طرح‌ريزي منابع سازماني (ERP) درصدد آن است که همه اجزاي يک سازمان را در قالب تنها يک سيستم‌ رايانه‌اي، يکپارچه کند؛ به نحوي که با همان سيستم‌ بتوان پاسخگوي نيازهاي خاص بخش‌هاي مختلف بود.


ساختن يک نرم‌افزار براي برطرف کردن نيازهاي کارکنان در همه بخش‌ها، چه مالي و چه نيروي انساني و حتي انبارداري يک کار بزرگ است. اين در حالي است که هر کدام از اين بخش‌ها معمولا سيستم‌ رايانه‌اي خاص خود را دارند که براي انجام کارهاي خاص آن بخش بهينه‌سازي شده است.


اما ERP همه آنها را در قالب يک سيستم‌ نرم‌افزاري يکپارچه جمع‌آوري مي‌کند؛ سيستمي که تنها يک پايگاه داده دارد و بخش‌هاي مختلف مي‌توانند به راحتي به آن دسترسي داشته باشند و اطلاعات لازم را ردوبدل نمايند.
چگونه يک سيستم‌ طرح‌ريزي منابع سازماني مي‌تواند عملکرد کسب‌وکار يک سازمان را بهبود ببخشد؟
بهترين اميد يک سيستم‌ ERP جهت ايجاد ارزش آن است که ابزاري تسريع‌كننده و تسهيل بخش براي فرآيند پردازش سفارش مشتريان از لحظه دريافت سفارش تا صدور صورتحساب و دريافت وجه آن باشد؛ فرآيندي که در اصطلاح «فرآيند تحقق سفارش» ناميده مي‌شود. به همين خاطر است که ERP را يک سيستم‌ اداري پسيني مي‌دانند. اين سيستم‌ فرآيند مستقيم فروش را پشتيباني نمي‌کند (البته اغلب توليدکنندگان سيستم‌هاي ERP، براي انجام اين کار سيستم‌هاي CRM را ارائه مي‌کنند)؛ در عوض، ERP سفارش مشتريان را دريافت مي‌کند و رويه نرم‌افزاري پردازش آن را خودکار مي‌سازد. وقتي يک نماينده خدمات مشتريان سفارش را به سيستم‌ ERP وارد مي‌کند، به همه اطلاعات ضروري جهت تکميل آن سفارش دسترسي پيدا خواهد کرد (مثلا اطلاعات مربوط به اعتبار حساب مشتري و سابقه سفارش از ماژول مالي، ميزان موجودي سازمان از ماژول انبارداري و زمان‌بندي بارگيري محصول از ماژول پشتيباني دريافت مي‌شود).

کارکنان در همه اين بخش‌هاي مختلف اطلاعات يکساني را مي‌بينند و مي‌توانند آنها را به‌روزرساني کنند. وقتي يک بخش وظيفه خود را در قبال سفارش انجام داد، آن سفارش به صورت خودکار در ERP حرکت مي‌کند و به بخش بعدي منتقل مي‌شود. براي پيگيري وضعيت سفارش کافي است به سيستم‌ وارد شويد و آن را مشاهد کنيد. فرآيند سفارش به صورت يک نقطه روشن در مسير پردازش خود درنقشه سازمان حرکت مي‌کند و مشتريان سفارشات خود را سريع‌تر و با خطاي کمتر دريافت مي‌نمايند. ERP همين جادو را مي‌تواند در مورد ساير فرآيندهاي کسب‌وکار (همچون فرآيندهاي پرداخت حقوق و مزاياي کارکنان و فرآيند گزارش‌دهي مالي) انجام دهد.

به 4 دليل عمده سازمان‌ها پروژه‌هاي ERP را به اجرا در مي‌آورند:
1- يکپارچه‌سازي اطلاعات مالي: در حالت عادي براي آنکه مدير عامل بتواند عملکرد کلي سازمان را ارزيابي کند، بايد نسخه‌هاي مختلفي از واقعيت را در اختيار داشته باشد؛ يعني بخش مالي اعداد خاص خود را در مورد درآمد دارد؛ فروش هم نسخه‌اي ديگر دارد؛ به همين ترتيب ساير واحدهاي کسب‌وکار هم ممکن است نسخه‌هاي مربوط به خود را در مورد ميزان تاثيرگذاري خود در درآمد سازمان داشته باشند. ERP يک نسخه واحد از واقعيت را به وجود مي‌آورد؛ نسخه‌اي که نمي‌توان صحت آن را زير سوال برد؛ زيرا همه بخش‌ها از آن استفاده مي‌کنند.


2- يکپارچه‌سازي اطلاعات مشتريان: سيستم‌هاي ERP را مي‌توان همان محل زندگي سفارشات مشتريان از لحظه دريافت سفارش به‌وسيله نماينده فروش تا بارگيري کالاي فروخته شده و ارسال صورتحساب دانست. با داشتن اين اطلاعات در يک سيستم‌ واحد به جاي پراکندگي آنها در سيستم‌هاي مختلف که قادر به تعامل درست با هم نيستند، سازمان‌ها مي‌توانند سفارشات را آسان‌تر ردگيري کنند و توليد، انبارداري و بارگيري و ارسال محصولات را در مکان‌هاي مختلف در آن واحد هماهنگ نمايند.

3- صرفه‌جويي در زمان و افزايش بهره‌وري: استانداردسازي اين فرآيندها و استفاده از يک سيستم‌ رايانه‌اي واحد مي‌تواند صرفه‌جويي در زمان، افزايش بهره‌وري و کاهش هزينه‌هاي سربار را به دنبال داشته باشد.

4- کاهش موجودي انبار: ERP جريان فرآيند توليد را روان‌تر و مشاهده‌پذيري فرآيند انجام سفارش در درون سازمان را بيشتر مي‌کند. اين امر مي‌تواند به کاهش موجودي مواد مورد استفاده در توليد محصول (موجودي کالاي در حال ساخت) منجر شود و به کاربران در برنامه‌ريزي بهتر تحويل محصول به مشتريان، کاهش کالاهاي ساخته‌شده موجود در انبار و تسهيل در ارسال کالا کمک کند. سازمان‌ها براي بهبود واقعي جريان زنجيره تامين به نرم‌افزارهاي زنجيره تامين نياز دارند؛ اما از ERP نيز مي‌توان براي تحقق اين هدف کمک گرفت.

5- استانداردسازي اطلاعات منابع انساني: به‌ويژه در سازمان‌هايي که داراي چندين واحد کسب‌وکار هستند، منابع انساني ممکن است فاقد روشي واحد و ساده براي پيگيري موضوعات مربوط به زمان کار نيروي انساني و تعامل با آنها درباره مزايا و خدمات ارائه شده با ايشان باشد. ERP مي‌تواند اين مشکل را برطرف نمايد.

سازمان‌ها چگونه پروژه‌هاي ERP خود را سازمان‌دهي مي‌کنند؟
بر مبناي مشاهدات ما، سه روش متداول براي نصب سيستم‌هاي ERP وجود دارد:
1- روش انفجاري: در اين روش که جاه‌طلبانه‌ترين و دشوارترين روش‌هاي پياده‌سازي ERP در کل سازمان است، ‌سازمان‌ همه سيستم‌هاي قديمي خود را يکباره کنار مي‌گذارد و يک سيستم‌ واحد را در کل سازمان نصب مي‌کند. اگرچه اين روش در آغاز پيدايش ERP بسيار فراگير شده بود، کمتر سازماني جرات مي‌کرد آن را به کار ببندد؛ زيرا استفاده از اين روش نيازمند تغيير و بسيج يکباره کل سازمان است. اغلب داستان‌هاي ترسناک پياده‌سازي پروژه‌هاي ERP در اواخر دهه 1990 ما را از به‌کارگيري اين راهبرد بر حذر مي‌دارند. جلب همکاري همه کارکنان و ايجاد پذيرش درباره سيستم‌ نرم‌افزاري جديد در آن واحد امري طاقت‌فرسا و دشوار است. علت اينکه سيستم‌ جديد طرفداري نخواهد داشت عمدتا آن است که هيچ‌کس تجربه استفاده از آن را ندارد؛ بنابراين هيچ کس نمي‌تواند در مورد کارآيي آن‌ مطمئن باشد. همچنين، ERP قهرا مستلزم مصالحه‌هايي است. بسياري از بخش‌هاي سازمان داراي سيستم‌هاي رايانه‌اي هستند که براي تطبيق با شيوه کار خاص آن بخش‌ها چکش‌کاري شده‌اند. در اغلب موارد، ERP نه دامنه کارکرد را مشخص مي‌کند و نه ميزان اشتراک خود با سيستم‌هاي پيشين را بيان مي‌‌دارد. در بسياري از موارد، سرعت سيستم‌ جديد ممکن است کمتر از سيستم‌ پيشين باشد؛ زيرا سيستم‌ جديد به‌جاي انجام کارهاي مربوط به يک بخش خاص، کل سازمان را تحت پوشش قرار مي‌دهد. پياده‌سازي ERP نيازمند تعهد مستقيم مديرعامل سازمان است.

2- راهبرد فرانشيز: اين رويکرد مناسب سازمان‌هاي مختلف بسياري است که فرآيندهاي مشترک زيادي در واحد‌هاي مختلف سازماني ندارند. سيستم‌هاي مستقل ERP در هر کدام از واحدها نصب مي‌شوند و فرآيندهاي مشترک آنها به همه بخش‌هاي سازمان متصل مي‌شوند. اين روش به متداول‌ترين روش پياده‌سازي ERP تبديل شده است. در اغلب موارد، واحدهاي کسب‌وکار ERPهاي «مختص خود» را دارند (يعني داراي سيستم‌ و پايگاه داده‌ مجزا هستند). اين سيستم‌ها تنها براي ردوبدل کردن اطلاعات لازم جهت حصول ديدگاهي کلان نسبت به عملکرد سازمان (مثلا مشخص شدن درآمد حاصل از هر واحد)، يا براي به اشتراک گذاشتن فرآيندهايي که در واحدهاي مختلف به صورت مشابه به اجرا درمي‌آيند (مانند فرآيند محاسبه مزاياي نيروي انساني) به هم متصل مي‌شوند. معمولا اين روش پياده‌سازي با نمايش يا پياده‌سازي آزمايشي در يک بخش صبور و پذيراتر از سازمان آغاز مي‌شود. اين واحد بايد انجام دهنده کسب‌وکار اصلي و محوري سازمان نباشد؛ تا در صورت بروز اشکال در پياده‌سازي ضرر قابل توجهي متوجه سازمان نشود. پس از آنکه تيم پروژه‌ سيستم‌ را راه‌اندازي و تمام اشکالات آن را برطرف کند، پياده‌سازي در بخش‌هاي ديگر را مبتني بر پياده‌سازي آزمايشي آغاز خواهد کرد. برنامه‌ريزي اين نوع پياده‌سازي نيازمند مدت زماني طولاني است.

3- روش تغيير سريع: تمرکز اصلي پياده‌سازي در اين روش بر چند فرآيند کليدي است که تعداد آنها اندک خواهد بود. نمونه اين نوع فرآيندهاي کليدي مي‌تواند فرآيندهاي ماژول مالي باشد. اين روش پياده‌سازي در مجموع مناسب سازمان‌هاي کوچکي است که بخواهند با پياده‌سازي ERP رشد کنند و بزرگ‌تر شوند. هدف از اين روش، پياده‌سازي سريع ERP و بازمهندسي بر مبناي چند فرآيند از پيش‌تعيين ‌شده ERP است.

سازمان‌هايي که از اين روش استفاده کرده‌اند به‌ندرت مي‌توانند ادعا کنند که بازدهي زيادي از سيستم‌ جديد کسب کرده‌اند. اغلب سازمان‌ها اين روش را به‌عنوان زيرساختي براي پشتيباني از پروژه‌هاي دشوار آينده به‌ کار مي‌برند. با اين حال، بسياري از آنها درمي‌يابند که سيستمي که با اين روش پياده‌سازي شده تنها کمي بهتر از سيستم‌ قبلي است؛ زيرا کارکنان را مجبور به تغيير عادات گذشته‌شان نمي‌کند. در واقع، انجام کار دشوار بازمهندسي فرآيندها پس از پياده‌سازي سيستم‌ ERP چالش بيشتري را نسبت به زماني که هيچ سيستمي وجود نداشته باشد در پي خواهد داشت؛ زيرا در حالت اول تعداد کمتري از کارکنان منفعتي از اين کار احساس خواهند کرد.

در پياده‌سازي سيستم‌هاي ERP، سازمان‌ها بيشتر از همه دچار چالش‌هاي مديريتي و رفتاري مي‌شوند؛ چالش‌هايي همچون عدم آمادگي کاربران، مقاومت در برابر تغيير، فقدان آموزش، خروج مجريان کليدي پروژه‌ از جريان اجراي آن و فقدان طرح‌ريزي پروژه‌. در اين ميان اشکالات فني همچون نقص‌هاي نرم‌افزاري و ايرادات صورت‌بندي نرم‌افزار نقش کمي دارند. اغلب پاسخ‌دهندگان، راه‌حل اين مشکل را تاکيد بيشتر بر مسائل مديريتي و رفتاري در پياده‌سازي ERP و همچنين بهبود فرآيندها پس از كسب تجربه پياده‌سازي دانستند.
منبع www.cio.com