احتمالا شما هم مانند بسياري از کاربران، از جيميل راضي بوده و آن را يکي از بهترين سرويس هاي ايميل اينترنت مي دانيد. اما مديران جيميل هنوز ايده هاي بسيار زيادي براي توسعه و تکميل امکانات اين سرويس در سر دارند. کاربران جيميل هم پيشنهادهاي شان را براي تيم کاري جيميل مي فرستند. کارکنان گوگل هم نظرات و ايده هاي فراواني براي بهبود سيستم جيميل دارند.
در اين ميان مهمترين موضوع تصميم گيري بر سر آن است که کاربر از کداميک از اين امکانات و قابليت هاي پيشنهادي بيشتر استفاده مي کند و برايش مفيد و کاربردي تر هستند؟ اين انتخاب با سنجش معيارهاي فراواني انجام مي شود. اما گاهي هم تصميم اشتباهي است!
براي همين گوگل اقدام به راه اندازي يک آزمايشگاه براي سرويس جيميل کرده است. هرگاه نسخه آزمايشي يک قابليت يا ابزار آماده شود، آن را در اين آزمايشگاه قرار مي دهند، تا همه شما (به عنوان کاربران جيميل) تصميم بگيريد که کدام يک به درد بخور است و چه مواري بايد فراموش شوند. هر قابليتي که با استقبال کاربران روبرو شود، براي گنجانده شدن در آپديت هاي بعدي جيميل انتخاب مي گردد.
در اين درس به بررسي شيوه فعال و غير فعال کردن امکانات Gmail Labs و همچنين معرفي برخي از بهترين ابزارهاي موجود در آن مي پردازيم.
فعال و غير فعال کردن برنامه هاي Labs
براي دسترسي به Labs جيميل تنها کافي است که از طريق صفحه Mail Settings به تب Labs برويد. در اينجا ليست کامل برنامه هاي آزمايشي جيميل را مي توانيد ببينيد. براي فعال کردن هر برنامه تنها کافي است دکمه راديويي کنار عبارت Enable را که در مقابل نام برنامه قرار دارد، کليک کنيد. پس از اينکه برنامه هاي مورد نظر را انتخاب کرديد، دکمه Save Changes را در بالاي صفحه بزنيد، تا برنامه هاي انتخابي فعال شوند. غير فعال کردن هر برنامه هم به همين صورت و با استفاده از گزينه Disable قابل انجام است.
معرفي برنامه هاي مشهور جيميل لبز
1- Undo Send
احتمالا براي شما هم پيش آمده که تازه پس از زدن دکمه Send متوجه شده ايد که ايميل نوشته شده ناقص است، آدرس گيرنده اشتباه است، يا کلا متن ايميل اشتباهي است! خب، چه بايد کرد؟ تنها افسوس خوردن و ارسال ايميل هاي بعدي براي تکميل مطلب، عذرخواهي و …؟ خير. تنها کافي است سري به آزمايشگاه جيميل زده و امکان Undo Send را فعال کنيد تا ديگر دچار چنين دردسري نگرديد.
حال هر پيامي که ارسال مي کنيد، جيميل مدت زمان مشخصي را صبر کرده و آنگاه عمليات ارسال را انجام مي دهد. طي اين مدت که مي توانيد آن را از 5 تا 30 ثانيه تنظيم کنيد، در صورت پشيماني از ارسال پيام، تنها کافي است دکمه Undo را در کادر زرد رنگ بالاي جيميل بزنيد.
شايد برخي فکر کنند «من اينقدر حواسم جمع است که هيچ وقت چنين اشتباه فاحشي نخواهم کرد». پاسخ جيميل هم اين است که حق با شما است، اما اين 30 ثانيه تاخير در ارسال پيام، نسبت به خسارتهاي سنگين ارسال سريع آن، قابل چشم پوشي است. پس از اينکه اين قابليت را فعال کرديد، بخشي با نام Undo Send به تب General در صفحه تنظيمات جيميل اضافه مي شود، که مي توانيد مدت زمان تاخير در ارسال ايميل را تعيين کنيد.
2- Inserting Images
در متن پيام هاي جيميل فقط مي توانيد نوشته را با فونت، چينش و رنگ هاي مختلف قرار دهيد. اما مانند برخي سرويس هاي ايميل امکان استفاده از عکس درون متن پيام را نداريد. اگر هم مي خواهيد عکسي را ارسال کنيد، بايد آن را به ايميل Attach کنيد. اگر در پيام و گزارش هاي ارسالي تان، درج عکس در ميان متن ضروري است، مي توانيد با فعال کردن اين قابليت در لبز، دکمه درج عکس را به اديتور جيميل تان اضافه کنيد.
نکته: اگر از مرورگر گوگل کروم يا سافاري براي باز کردن ايميل تان استفاده کنيد، ديگر نيازي به اين برنامه نداريد. زيرا تنها با کشيدن عکس از روي دسکتاپ يا پارتيشن ها و رها کردن آن در قسمت Body ايميل، عکس درون متن ايميل قرار مي گيرد.
3- Default 'Reply to All'
مي خواهيد به يک ايميل گروهي به شکلي جواب دهيد که پاسخ براي همه ارسال شود. پس بايد بر روي علامت کنار عبارت Reply کليک کرده و از ليست باز شده گزينه Reply to All را انتخاب کنيد، آنگاه پاسخ تان را نوشته و ارسال کنيد.
اما طي اين مراحل هم مقداري از زمان شما را مي گيرد و هم اينکه برخي اوقات اشتباه در انتخاب گزينه صحيح باعث دوباره کاري مي شود.
با فعال کردن اين قابليت لبز، عبارت Reply to All تبديل به دکمه پيش فرض (به جاي دکمه ريپلاي) در بالاي هر ايميلي مي شود. جالب اينکه مهم نيست ايميل از طرف يک فرد، يا به صورت گروهي براي تان ارسال شده. زدن دکمه Reply to All در هر دو صورت کارکرد يکساني داشته و صفحه درج پاسخ را باز مي کند.
4- Custom Keyboard Shortcuts
شايد شما هم از آن دسته افرادي هستيد که موس را ابزاري مزاحم مي دانند و تا حد امکان همه کارها را با کيبورد و کليدهاي ميانبر انجام مي دهند. پس حتما قابليت کليدهاي ميانبر جيميل (Keyboard Shortcuts) در صفحه تنظيمات و تب General را روشن کرده ايد. اما براي برخي افراد، کليدهاي ميانبر جيميل چندان راحت و خوش دست و به خاطر ماندني نيستند. پس به سراغ اين قابليت لبز مي آيند و کليدهاي ميانبر را طبق سليقه و خواست خودشان تعريف مي کنند. بعد از تعيين ميانبرهاي جديد بايد يک بار جيميل را ببنديد و باز کنيد تا دکمه هاي جديد کار کنند.
5- Message Sneak Peek
روزانه تعداد زيادي ايميل دريافت مي کنيد که به دلايل مختلف امکان جمع و جور کردن آنها را با فيلتر نداريد. پس بايد يکي يکي آنها را باز کرده و پس از خواندن، درباره کار مورد نياز آنها تصميم بگيريد.
چه مي شد اگر بدون صرف زمان براي باز کردن و جابجايي بين ايميل هاي دريافتي، از متن آنها مطلع مي شديد و درباره انجام کار لازم تصميم گيري مي کرديد؟
اين برنامه لبز، کار را براي شما بسيار آسان مي کند. در صفحه اينباکس تنها کافي است چند لحظه موس را روي عنوان ايميل نگه داريد تا متن آن در يک پنجره کوچک به نمايش درآيد. از اين راحت تر هم مي شد؟
6- Refresh POP accounts
اکانت هاي ايميل متعددتان را به حساب جيميل متصل کرده ايد و همه کارها را يکجا انجام مي دهيد. اما مشکل اينجا است که جيميل تنها ساعتي يک بار به کنترل آن اکانت ها و دريافت ايميل هاي آنها مي پردازد. مسير لازم براي انجام دستي اين کار هم آنقدر طولاني است که به زحمت اش نمي ارزد. (Settings>Accounts and import>Check mail now)
پس حتما اين قابليت را در آزمايشگاه گوگل فعال کنيد. با اين کار دکمه Refresh در بالاي جيميل، نه تنها اکانت جيميل تان را براي دريافت پيام هاي جديد ريفرش مي کند، بلکه با هر بار زدن آن تمامي اکانت هاي اضافه شده به جيميل هم به صورت خودکار ريفرش شده و پيام هاي جديد دريافت مي شوند.
7- Inbox Preview
سرعت اينترنت تان پايين است و مدتي طول مي کشد تا صفحه جيميل باز شود. معمولا اين زمان از دست رفته را به تماشاي مانيتور يا گشت در ديگر صفحات مي پردازيد.
با فعال کردن اين برنامه لبز، مدت زماني که صفحه جيميل آماده به کار مي شود، شما يک پيش نمايش متني ساده از محتواي Inbox در اختيار داريد و مي توانيد با مطالعه آن، خود را براي پاسخگويي سريعتر و مديريت بهتر جيميل آماده کنيد.
درست است که اين کار ممکن است مثلا يک دقيقه بيشتر طول نکشد و تنها مي توانيد تيتر ايميل ها را ببينيد، اما مديريت همين زمان هاي کوچک هدر رفته، مي تواند باعث تحولات خوبي در کار و برنامه ريزي تان شود.
8- Send & Archive
بسياري از اوقات روال کار با جيميل اينگونه است که ايميلي را باز مي کنيد، مي خوانيد، بر چسب مي زنيد، پاسخ مي دهيد و در نهايت آن را آرشيو مي کنيد. اما براي اين کار بايد ابتدا دکمه Send را براي ارسال ايميل زده و آنگاه به ايميل دريافتي مراجعه کرده و دکمه Archive را بزنيد. پس چه بهتر يک دکمه اضافي هم داشته باشيم که با زدن همان يک دکمه، ايميل هم ارسال و هم آرشيو شود! اين ابزار لبز همين کار را براي تان انجام مي دهد.
9- Superstars
علاقه فراواني به دکمه ستاره جيميل داريد و براي دسته بندي کارها و مشخص کردن ايميل هاي مهم از آن استفاده مي کنيد. اما از اينکه تنها يک عدد ستاره زرد يا آبي رنگ در اختيار داريد و همه کارهاي ستاره دار در نگاه اول يک شکل ديده مي شوند، شاکي هستيد.
به سراغ سوپر استار در آزمايشگاه جيميل مي رويد و اين قابليت را فعال مي کنيد. حالا ديگر چندين ستاره و علامت متفاوت و با رنگ هاي کاملا مشخص براي ستاره زدن ايميل هاي تان در اختيار داريد. موفق باشيد.
نکته: بعد از فعال کردن اين ابزار، به تب جنرال برويد. مي بينيد که در بخش Stars علاوه بر 4 شکلي که براي تان فعال شده اند، چندين شکل ديگر هم قابل استفاده اند. تنها کافي است آنها را از سطر پاييني (Not in use) به سطر بالايي (In use) بکشيد و براي فعال شدن شان دکمه Save Change را در پايين صفحه کليک کنيد.
10- Signature Tweaks
اگر دقت کرده باشيد جيميل امضاي شما را هميشه در پايين ترين بخش متن ايميل قرار داده و آن را با -- از بقيه متن جدا مي کند. خب، جايگاه ثابت و خوبي هنگام ارسال ايميل است. اما هنگامي که با ريپلاي به ايميلي پاسخ مي دهيد، امضا به گونه اي قرار مي گيرد که چندان خوب ديده نمي شود و به نظر مي رسد جدا از ايميل است. متن پيام دريافتي هم ديواري بين متن پاسخ شما و امضاي جيميل تان است.
اما اگر اين قابليت لبز را فعال کنيد، امضاي شما همواره بالاي متن ايميل دريافتي و درست زير پاسخ ارسالي تان قرار مي گيرد. حالا ديگر به راحتي ديده مي شود، پس به فکر يک امضاي زيبا و کاربردي باشيد.
11- Sender Timezone
با افراد زيادي در نقاط مختلف دنيا در تماس هستيد. ايميل هاي تان هم بهتر است در ساعات کاري ارسال گردند تا نتيجه بهتري بگيريد. پس بايد دائم در حال تبديل زمان ها و محاسبه منطقه زماني براي هر فرد باشيد.
اما با فعال کردن اين ابزار لبز، کار خيلي راحت تر مي شود. در کنار نام هر يک از گيرنده هاي ايميل يک علامت تلفن اضافه مي شود. وقتي اين علامت سبز رنگ است، نشان دهنده اين است که الان ساعت کاري (9 صبح تا 6 بعدازظهر) وي در محل زندگي اش است. تلفن قرمز رنگ هم نشان دهنده اين است که الان ساعت کاري در آن منطقه زماني تمام شده است.
12- Back to BETA
شما هم جزو آن گروه کاربران جيميل هستيد که دلتان براي عبارت Beta زير لوگوي آن تنگ شده و بدون آن جيميل براي تان صفايي ندارد؟ پس اين برنامه را در آزمايشگاه گوگل فعال کنيد تا همان لوگوي قديمي با عبارت بتا در جيميل تان به نمايش در آيد!
آزمايشگاه جيميل يک ساختمان کوچک و پر از خلاقيت است. در اينجا تنها به چند مورد از پرکاربردترين ابزارهاي آن پرداختيم. چرا خودتان سري به آن نمي زنيد و به گردش نمي پردازيد؟ اين بخش از جيميل مدت ها مي تواند سرگرم تان کرده و بسياري از کارها را براي تان آسان کند. جالب اينکه هميشه در حال تغيير است و ابزارهاي موجود در آن بر حسب استقبال يا عدم استقبال کاربران، تغيير مي کنند.
منبع:درسنامه ارسال توسط کاربر محترم سايت :king007