در کار و بيزينس، قوانين آداب معاشرت فقط شامل رفتارهاي شما در اداره و محتويات ايميلتان نمي شود، اين قوانين اتيکت و آداب مکالمات شما با همکارانتان را هم در بر مي گيرد. معمولاً تصور مي شود که اتيکت مکالمات کاري را بايد در مکالمات رو در رو رعايت کرد، اما پشت تلفن هم اين موارد صادق است. در هر دو مورد، الزامات قديمي گوش دادن و حرف زدن بايد در مرکز توجه قرار گيرد. ممکن است مکالمه کوتاهي با سوپروايزرتان داشته باشيد، يا قبل از بستن قرارداد يا زنگ زدن به نمايندگان شرکت هاي ديگر، با يک مشتري جديد مسائل را بررسي کنيد.
مهم نيست که کداميک از اين موارد هدف شما براي مکالمه باشد، اينکه بدانيد چه بگوييد و چطور به حرف هاي طرف مقابل گوش دهيد، مي توانيد پله اي براي موفقيت بيشتر شما در کار، يک شراکت جديد و يا فقط يک مکالمه لذت بخش باشد. وقتي کسي با شما احساس راحتي مي کند، شما هم با آنها احساس نزديکي و راحتي بيشتري خواهيد کرد و دست يافتن به اهدافتان (شبکه سازي، متقاعد کردن و ...) به طور طبيعي ميسر خواهد شد. اين مسئله نه تنها به شما کمک ميکند به آنچه که ميخواهيد برسيد، بلکه احترام زيادي هم براي شما کسب خواهد کرد. حال اجازه بدهيد به برخي از اصلي ترين اصول و روش مکالمات کاري و تجاري بپردازيم.

? رسمي باشيد

رسمي بودن اهميت بسيار زيادي دارد. در کار و بيزنس، بايد تا مي توانيد باکلاس و رسمي باشيد. از نحوه دست دادن شروع کنيد و اگر به کسي معرفي مي شويد، از عنوان (مثل آقا، خانم و ...) استفاده کنيد، مگر اينکه طرف مقابل خود از شما بخواهد که او را با نام کوچک صدا کنيد. منطقاً نحوه دست دادن براي پشت تلفن کاربردي ندارد، اما مسئله عنوان براي صدا کردن افراد، پشت تلفن هم بايد رعايت شود. مهمتر اينکه، وقتي نامي را مي شنويد، هيچوقت نبايد آنرا فراموش کنيد. به خاطر داشتن نامها، نشانه احترام است، پس هر کاري که از دستتان برمي آيد انجام دهيد تا نام افراد را در حافظه تان نگه داريد. يک راه ساده براي اينکار، به کار بردن اسم آنها در مکالمه و گفتگويتان با آنها و بهتر از آن معرفي کردن آنها به کسي ديگر است.
هرچه مکالمه جلوتر مي رود، رسميت خود را همچنان حفظ کنيد و اجازه ندهيد هيچيک از عادات ناپسندتان، جلوه کند. مثلاً جويدن آدامس، صحبت کردن حين غذا خوردن يا نوشيدن حين حرف زدن، خارج از ادب است. در عوض سعي کنيد هنگام غذا خوردن لقمه هاي کوچک برداريد و پشت تلفن هم از خوردن خودداري کنيد. وقتي صحبت تان رو به پايان است، دست دادن خاتمه کار، يادآور شدن نام فرد مقابل، و دادن کارت ويزيتتان را فراموش نکنيد. با حفظ کلاس و شخصيت خود در جايجاي مکالمه، فردي معتمد به نفس و بانزاکت به چشم خواهيد آمد. موقع خاتمه دادن به مکالمات تلفني، حتماً از فرد مقابل براي اينکه برايتان وقت گذاشته تشکر کنيد و ابراز اميدواري کنيد که در آينده اي نه چندان دور دوباره با وي تماس گرفته يا از نزديک وي را ملاقات خواهيد کرد.

? در مورد موضوعات مطمئن و بي خطر صحبت کنيد

کلماتي که از دهانتان بيرون مي آيند، کليد يک مکالمه کاري موفق هستند. دقيقاً مثل زمانيکه در دادگاه هستيد، هر حرفي که بزنيد، مي تواند برعليه شما مورد استفاده قرار گيرد. حتي يک کلمه بد مي تواند به قيمت بقيه زندگي کاريتان تمام شود. يک مکالمه کاري به هيچ عنوان نبايد احساسي باشد، بايد کاملاً اصولي و به دور از نمايش باشد. موضوعاتي که هيچوقت نبايد در مورد آنها صحبت کنيد، موضوعاتي هستند که حول مذهب و پول مي چرخند. اگر کسي سعي دارد شما را در مبحثي که به نظرتان بحث انگيز و جدال آميز است، درگير کند، به هيچ وجه منحرف نشويد. اين نقطه نظرات را ناديده بگيريد و اگر به صورت اتفاقي کس ديگري احساسي شده و صدايش را بلند کرد، سعي کنيد و با توني ملايم و آرام موقعيت را آرام کنيد. پس در مورد چه موضوعاتي بايد حرف بزنيد؟ يک موضوع مطمئن و غير کاري موضوعي است که به هيچ عنوان بحث انگيز نبوده و هيچ دشمني هم ايجاد نکند.
درميان متخصصين، موضوعات متداول عبارتند از ورزش، موضوعات و اتفاقات روز، پيش زمينه شخصي شما، و البته کارتان. صحبت کردن درمورد کارتان بسيار عاقلانه است اما گاهي اوقات افراد به کمي تنوع نياز دارند. پس وقتي مي خواهيد درمورد کارتان با آنها حرف بزنيد، دقت کنيد که درمورد موضوعات تکراري مثل رئيستان و همکارانتان نباشد، مگر اينکه بخواهيد يک مطلب جالب درمورد آنها بگوييد.

? زياد حرف نزنيد

درست مثل يک مکالمه شخصي خوب، يک ارتباط کاري باکيفيت و خوب هم مستلزم يک جريان متعادل است. بعضي از ما واقعاً عاشق حرف زدن هستيم، که البته بد نيست چون نشاندهنده اجتماعي بودن ماست، اما براي کسي که شما را خوب نميشناسد، اين مسئله در يک موقعيت کاري آزار دهنده خواهد بود. کدام بدتر است: کسي که عنان يک مکالمه را در دست مي گيرد، يا کسي که بدون اينکه بداند، عنان يک مکالمه را در دست مي گيرد؟ هر دو اينها خوب نيست، پس شما هم سعي کنيد از چنين موقعيت هايي اجتناب کنيد. مي توانيد با مشغول کردن خود به يک کار، خودتان را از افتادن در اين دامها دور نگه داريد. اگر سوالي از شما پرسيده مي شود، پاسختان را در کمتر از 60 کلمه ادا کنيد. البته از دادن پاسخ هايي که بيشتر از چند کلمه نيستند هم خودداري کنيد.
هدف اين است که جريان مکالمه را يکنواحت نگه داريد تا طرف مقابل توجه و دقت لارم به صحبت هايتان داشته باشد. در مکالمات تلفني هم بايد دقت زيادي اعمال کنيد چون از آنجا که نمي توانيد فرد مقابلتان را ببينيد، نمي توانيد ميزان دقت آنها را به حرفهايتان بسنجيد. وقتي صحبت نمي کنيد، اجازه بدهيد طرف مقابل صحبتش را تمام کند و به هيچ وجه در حرفهاي او بپريد و حرفهايشان را شما تمام نکنيد. وقتي نوبت به حرف زدن شما ميرسد، آنها هم همان ميزان احترام را برايتان مبذول مي دارند. همانطور که با طرف مکالمه تان با احترام برخورد مي کنيد، حتماً با همراهان آنها هم با همان ميزان احترام رفتار کنيد. اين نوع رفتار نشان دهنده خلوص و صميميت شماست. وقتي بتوانيد از حرف زدن بيش از حد خودداري کنيد، مطمئن باشيد که حرف هايتان شنونده بيشتري پيدا خواهد کرد و افراد احترام بيشتري براي شما و صحبت هايتان قائل خواهند بود.

? خوب گوش کنيد

اگر بتوانيد از حرف زدن بيش از حد دوري کنيد، بايد بتوانيد مثل حرفه اي ها گوش کنيد. گوش دادن به حرف هاي طرف مقابل اين امکان را فراهم مي کند بيشتر با او آشنا شويد و ارتباط سالمتري با او برقرار کنيد. علاوه بر عمل ساده و ابتدايي گوش دادن، دوميت کاري که مي تونيد براي طرف مقابلتان انجام دهيد اين است که به آنها اجازه بدهيد بفهمند که شما مشغول گوش دادن هستيد. براي اين منظور مي توانيد در جواب آنها از زبان بدن (ارتباط چشمي، تکان دادن سر و ...) استفاده کنيد. هميشه نقطه نظرات کوتاهي عنوان کنيد که نشان دهد خوب به حرفهاي آنها گوش مي دهيد و مي دانيد که چه مي گويند. گوش دادن وقتي دشوار مي شود که طرف مقابلتان حرف زيادي براي زدن نداشته باشد. در اين موقعيت مي توانيد محترمانه راهتان را گرفته برويد يا بمانيد و وقتتان را تلف کنيد، اما گاهي اوقات افراد مي خواهند خودشان را خالي کنند. شما مي توانيد با سوال کردن آنها را ترغيب به حرف زدن کنيد. وقتي اينکار را انجام مي دهيد، آنها احساس راحتي و اطمينان بيشتري پيدا مي کنند و علاقه و اشتياق بيشتري نسبت به حرف زدن نشان مي دهند.

? ساده بگيريد

يک مکالمه کاري خوب بايد حداقل احساس و حداکثر سادگي را در خود داشته باشد. با اين وجود مي توانيد با ترغيب فرد مقابل به حرف زدن، دادن پاسخ هاي دقيق، و خوب گوش دادن مکالمه تان را جالب تر کنيد. اگر ادب و رسميت خود را در ارتباطاتتان حفظ کنيد، مطمئن باشيد که آداب و رسوم مکالمات کاري را خيلي خوب ياد گرفته ايد.
منبع:روزنامه تفاهم ( www.tafahomnews.com )