روانشناسي ايميل
همانند صحبت کردن، گيرنده و فرستنده موضوع را از نقطه نظر کاملا متفاوتي مي بينند. بگذاريد نگاهي گذرا از هر دو منظر داشته باشيم:
گيرنده:
1- ايميل هاي زيادي دريافت مي کند.
2- اگر يک چهره شناخته شده باشد، معمولا به صورت مرتب ايميل هاي تعريف و تمجيد دريافت مي کند.
3- اصلا وقت آزاد زيادي ندارد.
4- برايش اهميت چنداني ندارد که به صورت فوري به شما کمک کند.
فرستنده:
1- وقت زيادي صرف مي کند که به شکلي هنرمندانه يک ايميل بي نقص (و شايد طولاني) آماده کند.
2- اعتقاد دارد که درخواست هايش مهم، بي همتا و خاص هستند.
3- اعتقاد دارد که اولين نفري است که درخواست چنين لطفي مي کند.
4- اصلا نمي تواند تصور کند که چرا ممکن است کسي ايميل اش را بدون توجه دور بياندازد.
5- ميل دارد که داستان را به صورت کامل شرح دهد و همه زوايا را توضيح دهد، تا شنونده نقطه نظر وي را به طور کامل دريابد.
با توجه به اين ديدگاه هاي مختلف تعجبي ندارد که گيرنده هميشه متعجب است چرا ايميل هاي تکراري و يکساني از همه دريافت مي کند. فرستنده هم در عجب است که چرا ايميل هايش به اندازه کافي موثر نيستند و پاسخ آنها را سريع دريافت نمي کند!
در درس امروز با برخي از نکات و ريزه کاري هاي تکميلي درباره ي نگارش ايميل آشنا خواهيم شد، تا ديگر ايميل بدون پاسخ و مشکل آفرين نداشته باشيم.
- نتيجه منطقي درخواست هاي تان را در نظر داشته باشيد
اغلب مردم مشخصا مي دانند که چه مي خواهند. اما معمولا وقت نمي گذارند تا به طور کامل به آن بيانديشند. اين موضوع باعث مي شود که در انتها ما با ايميل هاي مبهم يا گمراه کننده روبرو هستيم. بدون اينکه به صورت مشخص بفهميم که نتيجه نهايي خواسته هاي مان چه بايد باشد، به طور نامنظم و درهم و بر هم چيزهايي مي نويسيم که گيرنده را گيج و سردرگم مي کند.
ما چهار نوع ايميل داريم:
الف: ايميل متکي به خود:
خود ايميل منظور فرستنده است. شما مي خواهيد چيزي به گيرنده بگوييد يا از او تعريف کنيد و يا اينکه اطلاعاتي در اختيار وي بگذاريد. اين ايميل ها نياز به جواب ندارند.
ب: تحقيقي و پرسشي:
شما نياز به چيزي از گيرنده داريد که بايد پاسخ را برايتان بفرستد. براي مثال، پاسخ يک سوال يا پيشنهاد را مي خواهيد. هدف و خواست نهايي شما يک جواب است.
ج: گفتگوهاي با پايان باز:
براي اينکه خط ارتباطي با گيرنده برقرار بماند. اين کار معمولا براي هدف يا نتيجه ي خاصي در آينده و يا برخي منافع آتي انجام مي شود.
د: ايميل هاي کاربردي:
هدف اين ايميل ها دريافت ايميل پاسخ نيست، بلکه انجام يک کار توسط گيرنده مورد نظر است. مثلا فروش يک کالا و يا تبادل لينک با يک سايت.
شما الان مي خواهيد کدام يک از اين نوع ايميل ها را ارسال کنيد؟ هدف و مقصود نهايي تان از آن چيست؟ هر چه هدف و منظورتان شفاف تر باشد، تمرکز بيشتري بر روي موضوع خواهيد داشت و ايميل بهتري براي دستيابي به نتيجه آماده خواهيد کرد. در نتيجه راحت تر به خواست و ميل نهايي تان دست پيدا مي کنيد.
- سوالات کوتاه و سر راست. اصل موضوع چيست؟
گيرنده نامه مي خواهد بداند که : «شما چه چيزي از من مي خواهي؟» سريع و مستقيم به اين سوال پاسخ دهيد. مقدمه چيني هاي طولاني، سوابق، تعاريف و جزئيات را رها کنيد. مستقيم سراغ اصل مطلب برويد. آن را با حداقل کلمات توضيح دهيد.
اگر نياز به انجام کاري است، دقيقا مشخص کنيد که چه کاري را از گيرنده توقع داريد. اگر هم انتظار انجام کار يا ارسال پاسخ را نداريد، به گيرنده بگوييد: «ارسال پاسخ ضروري نيست!»
- منافع را به صورت شفاف توضيح دهيد
اگر قصد معرفي و ارائه چيزي را داريد، سعي کنيد که توضيحات تان کاملا روشن و واضع باشند. منافع و سود آن، براي گيرنده سهل الوصول و قابل فهم باشند.
بسياري از ايميل هاي ارائه ي محصول و خدمات منحصرا به اين موضوع مي پردازد که چرا اين کار براي فرستنده سودمند است. اگر شما سعي نکنيد که اشتياق و تمايل وي را برانگيزيد، يا اينکه فهم اين مورد را براي گيرنده مشکل کنيد، او مي گويد: نه. و چيزي جز اتلاف وقت دو طرف، عايد کسي نمي شود.
همچنين توجه داشته باشيد که مشوق ها واقع گرايانه باشند. مبادله عادلانه است و واقعا منافعي براي گيرنده دارد. قبل از هر کاري خودتان را به جاي گيرنده بگذاريد: «آيا اين پيشنهاد را قبول مي کنيد؟»
مثلا ارسال ايميل درخواست تبادل لينک با يک سايت پربيننده و معروف از طرف من که به تازگي وبلاگ ام را راه انداخته ام، اصلا عادلانه و شوق برانگيز نيست. آن سايت ممکن است اين ايميل ها را اسپم فرض کند.
- ايميل را ساده و همه فهم بنويسيد
وقتي شما يک ايميل طولاني براي شرح درخواستي براي گيرنده ارسال مي کنيد (درخواست زمان، توجه يا هر چيز ديگر)، در واقع به او مي گوييد: «من ارزشي براي وقت تو قائل نيستم!» با ارسال ايميل هاي کوتاه و سوالات ساده و مشخص، به گيرنده نشان دهيد که قدر و ارزش وقت او را مي دانيد.
از حداقل کلمات ممکن استفاده کنيد. خودتان را معرفي کنيد. در صورت نياز از توضيحات و پيش زمينه استفاده کنيد و دليل ارسال ايميل تان را واضح بنويسيد.
خلاصه و کوتاه نوشتن به اين معني نيست که ما خسته و بي حوصله هستيم. ما مي توانيم با بازي کلمات، خلاقيت خودمان را نشان دهيم. تا حدي که لازم است از خودتان بنويسيد. اما هميشه خلاصه و کوتاه نويس باشيد.
- همانند برخوردهاي چهره به چهره رفتار کنيد
هنگامي که در مهماني با شخص تازه اي آشنا مي شويد، همان ابتدا دهان تان را باز مي کنيد و يک داستان طولاني و خسته کننده از زندگي تان برايش تعريف مي کنيد؟ احتمالا خير. به طور معمول، ما بعد از يک آشنايي سريع و کوتاه، مواظب سخنان و زياده گويي هاي مان هستيم.
در نظر گرفتن مقدمه ايميل، همانند رفتارمان هنگام آشنايي با يک فرد جديد، يکي ديگر از نکات کليدي، کوتاه نگه داشتن پيامهايمان است.
- ترفند پيامک (اس ام اس)
هنگامي که شما از موبايل تان براي ارسال پيامي استفاده مي کنيد، بر خلاف هنگام استفاده از صفحه کليد کامپيوتر، سخنوري و کلام داني را کنار مي گذاريد و يک راست سراغ اصل مطلب مي رويد.
خب، هميشه فرض کنيد که در حال استفاده از موبايل هستيد! حالا ايميل خود را تايپ کنيد.
- از تعارفات بي اندازه خودداري کنيد
برخي مردم فکر مي کنند که هر چه بيشتر تعريف و تمجيد کنند و زبان بريزند، احتمال اينکه گيرنده با درخواست، نياز و يا خريد کالاي آنها موافقت کند بيشتر است.
بين اينکه رو راست و صادق باشيد و بگويد که در قلب تان چيست، يا اينکه تملق کسي را بگوييد، تفاوت زيادي است. ما انسانها در تشخيص سخنان نادرست، غيرحقيقي و ظاهري قدرت خارق العاده اي داريم، حتي از درون ايميل ها!
- خودتان باشيد- با شخصيت باشيد
با اظهارات مناسب درباره ي گيرنده به ايميل شخصيت ببخشيد. توضيح کوتاهي درباره ي سايت، محصول يا کارشان بنويسيد. اشخاص را با نام شان مورد خطاب قرار دهيد. ايميل را با نام خودتان امضا کنيد و در انتها از يک جمله دوستانه استفاده کنيد. مثلا «آخر هفته خوش بگذره».
- گيرنده بايد به آسان ترين راه ممکن بتواند با شما تماس بگيرد
در امضاي آخر به وب سايت، وبلاگ، تلفن، ايميل، محصولات و يا صفحه ي معرفي شخصي تان لينک بدهيد. هميشه مواظب باشيد که لينک ها کار کنند تا گيرنده ها بتوانند با يک کليک اطلاعات بيشتري در مورد شما کسب کنند. باورتان نمي شود من چقدر ايميل از وبلاگ نويس ها دريافت کرده ام که در مورد وبلاگ شان است اما آدرس وبلاگ شان در ايميل وجود نداشته است. با قدرت تخيل هم که نمي شود آدرس را پيدا کرد.
- از جملات ساده و معمولي استفاده کنيد
هنگامي که از زبان کاملا رسمي استفاده مي کنيد و يا اينکه سراغ صنايع و اصطلاحات عجيب و غريب ادبي مي رويد، فهم ايميل تان را براي يک شخص عادي و عامي بسيار مشکل مي سازيد. همچنين ممکن است ايميل تان شبيه يک بخشنامه قانوني يا حکم دادگاه به نظر برسد. اين اصلا خوب نيست.
همانگونه که حرف مي زنيد، بنويسيد. از زبان مکالمه روزمره استفاده کنيد. اما درست و واقعي صحبت کنيد، به جاي آنکه تلاش کنيد حرفه اي به نظر برسيد، همانگونه که هستيد سخن بگوييد. اما هيچگاه شکسته و خودماني صحبت نکنيد.
- توجه به فونت نوشتار
هيچ چيز بدتر از اين نيست که ايميل را باز کنيد و ببينيد که کل کلمات درشت (Bold) هستند و مي خواهند درون چشم تان فرو بروند. خيلي ها ترجيح مي دهند به جاي خسته کردن چشمانشان براي خواندن چنين متني، سريعا ايميل را بسته و خيال خودشان را راحت کنند.
هميشه فونت خيلي ريز يا خيلي درشت، باعث مي شود که افراد از خواندن ايميل صرف نظر کنند. حواس تان به فونت ايميل تان باشد. همه ي متن را بولد نکنيد. از خطي استفاده کنيد که به راحتي قابل خواندن باشد. مثلا Arial يا Tahoma انتخاب خوبي براي فارسي به نظر مي رسد. همچنين از يک سايز استاندارد پيروي کنيد. از رنگ هاي عجيب و غريب استفاده نکنيد، زيرا رنگ ها در همه ي مانيتورها يکسان نيستند و ممکن است ايميل تان به درستي قابل خواندن نباشد.
- پاراگراف بندي و شکل چينش صحيح متن را رعايت کنيد
ايميل تان را با پاراگراف بندي کوتاه و مناسب با استفاده ي به جا از شماره گذاري و بولت ها، بهتر قابل خواندن کنيد، تا گيرنده با حرکت سريع چشمي بتواند آنچه را مي خواهد، بيابد. کلمات مهم و کليدي را هم در صورت لزوم بولد يا ايتاليک کنيد.
- سوالات را به حداقل برسانيد
تعداد سوالات و درخواست هاي درون هر ايميل، ارتباط مستقيمي با شانس پاسخگويي به آن دارد. سعي کنيد در هر ايميل بيش از يکي دو سوال يا درخواست را مطرح نکنيد. هر چه تعداد سوالات درون ايميل بيشتر باشند، احتمال اينکه شما پاسخ همه آنها را به درستي و کامل دريافت کنيد، کاهش مي يابد. يادتان هست در درس قبل هم روي اين موضوع تاکيد کرده بوديم!
همچنين به جاي سوالات معمول و نا مفهوم، سوال تان را دقيق و مشخص بپرسيد. در اين باره، طي درس قبلي به تفصيل صحبت کرده ايم.
- کلمات را هرس کنيد
همانطور که به باغچه يتان رسيدگي مي کنيد، ايميلي را هم که آماده ارسال است مطالعه کرده و به آن برسيد. کلمات، جملات و پاراگراف هاي اضافي را که در رسيدن شما به هدف تان از ارسال ايميل کمکي نمي کنند، حذف کنيد. ابهامات بالقوه و مواردي که باعث بدفهمي متن مي شوند را حذف نماييد. جملات را براي استفاده از کلمات کمتر دوباره نويسي کنيد. جزئيات اضافي و ناکار آمد را حذف کنيد.
- تا حد امکان از پيوست ها (Attachment) بپرهيزيد
براي نتيجه بهتر و سريعتر، به جاي اتچ کردن يک متن که گيرنده مجبور باشد آن را دانلود کرده، در برنامه ي مجزا باز کرده و مطالعه کند، بخش هاي مهم متن را در قسمت Body ايميل تان کپي کنيد تا همانجا آنها را مطالعه کند. مراحلي که گيرنده براي دست يابي به هدف شما لازم دارد را به حداقل برسانيد.
- مهربان باشيد. به يکباره شعله نکشيد
قبل از زدن دکمه ارسال، يک لحظه با خود بيانديشيد. اگر خودتان را خشمگين و عصباني يافتيد، به جاي ارسال، دکمه ذخيره (Save) را زده و ايميل را به Draft بفرستيد. فنجاني نوشيدني براي خودتان آماده کنيد و به اين بيانديشيد که اگر فردا کسي اين ايميل را به پشت در اتاق تان بچسباند، همکاران و دوستان تان از اين لحن نوشته شما شوک زده و آزرده خاطر نمي شوند؟
البته اين ايميل مي تواند به گونه اي باشد که آنها دريابند که شما تا چه حد مي توانيد متين و خود دار باشيد. چگونه وقتي کسي شخصيت شما را مورد حمله قرار مي دهد، مي توانيد از رويارويي و مقابله به مثل بپرهيزيد. و چگونه با دقت به تشريح موقعيت و مواضع خود مي پردازيد، خطاي تان را مي پذيريد و يا اينکه درخواست تجديد نظر مي کنيد.
بسيار خب، شروع کنيد… نامه را بنويسيد، هر چه دوست داريد در آن بد و بيراه بگوييد، آن را پرينت کنيد و با دارت به آن حمله کنيد، با مداد شمعي روي اش شکلک بکشيد. و هر کار ديگري که شما را کمي آرام مي کند… اما هيچگاه تا زماني که عصباني هستيد، دکمه ارسال (Send) را نزنيد.
- هنگام پاسخ به ايميل هاي زنجيره اي دقت کنيد
اين نکته بسيار مهم است. هنگامي که يکي از اين ايميل هاي جذاب را با زدن دکمه ي Forward براي دوستان ديگرتان مي فرستيد، در حقيقت با اين کار تمام ايميل هاي موجود در متن اصلي را هم بعلاوه ايميل دوستان تان براي همه ارسال مي کنيد. لطفا هنگام ارسال دوباره (فوروارد) ايميل هاي اينچنيني براي ديگران، ابتدا ايميل هاي قبلي را از ابتداي نامه پاک کنيد. با اين کار هم متن مورد نظر را راحت تر در دسترس دوستان تان گذاشته ايد و هم تا حدي به امنيت ليست ايميل قبلي کمک کرده ايد. در صورتي که اين کار را نکنيد، به روبات هاي اسپمر و سايت هاي ايميل دزد کمک بزرگي مي کند.
همچنين بهترين راه حل ارسال ايميل به جمعي از دوستان تان، اين است که ايميل هاي آنها را در قسمت BCC وارد کنيد. با اين کار هيچ يک از گيرندگان به ايميل هاي ديگران دسترسي نخواهند داشت.
ارسال توسط کاربر محترم سايت :king007