جيميل براي داشتن يک زندگي منظم تر ساخته شده است تا به وسيله ابزارهايش به شما کمک مي کند تا کارهاي روزانه را هم با آن مديريت و سازماندهي کنيد. منظور از کارهاي روزانه مي تواند هر چيزي باشد. هر يک از ما در طول روز کارهاي مختلفي را انجام مي دهيم. هر چقدر بهتر بتوانيم کارهاي روزانه و برنامه هاي بلند مدت مان را مديريت کنيم احتمال موفق شدن در مسير مورد نظر بيشتر خواهد بود.
به کلمه «کار» يا «تسک - Task» دقت کنيد. در اين درس آن را زياد مي شنويد. کار مي تواند هر چيزي باشد. براي مثال امروز بايد براي خريد بيرون برويد. ليست خريد شما شامل: تخم مرغ، خميردندان و سيب زميني، «کارهايي» است که بايد انجام بدهيد. خواندن فصل سوم کتاب درسي رياضي هم يک کار محسوب مي شود. در اين درس مي خواهيم به طور خلاصه بگوييم که چگونه مي توان از جيميل و امکانات اش براي مديريت «کارها» استفاده کرد.
دو شيوه براي استفاده از جيميل جهت مديريت کارها وجود دارد که هر يک مزايا، معايب و طرفداران خود را دارد. يکي استفاده از فيلترها و ليبل هاي جيميل براي ليست کردن کارها است و روش جديدتر، گزينه Tasks در جيميل است که به صورت جداگانه مي توانيد به مديريت کارهايتان بپردازيد.

استفاده از امکان Tasks جيميل براي سازماندهي کارها
 

جيميل مدتي است که گزينه اي به نام Tasks را به منوي سمت چپ خود در زير لينک Inbox اضافه کرده است که کمک زيادي به مديريت کارهاي روزانه و همچنين برنامه ريزي هاي آينده مي کند. استفاده از اين امکان مطمئنا کمک بزرگي به افزايش کارآيي و کاهش اتلاف وقت خواهد کرد. در اينجا به صورت مرحله به مرحله کار با بخش مديريت کارهاي جيميل را بررسي مي کنيم و در اين مسير تا حدي از روشي به نام جي تي دي (GTD) کمک مي گيريم.
جي تي دي يک شيوه سازماندهي کارها و مديريت آنها است که توسط ديويد آلن ابداع شده است. در روش جي تي دي هدف اصلي اين است که فرد تمامي کارها و تسک هاي اش (امور محوله، وظايف) را از ذهنش خارج کرده و آنها را در جاي مشخصي ثبت، اولويت بندي و مرتب نمايد. آنگاه با فراغ بال به انجام آنها بپردازد. با اين کار، ذهن بدون درگيري با کارها و فعاليت براي نظم دهي آنها و به ياد آوردن شان، تنها بر روي انجام کاري که اولويت آن فرا رسيده تمرکز مي کند.
در اينجا هدف ما آموزش روش GTD نيست، بلکه تنها مي خواهيم به شيوه هاي موجود براي استفاده از جيميل جهت نگه داري تسک و کارها بپردازيم. زيرا هميشه ايميل مان باز است و در حال کار مي توانيم مرتب به آن سر بزنيم. البته بهترين ابزار استفاده از اين سيستم مديريتي مي تواند يک دفتر يادداشت جيبي باشد! اما افراد زيادي وجود دارند که از اين امکان جيميل براي مديريت بهتر زندگي استفاده مي کنند. شروع مي کنيم...
1- لينک Tasks در منوي سمت چپ جيميل را کليک کنيد، تا پنجره کوچکي در پايين و راست صفحه جيميل باز شود.
2- در اولين قدم ليست هاي مورد نيازتان را ايجاد کنيد. در پنجره Tasks روي آيکون سمت راست و پايين پنجره کليک کرده و گزينه New list را براي ايجاد ليست کاري جديد، کليک کنيد. در کادر باز شده نام ليست تازه را بنويسيد. براي هر گروه از کارهاي تان يک ليست بسازيد: خانه، شرکت، ماشين، مدرسه و… البته بسته به شيوه اي که انتخاب مي کنيد اين نامگذاري تفاوت دارد. مثلا مي تواند اينگونه باشد: کارهاي احتمالي، کارهاي معوقه، کارهاي محول شده، کارهاي در انتظار انجام.
3- مي توانيد هر يک از ليست هاي ساخته شده و يا ليست پيش فرض اوليه جيميل را تغيير نام دهيد. براي اين کار از همان آيکون سمت راست گزينه Rename list را انتخاب کنيد و در کادري که باز مي شود، نام جديد را بنويسيد.
4- از کليد + پايين پنجره Tasks براي اضافه کردن «کار جديد» استفاده کنيد. حال با کليک در کادر اضافه شده در بالاي پنجره عنوان کار را بنويسيد. در سمت چپ هر کار هم يک مربع وجود دارد که بعد از انجام کار تيک خواهد خورد.
5- با کليک بر روي علامت < کنار هر کار، مي توانيد جزئيات بيشتري را به آن بيافزاييد. در باکس اول، تاريخي را که کار بايد انجام شود اضافه مي کنيد. در باکس بزرگتر هم مي توانيد توضيحات مربوط به هر کار را اضافه کنيد. مثلا اينکه در رابطه با کدام پروژه است و يا به چه کسي محول شده است.
6- حال شروع کنيد، تمامي کارهاي تان را به ليست پيش فرض اضافه کرده و ذهن تان را خالي و آماده تمرکز بر اولويت ها نماييد. حتي کارهايي را که براي تان ايميل مي شود به راحتي مي توانيد تبديل به Task کنيد. وقتي ايميل را باز کرديد، بر روي دکمه more actions کليک کرده و گزينه Add to Tasks را انتخاب کنيد. ايميل مورد نظر به صورت خودکار به ليست پيش فرض در Tasks اضافه مي شود.
7- حال نوبت به اولويت بندي و مرتب کردن کارها مي رسد. هر تسک را باز کرده و از طريق گزينه Move to list آن را به ليست مربوط به خود منتقل کنيد. ايميل هايي را هم که به عنوان تسک اضافه کرده ايد، به همين صورت مرتب نماييد.
8- برخي اوقات يک کار از چند زير مجموعه کوچک تر تشکيل شده، يا اينکه دسته اي از کارها مربوط به يک پروژه خاص هستند. در Tasks جيميل به راحتي مي توانيد کارها و زير مجموعه هاي آنها را به صورت شاخه و زير شاخه مرتب کنيد. براي اين کار، وقتي روي يکي از کارهاي ليست هستيد، از منوي Actions پايين همين پنجره، گزينه Indent را انتخاب کنيد تا به عنوان زير مجموعه کار بالايي اش قرار گيرد. کليد Tab هم اين را براي تان انجام مي دهد.

استفاده از فيلتر و ليبل براي ساماندهي کارها به شيوه GTD
 

1- ابتدا همه چيز را از ذهن تان خارج کرده و در ايميل تان وارد کنيد. بسيار ساده است، کارهاي تان را براي خودتان ايميل کنيد تا در Inbox ليستي از تمام کارها داشته باشيد. هر کار را در يک ايميل جداگانه ارسال کنيد. ايميل خودتان را داده و عنوان کار با توضيحات لازم را در بخش سابجکت ايميل بنويسيد. Body را خالي گذاشته و ايميل را ارسال کنيد.
2- حال همانند شيوه قبلي دسته بندي کارهاي تان را مشخص کنيد. براي هر دسته يک ليبل ايجاد کنيد. حتي مي توانيد براي هر پروژه جداگانه ليبل خاص آن را ايجاد کنيد. مثلا تغيير دکور آشپزخانه مي تواند پروژه فعال شما باشد. مي توانيد رنگ هاي مختلفي را هم براي ليبل ها انتخاب کنيد. در ابتداي نام ليبل ها هم علامتي مانند @ يا ! را انتخاب کنيد، تا آنها را در بالاي ليست ليبل ها و جدا از ليبل هاي معمولي جيميل مشاهده کنيد.
3- کارهاي ليست شده در Inbox را براساس دسته بندي تان، ليبل زده و آنها را بايگاني (Archive) کنيد. کار اولويت بعدي را هم با کليک بر روي ستاره سمت چپ آن، علامت دار و مشخص کنيد.
4- حال نوبت به انجام کارها مي رسد، به ترتيب آنها را انجام دهيد و پس از اتمام هر کار، ليبل آن را حذف کنيد تا فقط کارهاي انجام نشده در هر پوشه باقي بمانند. مي توانيد کارهاي انجام شده را به صورت عادي آرشيو کرده و يا ليبلي مانند «انجام شده» ايجاد کرده و بر روي آنها اعمال کنيد. با اين کار آنها را از ايميل هاي عادي آرشيو شده جدا مي کنيد و جستجو در آنها راحت تر مي شود. فراموش نکنيد علامت ستاره هر کار انجام شده را هم حذف کرده و کار بعدي را ستاره دار کنيد.
5- خب براي اينکه به دنبال کاري که بايد هم اکنون انجام دهيد در ميان ليست ها و پرژه ها نگرديد، کار بعدي هر ليبل را با ستاره مشخص کرده بوديم. تنها کافي است که بر روي گزينه Starred در زير لينک اينباکس کليک کنيد، تا ليست تمام کارهاي اولويت دار مربوط به پروژه هاي مختلف را يکجا ببينيد. اپراتورهاي جستجوي جيميل هم که قبلا درباره آنها صحبت کرديم، اينجا خيلي به درد مي خورند.
6- يک کلک ديگر هم مي تواند مشخص کردن يک علامت اختصاري براي هر گروه کاري باشد. لحظه اي که مي خواهيد که کاري را براي خودتان ايميل کنيد، علامت اختصاري مربوط به ليبل مورد نظر را هم در انتهاي توضيحات آن در کادر سابجکت بنويسيد. مثلا کارهاي مربوط به خانه را با H يا HU يا KH مشخص کنيد. حال به سراغ فيلترها رفته و براي ايميل هاي با هر علامت ويژه يک فيلتر بسازيد تا به صورت خودکار ليبل خورده و آرشيو شوند.
7- ايميل هايي را هم که دريافت مي کنيد، به سادگي ليبل زده و هر کدام را که لازم است به يک کار يا تسک تبديل کنيد. با اين کار هميشه اينباکس مرتب و تقريبا خالي در اختيار خواهيد داشت.
به شما قول مي دهيم بعد از مدتي به اين روش براي مديريت کارهايتان اعتياد پيدا مي کنيد و مي بينيد که همين امکان به ظاهر ساده چه تاثيري روي بهتر انجام دادن کارهايتان مي گذارد. هنوز دو درس ديگر در مقابل داريد که در آنها به اصول مديريت ايميل مي پردازيم تا استاد مديريت کارها و ايميل ها شويد.
منبع:درسنامه
ارسال توسط کاربر محترم سايت :king007