امروزه در عصر ارتباطات و انفجار اطلاعات، ادارات و سازمانهاي کارآمد، نياز به بهبود، توسعه و گسترش عمليات اجرايي دارند و تغيير و تحولات سريع محيطي، تحول و بهبود را در موقعيت هاي مختلف اجتناب ناپذيرکرده است.
درعصر حاضر سازمانهاي پويا براي انجام وظايف خود با مسائل بسياري مواجهند و به تناسب نوع کار، روشهاي اجرايي خاصي را درجهت دستيابي به اهداف خود طراحي و اجرا مي کنند که باتوجه به تحولات مختلف درزمينه هاي اجتماعي ـ اقتصادي ـ فرهنگي و... يکي از شرايط اساسي درتحقق اهداف و موفقيت درکار به روز نگه داشتن روشهاي انجام کار و بهينه کردن آنهاست.
روز نگه داشتن روشهاي انجام کار و بهينه کردن آنهاست.
درحقيقت سازمانها به عنوان سيستمهاي باز بطور دائم درتعامل با محيط قراردارند و اين تعامل با محيط به حدي مهم و حياتي است که دليل وجودي سازمانها را محيط پيرامونشان تعيين کرده و به آنها فلسفه وجودي مي دهد. ازسوي ديگر، محيط فراروي سازمانها، محيطي متغير و درحال تحول شديد است.
به طوري که بازنگري درتمامي ابعاد سازماني ازقبيل: ساختار، اهداف وظايف مجموعه قوانين و مقررات، شيوه هاي مديريتي و سيستمها و روشهاي انجام کار و... را اجتناب ناپذير مي کند وفراتر از آن، ضرورت و اهميت اين بازنگري به حدي مهم است که سازمانها ناگزيرند اين مقوله را دائمي تلقي کرده و با شناخت و تجزيه و تحليل مقتضيات تغييرات جديد، پارامترهاي دروني خود را با آن تطبيق داده و از فرصتهاي به وجودآمده نهايت استفاده را ببرند و آثار منفي تهديدات محيطي را به کمترين حد خود برسانند. تنها دراين صورت است که ويژگي مهم و حياتي «پويايي» را مي توان به يک سازمان نسبت داد. سازمانهايي که از اين ويژگي بي بهره بوده و يا ازکمترين حد آن برخوردارند به يک سيستم منفعل تبديل و طي يک دوره زماني به تدريج فرسوده و نهايتاً کارآيي و فلسفه وجودي خود را بطورکامل ازدست خواهندداد.
يکي ازمهمترين جنبه هاي پويايي يک سازمان، بررسي و تجزيه و تحليل مداوم سيستمها و روشهاي انجام کار است تا ضمن شناسايي و رفع مشکلات و نارساييهاي موجود از انديشه هاي نو و راهکارهاي جديد بهره ببرد. به منظور دستيابي به اهدافي ازقبيل کاهش هزينه هاي سازمان ـ پويايي سازمان و... بازنگري در روشهاي کاري موجود ضروري است. به عبارت ديگر، بررسي و تلاش هدفمند و برنامه دار درجهت بهبود و اصلاح روشهاي کاري از اهم امور محسوب مي شود.
معاون رئيس جمهوري و رئيس سازمان مديريت و برنامه ريزي معتقداست که فراهم آوردن شرايط مناسب براي اصلاح ساختار و نيز اجماع مردم وصاحبنظران و دستيابي به عزم ملي، ضرورتي جدي درموضوع تحول اداري است.
به نظر نگارنده اولين ويژگي تحول، واقع نگري مديران است و ابزارهاي تحول نيز «آموزش ـ مشاوره و تحقيق» هستند.
اگر مديريت را برخورداربودن از «توان ـ دانش ـ بينش و روش» بدانيم مي توان مديريت تحول را «تشخيص ناکارآمدي شرايط حال و بازنگري در شرايط آينده» تعريف کرد. با اين تعريف از مديريت تحول، مديراني که تمايل به تحول اداري در سازمان و يا اداره تحت سرپرستي خوددارند بايد با برنامه ريزي و اجراي دقيق ـ داشتن روحيه تحقيق و نوآوري، داشتن رويکرد به آينده ، رقابت، صداقت، مشورت و نظرخواهي (الگوشناسي) شناسايي واکنش هاي احتمالي، بردباري و انعطاف پذيري، آموزش و انگيزش دراين عرصه گام بردارند.

? اولويتهاي راهبرد تحول اداري
 

1) منطقي کردن حجم سازمان.
2) آموزش و بهسازي نيروي انساني
3) تکريم مردم و رضايتمندي ارباب رجوع.
4) بهينه سازي سيستمها و روشهاي انجام کار.
5) ارزيابي عملکرد مديريت و بهبود آن.
6) توسعه اتوماسيون اداري و فن آوري اطلاعات.
7) ارتقاي سطح سلامت نظام اداري.
درصورتي که دريک سازمان و اداره روش و نوع مديريت برپايه موارد ذيل باشد ضرورت تحول درآن سازمان احساس مي شود:
1) عدم توجه کافي به وظايف اصلي سازمان.
2) توجه به برنامه هاي عملياتي کوتاه مدت به جاي برنامه هاي راهبردي بلندمدت.
3) توجه به ابعادکمي منابع انساني به جاي ابعاد کيفي آنها.
4) عدم احساس مسؤوليت در قبال پاسخگويي در برابر مردم.
5) کاهش منابع مالي.
6) مرتبط نبودن فعاليتهاي تحقيقاتي سازمان با نيازها و اهداف سازماني.
7) عدم انگيزه کارشناسان و متخصصين در همکاري مستمر و رسمي با سازمان.
8) ناکارآمدي مديريت فعلي.

? وظايف کارشناسان بهبود روشها و سيستمها
 

1) طراحي وتدوين برنامه هاي لازم جهت بررسي و برآورد وضعيت موجود و بهسازي روشهاي مورد عمل متناسب با وظايف و مأموريتها.
2) ايجاد زمينه اجرايي مطلوب براي بررسي و اصلاح روشها.
3) جمع آوري و تدوين روشهاي «اختصاي ـ مشترک و عمومي انجام کار» وارائه پيشنهادات

? اصلاحي
 

«با انجام وظايف فوق مي توان به اهداف ذيل در زمينه تحول اداري دست يافت.
1) تقسيم صحيح و منطقي کار درميان کارکنان.
2) استقرار مناسب ترين روشها و شيوه هاي انجام کار.
3) افزايش کارايي سازمان و کاهش هزينه هاي عملياتي و نيروي انساني.
4) کوتاه ساختن زمان انجام کار و صرفه جويي در وقت مديران.
5) تهيه اطلاعات صحيح و به موقع براي مديران به منظور اتخاذ تصميم مناسب.
در زندگي انسانهاي موفق 4 عامل وجود دارد که عبارتند از: تلقين ـ تمرين ـ تدبير و تغيير و مديريت آينده مبتني بر رفتارهاي ابزاري .
? «سرعت ـ سهولت ـ صحت و دقت ( رفتاري) و کيفيت قيمت و خدمت ( ابزاري)»
مديريت تحول نيازمند مديران مشکل شناس ـ مشکل گشا و جامع نگر (سيستمي و استراتژيک) است که در صورت حمايت جدي مديران ارشد از مديران اجرايي و عملياتي و موارد ياد شده مي توان به تحول اداري و رشد مديريت تحول در سازمانها اميدوار شد.
منبع: پايگاه اطلاع رساني مديران ايران
ارسال توسط كاربر محترم : mohammad_43