وقتي يک مشاور بودم، براي مشتري‌اي کار مي‌کردم که در حال پياده‌سازي نوعي سيستم مديريت ترابري بود. پروژه بسيار خوب پيش مي‌رفت. گروه مشتريان آن نيز بسيار بادغدغه، سرزنده و پرشور بودند.


حامي مالي پروژه رييس شرکت بود و فعالانه در پروژه مشارکت مي‌کرد. مدير پروژه بسيار کارآزموده بود و تجربه بسياري در پياده‌سازي سيستم‌هاي مختلف داشت. تنها يک مشکل کوچک وجود داشت: آنها با استفاده از نسخه‌ آزمايشي برخي از تکنولوژي‌هاي کليدي درگير در اين پروژه، در حال پياده‌سازي سيستم بودند و کل سيستم نيز بر همين تکنولوژي‌ها متکي بود. همين مشکل کوچک کافي بود تا هزينه‌هاي بسياري به بار آورد، پياده‌سازي محصول را به تعويق بيندازد و کل تيم را از هم بپاشاند.

هدف من در اين فصل معرفي کلي تکنولوژي‌هاي مختلف يا نشان‌دادن برتري برخي بر ديگري نيست. انتخاب تکنولوژي کاملا به محيط خاص پروژه‌شما و نياز ويژه‌ کسب‌و‌کارتان وابسته است.‌اما علاوه بر اينها، مي‌توان به ملاحظاتي کلي اشاره کرد که در انتخاب تکنولوژي بسيار مهم هستند.
چطور اتفاق مي‌افتد
1- تکنولوژي‌امتحان خود را در طول زمان پس نداده است

استفاده از تکنولوژي‌هاي نو در پروژه مي‌تواند بسيار هيجان‌انگيز باشد، به خصوص اگر تکنولوژي مزبور مشتريان را به انجام کارهايي قادر سازد که به هيچ طريق ديگري قادر به انجام آن نيستند. با اين حال، بايد از خطرات استفاده از تکنولوژي‌اي که هنوز‌امتحانش را در طول زمان پس نداده، آگاه باشيد. اين تكنولوژي زماني که من از يک تکنولوژي نو استفاده مي‌کنم، يک جدول از نقاط مشخص «برو/نرو» براي خودم مي‌سازم که بر اساس انجام آزمايش‌هاي جامع روي اين تکنولوژي جديد است. اين کار را مي‌کنم تا مطمئن باشم اين تكنولوژي نيازهاي پروژه‌ مرا مرتفع مي‌کند.
ترجيح خود من اين است: اولين نفري نباشم که تکنولوژي نو يا «تيغ دو سرلبه» را به کار مي‌بندم؛ مي‌خواهم از تجربه کس ديگري بياموزم. اگر اين کار ممکن نباشد، بهتر است حين استفاده از تكنولوژي نقاط بالقوه‌اي را براي توقف پروژه در نظر بگيرم تا کنترل کار از دستم خارج نشود و دست آخر شکستي تمام عيار نخورم.

2- تکنولوژي براي کسب و کار شما مفيد يا با آن سازگار نيست
چنين مشکلي را بارها ديده‌ام، به‌خصوص وقتي پاي استفاده از بسته‌ نرم‌افزار کاربردي در ميان بوده است. گاه فردي تصميم مي‌گيرد تا از بسته‌اي نرم‌افزاري استفاده کند‌، اما دقيقا نمي‌داند چگونه تکنولوژي مورد استفاده‌اش از پس نيازمندي‌هاي کسب‌وکارش برمي‌آيد. به طور خاص وقتي اين اتفاق مي‌افتد که چنين پيش‌فرضي در کار باشد: فرآيندهاي کسب و کار فارغ از صنعتي که اين فرآيندها در آن اتفاق مي‌افتند، با يکديگر مشابه هستند. براي مثال، تفاوت‌هايي بنيادين در فرآيند کسب‌وکار تدارکات براي صنايع دفاعي و تدارکات براي شرکت توليد کالاهاي مصرفي وجود دارد. يکي از تکنيک‌هايي که من به طور موفقيت‌آميزي حين به‌کاربستن بسته‌ نرم‌افزاري استفاده کرده‌ام، اجراي آزمون سناريو است. اين تست از سناريوهاي کسب و کار در زندگي واقعي استفاده مي‌کند که نسبت به طراحي هر نرم‌افزار يا تغييرات فرآيند کسب و کار پيشيني هستند. وقتي نرم‌افزار تست شود، ناسازگاري‌هاي ميان آن و فرآيند کسب و کار مستندسازي مي‌شود. تيم پروژه بر اساس موضوعات مشخص‌شده، يکي از حالت‌هاي روبه‌رو را گزارش خواهند داد: (1) نرم‌افزار را مي‌توان به طور موفقيت‌آميزي براي پشتيباني از کسب و کار مورد نظر مورد استفاده قرار داد؛ (2) براي سازگارشدن نرم‌افزار با کسب‌وکار مورد نظر بايد آن را تغيير داد؛ (3) فرآيند کسب و کار براي سازگارشدن با نرم‌افزار بايد تغيير کند.

3- افراد بي‌تجربه‌اي با تکنولوژي مربوطه کار مي‌کنند
شايد شما تکنولوژي فوق‌العاده‌اي انتخاب کرده باشيد که به خوبي از پس نيازمندي‌هاي کسب و کارتان برمي‌آيد،‌ اما افراد مجربي براي کار با آن نداشته باشيد و به‌همين خاطر پروژه شما شکست بخورد. اگر معتقد به استفاده از تکنولوژي‌ جديدي هستيد و افراد متخصصي در اختيار نداريد، بهتر است کمي هزينه کنيد و از بيرون مشاوراني بياوريد که هم دانش مناسبي از آن تکنولوژي داشته باشند و هم موجب افزايش سرعت و قابليت اتکا به نفس توسعه‌دهندگان شما شوند.


4- تکنولوژي مربوطه از پس حجم انبوه کسب و کار برنمي‌آيد
خوب، تکنولوژي واقعا خوب به نظر مي‌رسد، مشتريان از قابليت کاربردي آن راضي هستند و زندگي خيلي شيرين است. آن وقت شما تکنولوژي مزبور را پياده‌سازي مي‌کنيد و مي‌بينيد که از پس کار بر نيامد، زيرا حجم کار براي اين تکنولوژي زياد بوده است. تازه آن زمان حجم کار را بررسي مي‌کنيد و مي‌بينيد توليد 10000 محصول در هفته سه برابر ميزان ظرفيت تکنولوژي مورد استفاده‌ شما است. داستان اندوه‌باري است...

مي‌خواهيد مطمئن باشيد که تکنولوژي مورد استفاده‌ شما به لحاظ صنعتي و براي اجراي کسب و کار شما به حد کافي نيرومند است. دو راه عملي براي اين کار پيش رو داريد. نخست،‌ آمار حجم محصولات مشتريان ديگري را که از تکنولوژي مشابهي استفاده مي‌کنند، مشاهده کنيد و ببينيد که آيا با نيازمندي‌هاي شما مطابقت دارد يا خير. دوم، تکنولوژي مورد استفاده‌ خود را جهت سنجش ميزان حجم کاري تست کنيد تا نحوه‌ اجراي آن را ببينيد. هر دو مورد را بايد همان ابتدا در فرآيند طراحي بگنجانيد تا از توانايي يا عدم توانايي تکنولوژي خود آگاه شويد.

علائم اخطار
1- تکنولوژي حين پروژه دائما خطا مي‌کند
درنظر بگيريد که ضمن اجراي پروژه، تکنولوژي مورد استفاده‌ شما به طور دائم حين اجراي کارکردهاي مفروض‌اش دچار مشکل مي‌شود. اين علامت اخطار مهمي است و بايد در نظر بگيريد که به احتمال زياد، تکنولوژي مورد استفاده‌ شما پس از تحويل محصول به مشتريانتان، باز هم دچار خطا خواهد شد و اجراي درستي نخواهد داشت.

زياد اين عبارت را مي‌شنويد که «در نوبت بعدي تحويل گنجانده خواهد شد.»
وقتي با تکنولوژي‌اي کار مي‌کنيد که طرف سومي مسوول پياده‌سازي آن است، مواظب فروشنده‌هاي پرتب‌و‌تابي باشيد که پشت سر هم وعده مي‌دهند. مشکلات تکنولوژي را در نوبت بعدي تحويل محصول حل خواهند کرد يا خصيصه‌هاي مورد نياز جديد را آن زمان خواهند گنجاند. چه بسا فروشنده‌ شما واقع‌گرا باشد و بداند که به مشکلات و اعمال تغييرات خاص بايد در طول زمان پرداخت، ‌اما شايد از سوي ديگر بسيار عجول باشد و قبل از پيداکردن راه‌حل براي محصولات بعدي، محصول اوليه را صرفا تحويل بدهد.

2- مشتريان شما پي در پي از تکنولوژي مربوطه گلايه مي‌کنند
شايد تکنولوژي مورد استفاده به لحاظ فني پايدار باشد،‌اما در عين حال نتواند از پس نيازمندي‌هاي کسب‌وکار برآيد. بايد هميشه حواستان به خواسته‌هاي مشتري باشد. شايد آنچه شما «مقاومت در برابر تغيير» (از سوي مشتريانتان) تفسير مي‌کنيد، در واقع عدم برآورده‌شدن نيازمندي‌ها توسط تکنولوژي به کار رفته باشد.

3- مسوولان تکنولوژي در تيم پروژه‌ شما، در مدت زمان مورد نظر مشکلات را حل نمي‌کنند
وقتي رفع مشکلات تکنولوژي در مدت زماني بيش از آنچه انتظار داشتيد طول مي‌کشد، شايد اعضاي تيم شما از تجربه يا مهارت کافي برخوردار نباشند و شايد حتي در تلاش براي رفع مشکلات پيشين، مشکلات بيشتري را به وجود آورند.
ورق را برگردانيد
1- تکنولوژي را آن قدر تست کنيد تا مطمئن شويد که کار مي‌کند

در اولين فرصت ممکن اطمينان حاصل کنيد که تکنولوژي شما از پس نيازهاي مشتريانتان برخواهد آمد. تست شما بايد تا جايي که ممکن است، منعکس‌کننده‌ شرايط واقعي کاربست اين تکنولوژي در زندگي واقعي باشد؛ بدين ترتيب شکي نخواهد بود که تکنولوژي، در صورت موفقيت‌آميز بودن تست‌ها، از پس نياز مشتريانتان برخواهد‌ آمد. به نظر من بهتر است بيش از حد لازم تست کنيد، تا اينکه به حد کافي تست نکنيد.

2- مهارت‌هاي مورد نياز براي کار با تکنولوژي و توسعه‌ آن را فراهم آوريد
من هم تا به‌حال فروشنده‌هاي طرف قرارداد تکنولوژي را اخراج کرده‌ام، هم به‌عنوان چنين فروشنده‌اي اخراج شده‌ام و هم اعضاي تيم پروژه را تغيير داده‌ام و همه‌ اينها براي اطمينان حاصل‌کردن از اين‌ امر بوده است: آدم‌هايي با مهارت‌هاي مناسب روي تکنولوژي کار کنند. خيلي خوب است که پروژه‌ شما به افراد ديگري کمک کند که تکنولوژي به‌کار رفته در آن را بياموزند؛ ‌اما حتما مطمئن شويد که به تعداد کافي آدم در تيم پروژه داريد که به خوبي تکنولوژي را مي‌فهمند و مي‌توانند به افراد کم‌تجربه‌تر آن را بياموزند.
3- تا وقتي هنوز‌امکان دارد، پروژه را متوقف کنيد

اگر مي‌بينيد که تکنولوژي مورد استفاده قرار نيست کار کند، کار روي پروژه را متوقف کنيد و به تکنولوژي‌هاي جايگزين بينديشيد. شايد اين کار چندان مطلوب نباشد،‌اما قطعا بهتر است که حين اجراي پروژه اين مشکل را مطرح کنيد و نگذاريد پس از اتمام آن مشتريانتان به خاطر يک تکنولوژي نامناسب ناراضي باشند و پروژه شکست بخورد.

خلاصه‌ نکات
* از تکنولوژي‌اي استفاده کنيد که ‌امتحان خود را در طول زمان پس داده است؛ اگر چنين کاري ممکن نيست، خودتان تست‌هاي زودهنگامي روي آن انجام دهيد تا قابليت استفاده‌ آن را ارزيابي کنيد.
* مطمئن شويد که تکنولوژي مورد استفاده‌ شما با نيازمندي‌هاي تعريف‌شده از سوي مشتريان انطباق دارد.
* اعضاي تيم خود را حتي الامکان از افرادي انتخاب کنيد که تجربه‌ کار با تکنولوژي مربوطه را دارند.
* مطمئن شويد که تکنولوژي مي‌تواند از پس حجم محصولي برآيد که چه در حال حاضر و چه در آينده، انتظار توليدش را داريد.