به دليل نوع کارم هر روز صدها ايميل از کاربران ايراني دريافت ميکنم. (درخواست براي حل مشکل فني ، کارهاي تجاري و يا احوالپرسي دوستانه). در طول چند سال فعاليتم بارها شاهد يک اشتباه مرسوم در بين کاربران ايراني و در ارسال ايميل بوده ام و در واقع روزي نيست که چند ايميل که داراي اين نقص است را دريافت نکنم. نميدانم چرا بسياري از کاربران ايراني فکر ميکنند موضوع يا Subject ايميل جايي است براي سلام کردن. همانطور که از معناي لغت Subject مشخص است قرار است اين قسمت ايميل اشاره اي به موضوع و ماهيت محتواي ايميل داشته باشد.

در حالي که بسياري از کاربران ايران در اين بخش تنها عبارت Salam يا Hi را مي نويسند.براي اين کاربران مهم نيست که ايميل را براي چه کسي (آشنا، همکار تجاري و يا فرد ناشناس) و با چه هدفي ارسال ميکند ولي از قرار اصرار دارند که در موضوع ايميل که يکي از مهمترين بخشها و اولين چيزي است که مخاطب ايميل آنرا مي بيند فقط سلام کنند. در چنين شرايطي مخاطب نامه متوجه موضوع نامه و اهميت آن نخواهد شد و به شخصه فکر ميکنم کسي که چنين ايميلي ارسال ميکند اصولا کار مهمي ندارد و بنابراين ايميل او را يا پس از بررسي بقيه ايميلها ميخوانم يا آنکه اصلا نخواهم خواند!.استفاده از عبارتي مانند salam شايد فقط در ايميلهاي شخصي و دوستانه کاربرد داشته باشد (که البته بهتر است در اينگونه ايميلها هم کمي خلاقيت به خرج دهيد تا جستجو آنها در آينده راحت تر باشد). وقتي که فردي روزي دهها ايميل با عنوان salam يا hi دريافت ميکند هرگز احساس دوستانه ارسال کننده ايميل را متوجه نخواهد شد.

کار ساده اي است که خلاصه اي از موضوع، مشکل يا درخواست خود را در موضوع (Subject ) ايميل بنويسيد تا هم به مخاطب خود درباره ماهيت نامه اطلاع بدهيد و هم شانس بررسي نامه را افزايش دهيد.البته گاهي هم کاربران از يک عبارت ساده استفاده مانند عبارت Moshkel استفاده ميکنند که اين عبارت هم ناقص است و بهتر است نوع مشکل را هم در موضوع ايميل بنويسيد.(مثل moshkel dar sabt site يا faramooshi username va password ) .
توصيه ديگر آنکه داستان نويسي و احوال پرسي و تعريف و...(راحت تر بگويم روده درازي) در ايميلهاي کاري کاربرد چنداني ندارد.شما مطمئنا قصد توضيح مسئله يا مشکل را از ديدگاه تاريخي يا شخصي خود داريد يا اينکه مايليد در اين فرصت کمال تشکر را هم از مخاطب ايميل داشته باشيد. اما در مورد ايميلهاي کاري دريافت کننده ايميل بايستي چندين ايميل ديگر را نيز بررسي کند و فرصت و حوصله محدودي براي خواندن ايميل شما دارد پس توضيح خلاصه و صريح مشکل يا هدفتان در ايميل به هر دو طرف کمک کرده و نشان از حرفه اي بودن شما ست.