فرهنگ سازماني، مسائل مختلفي براي افراد گوناگون به همراه آورده است. مهمترين مسئله همان موضوعي است که ما تحت عنوان «استرس» مي‌شناسيم. درواقع، واژه استرس به اندازه واژه‌هايي همچون سي‌دي، غذاهاي آماده و تلفن همراه رايج شده است. البته براي آناني که در کنترل مسائل روزمره خود دچار مشکل جدي هستند، واژه استرس مفهومي فراتر از معناي معمول دارد. از نظر آن‌ها استرس يعني «درد».

علائم رفتاري و جسماني استرس

sفشار باعث انگيزش، تحريک و نيرومندي مي‌شود اما هنگامي‌که فشار فراتر از توانايي فرد باشد، او را دچار استرس مي‌کند. وقتي علائم رفتاري مندرج در جدول زير نمايان مي‌شوند، فرد در مرز فشار و استرس قرار گرفته است.

شناسايي ريشه‌هاي استرس در کار

وقتي فردي متوجه مي‌شود که به خوبي از عهده فشارهاي روزمره برنمي‌آيد، گام بعدي در فرآيند شناخت ريشه‌ها و منابع استرس در کار برداشته شده است. وقتي اين کار انجام شد، آن‌گاه مي‌توان يک طرح اقدام تدوين کرد تا فرد آثار مخرب اين فشار را کاهش داده يا حتي از ميان ببرد. جدول دوم مؤيد فشارهاي روزمره است که افراد را هنگام کار آزار مي‌دهد. البته بايد مشکلات مهمي ديگري را نيز به موارد ذکر شده افزود مانند نحوه کنار آمدن با اخراج يا نحوه تطابق با فرهنگ سازماني.

استرس فردي: کنترل فشارهاي روزمره

مديريت زمان. از ميان تمامي فشارهايي که مديران تحمل مي‌کنند، استرس‌آورترين آن‌ها عدم مديريت زمان است. اتلاف‌کنندگان زمان در طبقه‌بندي‌هاي گوناگوني قرار مي‌گيرند و درنتيجه حل اين مشکل را نيازمند راه‌هاي مختلفي مي‌کنند.

پشت‌گوش‌اندازها

افرادي که در اين طبقه قرار مي‌گيرند، به جاي عمل کردن ترجيح مي‌دهند بيشتر فکر کنند. پشت‌گوش انداختن ريشه در بي‌حوصلگي، عدم اعتماد و بي‌ميلي به کار دارد. اين افراد مي‌توانند با پيروي از نکات زير، زمان خود را به شکل بهتري مديريت نمايند:
• تقسيم وظايف مهم به چند وظيفه کوچک
• تهيه فهرستي از تمامي کارهايي که بايد در مدت زماني کوتاه (مثلاً تا هفته آينده) يا در بلندمدت انجام دهيد.
• وقتي زمان کاري خود را برنامه‌ريزي مي‌کنيد، تلاش کنيد ميان کارهاي عادي و کارهايي که جذابيت بيشتري دارند، توازن برقرار سازيد.
• بپذيريد که خطر اجتناب‌ناپذير است و هرگز هيچ تصميمي بر مبناي اطلاعات کامل اتخاذ نمي‌شود.
کساني که ميل چنداني به واگذاري مسئوليت‌ها ندارند
افرادي که در اين گروه قرار مي‌گيرند، زمان قابل توجهي را براي انجام دادن کارهايي تلف مي‌کنند که ديگران به شکلي اثربخش‌تر و با صرف زمان کمتري انجام مي‌دهند. آن‌ها بايد موارد زير را در نظر بگيرند:
• واگذاري به معناي سلب مسئوليت نيست.
• هميشه زماني را به تشريح دقيق آن‌چه مورد نياز است اختصاص دهيد.
کساني که مسئوليت‌هاي خود را به شکلي ضعيف واگذار مي‌کنند، افرادي هستند که در برقراري ارتباط نيز ضعيفند. به همين دليل است که آن‌ها از ديدن تلاش‌هاي ديگران دچار سرخوردگي مي‌شوند.
• وقتي مسئوليتي واگذار شد، فرد بايد به دقت آن را انجام دهد.
• از انجام کارهاي غيرضرور که در جهت تحقق اهدافتان نيست يا ديگران مي‌توانند انجام دهند اجتناب نماييد. ياد بگيريد که به شکلي مؤدبانه «نه» بگوييد.

افراد نامنظم

افرادي که در اين طبقه قرار مي‌گيرند معمولاً کساني هستند که حجم زيادي کاغذ و کارهاي انجام نشده، روي ميزشان ديده مي‌شود. افراد نامنظم غالباً در جلسات دير حاضر شده يا اصلاً در آن‌ها شرکت نمي‌کنند. اين افراد فکر مي‌کنند که مشکلات آن‌ها بيشتر ناشي از حجم زياد کار است نه بر اثر عدم سازماندهي منظم امور.
آن‌ها بايد:
• قبل از عمل کردن، به خوبي برنامه‌ريزي نمايند
• در آغاز هر روز، فهرستي از آن‌چه بايد انجام دهند تهيه و هر روز بعدازظهر آن را مرور کنند.
• کاري را انتخاب کرده و آن‌ها را به اتمام برسانند.
• قبل از تلفن زدن خوب فکر کنند و فهرستي از تمامي اطلاعاتي که قصد دارند از طريق آن تلفن به دست آورند، تهيه نمايند.
• مدت انجام دادن هر کاري را براي خود مشخص کنند.
• وقتي جلسه‌اي مي‌گذارند، زمان دقيق شروع و خاتمه آن را مشخص کنند.

قارچ‌ها

افراد موجود در اين طبقه، معمولاً اطلاعي در مورد اهداف و مقاصد کاري خود، ندارند. آن‌ها فاقد مهارت‌هاي ارتباطي هستند و به‌جاي عمل کردن، مرتباً درباره کارشان سؤال مي‌کنند. دو کار مهمي که اين افراد بايد انجام دهند، عبارتند از:
• در زماني که نحوه انجام دادن کاري را نمي‌دانند بگويند «نمي‌دانم».
• وقتي انجام دادن کاري يا هدف از انجام دادن آن را درک نمي‌کنند، بگويند «نمي‌فهمم».

مديريت مداخله

يک منشأ ديگر به‌وجود آمدن استرس، مزاحمت‌هايي است که مرتباً از طريق تلفن، پست الکترونيک، همکاران و غيره ايجاد مي‌شود.

فن‌آوري نوين

درخصوص پست صوتي، پست الکترونيک ، تلفن همراه و غيره، مهم است که شما اين فن‌آوري‌ها را اداره کنيد نه اين‌که اجازه دهيد آن‌ها شما را اداره نمايند. استفاده از اين فن‌آوري‌ها قواعد خاصي دارد که اگر از آن‌ها تبعيت نکنيم فشار غيرضرور به ما وارد خواهد شد.
تماس‌هاي تلفني: تماس‌هاي تلفني را دسته‌بندي نماييد، آن‌چه مي‌خواهيد بگوييد و آن‌چه را مي‌خواهيد دريافت کنيد برنامه‌ريزي نماييد، هنگام تلفن‌هاي طولاني طوري رفتار کنيد که محدوديت زماني شما مشخص شود.
پست صوتي: زماني از پست صوتي استفاده کنيد که انجام دادن يک کار پيچيده، نيازمند توجه و دقت کامل شما است. البته نبايد سعي کنيد هر ده دقيقه يک بار به سراغ پست صوتي خود برويد. ابتدا به سراغ پيام‌هايي برويد که مهمترند، به ساير پيام‌ها بعداً بپردازيد.
پست الکترونيک: پيام‌هاي الکترونيک خود را پرينت بگيريد و سپس به مهمترين آن‌ها بپردازيد. به ترتيب اهميت به آن‌ها پاسخ دهيد. معمولاً افراد براساس زمان دريافت پيام‌ها به آن‌ها پاسخ مي‌دهند نه براساس اهميت آن‌ها.
تلفن همراه: هميشه اين تلفن را همراه خود نداشته باشيد، زيرا مي‌تواند در مهمترين جلسات يا فعاليت‌هاي شما خلل ايجاد کند. از تلفن همراه در مسافرت يا زماني که قصد داريد به جايي برويد و افراد بايد با شما در تماس باشند، استفاده کنيد.

مزاحمت همکاران

اگرچه برخي از مراجعات همکاران به دلايل کاري صورت مي‌گيرد، اما بسياري از آن‌ها باعث اتلاف وقت مي‌شوند. روش‌هاي مختلفي براي کنترل اين نوع مزاحمت‌ها وجود دارد:
• ساعاتي را مشخص کنيد که هيچ کس حق مراجعه و ايجاد مزاحمت براي شما را نداشته باشد. براي اين کار، در اتاق خود را ببنديد و اطلاعيه‌اي پشت در نصب کنيد.
• ساعات ملاقات خود را مشخص کنيد و آن را به اطلاع مراجعان برسانيد.
• جدول ملاقات‌ها و جلسات خود را جايي قرار دهيد که هميشه در مقابل چشمتان باشد. اين امر شما را قادر مي‌سازد که به موقع محل کارتان را براي شرکت در جلسه ترک کنيد.
• اگر مشاهده کرديد که افراد حرف اصلي خود را بيان نمي‌کنند، به شکلي دوستانه و مؤدبانه از آن‌ها بخواهيد که نکات اصلي را بيان کنند.
• اگر کسي، بدون وقت قبلي و به‌طور ناگهاني مزاحم وقت شما شد، از او بپرسيد که براي بيان مسائل خود به چه مدت زماني احتياج دارد، اگر زمان کافي وجود نداشت، آن جلسه را به زمان ديگري موکول کنيد.

مزاحمت‌ها

مزاحمت‌ها به دلايل مختلف واغلب در زماني رخ مي‌دهند که مراجعه کننده:
1. مي‌خواهد به مبادله اطلاعات بپردازد.
2. به تأييد ديگران نياز دارد.
3. فاقد اعتماد به نفس براي انجام دادن کاري است.
4. به دليل وجود مشکلات، خواهان گفت‌وگو با کسي است.
بسيار مهم است که ميان اين موضوعات تمايز قائل شويد. اگر براي مراجعه کننده انجام دادن بهينه کارش مهم است، زمان بيشتري را با او بگذرانيد.

تغيير ماهيت کار

يکي از مهمترين منابع استرس مديران و ديگران، اين واقعيت است که امنيت شغلي فقط به دوران گذشته مربوط مي‌شود و درحال حاضر موارد کمي وجود دارد که شخص، همه عمرش را در يک شغل بگذراند. براساس روان‌شناسي نوين، سازمان‌ها انتظار دارند که کارکنانشان انعطاف‌پذيرتر، مسئوليت‌پذيرتر، سخت‌کوش‌تر و متعهدتر باشند. در عين حال، کارفرمايان، ديگر توجهي به امنيت شغلي کارکنان ندارند. بنابراين چندان دشوار نيست که تصور کنيم براي کارگران دهه‌هاي آينده، شغل، فقط کاري موقتي براي امرار معاش خواهد بود.
براي افرادي که هم‌اينک در ساختارهاي سسله مراتبي سازماني کار مي‌کنند، تطابق با تغيير در انتظارات شغلي، نيازمند تغييرات فردي مهمي است. فرد بايد شرايط نوين مديريتي را درک کند و براي مشاغل جديد آموزش ببيند. اين امر نيازمند ابتکار بيشتر، برنامه‌ريزي فردي و کنترل است. اگرچه ترغيب افراد به پذيرفتن ساختاري خارج از شرايط سازماني فعلي کاري دشوار است، اما تحقيقات انجام شده حاکي از آن است که اين امر مي‌تواند، رضايت بيشتري را چه در شغل و چه در زندگي افراد، به همراه داشته باشد.

نتيجه‌گيري

در خاتمه، بايد آن‌چه را جان روسکين نويسنده و منتقد بزرگ انگليسي در سال 1851 نوشته است، به خوبي درک کنيم:
«براي اين‌که افراد در کارشان شاد باشند، تحقق سه اصل مورد نياز است: افراد بايد براي آن کار مناسب باشند؛ نبايد بيش از حد کار انجام دهند؛ و بايد نسبت به انجام دادن آن کار، احساس موفقيت داشته باشند.»

اجازه دهيد رخ دهد

براي به حداقل رساندن استرس، بايد:
خودتان را بفهميد. بفهميد که چه عواملي باعث استرس شما مي‌شود، چه زماني دچار استرس مي‌شويد و چگونه مي‌توانيد از اين شرايط پرهيز کنيد. بهتر است به گذشته‌اي فکر کنيد که دچار استرس شده بوديد، به خاطر آوريد که چه احساسي داشتيد، چگونه واکنش نشان داديد، چگونه رفتار کرديد، چه نتيجه‌اي به دست آورديد و چگونه مي‌توانيد هم‌اينک به بهترين شکل ممکن به رفع آن بپردازيد.
مسئوليت‌پذير باشيد. در بسياري مواقع، افراد مشکلات را انکار مي‌کنند. در اين حالت، اوضاع بدتر مي‌شود و درنتيجه معمولاً مجبور مي‌شوند گناه آن را به گردن ديگران بيندازند. حتي اگر کس ديگري مقصر باشد، اين شما هستيد که آسيب ديده‌ايد و بايد مشکل را حل کنيد. اغلب مردم از پذيرفتن اين واقعيت که در شرايط استرس قرار دارند، مي‌ترسند يا اطلاعي از اين موضوع ندارند، هرچه فرآيند پذيرش و اطلاع به تأخير بيفتد، دوران بهبود و حل و فصل مشکلات، طولاني‌تر خواهد شد.
ببينيد چه عواملي باعث استرس شده‌اند. آيا استرس ناشي از شغل، وظيفه، روابط کاري، تغييرات و عوامل کاري ديگر است يا اين‌که اصلاً ارتباطي به کار شما ندارد؟ علايم استرس و نحوه شروع آن را به‌خوبي بشناسيد. گام کليدي بعدي شناختن منبع استرس است. اين امر معمولاً کاري دشوار است زيرا استرس نتيجه مجموعه‌اي از عوامل است که بر يکديگر تأثيرگذار نيز هستند. راه حل اين موضوع آن است که بدانيد دقيقاً در چه شرايطي هستيد. معمولاً استرس فقط با يک راه حل از ميان نمي‌رود و نيازمند مجموعه‌اي از اقدامات در زمينه‌هاي گوناگون است.
موقعيت‌هاي استرس‌زا (چه در محل کار و چه در منزل) را شناسايي کرده و براي حل آن‌ها برنامه‌ريزي نماييد. اين امر نيازمند دريافت کمک از منابع يا افرادي است که مهارت‌هاي خاصي در اين زمينه دارند.
براي مقابله با استرس، استراتژي‌هاي خاصي تدوين کنيد. ببينيد چه کارهايي در گذشته براي شما کارآمد بوده‌اند و چگونه به موفقيت رسيده‌ايد. همچنين به راه‌ حل‌هاي برطرف کردن استرس بينديشيد يا اگر نمي‌توانيد آن را برطرف کنيد حداقل اين واقعيت را بپذيريد.
براي پيشگيري و کاهش استرس، روش‌هاي مديريتي را درک کرده و از آن‌ها استفاده نماييد. به‌عنوان مثال مديريت زمان و اعتماد به نفس، دو مهارت مهم در کاهش استرس هستند، زيرا بسياري از مشکلات ناشي از فشارهاي زماني يا روابطي هستند که از طريق اعتماد به نفس بيشتر و رفتارهاي کنترل شده، قابل حل و فصل هستند. به کمک ارتباطات، تصميم‌گيري و حل مسئله، مي‌توان منابع استرس را شناخت و آن‌ها را رفع کرد.
آرام باشيد. دو صد کرده چون نيم گفتار نيست. کليد موفقيت شما اين است که يک محيط کاري آرام براي خود فراهم نماييد. اين امر به معناي آن است که حتي براي تعطيلات خود برنامه‌ريزي کنيد و به مراکزي برويد که فکر مي‌کنيد براي شما مناسب هستند. وقتي از نظر زماني خود را از منابع استرس دور نگاه داريد، بهتر مي‌توانيد به کنترل شرايط و رفع استرس اقدام کنيد. بدين ترتيب مي‌توانيد رويکردي جديد بيابيد.
اگر مسئول پيشگيري يا کاهش استرس در سازمانتان هستيد، بايد:
از وجود استرس در ديگران مطلع باشيد. به عنوان يک رهبر، نبايد از اين موضوع هراس داشته باشيد که به ديگران بگوييد از استرس رنج مي‌برند و براي رفع اين مشکل نيازمند کمک شما هستند. همين که به افراد بگوييد که از وجود استرس در آن‌ها مطلع هستيد، انرژي لازم براي دريافت کمک و حل اين مشکل در آن‌ها به وجود خواهد آمد. درنتيجه شما مي‌توانيد استرس اين افراد را کاملاً رفع نماييد.
يک تيم يا محيط کاري مثبت ايجاد نماييد. به‌عنوان يک رهبر مي‌توانيد به کمک سيستم‌هاي خوب ارتباطي، رويکردهاي مؤثر تيمي، ايجاد يک محيط عاري از سرزنش و دخالت دادن افراد در مسئوليت‌ها، به کاهش استرس آنان کمک کنيد. ديگر عواملي که مي‌توانند کمک‌کننده باشند عبارتند از: طرح‌هاي مشورتي که از استرس پيشگيري مي‌نمايند و سيستم‌هاي ارزشيابي و شناخت افرادي که با آنان کار مي‌کنيد. البته براي برخي مديران ارشد سازمان‌هاي بزرگ، اين امر چندان امکان‌پذير نيست زيرا اين روش‌ها بايد پس از گذر از زنجيره‌اي از فرمان‌ها که در تمام سازمان وجود دارند، تأييد و اجراشوند.
منبع: http://www.pmanalyze.com