با اصول نوشتن ايميل موثر شروع مي کنيم! چه کنيم تا ايميل هاي مان حتما خوانده شده و به آنها عمل گردد؟ آيا ديگران به ايميل هاي ارسالي شما به همان شکلي که مي خواهيد اهميت مي دهند و آنها را به سرعت پاسخ مي دهند؟ يا اينکه آنها را فراموش مي کنند و اطلاعات مهمي را که ارسال کرده ايد از دست مي دهند؟ و مهمتر اينکه آيا اطمينان داريد که در متن ايميل هاي تان حداکثر تاثير ممکن را بر مخاطب گذاشته و انگيزه لازم را در وي ايجاد کرده ايد؟
هنگامي که ايميل تان را مي نويسيد، تنها با رعايت چند اصل ساده و کاربردي، مي توانيد تاثير مثبتي بر گيرنده بگذاريد و آنها را به ارسال پاسخ مورد نظرتان در مدت زمان کوتاهي ترغيب نماييد. در اين درس به معرفي برخي از اين اصول مهم در نوشتن ايميل مي پردازيم و سعي مي کنيم آنها را با مثال هاي ايميل خوب و ايميل بد، کاملا براي تان روشن کنيم.
- موضوع (سابجکت- Subject) ايميل يک سرتيتر خبري است
تيتر يک روزنامه دو کار مهم را انجام مي دهد: توجه شما را جلب مي کند و به شما مي گويد که مقاله ي اصلي اش درباره ي چه موضوعي است. آنگاه شما تصميم مي گيريد که آن روزنامه را خريداري کرده و مطالعه کنيد، يا اينکه به سادگي از کنار آن بگذريد. سابجکت ايميل هم بايد دقيقا همين کار را انجام دهد. با انتخاب مناسب تعداد کمي کلمه، گيرنده در يک نگاه خواهد فهميد که اين ايميل درباره چه موضوعي است و چه هدفي دارد.
اگر ايميل تان يکي از ايميل هاي عمومي عادي است که مرتبا ارسال مي شوند (مانند گزارش کار هفتگي)، بهتر است که تاريخ را در سابجکت ذکر کنيد. براي ايميل هايي هم که نياز به پاسخ دارند، بهتر است اين مورد در سابجکت درج شود. مثلا: «لطفا تا 15 خرداد پاسخ دهيد».
به خاطر داشته باشيد که همه تلاش مي کنند تعداد ايميل هاي اسپم دريافتي شان را کاهش دهند. اگر شما از سابجکت تان به خوبي استفاده کنيد، شانس اينکه ايميل تان خوانده شود را افزايش مي دهيد، و جلوي اين موضوع که با اسپم اشتباه گرفته شده و حتي بدون يک نگاه سرسري پاک شود را مي گيريد.
مطمئنا همانطور که انتشار يک روزنامه بدون تيتر يک کار احمقانه است، خالي گذاشتن سابجکت ايميل از آن هم بدتر است. زيرا ايميل هاي با سابجکت خالي معمولا به پوشه ي اسپم منتقل مي شوند.
--------------------------------------------------------------------------------

يک ايميل بد:
 

سابجکت: ملاقات
متن نامه:
سلام محمد
مي خواستم جلسه اي را که براي هفته آينده با هم تنظيم کرده ايم، يادآوري کنم. لطفا اگر سوالي در اين مورد داري با من در ميان بگذار
با احترام
حامد
--------------------------------------------------------------------------------
اين ايميل به دلايل متعددي اصلا ارتباط خوبي با گيرنده برقرار نمي کند. اول از همه سابجکت آن: «ملاقات».
خب مشکل کجاست؟ اين سابجکت هيچ گونه اطلاعاتي درباره متن پيام، به گيرنده نمي دهد. اگر تقويم شما پر از اين قرار ملاقات ها باشد، ممکن است سر درگم شويد که حامد درباره کدام يک صحبت مي کند. بدتر از آن نه تنها در سابجکت که در متن ايميل هم صحبتي از زمان و مکان ملاقات به ميان نيامده است. به دليل عدم وجود اطلاعات مناسب در سابجکت اين ايميل کاملا شبيه يک اسپم است و احتمال آن زياد است که بدون خوانده شدن پاک شده و يا حتي به عنوان يک اسپم گزارش شود.
--------------------------------------------------------------------------------

يک ايميل خوب:
 

سابجکت: يادآوري قرار ملاقات ساعت 10 صبح - تاريخ 15 فروردين - درباره مراحل دريافت ويزا
متن نامه:
سلام محمد
مي خواستم جلسه اي را که براي روز سه شنبه 15 فروردين ساعت 10 صبح تنظيم کرده بوديم يادآوري کنم. اين ملاقات در اتاق کنفرانس شرکت ساسان درباره مراحل دريافت ويزا برگزار خواهد شد.
با من راحت باش و اگر سوالي در اين مورد داشتي حتما با من تماس بگير.
با احترام
حامد
--------------------------------------------------------------------------------
خب، مي بينيد که اين سابجکت و ايميل چقدر مشخص، روشن و گويا است. مهمترين نکته در مورد اين سابجکت، اين است که گيرنده نامه حتي بدون باز کردن ايميل، تقريبا تمامي اطلاعات لازم را به دست مي آورد. ماهيت و طبيعت يک سر تيتر خبري خوب اين است که همواره اطلاعات کاربردي را به راحتي در اختيار گيرنده بگذارد. هر گاه که گيرنده اين ايميل نگاهي سرسري به اينباکس اش بياندازند، قرار ملاقات شما را به ياد مي آورد.
- در هر ايميل فقط بر روي يک موضوع تمرکز کنيد
يکي از بزرگترين مزيت ها و پيشرفت هاي ايميل نسبت به نامه هاي پستي اين است که بر خلاف سيستم پستي، ارسال يک ايميل يا چندين ايميل، از نظر هزينه تفاوتي ندارد! خب، پس اگر مي خواهيد درباره مجموعه اي از موضوعات مختلف به شخصي ايميل بزنيد، لطفا در هر ايميل فقط به يک موضوع مجزا بپردازيد و کارهاي تان را در چند ايميل به وي اطلاع دهيد.
با اين کار طرف حساب شما مي تواند به هر سوال و موضوع به صورت جداگانه و در وقت مناسب پاسخ لازم را بدهد. يک موضوع مشخص ممکن است فقط به يک جواب کوتاه نياز داشته باشد، که گيرنده ايميل همان لحظه آن را پاسخ خواهد داد. بقيه موضوعات هم ممکن است به مطالعه، تحقيق و صرف وقت بيشتري نياز داشته باشند، که در جاي خود پاسخ داده مي شوند. با ارسال ايميل هاي جداگانه، شما جواب هاي روشن تري را دريافت خواهيد کرد. همچنين به گيرنده کمک مي کنيد که اينباکس اش را بهتر مديريت کند و نظم بدهد.
اگر هم ترجيح مي دهيد چندين موضوع مختلف را در يک ايميل قرار دهيد (مثلا بخاطر اينکه همه آنها مربوط به يک پروژه اند)، توجه داشته باشيد که هر موضوع در يک پاراگراف جداگانه و شماره گذاري شده نوشته شود. اين کار هر موضوع را جدا و داراي شخصيت مستقل مي نمايد و به طور معني داري اين احتمال را افزايش مي دهد که هر موضوع با اشاره به شماره و دقيق تر جواب داده شود.
هر ايميل به صورت جداگانه بايد مختصر، موجز و مشخص باشد. جزئيات و هدف از نگارش آن در همان پاراگراف اول به خوبي گنجانده شود. جملات بايد کوتاه و هدفمند و مرتبط با موضوع باشند. متن ايميل بايد حاوي تمامي اطلاعات ضروري و مناسب با موضوع باشد. تمام متن بايد سر راست و آگاهي بخش باشد.
--------------------------------------------------------------------------------

يک ايميل بد:
 

سابجکت: نسخه جديد گزارش فروش
متن نامه:
سلام مريم
بابت گزارش ارسالي هفته گذشته متشکرم. من آن را ديروز مطالعه کردم و فکر مي کنم که بايد در بخش اعداد و ارقام فروش کمي دقيق تر عمل کني. همچنين به نظر مي رسد که لحن گزارش بايد کمي رسمي تر باشد. اين گزارش قرار است توسط هيئت رئيسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه اي بودن ما باشد.
همچنين من با گروه خبري شرکت هم قرار ملاقاتي براي روز پنجشنبه جهت بررسي برنامه تبليغاتي جديدمان تنظيم کردم. اين برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.
لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.
متشکرم
ميلاد
--------------------------------------------------------------------------------
مينا سابجکت نسبتا مناسبي انتخاب کرده و در خصوص تغييرات مورد نياز در گزارش به صورت کاملا روشن و قابل درکي سخن گفته است. پس اشتباه او در اين ايميل چه بوده است؟
خب، پاراگراف دوم درباره قرار ملاقات، بسيار مهم است. اما ميلاد آن را با تقاضا در خصوص نسخه جديد گزارش يکجا روي هم تلنبار کرده است. پس اگر مريم اين قرار ملاقات را در تقويم اش يادداشت نکرده باشد، بايد با ديدن عنوان «نسخه جديد گزارش فروش» آن را به ياد بياورد! به نظر شما اين امکان منطقي است؟
ترکيب کردن دو موضوع بسيار مهم در يک ايميل، شانس اينکه يکي از آن دو فراموش شود را بسيار زياد مي کند. بگذاريد ببينيم مينا چگونه بايد اين کار را به شکل بهتري انجام دهد.
--------------------------------------------------------------------------------

يک ايميل خوب:
 

سابجکت: نسخه جديد گزارش فروش (نسخه 3 / فروردين ماه 1390)
متن نامه:
سلام مريم
بابت گزارش ارسالي هفته گذشته متشکرم. من آن را ديروز مطالعه کردم و فکر مي کنم که بايد در بخش اعداد و ارقام فروش کمي دقيق تر عمل کني. همچنين به نظر مي رسد که لحن گزارش بايد کمي رسمي تر باشد. اين گزارش قرار است توسط هيئت رئيسه مطالعه شود و لازم است که نشانگر حرفه اي بودن ما باشد.
از تلاش خوبت براي اين کار متشکرم
ميلاد

و ايميل دوم:
 

سابجکت: جمعه 12 آبان، ساعت 11صبح، ملاقات با گروه خبري
متن نامه:
سلام مريم
من با گروه خبري شرکت قرار ملاقاتي براي روز پنجشنبه، جهت بررسي برنامه تبليغاتي جديدمان تنظيم کردم. اين برنامه ساعت 11 صبح در اتاق کنفرانس شرکت برگزار خواهد شد.
لطفا در خصوص امکان حضورت در آن زمان، زودتر به من خبر بده.
متشکرم
ميلاد
--------------------------------------------------------------------------------
با جدا کردن دو موضوع مهم در دو ايميل جداگانه، مريم به راحتي در اينباکس اش به آنچه لازم است انجام دهد و به خاطر بياورد دسترسي دارد. همچنين با اين کار مريم خيلي راحت تر مي تواند ايميل اش را مديريت کند. بعد از دريافت و يا انجام کارهاي مربوط به نسخه جديد گزارش، آن را پاک مي کند. اما ايميل ياداوري جلسه را تا وقت برگزاري آن در اينباکس اش نگه مي دارد.
- پاسخي را که مي خواهيد دريافت کنيد، مشخص نماييد
هر عملي را که از گيرنده انتظار داريد در متن ايميل تان مشخص کنيد. اينکه وي لازم است يک تماس تلفني داشته باشد. يا اينکه بايد پيگير برگزاري يک جلسه باشد. ضمنا مطمئن شويد که ايميل تان حاوي اطلاعات لازم و کافي براي تماس با شما (از قبيل نام و نام خانوادگي، سمت شغلي، شماره هاي تلفن و …) است. حتي اگر يک پيام داخلي براي اعضاي شرکت يا دوستان تان هم ارسال مي کنيد، اين جزئيات را فراموش نکنيد. به خاطر داشته باشيد که هر چه پاسخگويي را براي ديگران ساده تر کنيد، آنها علاقه بيشتري به انجام اين کار خواهند داشت.
--------------------------------------------------------------------------------

يک ايميل بد:
 

از: reliablelandscapes@gmail.com
سابجکت: پروپوزال
ميترا،
آيا پروپوزال هفته گذشته من به دستت رسيد؟ من پاسخي از تو دريافت نکردم و مي خواهم در اين مورد مطمئن شوم.
لطفا در صورت امکان به من زنگ بزن تا با هم در اين باره صحبت کنيم.
متشکرم
علي
--------------------------------------------------------------------------------
چندين بخش اطلاعاتي اصلي در اين ايميل مفقود شده اند.
اول اينکه اطلاعات لازم درباره پروپوزال فراموش شده اند. اگر ميترا تعداد زيادي پروپوزال دريافت کرده باشد چه؟ نويسنده درباره کداميک صحبت مي کند؟ ضمنا، اين پروپوزال را با ايميل، پست يا پيک موتوري فرستاده است؟
همچنين آبتين هيچ اطلاعاتي در خصوص اينکه چگونه ميترا مي تواند با وي تماس بگيرد، در اختيار وي نگذاشته است. شماره تلفن آبتين کجاست؟ قرار است با محل کار وي تماس گرفته شود يا با شماره ي شخصي اش؟ ميترا اول بايد دنبال اين اطلاعات بگردد تا بتواند پاسخگو باشد.
و وخيم تر از همه اينکه آبتين نام کامل و سمت کاري اش را در پايان نامه ذکر نکرده است. و تازه نام وي بخشي از ايميل اش هم نيست تا اعتماد بيشتري جلب کند.

يک ايميل خوب:
 

سابجکت: بررسي پروپوزال «تفريح گاه شمالي»
متن نامه:
ميتراي عزيز
مي خواستم ببينم شما پروپوزال «تفريح گاه شمالي» را که من هفته گذشته با ايميل براي تان فرستادم، دريافت کرده ايد؟ من پاسخي از شما نداشتم و مي خواهم در خصوص رسيدن آن به شما مطمئن شوم.
آيا مي توانيد تا روز پنجشنبه با من تماس بگيريد، تا در اين مورد بيشتر صحبت کنيم؟ اين زماني است که مهلت پيشنهادات تخفيفي ما به پايان مي رسند و من مي خواهم مطمئن شوم که شما آن را از دست نمي دهيد.
سريعترين راه تماس با من استفاده از شماره تلفن همراهم است.
با تشکر
علي شيباني
شرکت کلبه شمالي
01234567 (دفتر)
0912345678901 (موبايل)
حالا آبتين تمامي اطلاعات مورد نياز را در اختيار ميترا قرار داده است. ميترا مي داند که پروپوزال آبتين هفته گذشته با ايميل ارسال شده و او ترجيح مي دهد با موبايل با وي تماس گرفته شود. و از اين مهمتر که آبتين مشخصات اش را در آخر نامه نوشته است و ميترا مي داند که او چه کسي است و با چه کسي و چگونه بايد تماس بگيرد.

- از EOM در سابجکت نامه استفاده کنيد
 

هنگامي که مي خواهيد يک پيام خيلي کوتاه را ارسال کنيد، مي توانيد از تکنيک EOM يا «پايان پيام» (End Of Message) استفاده کنيد.
براي اين کار کافي است که تمامي اطلاعات لازم را در سابجکت قرار دهيد و آنگاه در پايان آن عبارت EOM را بنويسيد.
اين کار به گيرنده نشان مي دهد که تمامي پيام در سابجکت است و نيازي به باز کردن ايميل ندارد.
همچنين جيميل باهوش است و با اين کار هنگام ارسال پيام به شما اخطار خالي بودن متن ايميل (Body) را نمي دهد. در واقع سابجکت، تمام همان پيامي است که بايد ارسال شود. در صورتي که براي گيرندگان ايميل هاي تان اين عبارت نامفهوم باشد، مي توانيد طي يک ايميل آن را به آنها توضيح دهيد. يا اينکه طي يک ايميل، عبارتي قرار دادي را براي اين کار به آنها معرفي کنيد.
مثال:
سابجکت: قرار ملاقات 12 خرداد، ساعت 10 صبح، سالن کنفرانس شرکت ساسان، درباره دريافت ويزا EOM

- يک مکاتبه کننده و طرف حساب خوب باشيد
 

برنامه ريزي کنيد که به طور منظم به ايميل تان سر بزنيد و در زمان مقتضي و به موقع ايميل هاي دريافتي را پاسخ بدهيد. اين يک کار ساده و نشان دهنده ادب است و همچنين ديگران را هم تشويق مي کند تا در زمان مناسب به ايميل هاي شما پاسخ دهند. اگر پاسخ يک ايميل نياز به مجموعه اي از اطلاعات دارد که بايد سر هم شوند و شما هم اکنون همه آنها را در اختيار نداريد تا سريعا پاسخ را ارسال کنيد، در جواب بگوييد که ايميل را دريافت کرده ايد و زمان پاسخگويي تان را هم مشخص نماييد.
اينکه بازه زماني کنترل ايميل شما چگونه است، به ماهيت کارتان بستگي دارد. اما همانطور که در دروس گذشته تاکيد کرديم، سعي کنيد خواندن ايميل ها، در کاري که در حال انجام آن هستيد، وقفه نياندازد. هرگاه براي بيشتر از يک روز به ايميل تان دسترسي نداريد، قابليت پاسخگويي خودکار آن را با ذکر زمان برگشت فعال نماييد. در صورت امکان، دليل عدم پاسخ گويي تان را هم ذکر کنيد.

- ايميل هاي داخلي
 

ايميل هاي داخلي هم همانند ديگر ايميل ها هستند، فقط نبايد زياد رسمي باشند. اما به خاطر داشته باشيد که اين ايميل ها ممکن است پرينت شده و توسط افرادي به غير از گيرنده هم در محيط کاري تان خوانده شوند. هميشه املا و نگارش تان را کنترل کنيد و واژه هاي عاميانه به کار نبريد. فراموش نکنيد که ايميل يک سند مکتوب است که ممکن است بعدا به دست افراد ديگري هم بيوفتد. بنابراين قبل از ارسال هر نامه دوباره به محتواي آن فکر کنيد. در درس بعدي نکات ديگري هم در اين مورد وجود دارد که به آنها مي پردازيم. تا آن موقع مي توانيد موارد مهم اين درس را يک بار ديگر مرور کنيد.


ارسال توسط کاربر محترم سايت :king007