي نمايد (مک لويد 78، 186). اکثر شرکتها که از رايانه‌هاي بزرگتر استفاده مي کنند،کارمندان متخصص اطلاعاتي دارند. اکثر اين متخصصان درواحدهاي خدمات اطلاعاتي هستند امابيشتر آنها درقسمت کاربران مي باشند. وظيفه متخصصان طراحي سيستم هاي رايانه‌اي براي رفع نيازهاي خاص شرکت مي باشد. محصول تلاشهاي آنهايک کتابخانه نرم‌افزاري از برنامه هاي معمول درشرکت مي‌باشد که به اين کار،کاربرنامه نويسي مي گويند که نرم افزار خاص براي رفع نيازهاي خاص شرکت که ممکن است درديگر نرم افزارهاي ازپيش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحي مي کنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهاي ازپيش نوشته شده بيشتر از طراحي نرم افزارهاي خاص براي يک شرکت خاص مي باشد.
5-اپراتورها: تجهيزات رايانه‌اي بزرگ چون رايانه‌هاي مين فريم وريزرايانه‌ها رااداره مي کنند. اپراتورها، تجهيزات راکنترل مي کنند، برگه هاي کاغذي چاپگرها راعوض مي کنند، کتابخانه هاي نوار وديسکها رامديريت کرد. بعضي وظايف مشابه راانجام مي دهند.

کاربرد سيستم اطلاعاتي رايانه‌محور
 

همانطور که قبلاً ذکرشد کاربرد سيستم هاي اطلاعاتي رايانه‌محور امروز درپنج محيط مي باشد پردازش داده هاي حسابداري، سيستم هاي اطلاعات مديريت MIS ،سيستم هاي پشتيباني تصميم، اداره مجازي وسيستم هاي دانش محور. پردازش داده هاي حسابداري ازاولين کاربردهاي رايانه وسيستم هاي اطلاعاتي بود .چهارکاربرد ذيل زمينه اينفوکراسي رادر جامعه تدارک مي بينند :

سيستم هاي اطلاعات مديريت MIS
 

دربخش هاي قبل نکاتي درباره نگرش سيستمي، سيستم، سيستم هاي اطلاعاتي آمد. سيستمي که کنترل وبازسازي اطلاعات رااز دنياي محيطي وعمليات بازرگاني داخل سازمان بعهده دارد، بطريقي که باسازماندهي وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه ريزي وکنترل براي مديران آماده سازد سيستم اطلاعاتي مديريت ناميده مي شود. مديران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصميمات آنان براساس داده هاي مرتبط وبا موضوع تصميم است. درگذشته منابع اطلاعاتي آنان اتفاقي وغيرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طريق مقامات مافوق ويا مرئوسين وساير پرسنل سازمان تامين مي شد. که عدم اطمينان واتکاء به صحت اطلاعات راتشديد مي کرد زيرا افراد اطلاعات رابا افزايش ويا کاهش به مقامات ومسئولين منتقل مي کردند. لذااطميناني ازدرستي آن نبود. تجهيزمديريت به يک سيستم اطلاعاتي صحيح ومطمئن که توانايي مديريت رادراتخاذ تصميم برنامه ريزي وکنترل سازمان ياري دهد داراي يک روند تاريخي است واين سير تاريخي بامفاهيم دفترداري دوبل که توسط پروز لوکاپاکليلي LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گرديد. سيستم هاي اطلاعات مديريت تاقرن بيستم با تأني به حرکت خودادامه دادوشايد علت آن عدم توانايي بشر درحفظ، نگهداري وبازيابي اطلاعات بود. باتوسعه رايانه‌هاي باظرفيت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بيستم تکامل وکاربرد مفاهيم سيستمهاي اطلاعاتي مديريت،با روندي ديگر وباسرعت بيشتري توسعه يافت که حاصل آن تغييرات درعمليات وفعاليتها ووظايف سازمانهاي تجاري دنيا به شرح زيرشد:
1-مديريت متمرکز وتکيه برمحورهاي تمرکز اطلاعات وبهره گيري ازفن‌آوري پيشرفته
2-طراحي اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنياز براي اتخاذ تصميم مديريت، برنامه ريزي وکنترل سازمان
3-طراحي سيستم اطلاعات مديريت باتکيه برکنترل وسيستم هاي اطلاعاتي مديريت کنترل پروژه ها
نتايج حاصل ازاين مفاهيم، MIS يا سيستمهاي اطلاعاتي مديريت ناميده مي شوند. هدف سيستمهاي اطلاعاتي مديريت افزايش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازماني ازطريق سيستمهاي بازخوراطلاعات وبازتاب بازيابي اطلاعات درجهت تکامل داده هاي جديد به سيستم است. MIS شامل سه جزء است:مديريت، اطلاعات وسيستم.
MIS نه تنها مديران رادرامور استراتژيک حمايت مي کند، بلکه درتصميمات تکراري وروزمره نيز اطلاعات لازم رادراختيار مديران تاکتيکي قرارمي دهد وآنها راقادر مي سازد تابه اطلاعاتي دست يابند که جهت تصميماتشان کمک موثري باشد. MIS مي تواند تصاويري از مغايرتها وانحرافات از برنامه هاي تعيين شده رانيز آشکار سازد چنين اطلاعاتي ازطريق تهيه گزارشات مديريت درقالبها وتصاوير منطقي وقابل تعبير وتفسير وتجربه وتحليل دراختيار مديريت قرار مي گيرد. زيرمجموعه هاي سيستم MIS عبارتند از: سيستمهاي اطلاعاتي مديريت نيروي انساني، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت مالي وحسابداري، سيستمهاي اطلاعاتي مديريت توليد وسيستمهاي اطلاعاتي بازاريابي وفروش که متکي برپايگاههاي مشترک ومتقابل است. مديران MIS بايستي ازدنياي حقيقي وسيستمهاي موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثري راايفا کنند وبهمين دليل بايستي اطلاعات صحيح دراختيارشان قرارگيرد. يکي از نقشهاي مهم مديرMIS، آگاهي وتفسير ازعوامل محيطي وبيروني سازمان است. مديران MIS بايستي ازارزشهاي سيستمهاي موجود مطلع گردند واينکه سيستمهاي دستي موجود چه اطلاعات ونقشي رابعهده دارند. عملاً مديرMIS براي طراحي وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرايي يامعاون ارشد گزارش مي دهد دربسياري از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود مي آيد که گزارش خورامستقيماً مديريت عالي تسليم مي‌دارد. (مومني 1372، 32،26-23)
به سبب مزاياي MIS چون ارتباطات نزديکتر، کنترل دقيقتر وگردآوري داده هاي مطمئن تر وپردازش سريعتر داده ها وتبديل آنها به اطلاعات مديران، از سيستمهاي اطلاعاتي مديريت در برنامه ريزي سازماندهي، رهبري وايجاد انگيزه، گزارش‌دهي و کنترل استفاده کرده واين اعمال مديريتي رابا نهايت دقت وکارآيي، درمدت زمان بسيارکمتري درسازمان انجام مي دهد. حال براي انجام اين کارها مديريت يايد واسطي به نام مديرسيستم اطلاعاتي مديريت براي ارائه بهتروخدمات براي مديريت ، ضروري مي باشد. موسساتي که به سيستمهاي اطلاعات مديريت اوليه مبادرت نمودند چيزهاي ديگري فراگرفتند.در اين دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سيستم‌هاي اطلاعات مديريت، مديران هستند. مديران به عنوان يک گروه درمورد رايانه اطلاعي نداشتند آنان ازکارهاي خودآگاه ومي دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافي درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتيجه براي مديران بيان اين که دقيقاً‌ازسيستم اطلاعات مديريت چه مي خواهند دشواربود. اين وضعيت براي متخصصين اطلاعات غيرقابل تحمل بود زيراکه دانسته هاي آنان از مديريت کم بود، آنها نمي دانستند چه سؤالاتي راپرسش نمايند، با طي زمان مديران درباره رايانه ودرمورد فرآيندهاي مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصين اطلاعات نيز مباني مديريت رافراگرفتند. سيستم هاي اطلاعات مديريت براي انطباق بيشتر بانيازهاي مديران اصلاح وتوسعه يافت. عاقبت جايگاه سيستم اطلاعات مديريت به عنوان يک زمينه عمده استفاده ازرايانه مستحکم شد. سيستم اطلاعات مديريت به دوطريق عمده درحل مساله کمک مي کند: يک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم مي نمايد ونيز به شناسايي ودرک مساله کمک مي‌کند. نورساطع از سيستم اطلاعات مديريت بااين هدف است که براي مديران علائم مساله يا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سيستم اطلاعات مديريت آن است که نمي‌تواندنيازهاي خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سيستم اطلاعات مديريت اطلاعات دقيق موردنياز رافراهم نمي کند مفهوم سيستم پشتيبان تصميم درپاسخ به چنين نيازي بوجود آمد(مک لويد 1378، 5-434،411).
ازآنجا که سيستم اطلاعات مديريت بشر تحت تاثير رايانه واتوماسيون مي‌باشد، ممکن است ناخواسته بعضي تغييرات رفتاري درکارمندان بوجود آيد که لزوم توجه به فاکتورانساني رادرمؤسسات مي رساند. کارکنان شرکتهايي که براي اولين بارسيستم هاي پردازش داده ها رانصب کرده بود، احساس ترس کردند. کارکنان ازاين مي ترسيدند که رايانه‌ها باعث بي کاري آنها شود که عملاً دربعضي موارد همينطور شد. حتي درجاهايي که مديران نخواهند ازحجم نيروي انساني خود به علت رايانه‌اي شدن بکاهند، به علت اينکه سيستم اطلاعات مديريت آنها را مخفيانه کنترل کرده وبه حريم شخصي آنها وارد شود، مي ترسيدند. ساده ترين راه ابراز ترس کارکنان از سيستم جديد اعلام اين ترس به مدير خواهد بود. البته بايد اين رادرنظر داشت که اکثر کارکنان ترس خودرا پنهان مي کنند. درصورت اول مشکل اينجاست که بعضي مديران هم ممکن است ازسيستم جديد، خود ترس داشته باشند. درچنين مواقعي چنين مديري نمي‌خواهد اطلاعات راباديگران تقسيم کند. دليل آنها اين است که آنها اطلاعات راجمع کرده اند وبايد توانايي استفاده ازآن راداشته باشند. بايد برنامه اي براي کاهش يا زدودن اين ترس از طرف مديران انديشه شود. مديريت شرکت مي تواند بااجراي تدابير زيراز ترس کارکنان بکاهد:
1-استفاده ازرايانه به عنوان يک وسيله ارتقاي شغلي بادان کارهاي تکراري خسته کننده به رايانه ودادن کارهايي که تواناييهاي آنهارابه چالش برمي‌انگيزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمي براي حفظ آگاهي کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت يک رابطه مطمئن بين کارکنان، متخصصان اطلاعاتي ومديريت؛
4-اهداف شرکت رادرراستاي نيازهاي کارکنان مشخص کنند (Mcleod 348-349).
درنهايت قابل توجه است که امروزوظايف MIS ازمديران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رايانه درخدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتي بخش MIS يامعاونت MIS رامي توان مشاهده کرد.

اداره مجازي (Virtual office)
 

گفتيم که امروزه MIS ازمفهوم اوليه خودگسترش پيداکرده کلاً به کاربرد رايانه درزمينه تجارت وموسسات درآمداست اولين پديده اي که بعداز ورود اين نگرش به موسسه دربرخواهد دانست اتوماسيون خواهد بود که درنهايت منجر به دفتر مجازي مي شود اولين اتوماسيون اداره (office) درفعاليتهاي دفتري ومنشي‌گري بکاربرده مي شد. بعدها نيازهاي ارتباطي مديران وديگر به کاربرندگان دانش تشخيص داده شد. درسالهاي اخير، دامنه کار اداري از مکانهاي ثابت به موقعيتهاي ازراه دورگسترش يافته است که پيوند دراين نوع ادارات ازطريق ارتباطات داده ها صورت مي گيرد. موقعيتهاي ازراه دورکه شامل خانه ها، اتاقهاي متصل، خودروها وهرمکان ديگري که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازي ناميده مي‌شود. اداره مجازي براي شرکتها مزايايي چون کاهش هزينه امکانات وتجهيزات يک شبکه رسمي ارتباطي، کاهش توقف کاري ويک نوع کمک اجتماعي رادارد. البته دربرابراين مزايا اشکالاتي هم دربردارد. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان مي شوند به طوريکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاري کمتر، وتنش خانوادگي خواهند داشت.که البته شرکتهامي توانند حلقه ارتباط خودرابا کارکنان از طريق تماسهاي تلفني مداوم، بکاربردن کنفرانس هاي تلفني، ملاقات هاي منظم هميشگي ، حفظ کرده و با اين کار اشکالات راکاهش دهند. هدف اصلي اتوماسيون اداري بدون توجه به اينکه چه کسي آن رابکارمي برد، افزايش بهره وري مي باشد. اولين کاربرد اتوماسيون اداري واژه‌پرداز بود که روشي استاندارد توليد اسنادچاپي مانند نامه ها، يادداشتها وگزارشها بود. نامه الکترونيکي ونامه صوتي، راهکارهايي بودند که ارتباط تلفني رابه چالش طللبيدند. درهردومورد فوق، جعبه پستي کاربران درحافظه رايانه قراردارد. تقويم الکترونيکي شخص رادرشرکت براي دسترسي به تقويمهاي ملاقات ديگران براي ملاقات وجلسه با آنان ياري مي کند.کنفرانس ازراه دور از ديگر امکانات اداره مجازي مي‌باشد .سه نوع کنفرانس ازراه دور وجود دارند:کنفرانس ازراه دورصوتي، تصويري ورايانه‌اي .لازمه کنفرانسهاي صوتي دسترسي شخص به تلفن مي‌باشد. کنفرانس ويدئويي دو عنصر صوت و تصوير را با هم ترکيب مي‌کند. کنفرانس رايانه‌اي مشابه نامه الکترونيکي مي باشد به جزاينکه شرکت کنندگان وموضوعات آنها خيلي محدودتر هستند. فاکس يک دستگاه کپي ازراه دورمي باشد که مي تواند با استفاده از دستگاه فاکس يا رايانه‌ها انجام شود. اگرچه فاکس يک برنامه باارزش براي اتوماسيون اداري است ولي عموميت آن از بوجودآمدن يک اداره بدون کاغذ جلوگيري مي کند. ويدئوتکست، موادمتني وگرافيکي رااز طريق حافظه رايانه قابل دسترس مي سازد. سيستم هاي تصويري مدرن برمحدوديتهاي کاغذ وذخيره ميکروفرم، بابه‌کاربردن OCR وفن‌آوريهايي ديسک فشرده غلبه کرده است. نشرروميزي برنامه کاربردي دراتوماسيون ادارات مي باشد که توانايي توليد ارتباطات چاپي يا تصويري حرفه‌اي وتخصصي رادارد. اتوماسيون اداري مي تواند باارائه پيوندهاي ارتباطي به حل مشکل کمک نمايد. ترکيب اتوماسيون اداري براي يک مدير براساس خصوصيات سازمان، سليقه هاي شخصي ومنابع قابل دسترسي شکل مي گيرد. بعضي برنامه هاي کاربردي اتوماسيون اداري، جايگزين هايي براي روشهاي ارتباطي سنتي هستند درحالي که ديگر برنامه ها فرصتهاي جديدي راارائه مي دهند. (Mcleod 1998,393-394)

سيستم هاي پشتيباني تصميم(DSS)
 

همانگونه که گفتيم سيستم هاي اطلاعات مديريت اشکالاتي دارد که سيستم هاي پشتيباني تصميم براي رفع آنها بوجود آمده است. سيستم اطلاعات مديريت به منظورتدارک پشتيباني شخصي براي هر مديرنمي باشد. اين ضعف سيستم اطلاعات مديريت، اقداماتي راباعث شد که منتهي به مفهوم سيستم پشتيباني تصميم گشت. سيستم پشتيباني تصميم به عنوان يک سيستم متکي بر رايانه به منظور استفاده توسط يک مدير خاص ياگروهي ازمديران درهرسطح سازماني براي اتخاذ تصميم درفرآيند حل يک مساله نيمه ساختاري، تعريف مي شود. سيستم پشتيباني خروجي به شکل گزارشات ادواري يا خاص، يا نتايج مشابه سازيهاي رياضي راايجاد مي کند. استيون. ال. آلر پس از مطالعه پنجاه وشش موسسه، شش نوع سيستم پشتيباني تصميم را شناسايي نمود. ساده ترين سيستم پشتيباني تصميم ازطريق ايجاد توانايي بازيابي عناصر داده ها از پايگاه اطلاعات به مدير کمک مي کند. پيچيده ترين سيستم پشتيباني تصميم عملاً تصميماتي رابراي مديراتخاذ مي نماييد. سيستم پشتيباني تصميم درمقابل سيستم اطلاعات مديريت: 1-فرد را حمايت مي‌کند 2-حمايت مستقيم ايجاد مي کند 3-تمام مراحل حل مساله راحمايت مي‌نمايد 4-مسائل نيمه ساختاري راحمايت مي کند 5-برپشتيباني تصميم تاکيد دارد.
مفهوم سيستم پشتيباني تصميم ،شکستهاي اوليه سيستم اطلاعات مديريت راتجربه نکرد. به احتمال قوي دليل اصلي آن، دامنه محدودترسيستم پشتيباني تصميم است. برخورد ملايم تر سيستم پشتيباني تصميم، شانس موفقيت خودراحداکثر مي کند (مک لويد 1378،444-442،440).
هوش مصنوعي سيستم هاي خبره وتأثيرآن برسيستم هاي پشتيباني تصميم
هوش مصنوعي فعاليت ايجاد توانايي درماشين هايي چون رايانه‌ها جهت به نمايش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده مي شود. هوش مصنوعي نشان‌دهنده پيشرفته‌ترين کاربرد رايانه تابه امروز بود که تلاش مي کند تابعضي انواع منطق انساني راتقليد کند. نطفه هاي هوش مصنوعي فقط دوسال پس از استقرار اولين رايانه براي استفاده دربازرگاني گذارده شد. تحقيق هوش مصنوعي ادامه يافت امابه هدفهاي محدودتر کاربردهاي رايانه، چون سيستم اطلاعات مديريت وسيستم پشتيباني تصميم منجر شد. وليکن درطي زمان پژوهش مداوم ادامه يافت تا مرزهاي استفاده ازرايانه براي اموري که عمدتاً‌ هوش انسان راطلب مي کند، گسترش يابد. يک زير مجموعه اصلي هوش مصنوعي، سيستم هاي خبره هستند. سيستم خبره يک برنامه رايانه‌اي است که به صورت يک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل يک مساله راهنمايي مي کند. عمل استفاده ازيک سيستم خبره را مشورت مي نامند که استفاده کننده باسيستم خبره براي راهنمايي مشورت مي کند.مفهوم سيستمهاي خبره براين فرض استوار است که دانش متخصصين درحافظه رايانه ضبط ودردسترس کساني که به کاربرد آن دانش نياز دارند قرارگيرد. يک سيستم پشتيباني تصميم شامل برنامه هايي است که منعکس کننده چگونگي اعتقاد يک مديردرحل يک مساله مي باشد. يک سيستم خبره، ازطرف ديگر فرصتي براي تصميم گيريها پيش مي آورد که ازقابليتهاي مدير افزونتر است .تمايز ديگر بين سيستم خبره وسيستم پشتيباني تصميم ،توانايي سيستم خبره درتوصيف نحوه استدلال جهت نيل به يک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستيابي به يک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هايي که بوسيله برنامه هاي سيستم پشتيباني تصميم استفاده مي شود، اصولاً‌به صورت عددي بوده و برنامه ها، تأکيد براستفاده از روشهاي رياضي دارند، ليکن داده هايي که بوسيله سيستمهاي خبره بکارمي رود نمادي تر بوده واغلب بصورت متن تشريحي مي باشند. برنامه هايي سيستم هاي خبره بربکارگيري برنامه هاي منطقي تأکيد دارند. يک مدل سيستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلي است:1-يک موتور توسعه که متخصص وتحليل گر سيستم ها براي ايجاد سيستم خبره بکارمي برند؛2-يک پايگاه دانش که معلومات گردآوري شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامي دهد؛3-يک موتور استنتاج که توانايي تفسير محتواي پايگاه دانش رافراهم مي کند؛4-يک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سيستم خبره بوسيله پايانه صفحه کليد رابطه برقرارکند. دوزبان برنامه نويسي ليسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمايش نمادين مبناي علمي بسيار مناسب است وبراي برنامه نويسي سيستم هاي خبره، مناسب مي باشند.
مزيت اصلي يک سيستم خبره، توانايي آن دربهبود عملکرد شخص مدير در يک قلمرو مساله خاص است. رايانه مي تواند دانش موردنياز براي حل مساله رابا سرعت الکترونيک بکاربرد. اين توانايي به مدير به دوشيوه بهره مي رساند: اول براي مدير امکان پذير مي سازد تابه فعاليت حل مسأله که سابقاً‌غيرممکن بود، مبادرت نمايد. نفع دوم افزايش سرعت آن است که مدير راازساير فعاليتها آزاد مي سازد. رايانه مانند شخص مدير داراي ايام خوب وايام بد نمي باشد. هنگامي که استدلال کردن درداخل رايانه، برنامه نويسي مي شود، مديرمي داند که همان فرآيند حل براي هرمساله اي دنبال خواهدشد. بااين مشخصات، سيستم هاي خبره، دومحدوديت عمده دارند: اول اينکه آنها، علم متناقض رانمي تواند کنترل نمايند دوم اينکه سيستم هاي خبره، نمي توانند مهارتهاي غيراستدلالي رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.

نتيجه
 

درطول مقاله شمايي کلي از سيستم هاي اطلاعاتي وبالاخص سيستم هاي اطلاعاتي مديريت ترسيم شد. همانطور که ديديم سيستم هاي اطلاعات مديريت رامي توان ازدو ديد اخص واعم ديد. ازديد اخص سيستم اطلاعات مديريت فقط همان سيستم اطلاعات است که درخدمت مديريت است ولي درمعني اعم، به کاربرد رايانه و سيستم هاي اطلاعاتي درتجارت وتوسعه موسسات مي پردازد. درطول مقاله مشخص شد که سيستم اطلاعات مديريت فضاي حل مساله بيشتري رانسبت به ديگرکاربردها اشغال مي کند پشتيباني آن از بسيار کم تابسيار زياد درتغيير باشد ومسائلي که پشتيباني مي کند مي تواند به دوصورت ساختاري يانيمه ساختاري باشد. ليکن بشر متوجه پشتيباني نيازهاي اطلاعات کلي درسازمان تانيازهاي فردي است. پشتيباني که توسط سيستم پشتيباني تصميم فراهم مي شود مشابه سيستم اطلاعات مديريت مي تواند ازبسيارکم تابسيار زياد درتغيير باشد. تنها درمسائل نيمه ساختاري به طورويژه کارمي کند. خصوصيتي که آن را از سيستم اطلاعات مديريت متمايزمي سازد شيوه اي است که درآن پشتيباني نزديکتري ازشخص مديران انجام مي شود. کاربردهايي سيستم اتوماسيون اداري با شخص مديران انطباق يافته وبه بهترين شکل براي مسائل باساختار کم که ارتباطات غيررسمي فراوان است-وفق مي يابد. باوجود آنکه سيستم اتوماسيون اداري اطلاعات حل مساله رادراختيار قرارمي دهد، تصميم درمورد نحوه بکارگيري آن به مديران محول مي شود.
گسترش سيستم هاي اطلاعاتي باعث مي شود که از ماهيت بروکراتيک مديريت دولتي کاسته شده وبه سمت وسوي اينفوکراسي گام بردارد. برخي از صاحبنظران براين باورند که با تصميم فن‌آوري اطلاعات،‌مباني دموکراسي درمديريت دولتي تضعيف مي شود زيرا ماهيت فن‌آوري اطلاعاتي بيش از آنکه جهت گيري دومکراتيک داشته باشد، گرايشهاي تکنوکراتيک دارد. ازسوي ديگر عده اي براين باورند که به کمک فن‌آوري اطلاعات ارزشهاي دموکراتيک مانند تکثرگرايي، آزادي بيان،… تقويت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقيم جاي خود رابه ابزارهاي غيرمستقيم مانند استانداردسازي، آموزش وپرورش مي‌دهد. اطلاعات مبناي قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفي خود رانمايان مي سازد، هم به جامعه زيان مي رساند وهم کل حاکميت رازيرسؤال مي ببرد. (زاهدي 1380،7-125)
پس براي اين مهارانحصار بايد به نوعي اخلاقيات معتقد بود مديريت بايد دربهره گيري از مظاهر جديد فن‌آوري‌هاي اطلاعاتي و ارتباطي بايد الزامات اخلاقي چون: 1-بهبودکيفيت خدمات دستگاههاي حکومتي؛2-اطمينان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جريان اطلاعات ميان مردم وحکومت، را رعايت کند.

پي‌نوشت‌ها:
 

[1] Hamburg et al
[2] System life cycle
فهرست منابع
بهان، کيت، هولمز، ديانا.1377. آشنايي با تکنولوژي اطلاعات. ترجمه مجيد آذرخش، جعفر مهرداد. تهران: سمت.
رولي، جينفر. 1380. مباني سيستمهاي اطلاعاتي. ترجمه زهراسيف کاشاني، نجيبه افناني. تهران: سمت
زاهدي، شمس السادات 1380. فن‌آوري اطلاعات وکنترل درعصراينفوکراسي .درمجموعه مقالات دومين همايش علمي وپژوهش نظارت وبازرسي درکشور. تهران: دانشکده مديريت دانشگاه تهران، سازمان بازرسي کل کشور. 127-116.
مک لويد، ريموند. 1378. سيستم هاي اطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان، اکبر مهدي‌پور عطاآبادي. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
مؤمني، هوشنگ .1372. سيستم هاي اطلاعاتي مديريت MIS. تهران: اتحاد.
Curtin et al. 1998. Information atechnology: the breaking wave. Boston: Irvin; McGraw-Hill.
Kraft, Donald; Boyce, Bert R. 1991. Operations research for libraries and information agencies…. Sandiego: academic press.
Mcleod, Raymand.1998.Management information systems. Seventh ed. Newjersy: prentise Hall

ارسال توسط کاربر محترم سايت :saeedeh_cj