جيميل براي مديريت و آرشيو ايميل هاي دريافتي گام بلندي برداشته است. اينجا ديگر خبري از پوشه نيست و شما به جاي آن قابليت Labels را در اختيار داريد، که دقيقا مانند برچسب زدن پرونده هاي داخل کشوي ميز کار و يا شيشه هاي درون آشپزخانه است. شما مي توانيد به تعداد نامحدود برچسب توليد کنيد و جالب تر اينکه بر روي پيام هاي دريافتي چندين برچسب بزنيد، تا دسته بندي و پيدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از اين امکان جيميل استفاده نکرده ايد زمان اش رسيده تا آن را امتحان کنيد و ببينيد تا به حال چه امکان مهمي را از دست داده بوديد.

چگونه يک ليبل بسازيم و از آن استفاده کنيم؟
 

بياييد با هم به يک ايميل ليبيل بچسبانيم. کار ساده اي است.
1- پيامي را که مي خواهيد ليبل بزنيد از ليست اينباکس انتخاب کرده و يا آن را باز کنيد.
2- بر روي دکمه Labels در بالاي اينباکس (وسط دکمه هاي Move to و More Actions) کليک کنيد تا منوي آن باز شود.
3- در صورتي که قبلا ليبلي ساخته باشيد، نام آن را در اين منو مي بينيد، در غير اين صورت تنها گزينه هاي Create new و Manage labels را خواهيد ديد.
4- بر روي عبارت Create new کليک کنيد.
5- در کادري که باز مي شود نام ليبل جديد را بنويسيد و OK را بزنيد. با اين کار ليبل بر روي ايميل انتخابي تان چسبانده مي شود. اين نام مي تواند به انگليسي يا فارسي نوشته شود، ايميل يا آدرس سايت باشد و حتي نام شخص يا شرکت يا محل خاصي باشد.
راه ديگر ساخت ليبل استفاده از گزينه Manage Labels است. از اين طريق مي توانيد ليبل هاي ساخته شده را مديريت کنيد. ليبل جديد بسازيد. يا ليبل ها را حذف کنيد.
براي ساخت ليبل جديد در صفحه Manage Labels، بر روي عبارت Create a new label کليک کنيد تا کادر خالي در اختيارتان قرار گيرد. حال نام ليبل را نوشته و دکمه Create را بزنيد.
براي حذف ليبل هم به سادگي بر روي دکمه remove در برابر هر کدام از ليبل ها کليک کنيد. با اين کار ليبل حذف شده و برچسب آن هم از روي پيام ها پاک خواهد شد.
امکان ديگري که در اين صفحه در اختيار داريد، انتخاب نحوه نمايش ليبل ها در ستون سمت چپ جيميل است. با انتخاب گزينه Show، ليبل دائما در ستون سمت چپ نمايش داده مي شود. گزينه hide، آن را در ليست نشان نمي دهد و گزينه show if unread، باعث مي شود ليبل تنها در حالتي که ايميل خوانده نشده اي در آن باشد، در ستون سمت چپ نمايش داده شود.
يکي ديگر از شيوه هاي ليبل زني، استفاده از فيلتر است. مي توانيد فيلتر خاصي بسازيد که يک ليبل مشخص را بر روي گروه مشخصي از ايميل ها اعمال کند. اين کار به صورت خودکار و بر روي همه ايميل هاي جديد اعمال خواهد شد. در ادامه اين درس با روش ساخت و کاربردهايش آشنا مي شويد.
براي جستجو درون ليبل ها هم مي توانيد به راحتي بر روي آنها کليک کرده و ليستي از ايميل هاي درون هر ليبل را ببينيد. همچنين مي توانيد با استفاده از جستجوي جيميل به صورت ترکيبي، به جستجوي ايميل خاصي درون ليبل ها بپردازيد. مثلا ما در ليبل Learn به دنبال ايميلي از درسنامه هستيم. پس در باکس سرچ مي نويسيم:
label:Learn emailmaster@darsnameh.com

چگونگي ساخت و کاربرد فيلترها
 

فيلترها معمولا براي دسته بندي، برچسب زني، ارسال خودکار پيام هاي دريافتي و کارهاي اينچنيني به کار مي روند. مي توانيد به فيلترها به عنوان منشي شخصي تان نگاه کنيد که کار مرتب سازي ايميل ها را به صورت خودکار انجام مي دهد. براي مثال شما مي خواهيد ايميل هايي که از طرف اين دوره درسنامه برايتان ارسال مي شود را در ايميل تان نگه داري کنيد تا بعدا هم بتوانيد به درس هاي اين دوره مراجعه کنيد و هر زمان که نياز به مرورشان داشتيد آنها را دم دست داشته باشيد.
بهترين راه اين است که يک ليبيل براي اين دوره درسنامه ايجاد کنيد. براي مثال مي توانيد نام ليبيل را «دوره آموزشي ايميل» انتخاب کنيد. حالا هر ايميلي که از اين دوره برايتان ارسال مي شود را با اين برچسب علامت گذاري کنيد تا همه را يکجا داشته باشيد. تا اينجا همه چيز خوب است. اما جيميل کار را براي شما از اين هم راحت تر کرده است. مي توانيد براي جيميل يک فيلتر تعريف کنيد تا خودش به صورت اتوماتيک به اين ايميل ها برچسب «دوره آموزشي ايميل» را بچسباند. اما چطور؟
اگر دقت کرده باشيد متوجه مي شويد که تمام ايميل هاي ارسالي از اين دوره آموزشي از آدرس emailmaster@darsnameh.com ارسال مي شود. حالا مي توانيد يک فيلتر جديد بسازيد و به گوگل بگوييد “هر ايميلي که از اين آدرس دريافت کردي را با ليبيل «دوره آموزشي ايميل» علامت گذاري کن.” به همين سادگي! حالا که با اصول اين کار آشنا شديد، بهتر است با هم يک فيلتر را به صورت عملي بسازيم:
1- بر روي لينک Create Filter در کنار دکمه Search the web در بالاي صفحه جيميل کليک کنيد. اگر آن را پيدا نمي کنيد حق داريد! چون خيلي ريز نوشته شده است. راه ديگر اين است که به صفحه تنظيمات جيميل برويد و برگه Filters را باز کنيد. در پايين صفحه لينک Create a new filter را خواهيد يافت.
2- حال اطلاعاتي را که مي خواهيد فيلتر بر اساس آنها ساخته شود، وارد کنيد. اينجا مي توانيد انواع شرط و شروط را براي جيميل تعيين کنيد تا نامه ها را بر اساس چه مواردي فيلتر کند. همانطور که مي بينيد دست تان کاملا باز است.
* با نوشتن ايميل در بخش From مي توانيد کل ايميل هاي دريافتي از يک آدرس به خصوص را فيلتر کنيد. در مثال بالا که صحبت کرديم بايد آدرس دوره را در اينجا وارد کنيد. کافي است اينجا بنويسيد: emailmaster@darsnameh.com
* با نوشتن ايميل در بخش To مي توانيد کل ايميل هاي ارسالي به آن آدرس را فيلتر کنيد.
* با نوشتن عبارت خاصي در بخش Subject تمامي ايميل هايي که در بخش سابجکت شان اين عبارت را داشته باشند، شامل اين فيلتر مي شوند.
* با نوشتن کلمه و عبارات خاصي در کادر Has the words مي توانيد ايميل هاي حاوي آن عبارت يا کلمه را فيلتر کنيد.
* با استفاده از Doesn’t have مي توانيد ايميل هايي که عبارت مورد نظر در آنها نيست را فيلتر کنيد!
* با تيک زدن عبارت Has attachment تنها ايميل هايي را که داراي شرط انتخابي در بالا هستند و پيوست هم دارند، فيلتر خواهند شد.
3- حال با زدن دکمه Test Search مي توانيد کارايي شرط انتخابي تان را سنجيده و ايميل هايي را که شامل شرط مورد نظر هستند، بينيد. حتما اين کار را انجام بدهيد تا ببينيد فيلترتان درست کار مي کند يا نه. حالا دکمه Next Step را براي ادامه کار بزنيد.
4- تا اينجا شرايط فيلتر کردن نامه ها را تعيين کرديد. حال انتخاب مي کنيد که بر روي ايميل هايي که شرط هاي صفحه قبل را دارند، چه کاري انجام شود. در اين صفحه مي توانيد يک يا چند عمل همزمان را انتخاب کنيد.
* با تيک زدن Skip the Inbox ايميل هاي شامل اين فيلتر در لحظه دريافت، آرشيو مي شوند و در اينباکس ديده نخواهند شد.
* با استفاده از Mark as read ايميل به محض دريافت به عنوان خوانده شده تلقي شده و در اينباکس به صورت بولد نمايش داده نمي شود.
* با تيک Star it ايميل دريافتي با ستاره زرد رنگ علامت دار مي شود و در گروه Starred هم ليست مي شود.
* با استفاده از Apply the label مي توانيد ليبل خاصي را انتخاب کنيد تا بر همه ايميل هاي واجد شرايط اعمال شود. اين تقريبا پرکاربرد ترين بخش محسوب مي شود. اگر در مرحله قبل آدرس ايميل اين دوره را وارد کرده باشيد حالا مي توانيد برچسب زني خودکار را هم در اين قسمت انتخاب کنيد.
* در صورتي که امکان Forwarding را در جيميل تان فعال کرده باشيد، مي توانيد با تيک زدن Forward it to و انتخاب ايميل مورد نظر از ليست مقابل آن، ايميل هاي دريافتي با شرايط فيلتر را به صورت خودکار براي فرد ديگري هم ارسال کنيد.
* شايد با برخي ايميل ها آنقدر مشکل داريد که نمي خواهيد در اکانت تان باقي بمانند. يا اينکه دليلي ندارد ايميلي بعد از ارسال به اکانت ديگري، در inbox شما باقي بماند، پس براي خلاص شدن از دست آنها گزينه Delete it را تيک بزنيد.
* ايميل هاي دريافتي از برخي افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن آنها باعث زيان خواهد شد. خب، اگر برنامه ضد اسپم جيميل آنها را اشتباهي به پوشه اسپم فرستاده و پاک کند، چه خواهيد کرد؟ براي پيش گيري از اين اتفاق مي توانيد براي آن ايميل ها فيلتري ساخته و گزينه Never send it to spam را تيک بزنيد.
* اگر از قابليت Priority Inbox جيميل استفاده مي کنيد، شايد بخواهيد برخي ايميل ها از همان ابتدا بعنوان Important علامت گذاري شوند و برخي هم اصلا در اين ليست قرار نگيرند. خب، راه حل استفاده از گزينه هاي Always mark it as important و Never mark it as important است.
5- حال که عمل مورد نظر براي ايميل هاي منتخب تان را مشخص کرديد، مي توانيد با زدن دکمه Create Filter فيلتر را بسازيد.
6- در پايين صفحه هم مي توانيد برخي ايميل هاي شامل شرط را که تا به حال دريافت کرده ايد، مشاهده کنيد. اگر دوست داريد فيلتر جديد بر روي آنها هم اعمال شود، ابتدا گزينه Also apply filter to --- conversations below را انتخاب کنيد و آنگاه دکمه Create Filter را بزنيد.
7- به همين راحتي، فيلتر ساخته شده و کار خود را به صورت اتوماتيک آغاز مي کند. شما هم به صفحه اينباکس هدايت خواهيد شد.

نکاتي براي استفاده مفيد تر از ليبل و فيلتر
 

1- يکي از قابليت هاي جالب جيميل امکان انتخاب رنگ براي هر ليبل است. براي اين کار به صفحه اول جيميل برويد. در ستون سمت چپ، موس را بر روي نام ليبلي که مي خواهيد آن را رنگي کنيد، نگه داريد. در مربع کنار آن يک علامت جهت نما ظاهر مي شود. بر روي آن کليک کنيد، هورا! رنگ مورد نظرتان را انتخاب کنيد تا ليبل تان رنگي شود.
2- برخي ليبل ها اهميت بيشتري دارند و مي خواهيد هميشه در بالاي ليست در دسترس تان باشند. اما متاسفانه جيميل هميشه آنها را بر اساس حروف الفبا مرتب مي کند. خب، تنها کافي است قبل از نام ليبل از يک عدد يا علامت خاص استفاده کنيد. مثلا: # يا $ يا ! يا @. حتي مي توانيد براي جدا کردن کارهاي اداره، خانه و متفرقه که هر کدام شامل چندين ليبل مختلف هستند، نيز از اين علائم استفاده کنيد.
3- مي خواهيد هنگام ساخت يک فيلتر، چندين ايميل را به صورت همزمان در بخش From يا To وارد کنيد تا از ساخت فيلترهاي اضافي جلوگيري شود؟ تنها کافي است ايميل هاي مورد نظر را در کادر هر يک از اين دو بخش نوشته و آنها را با علامت پايپ يا | از هم جدا کنيد. در اکثر کيبردها اين کاراکتر با فشردن کليد شيفت (Shift) و \ ايجاد مي شود. مثال: mehran@darsnameh.com | mehran@gmail.com
4- برخي مواقع لازم است تمامي ايميل هاي دريافتي از يک آدرس خاص را در فيلتر وارد کنيم. مثلا سايتي مانند آمازون، براي کارهاي مختلف داراي چندين ايميل بر روي دامنه amazon.com است. راحت ترين کار به جاي تايپ هر يک از ايميل ها، استفاده از علامت * است. مثلا با تايپ *@darsnameh.com، جيميل بر روي تمامي ايميل هاي دريافتي از دامنه درسنامه، فيلتر تعريف شده را اعمال مي کند.
اگر تا به حال از فيلترها استفاده نکرده ايد، زمان تمرين فرا رسيده است. چند دقيقه وقت بگذاريد و براي مرتب کردن ايميل هايتان چند فيلتر بسازيد.

منبع:درسنامه
ارسال توسط کاربر محترم سايت :king007