شک براي شما هم پيش آمده است که مسئول تدوين صورت جلسه کامل و دقيقي براي يک جلسه شده باشيد. معمولا هنگام تدوين اولين صورت جلسه امکان توجه به تمام زواياي تنظيم يک صورت جلسه مناسب سخت است، چرا که صورت جلسه مورد نظر بايد علاوه بر اينکه اهداف و نيازهاي جلسه را برآورده مي نمايد بتواند بعنوان مرجع مناسبي در آينده نيز مورد استناد قرار گيرد.
اگر در خود صبر و حوصله کافي سراغ داريد، مي توانيد با خواندن اين دست نوشته و مرور مستمر آن قبل از تدوين صورت جلسات آتي، دانش کافي براي تدوين صورت جلسات رسمي را آموخته و با نوشتن حداقل ده صورت جلسه با توجه به مباني مطرح در اين دست نوشته، به مهارت کافي در تدوين يک صورت جلسه مناسب دست يابيد. بدين منظور کافيست پنج گام تشريح شده را به ترتيب مدنظر قرار دهيد.

? گام اول: استفاده از يک الگوي مناسب
 

اگر مي خواهيد هنگام نوشتن صورت جلسه، براي يادآوري اطلاعات عمومي جلسه و همچنين ثبت نکات کليدي زمان زيادي را صرف نکنيد، بايد قبل از برگزاري جلسه براي آن آماده شويد. از اين رو هميشه يک الگوي مناسب براي يادداشت اطلاعات جلسه و نکات مطرح شده در آن همراه داشته باشيد.
شما مي توانيد به راحتي از الگوي پيشنهادي در اين دست نوشته استفاده کرده و يادداشت لازم را قبل از شروع جلسه و حين آن با ثبت در اين الگو و يا الگوهاي مشابه انجام دهيد.

? گام دوم: يادداشت هاي قبل از جلسه
 

زمان هاي ابتدايي جلسه که معمولا به خاطر به موقع حاضر نشدن اعضاي جلسه، با کندي و تشويش خاطر سپري مي شود موقع مناسبي براي تنظيم بخش هاي عمومي يک صورت جلسه است.
محل برگزاري، ساعت شروع، تاريخ برگزاري، موضوع جلسه، نام دبيرجلسه، نام و سمت اعضاء جلسه معمولا اطلاعات عمومي يک جلسه هستند که در اکثر اوقات قبل از شروع جلسه مشخص مي باشند و شما مي توانيد قبل از رسمي شدن جلسه اين اطلاعات را در صورت جلسه يادداشت کنيد.
بدين ترتيب علاوه بر اينکه بخشي از صورت جلسه را تنظيم کرده ايد، از اتلاف وقت خود نيز جلوگيري نموده ايد.

? گام سوم: جمله آغاز کننده
 

معمولا در تدوين هر نوشته اي جمله شروع کننده بسيار مهم و راهگشا است. اگر نمي دانيد متن صورت جلسه را چگونه بايد آغاز کنيد از اين جمله پيشنهادي استفاده نماييد:
اين جلسه با حضور اعضاي ذيل برگزار گرديد.
يادآوري: اين جمله ساده علاوه بر اينکه راهگشاي تداوم نگارش صورت جلسه مي تواند باشد، هدايتگر خوبي براي توجه دادن خوانندگان صورت جلسه به اسامي حاضرين در جلسه مي باشد که نام آنها معمولا در ذيل صورت جلسه ثبت مي گردد.
جملات بعدي بستگي به ذوق و سليقه شما در نگارش صورت جلسه دارد که مي توانيد از الگوهاي ذيل و يا ترکيبي از آنها استفاده نماييد. ليکن به آنها محدود نشويد.
ـ هدف اين جلسه عبارت است از ...
ـ پيرو بررسي مفاد صورت جلسه قبلي و مذاکرات انجام يافته حين جلسه، نتايج ذيل حاصل گرديد:
ـ در ابتداي جلسه آقاي/ خانم ... در خصوص ... توضيحات لازم را ارايه نمودند.

? گام چهارم: ثبت نکات کليدي و مصوبات جلسه
 

به خاطر داشتن نکات مطرح در اين دست نوشته، ممارست در نوشتن صورت جلسه و توجه به خواسته هاي ذينفعان هر جلسه سبب ساز کسب مهارت در تدوين به هنگام (حين جلسه) و دقيق يک صورت جلسه خواهد گرديد. ليکن تا زمان کسب چنين مهارتي کافيست نکات کليدي جلسه و مصوبات آنرا يادداشت نماييد و پس از جلسه و با آسودگي خاطر صورت جلسه اصلي را تنظيم و منتشر نماييد.نکات اصلي جلسه که لازم است کليات ويا جزييات اين نکات (بسته به اهميت و خواسته هاي صاحب جلسه) در صورت جلسه ثبت گردد عبارت است از:
ـ خلاصه مذاکرات انجام يافته حين جلسه با قيد نام فرد مطرح کننده،
ـ عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام پيشنهاد دهنده،
ـ شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه.
ثبت دقيق و کامل مصوبات جلسه نيز مهمترين بخش تدوين يک صورت جلسه است. روش کامل ثبت مصوبات جلسه بايد مبتني بر الگوي 5W-H به شرح ذيل باشد.
ـ شرح موضوع مصوبات (what) ،
ـ نام محل اجراي مصوبه (where) ،
ـ نام فرد مسئول (who) ،
ـ زمان دقيق اجراي مصوبات (when) ،
ـ دلايل اجراي مصوبه (why) ،
ـ چگونگي انجام مصوبه (how) .
يادآوري: در برخي موارد و به دلايل مختلف امکان ثبت کامل نکات ياد شده براي مصوبات جلسه نيست ليکن ضروري است پس از ثبت عنوان هر مصوبه جلسه، نام فرد مسئول و مهلت زماني اجراي مصوبه حتما در کنار مصوبه قيد گردد.توصيه مي گردد براي راحتي نوشتن و پيگيري هاي بعدي، ثبت مصوبات جلسه به صورت عبارت (جمله بدون فعل و فاعل) باشد. به مثال ذيل توجه نماييد.

?گام پنجم: ثبت اطلاعات تکميلي
 

ثبت ساعت خاتمه، تکميل اسامي و سمت حاضرين در جلسه، ثبت اسامي غايبين جلسه، درج شماره صفحه و شماره کل صفحات صورت جلسه و اخذ امضاء حاضرين در صورت امکان و حصول اطمينان از تکميل بودن صورت جلسه گام پاياني تدوين يک صورت جلسه خوب است.
پس از حصول اطمينان از تکميل تمامي قسمت هاي يک صورت جلسه مطابق الگوي پيشنهادي، به تعداد لازم از صورت جلسه تکثير نموده و آنها را براي ذينفعان جلسه ارسال نماييد.
يادآوري: توصيه مي گردد صورت جلسه را به صورت الکترونيکي تدوين نموده و فايل آن را براي ذينفعان جلسه ايميل نماييد.

? نکته پاياني:
 

اميد است يادآوري نکات مطرح شده سبب ساز تدوين يک صورت جلسه خوب بوده باشد. قطعا اظهار نظر شما باعث بهبود اين دست نوشته خواهد گرديد. خواهشمند است بنده را از راهنمايي هاي ارزنده و راهگشاي خود محروم ننمايد.
منبع: پايگاه اطلاع رساني مديران ايران
ارسال توسط كاربر محترم :mohammad_43