تکنيک گروه اسمي (NGT) فرآيند گروهي سازمان يافته‌اي براي خلق ايدهها است. از کلمه‌ي «اسمي» بدين علت استفاده شده است که در اين تکنيک، افراد مجاز نيستند که لفظي و شفاهي با يکديگر تماس برقرار نمايند و «گروه» به معني واقعي کلمه، فقط اسماً و ظاهراً وجود دارد.
از اين تکنيک مي‌توان براي از بين بردن تأثير و نفوذ يک شخص مقتدر بر نتايج فرآيند خلق ايده گروه (خواه منشأ اين تأثير، يک مقام رسمي باشد و خواه يک شخص) استفاده کرد. تکنيک گروه اسمي از طريق فرآيندي که اظهار نظرهاي فرد را به توضيحات مختصر محدود مي‌سازد و از يک برگ رأي مخفي براي انتخاب ايدهها از بين ايدههاي حاصل از توفان فکري، استفاده ميکند؛ به اين هدف نائل مي‌شود. براي اين که اين تکنيک مؤثر واقع شود، شرکت‌کنندگان بايد بپذيرند که تصميم گروه، لازم الاجراست.
تکنيک گروه اسمي به عنوان يک فرآيند تصميم‌گيري گروهي براي موارد زير بيش از همه مفيد است:
(1) شناسايي متغيرهاي مهم در يک وضعيت مسئله خاص؛
(2) شناسايي اجزاي اصلي برنامه‌اي که براي اجراي راه حل خاص بعضي از مسائل، طراحي مي‌شود؛
(3) تعيين اولويت‌ها با توجه به مسائلي که بايد مورد رسيدگي قرار گيرد و اهدافي که قرار است به آن دست يافته شود و همچنين وضعيت نهايي مطلوب و ….
در همه‌ي اين شرايط، ترکيب و تلفيق قضاوت‌هاي فردي و تبديل آنها به تصميم‌هاي گروهي، اغلب سودمند به نظر مي‌رسد. با اين وجود NGT به ويژه براي جلسه‌هاي گروهي روزمره که در درجه‌ي اول بر هماهنگي فعاليت‌ها يا تبادل اطلاعات تأکيد مي‌ورزد، بسيار مناسب است؛ اما براي موقعيتهاي مذاکره يا چانه‌زني، تکنيک مناسبي نيست. تکنيک NGT همانند روش توفان فکري از يک گروه 6 تا 12 نفره استفاده ميکند. رهبر گروه، نقش دبير جلسه را نيز ايفا ميکند و پاسخ‌هاي گروه را در زمان مناسب، بر روي يک صفحه‌ي مناسب که براي همه‌ي شرکت‌کنندگان قابل مشاهده باشد، ثبت ميکند.
فرآيند تصميم‌گيري با استفاده از تکنيک گروه اسمي از چهار مرحله‌ي متمايز تشکيل مي‌شود که مي‌توان بسته به موقعيتهاي مختلف، تغييراتي را در آن به وجود آورد. اين مراحل عبارتند از:
گام اول: خلق ايدهها
رهبر يا سرپرست گروه، مسئله يا سؤال انگيزشي را براي شرکت‌کنندگان مطرح ميکند و آن را روي وايت برد يا ديگر سطوح نوشتاري مي‌نويسد. اعضاي گروه، معمولاً 5 تا 10 دقيقه فرصت خواهند داشت تا راه‌حل‌هاي پيشنهادي خود را بر روي کارت‌هاي يادداشت بنويسند.
گام دوم: ثبت ايدهها
در گام دوم، ايدههاي خلق شده در نخستين گام به روش نگارش ايدهها، روي تخته نوشته مي‌شوند. سرپرست گروه از تک‌تک اشخاص مي‌پرسد که اولين ايده در ليست او که هنوز به وسيله‌ي شخص ديگري ارائه نشده، چيست. اين فرايند آنقدر ادامه مي‌يابد تا همه‌ي شرکت‌کنندگان، ليست خود را تکميل کنند و همه‌ي ايدهها روي تخته ثبت شده باشد. شخص پس از تکميل ليست خود و هنگامي که راه‌حل‌هايش را از او مي‌خواهند، آنها را ارائه ميکند و به اين ترتيب، اين روش تا آخرين نفر ادامه مي‌يابد. اين فرايند بر روي برابري ايدهها تأکيد مي‌ورزد و حس هواخواهي و اشتياق را در شرکت‌کنندگان برمي‌انگيزد. ايدههاي ارائه شده نيز از حالت شخصي خارج مي‌شود و اين امر به جلوگيري از تبعيض کمک ميکند. همچنين اطمينان حاصل مي‌شود که هيچ ايده‌اي ناديده گرفته نشده باشد.
گام سوم: تصريح ايدهها
هر ايده‌اي در ليست تهيه شده در دومين گام، به ترتيبي که نوشته شده است مورد بحث قرار مي‌گيرد. به عنوان مثال، سرپرست گروه با اشاره به هر يک از ايدههاي مورد بحث، از اعضا مي‌پرسد آيا همه‌ي آن را کاملاً فهميده‌اند. اگر سؤالي نباشد سرپرست به ايده‌ي بعدي مي‌پردازد. هر گاه عضوي درباره‌ي موضوعي توضيحي بخواهد، ارائه‌کننده‌ي ايده، مدت کوتاهي که معمولاً 30 ثانيه تا 1 دقيقه است، فرصت خواهد داشت تا پاسخ دهد. در صورت لزوم مي‌توان وقت بيشتري به او داد. اما سرپرست بايد مطمئن شود که اين گفتگوها مختصر است و اين که پاسخ‌دهندگان قصد ندارند ايدههاي خود را به ساير اعضا بقبولانند. اين فرايند تا زماني ادامه مي‌يابد که اعضا همه‌ي ايدهها را فهميده باشند. هدف از اين مرحله اين نيست که درباره‌ي بهترين راه‌کارها توافق به عمل آيد؛ بلکه درک اين نکته است که اين راه‌کارها به طور واقعي، مستلزم چه هستند.
گام چهارم: رأي‌گيري درباره‌ي ايدهها
يک گروه اسمي اغلب اوقات، فهرستي از 20 تا 100 ايده يا حتي بيشتر را تهيه ميکند. اين ليست بايد به نحوي خلاصه شده و بر اساس تصميم گروه، به انتخاب «بهترين» راه‌کار بينجامد. چندين روش در اين مرحله وجود دارد که همگي بر اساس اصل رأي‌گيري مخفي به اجرا درمي‌آيند. رايج‌ترين شيوه‌ي رأي‌گيري اين است که رهبر از يکايک اعضا بخواهد پنج ايده را که به نظر آنها بهترين مي‌باشند بر روي کارت بنويسند و سپس براي جدولبندي و اعلام امتيازها به رهبر ارائه کنند. به طور معمول پنج تا ده راه‌کار براساس رأي مخفي به عنوان «بهترين» تعيين مي‌شوند. بار ديگر رأي‌گيري و از بين آنها يک، دو يا سه راه‌کار به عنوان «بهترين» برگزيده مي‌شود. در هر دو فرابند رأي‌گيري، شرکت‌کنندگان پنج راه‌کار خود را (تکرار اول) و دو يا سه راه‌کار خود را (تکرار دوم) رتبه‌بندي مي‌کنند. در جدولبندي امتيازها بايد مهم‌ترين موضوع، بالاترين امتياز و کم‌اهميت‌ترين موضوع، پايين‌‌ترين امتياز را دريافت کند. مي‌توانيد از مقياس 1 تا 5، 1 تا 3 و يا چيزي مشابه آن استفاده کنيد. کل آرا و امتيازها بايد براي مقايسه‌‌هاي بعدي، به صورت مستند درآيند.
مشاهدات به عمل آمده بر روي اين تکنيک ثابت شده است که تکنيک گروه اسمي روش مؤثري براي پيشگيري از نفوذ و تأثيرگذاري افراد نافذ بر روي نتيجه‌ي فرآيندهاي تصميم‌گروهي به شمار مي‌رود. اين تکنيک در مورد مسائلي که داراي تعريف نسبتاً محدودي هستند، بيشترين کارآيي را دارد. هنگامي که مسأله پيچيده‌تر باشد يا رسيدن به يک راه حل، دشوارتر باشد، تکنيک‌هاي تعاملي ممکن است سودمندتر واقع شوند.
منابع:
1- آقايي فيشاني، تيمور(1377)، خلاقيت و نوآوري در انسان ها و سازمان‌ها، تهران، انتشارات ترمه.
2- ام. هيگينز، جيمز، کارآفريني: 101 تکنيک حل خلاق مسأله، ترجمه محمود احمدپور دارياني (1381)، تهران، انتشارات اميرکبير.