بر خلاف تصور موجود در مورد کاغذ به عنوان يک انتقال دهنده قديمي و پرهزينه اطلاعات، شرکت ها هنوز دوست دارند از آن استفاده کنند. کاغذ قابل لمس، متداول و در بسياري موارد نشانگر اولين راهي است که شرکتها با کارمندان، شرکا و مشتريان همکاري متقابل دارند. با اين همه، مشکلات طبيعي در دنبال کردن، ذخيره سازي، وارد کردن مجدد اطلاعات و جابجايي، کاغذ خسارات مالي عظيمي بر شرکت ها تحميل مي کند. حتي اسنادي که به فرمت الکترونيکي تبديل شده اند، معمولا به طور عمده ثابت هستند. اگر اسناد شرکت بتوانند در فرايندهايي که با آن مواجه مي شوند فعال گردند و طبق نياز متناسب گردند، براي راندمان شرکت چه معنايي ممکن است داشته باشد؟ خب، اگر آنها بتوانند هوشمند شوند چطور؟
اگر اسناد الکترونيکي هنوز براي انجام تمام کارهايمان آماده نيستند، برخي از آنها حداقل کم کم وارد ميدان مي شوند. اسناد هوشمند که اسناد "فعال" هم خوانده مي شوند، محتوياتي فعال هستند که از کد کار گذاشته شده و قابل اجرا جهت مشارکت در فرايندهاي تجاري، استفاده مي نمايند. اسناد هوشمند اساسا از XML استفاده مي کنند که مي تواند نشانگر انواع داده ها باشد و قابليت انتقال بالايي دارد. اين اسناد مي توانند فراينده ها را از طريق راه اندازي جريان کار، انتقال داده ها به ديتابيس هاي back-end و بالعکس، و به روزرساني خودشان همانگونه که قوانين شرکت تعيين مي نمايند، کارآمدتر سازند. مدافعان معتقدند که اسناد فعال شيوه کنترل اطلاعات توسط شرکت ها و چگونگي تعامل کاربران با آن را به صورت تسهيل همه امور از فعاليت هاي کارآمدتر و همکاري بيشتر تا پذيرش نظارتي بهتر را تغيير خواهند داد. اما در حاليکه برخي از شرکت ها مي توانند بازگشت سرمايه را از طريق اتوماتيک کردن يک فرايند پر هزينه بوسيله يک اينترفيس سند هوشمند محقق سازند، مثلا ثبت مزاياي بيمه يا تغييرات ناشي از کسر حقوق، کار طراحي درست جهت مهندسي مجدد فرايندها، ترسيم جريانات کاري وتعيين طرح هاي کلي XML براي تعيين دوباره هدف XML مي تواند پيچيده باشد.
Carl Frappaolo، معاون گروه مشاور Delphi واقع در بوستون مي گويد: يک سند هوشمند حاصل نهايي خوبي است، اما کار طراحي، از روي ترس نيست. مشکل در عقب نشيني و جداسازي فرايندها مي باشد.براي نشان دادن يک فرايند به يک سند، شما بايد آنرا به قطعات محدودي تجزيه نماييد. او مي گويد اين تجزيه نيازمند آن است که تحليلگران شرکت با بخش IT همکاري نزديک داشته باشند تا تعيين کنند هوش تجاري در کجا وجود دارد، قوانين تجاري را طراحي کنند که رفتار سند را سبب شوند و جريانات کاري را ترسيم نمايند که چرخه زندگي يک سند را تعيين نمايند. گر چه تحليلگران مي گويند اسناد فعال، اجزاي اصلي مدارک فني به روز شونده و ساير رکوردهاي اغلب در حال تغيير خواهند شد، امروزه عمده ترين کاربرد اين ايده در فرم هاي الکترونيکي (e-forms) است. شرکت Adobe Systems و شرکت مايکروسافت بعنوان دو قدرت عظيم در حال ورود به بازاري هستند که تامين کنندگان قديمي از قبيل شرکت PureEdge Solutions شرکت Verity و شرکت FileNet را در کنار خود دارند.
Intelligent Document Platform شرکت Adobe يک معماري سرويس گرا است که طراحي فرم ها و اجزاي جريان کار و نيز کلاينت Acrobat Reader فراگيرش (که اکنون Adobe Reader ناميده مي شود) و Portable Document Format يا PDF را شامل مي شود. در همين حين، مايکروسافت پشتيباني گسترده اي براي XML و سرويس هاي وب درون مجموعه Office 2003 خود تعبيه نموده است و Infopath يک طراحي فرم هاي الکترونيکي و محصول مسيرياب را ارايه مي نمايد. Toby Bell، تحليلگر شرکت Gartner در استامفورد واقع در کانکتيکات مي گويد: توليد فرم هاي کاغذي بي نهايت گران است و آنها بر مبناي آنچه مي توانند ذخيره سازند، محدودند. فراخواني اطلاعات و منطق فرايند به يک فرم هوشمند امکان جمع آوري اطلاعات از برنامه هاي کاربردي back-end و ارسال آنها را مي دهد. او مي گويد مهمتر اينکه يک فرم هوشمند مي داند کجا قرار است برود و چه کاري قرار است انجام دهد.

? سرويس دهي به مشتريان داخلي
 

شرکت Bright Horizons Family Solutions، يک ارايه دهنده خدمات نگهداري کودک و آموزش مقدماتي که از طرف کارفرما پشتيباني مالي مي شود، از فرصت استفاده از فرم هاي الکترونيکي براي اتوماتيک سازي فرايندهاي تغيير در موقعيت کارمند بهره برد. Tim Young، معاون بخش IT مي گويد Bright Horizons با 16000 کارمند در بيش از 500 نقطه سراسر دنيا دريافت که فرايندهاي مبتني بر کاغذ براي تغييرات کارمندان بسيار وقت گير و در معرض اشتباه بودند. Watertown، شرکتي واقع در ماساچوست از Adobe Intelligent Document Platform استفاده مي نمايد. Bright Horizons در حال اتوماتيک سازي فرايندهاي فرم مزايا و حقوق پرداختي کارمندان است و درصدد مي باشد همين کار را براي فرم هاي ساعات کار و هزينه هاي سرمايه اي نيز انجام دهد. Young مي گويد: ما مي خواستيم به کارمندان بهتر خدمت کنيم و هزينه هاي فعاليت را کاهش دهيم. اکنون تمام اين موارد به کمک هوشمندي تجاري در پس فرم ها براي ما شکل گرفته اند. بنابراين اگر نياز به تاييد باشد درون جريان کار تعبيه شده است.
Bright Horizons از طريق پر کردن فيلدهاي فرم از قبل در هزينه ها صرفه جويي کرده است. تيم شرکت اين کار را از طريق استخراج اطلاعات از يک بانک اطلاعاتي SQL Server هنگامي که کارمندان وارد اينترانت شرکت مي شوند، انجام مي دهد، که بدين نحو کمک هدايت شده را از طريق منوهاي drop-down فراهم ساخته و از هوشمندي تجاري، روشي که فيلدها پر مي شوند را به اجرا در مي آورد، استفاده مي کند. پس از اينکه يک فرم کامل مي شود، تبديل به يک سند PDF مي گردد و از طريق سرور جريان کار Adobe بطور خودکار به مديران مربوطه و سپس به سيستم پرداخت حقوق شرکت ارسال مي شود. Grant.gov ورودي که افراد مي توانند از موقعيت هاي مالي موجود از 26 آژانس فدرال آمريکا مطلع شده و بطور الکترونيکي آنها را درخواست کنند، از نرم افزاري از PureEdge Solutions، Victoria واقع در British Columbia استفاده مي نمايد. اين مدخل يکي از 25 ابتکار دولت الکترونيکي است که Office of Management and Budget آغاز نموده است.
Rebecca Spitzgo، مدير برنامه Grants.gov مي گويد Department of Health and Human Services آمريکا بعنوان واسطه بين آژانس هاي اعطا کننده و متقاضيان بايد بدقت از سيستم هاي بکار گرفته شده توسط کلاينت ها در هر دو طرف پشتيباني نمايد. براي مثال، بجاي ملزم ساختن شهروندان به استفاده از ارتباطات dial-up جهت پرکردن يک فرم کمک مالي بصورت آن لاين، آژانس PureEdge را مستقر نمود تا بسته هاي برنامه کاربردي را قابل download نمايد. Spitzgo مي گويد کاربران جهت مشاهده و تکميل فرم ها، يک کلاينت قابل download را اجرا مي نمايند. Grants.gov از PureEdge جهت ساختن فرمت هاي اديت درون فيلدهاي داده ها استفاده مي کند تا اطمينان حاصل گردد بار اول آنها بدرستي پر مي شوند و نيز محاسبات را انجام مي دهد. وقتي کاربران يک فرم را کامل مي کنند روي کليدي کليک مي کنند تا آنرا تحويل دهند. Grants.gov سپس فرم دريافتي را به يک فايل Acrobat PDF تبديل مي نمايد، يک فايل داده فرمت شده XML مي سازد و هر دو را به آژانس مربوطه مي فرستد. Spitzgo مي گويد: Grants.gov آنچه آژانس ها با داده هاي XML انجام مي دهند را تعيين نمي کند، اما اکثريت از آن جهت جلوگيري از ورود مجدد داده ها استفاده مي کنند. کارمندان Grants.gov يک طرح XML کلي براي بخش هايي از قبيل صفحه اول فرم کمک مالي طراحي کرده اند تا آژانس ها بتوانند مجدد از آن استفاده نمايند.

? XML نشانه جايگاه مورد نظر است
 

امروزه، XML در ايجاد اسناد هوشمند عامل اصلي است. XML به تعيين اجزاي سند از قبيل صفحه بندي کمک مي کند، به محتوا امکان جداشدن از بخش معرفي را مي دهد و اينکه طبق نياز مورد استفاده و انتخاب مجدد قرار مي گيرد. Joshua Duhl، تحليلگر IDC در فرامينگهام، ماساچوست مي گويد اسناد هوشمند معمولا از ساختارهاي سرويس هاي وب براي فراخواني و دريافت مقادير داده استفاده مي کنند. سرويس هاي وب به طور روز افزون دورتا دور سيستم هاي اصلي شرکت از قبيل حسابداري، ديتابيس هاي مديريت فهرست و محتوا را جهت انتقال داده ها احاطه مي کنند. او مي گويد: شما براي انواع خاصي از برنامه هاي کاربردي با به روزرساني هاي فراوان- برنامه هاي کاربردي زنجيره تدارکات، فرايندهاي مراقبت بهداشتي- يک سند فعال مي خواهيد. در يک آزمايش نرم افزار فرم هاي الکترونيکي Liquid Office از سوي Verity واقع در کاليفرنيا، از XML جهت تاييد، انجام محاسبات و ورود پيشاپيش اطلاعات کاربر درون انواع مختلفي از فرم ها استفاده خواهد نمود.
Bill Roach، هماهنگ کننده EDMS شرکت CRM فرمانداري ايالتي مي گويد: XML فرصت هايي که مدت هاي طولاني بدنبالش بوديم را فراهم مي کند: حذف ورودي اطلاعات و بازشماري آن. وقتي ما در XML اطلاعات داريم، مي توانيم آنرا جمع و جور کرده و به طور خودکار به برنامه هاي کاربردي [back-end] بفرستيم. XML مي تواند يک تصوير يا يک PDF براي ما بسازد يا آن را در فرمت اصلي اش ذخيره سازد و فقط آنرا به درون يک سيستم حفظ رکوردها بفرستد. Liquid Office فقط بخشي از زير بناي EDMS يا Electronic Document Management System (سيستم مديريت اسناد الکترونيکي) بسيار بزرگتر ايالت است، که شامل Verity Teleform، FileNet Content Manager و محصولات روند کاري شرکت KnowledgeLake مي باشد.John Gouryrell، يک تحليلگر پروژه در Sound Transit واقع در سياتل انتظار دارد قابليت هاي گسترده XML در Infopath و مجموعه Office 2003 مايکروسافت تسهيم داده ها با سيستم هاي back-end از قبيل نرم افزار PeopleSoft ERP خود را آسان سازد. سيستم انتقال منطقه اي از Infopath جهت تبديل يک فرايند پرداخت حقوق مبتني بر کاغذ که يک ماه طول مي کشيد کامل شود به يک فرايند فرم هاي الکترونيکي که چهار تا هشت ساعت زمان مي برد استفاده نمود. Gartrell مي گويد Sound Transit هنوز استفاده از XML را آغاز نکرده است، اما ما در حال ادغام Infopath با ديتابيس SQL Server 2000 خود هستيم، ضمن اينکه Infopath تمام XML را کنترل مي کند.
Duhl مي گويد همچنان نقش اسناد فعال در شرکت گسترش مي يابد، بايد قابليت هاي جديدتر از قبيل امضاي ديجيتالي را بهتر پشتيباني نمايند. بدليل نيازهاي پذيرش نظارتي مثل آنهايي که در Sarbanes-Oxley Act هستند، فروشندگان نيز بايد مطمين شوند که اسناد الکترونيکي مي توانند دقيقا به همان صورت که روي کاغذ هستند ارايه گردند. Duhl مي گويد PDFهاي Adobe در اين زمينه گوي سبقت را ربوده اند. در همين حين، شرکت ها بايد به مسايل زيربنايي و فرايند متعددي جهت استفاده از مزايايي که اسناد متناسب شونده مي توانند بدنبال داشته باشند، بپردازند. Duhl مي گويد: در حاليکه اسناد فعال يک ايده و اينترفيس بسيار خوبي هستند، حتي در سطح فرم ها فرايندهاي تجاري را در سطحي بسيار اساسي تحت تاثير قرار مي دهند. اين فراتر از تکنولوژي مي رود و بر شيوه فعاليت افراد اثر مي گذارد.

? سه گونه اصلي اسناد فعال
 

1) فرم هاي فعال
اين فرم ها با کاربران و فرايندهاي مبتني بر فرم ها از قبيل بيمه، برنامه هاي پرداخت حقوق و مزايا تعامل دارند. فرم هاي فعال با استفاده از قوانين تجاري مطمين مي شوند که فيلدها بدرستي پر مي گردند و اينکه آنها مي توانند خود را با اطلاعات کاربر از سيستم هاي back-end پر نمايند. پس از تعامل، آنها مي توانند يک روند کاري را راه بياندازند که آنها را به اشخاص مربوط هدايت مي کند و ديتابيس هاي مناسب را به روز مي رساند.
2) اسناد فعال
اين اسناد غير مرتبط به فرم ها که تاحدودي با تواناييشان در صفحه بندي شدن شناخته مي شوند ممکن است دفترچه هاي راهنماي فني، طرح هاي تنظيم شده يا گزارشات شخصي 401(K) را در بر گيرند که به محض تغيير داده هاي back-end و ورود اطلاعات جديد روي front end خود را Update مي کنند. براي مثال، اسناد فني مربوط به يک هواپيما ممکن است به يک مکانيک امکان دهد به عنوان مرحله اي در يک فرايند زنجيره تدارکات روي لينکي کليک کند تا قطعات را سفارش دهد، ضمن اينکه هنگاميکه قطعات جديد نصب شوند سند خود را Update مي نمايد.
3) تصاوير گرافيکي فعال
اينها که معمولا بخشي از اسناد فعال بزرگتر هستند از اجزاي گرافيکي مبتني بر XML از قبيل تصاوير گرافيکي برداري قابل اندازه گيري تشکيل مي شوند که با متن و کاربر در ارتباطند. يک تصوير گرافيکي فعال ممکن است مونتاژ يک موتور را به تصوير بکشد و به کاربر امکان دهد تا درون ساختار به حرکت درآيد. ضمن اينکه وقتي سند بزرگتر تغيير مي کند خود را Update مي کند.
منبع: آفتاب متن مقاله
ارسال مقاله توسط کاربر محترم سايت : Kym Gilhooly