اگر معمولا جمله ي «من وقت انجام اين کار را ندارم» را به کار مي بريد يا کارهايتان را به دليل نداشتن وقت، به تعويق مي اندازيد، يک لحظه صبر کنيد و سپس با نظارت بيشتري روي وقتتان، دوباره برنامه هاي خود را از سر گيريد. در اينجا چند نکته ي ارزشمند با شيوه هاي مؤثر، براي مديريت وقت مطرح شده است.

1. وقتتان چگونه مي گذرد

اگر مايل به استفاده بهتر از اوقات خود هستيد، نخست بايد دقيقاً بدانيد که در حال حاضر وقت خود را چگونه سپري مي کنيد. به فعاليت هايي که به طول معمول در روزهاي کاري داريد، بينديشيد: قرار ملاقات ها، سرپرستي افراد، حضور در جلسات، مرور يا نوشتن طرح هاي پيشنهادي، تصميم گيري ها، تکميل طرح ها، تماس تلفني، تهيه ي گزارش، سفرها، مطالعه نشريات و... .
هم چنين لازم است درباره ي اوقاتي که هر روز به دليل مسائلي مانند امور پيش بيني نشده، مزاحمت هاي مکرر، تأخيرها، برنامه ريزي هاي نادرست و بحران مديريت هدر مي روند نيز بينديشيد.
يک روش مناسب براي مشخص کردن اوقات از دست رفته و جلوگيري از آن، اين است که فعاليت هاي روزانه ي خود را به مدت يک يا دو هفته ثبت کنيد. سپس مندرجات مشروح در يادداشت را تحليل کنيد و الگويي را که نمايانگر نوع فعاليت هاي روزانه ي شماست، بيابيد.
آن گاه کليه ي جزئياتي که شامل اجراي يک کار يا طرح است و يا کليه ي مشکلات و مزاحمت هاي موجود را رديابي کنيد.
اين کار را چند ماه انجام دهيد و يادداشت هاي خود را براي يافتن الگوهاي تکراري نظير مزاحمت ها و اخلال هاي مکرر يا عادت هاي غير خلاق، مطالعه کنيد. سپس براي حذف و يا رفع آن ها راه هايي بيابيد.
عملکردهاي روزانه ي خود را که آشکارا در يادداشت هاي خود آورده ايد، با آن چه تصميم به انجام آن داشته ايد مقايسه کنيد. اين روش به راستي شما را هوشيار خواهد کرد و نشان خواهد داد به چه ميزان موقعيت ها را به ديگران واگذار مي کنيد و برنامه ي زمان بندي شما تحت فرمان ديگران و رويدادها، «و نه شما» قرار دارد.

2. هدف خود را تعيين کنيد.

نکته ي کليدي در مديريت وقت، داشتن اهداف تعريف شده ي روشن است. آن ها را بنويسيد و نمايان سازيد. يک بار اهداف خود را براساس اولويت هايتان تنظيم کنيد؛ وقت مشخصي را به آن ها اختصاص دهيد و کليه ي فعاليت هاي لازم را براي تحقق اهداف يادداشت کنيد.
براي آسان تر شدن کار خود، زمان لازم را براي انجام هر هدف در کنار آن يادداشت کنيد؛ آن گاه اهداف خود را به سه دسته تقسيم نماييد:
• اهداف روزمره، که عبارت است از مديريت وقت و شامل تخصيص وقت معين، براي برنامه ريزي روزمره، مشخص ساختن آخرين فرصت براي هر کاري و وقت شناس بودن؛
• اهداف شرکت (شغلي)، يا اهداف دراز مدت که شما و مديريت تعيين کرده ايد؛
• اهداف شخصي يا فعاليت ها و تعهدهاي خارج از محدوده ي فعاليت هاي کاري شما؛ تنظيم وقت براي انجام اين دسته از کارها بسيار مهم است.
اختصاص اوقاتي براي تفريح و گذارندن وقت با خانواده و دوستان، تخصيص وقتي براي ورزش روزانه و ... بايد به خوبي طراحي شده باشد.

3. ياد بگيريد چگونه براي فعاليت هاي خود طرح ريزي کنيد.

تنظيم اهداف و طرح ريزي آن ها همزمان پيش مي روند. با فهرست کردن همه ي گام هاي لازم جهت تحقق اهداف خود، اقدام به عملي ساختن آن ها کنيد و خود را در يک موقيت زمان بندي شده لازم الاجرا، قرار دهيد. هميشه به اين نکته توجه داشته باشيد که: برنامه ريزي از قبل تعيين شده، مانع عملکرد ضعيف مي شود.
اگر در پايان هر روز، تنها پانزده دقيقه را به برنامه ريزي روز بعد خود اختصاص دهيد، قطعاً براي آن روز، يک ساعت ذخيره خواهيد کرد، و نيز صرف يک ساعت براي برنامه ريزي در يک طرح، شما را به اندازه ي چهار ساعت هنگام اجرا، به پيش خواهد راند.

4. به فعاليت هاي خود اولويت ببخشيد.

وقتي يک طرح گسترده در دست داريد، آن را به کارهاي قبل اجراي محدودتري تقسيم کنيد. اين عمل از تعلل در امور و احساس سرخوردگي جلوگيري خواهد کرد.
با فهرست کردن آن کارها در يک جدول زمان بندي شده ي دقيق، اهداف خود را به يک نقشه ي اجرايي تبديل کنيد. اگر احساس کرديد شمار کارهاي فهرست شده براي يک روز زياد هستند، و به نظر شما، نمودار صحيحي از کارها نيستند، آن ها را به روزهاي ديگر انتقال دهيد. موعد مقرر هر يک از کارهايي را که فهرست کرده ايد، مشخص کنيد و براي پيگيري منظم وظايف محوله ي تان، در کنار آن ها يادداشت کوتاهي بنويسيد.
تا آن جا که ممکن است، فعاليت هاي مشابه را کنار هم قرار دهيد؛ زيرا به طرز شگفت آوري سبب صرفه جويي در وقت شما خواهد شد.
به وجود آوردن «فهرست بايدها» غالباً براي تعيين اولويت کارهايتان در برخي از انواع سيستم ها سودمند خواهد بود.

5. وقفه ها و گسيختگي ها را به حداقل برسانيد.

اگر کارهايي را انجام مي دهيد که همگي مربوط به پاسخگويي و حل مشکلات کاري است که وظايفشان را شما مشخص کرده ايد، وقتي براي شما باقي نمي ماند.
برآورد شده است که به طور متوسط در هر ساعت شش بار در کار مديران وقفه ايجاد مي شود. هر زماني که تمرکز شما از بين رود، بايد براي تمرکز دوباره، وقتي ديگر صرف شود. آيا اتلاف وقت نيست؟ هر گاه به علل اين وقفه ها و مدت زمان از دست رفته پي برديد، مي توانيد از اين وقفه ها جلوگيري کنيد. همه ي وقفه ها و تداخل ها اتلاف وقت نمي کنند. شما مي توانيد آن ها را به جلسات سودمند تبديل سازيد. وقتي همکاران تان درباره ي موضوعي که نياز به رسيدگي دارد، وقفه اي در کارتان ايجاد مي کنند، از آن ها بخواهيد، بعداً مراجعه کنند يا موضوع را در يکي از جلسات معمول مطرح کنند و يا از آن ها بخواهيد در عوض طرح مشکلات، راه حل هايي را پيشنهاد دهند:

6. وقت خود را در جلسات کنترل کنيد.

مقدار فرواني از وقت ارزشمند شما، صرف حضور در جلساتي مي شود که معمولاً براي همه ي حضار سودمند نيست. پيش از اعلام حضور و در جلسه ي بعدي از خود بپرسيد: آيا واقعاً بايد در آن جلسه حاضر شويد.
اگر شما، خود برگزار کننده ي جلسه هستيد، مي توانيد روش هاي متعددي به کار بنديد تا وقت خود را در جلسه اي سودمند براي همگان صرف کنيد. نخستين و مهم ترين مسئله، داشتن يک دستور جلسه ي تعريف شده است. براي هدايت جلسه، از دستور جلسه آگاه شويد و گام هاي اجرايي آن را فهرست کنيد. اگر دستور جلسه را پيش از آغاز جلسه بين شرکت کنندگان توزيع کنيد، همه ي آن ها براي حضور آماده تر و مشارکت جويانه تر مهيا مي شوند. درباره ي مدت زمان جلسه و نه فقط زمان آغاز آن، تصميم گيري کنيد. اين امر سبب مي شود که همه ي افراد فقط به دستور جلسه بپردازند.
اگر محدوديت زمان داريد، جلسات سرپايي داشته باشيد. در کمال تعجب خواهيد ديد که اين گونه جلسات بسيار ثمربخش خواهند بود.

7. مهارت هاي ارتباطي خود را توسعه دهيد.

افرادي را که با شما کار مي کنند نسبت به برخي از برنامه ها يتان آگاه سازيد. اگر چنين نکنيد، احتمالاً آن ها سبب وقفه هايي غير معمول در کارتان خواهند شد و براي تصميم گيري ها، کسب اطلاعات يا کمک رساني همواره به شما مراجعه مي کنند. اگر در حال گرفتن اطلاعات، فرستادن يا گرفتن پيام هستيد، مطمئن شويد که اين ارتباطات صحيح فهميده شده است. ارتباط مي تواند روند بده، بستان باشد. درباره ي آگاهي هايي که قصد داريد به ديگران انتقال دهيد، تصميم گيري کنيد. و نيز رويه اي اتخاذ کنيد که ديگران توانايي به دست آوردن اطلاعات مورد نياز خود را از شما داشته باشند.
الف – راهبردهايي براي انتقال پيام به ديگران
- يادداشت خلاصه اي از جلسات و تصميمات اتخاذ شده (يک صفحه يا کمتر)؛
- خلاصه ي گزارشي از وضعيت يا نتايج (ابتدا خلاصه ي اجرايي و سپس ارائه اي دقيق و شفاف از آن)؛
- پست الکترونيکي، ابزاري مؤثر براي توزيع اطلاعات است، پس از آن سوء استفاده نکنيد؛
- پست صوتي، در مواقعي که ارتباط به هنگام و مؤثر ضرورت دارد، به کار مي آيد. ارتباط نوشتاري را در صورت نياز به ثبت هميشگي پي گيري کنيد؛
ب – راهبردهايي براي دريافت پيام از ديگران
- با استفاده از اينترنت، جدول زمان بندي، فهرست کارها، گزارش وضعيت، فهرست قطعات، اطلاعات روزانه را انتقال دهيد. در اين صورت، هر چيزي که به خاطر آن ديگران با شما تماس مي گيرند، به آساني قابل دسترسي است و ديگران قادر به يافتن آن خواهند بود. احتمالاً، رفتار ديگران نيازمند تغيير است.
- يادداشت هاي Loius وسيله ي ديگري براي تقسيم اطلاعات در بين مردم يا گروه مي باشد.

8. محيط کاري خود را مرتب سازيد

ميز کاري به هم ريخته، سهم بالايي در ائتلاف وقت دارد. به نظر پيش پا افتاده مي آيد ولي بسياري از مردم براي يافتن بخشي از اطلاعات ضروري و اساسي، در لابه لاي کاغذهايشان، وقت زيادي را صرف مي کنند. تا زماني که بيشتر وقت انسان صرف دوباره کارها، دوباره منظم ساختن هاي پرونده ها و صفحات کاغذ شود، در مجموع سودي از طرح ها و کارهاي در دست انجام نخواهد برد.

9. در مطالعات خود انتخابگري داشته باشيد.

غالب اطلاعات ضروري، با مطالعه ي مکاتبات، يادداشت هاي اختصاري، نشريات تجاري و گزارش ها به دست مي آيد. اگر چه مطالعه، بخش اصلي به روز کردن اطلاعات فرد، در تمام نقاط جهان است، لزوماً بخش قابل توجهي از وقت را به خود اختصاص خواهد داد. غالباً خواندن در شما فهرست اولويت هاي شما نبوده و در عوض، در فهرست مواردي است که به تعويق مي افتند.
همانند چيزهاي ديگر، بخشي از مواد مطالعاتي خود را در عوض خواندن و مطالعه ي مستقيم، به همکارانتان واگذار کنيد که آن ها هم بتوانند از اين اطلاعات سودي به دست آورند. از آن ها بخواهيد مطالب مشخص و خلاصه شده اي در اختيارتان قرار دهند؛ هم چنين وقت خود را تنها به جذب اطلاعات مهم و ضروري اختصاص دهيد.
هم چنين مي توانيد از روش تندخواني بهره ببريد. اين روش صرفه جويي در وقت، سبب مطالعه ي بيشتر و درک مطلب بهتري مي گردد.
با روي آوردن به مطالعات اصولي و منظم، وقت کمتري را صرف مطالعه خواهيد کرد. اولويت هايتان را هنگام مطالعه مشخص کنيد. زمان بندي دقيقي براي مطالعه ي خود داشته باشيد تا ظرف يک جلسه آن را به پايان برسانيد.

10. از يک برنامه ريز استفاده کنيد.

اگر بين استعدادهاي بالقوه و عملکردتان شکافي ايجاد شده است، مديريت بهتر در وقت مي تواند چاره ي زندگي شما باشد.
يافتن روشي که به شما کمک کند تا انرژي خود را در جهت استفاده ي بهينه از وقت به کار بيندازيد، بسيار مهم است. وسيله ي اين روش، کاغذ يا يک وسيله نرم افزاري و يا ترکيبي از هر دو خواهد بود. اگر به طور مرتب از آن استفاده کنيد، دفترچه ي زمان بندي شده ارزشمندترين ابزارتان خواهد شد. اين وسيله، برنامه ريزي را آسان تر مي سازد، و شما را در اولويت بخشيدن ها، اجراي کارهاي مهم، ثبت آن ها در حافظه ي تان ياري مي کند و بالاخره راهنماي شما به سوي هدف يتان خواهد بود.

پي نوشت :

*. برگرفته از جزوه ي 24 دفتر مرکزي مشاوره معاونت دانشجويي وزارت علوم، تحقيقات و فناوري.

منبع: ماهنامه ي معارف