چند ماه پيش، يک ماه در بيمارستان بستري بودم. وقتي سرکارم برگشتم. ديدم که همه چيزرو به راه است و اوضاع مثل قبل جريان عادي اش را در پيش دارد. خوشحال شدم اما ناگهان فکري به ذهنم خطور کرد و ترس برم داشت. با خودم گفتم:«آيا اين کسب و کار من بدون من هم مي‌تواند به کارش ادامه دهد؟ اگر مدتي سرکار نيايم چه خواهد شد؟» ناگهان حقيقتي را فهميدم و آن اينکه من تنها کسي بودم که واقعا مي‌دانست در اين شرکت چه خبر است . وکيل، مشاور و ناشر کتاب‌هاي من تنها اندکي راجع به کارها و مسائل مهم کسب و کار من اطلاعات داشتند و آنقدر نمي‌دانستند که اگر مدتي تنهايشان مي‌گذاشتند بتوانند به کارها سروسامان دهند.
من واقعا نگران شدم و همين نگراني بود که باعث شد به فکر چارهاي بيفتم. ايده‌هايي که به فکرم رسيد اينها بودو به من کمک کرد. فکر مي‌کنم براي شما هم مفيد باشد: روندهاي حاکم بر فعاليت‌هاي کسب و کارتان را يادداشت کنيد. مثلا من نوشتم: يک خبرخوب: من کاملا مي‌دانم که هر روز چه اتفاقي مي‌افتد، فردا چه کار بايد کرد و از تمامي جزئيات کسب وکارم آگاهم .
يک خبر نه چندان خوب: من تنها کسي هستم که از تمامي امور جاري باخبرم و مي‌دانم که واقعا چه خبر است .
خب حالا مشکل کجاست؟ به اين مثال توجه کنيد. من به عنوان مدير اين کسب و کار مي‌خواهم به تعطيلات بروم و اصلا خوشم نمي‌آيد که در تعطيلات هم کار کنم ! علاوه بر اين تنها کسي که مي‌داند چطور کارها را به جريان بيندازد و در مسير اصلي هدايت کند، همين کسي است که مي‌خواهد به تعطيلات برود. حالا چطور اينچنين چيزي ممکن است؟ منظور من از يادداشت کردن روندهاي کار و سيستم انجام يک کسب و کار اينست که همان کارهايي که خود شما هنگام مواجهه با موقعيتي خاص انجام مي‌دهيد، مرحله به مرحله روي کاغذ بياوريد. اين کار دو مزيت دارد؛ يکي اين که وقتي شما شرکت را ترک کنيد يا مدتي بيمار شويد يا به تعطيلات برويد، کارمندانتان گيج و دست‌پاچه نمي شوند و به عبارتي خرابکاري نمي‌کنند! آنها مضطرب نيستند چرا که مي‌دانند همان کسي که هنگام حضور فيزيکي‌اش کسب وکار را راهبري نموده، راهنمايي‌شان مي‌کرد، اکنون هم وجود دارد. روي جملات کاغذي که قبلا مفاهيمش را به خاطر سپرده‌اند و الان جايگزين او شده است! نکته دوم اينست که خود شما هم سود خواهيد برد. وقتي جزئيات پروسه کارتان را عينا مشاهده کنيد، مي‌فهميد که چه مراحلي زائد هستند، کدام‌ها را بايد منسجم کنيد، چه چيزهايي را بايد اضافه کنيد و کدام‌ها بايد حذف شوند. اين دخل و تصرفات کيفيت کسب و کارتان را ارتقا داده تکميل کارها را تسريع مي‌کند .
براي مثال پروسه کاري خودم را برايتان مثال مي‌زنم: من يک مشاور هنري هستم و هنگامي که مشتري جديدي تماس مي‌گيرد، اين مراحل را يکي يکي کامل مي‌کنم :
- با او قرار ملاقات مي‌گذارم
- درباره خواسته‌ها و انتظاراتش پرسش مي‌کنم .
- نحوه پرداخت هزينه‌هاي مشاوره ام را جويا مي‌شوم .
- بسته‌اي در اختيارش مي‌گذارم که درباره من و شرکتم، فعاليت‌ها و سياست‌هايمان، خدمات مشتري، قيمت‌هاي کارمان و ديگر اطلاعات لازم توضيح مي‌دهد تا او کاملا درباره ما آگاهي پيدا کند. و معلوم است که کارت‌هاي ويزيت را هم به او ميدهم .
- تاريخ روز و ساعتي که با او ملاقات کرده‌ام يا اين بسته را برايش فرستاده‌ام را يادداشت مي‌کنم .
- در کامپيوترم فولدر جديدي را به او اختصاص ميدهم و تمامي داده‌هاي مربوط به آن مشتري را نگهداري مي‌کنم .
- هر گونه خدمات يا کالاهايي را که به او ارائه کرده‌ايم را در همين فولدر و البته در زير مجموعه‌اي از آن ثبت مي‌کنم و نام فولدر اصلي را اسم مراجع مذکور قرار ميدهم .
- در اين فولدر تمامي روش‌هايي که مي‌توان با او تماس گرفت را نيز ثبت مي‌کنم (شماره تلفن، آدرس، ايميل، فکس و صندوق پستي )
- وقتي که به او خدمات ارائه مي‌کنم، مرتبا با او تماس مي‌گيرم و به ايميل‌ها يا تماس‌هاي تلفني‌اش پاسخ ميدهم .
- در کنفرانس‌ها، کارگاه‌هاي آموزشي و جشن‌ها، او را دعوت مي‌کنم .
- در تعطيلات کريسمس يا روز تولدش، کارت تبريک مي‌فرستم .
- از او مي‌خواهم که نظرات خود را درباره کارهايم بگويد .
- براي مشتريان امکان مشاوره تلفني با شخص خودم فراهم مي‌کنم .
- در وب سايت مناسبي که خلق کرده‌ام تمامي اطلاعات لازم را قرار ميدهم تا کار مشتري هر چه آسانتر شود. و پس از تمامي اين مراحل، درآمدهايم را در سيستمي اتوماتيک قرار ميدهم تا مستقيما به حساب بانکي‌ام واريز شود .
خب حالا به تمامي اين جملات دقت کنيد .
چه مي‌بينيد؟ افعال اول شخص مفرد و کلمات من، ميدهم، مي‌گيرم، مي‌کنم، مي‌فرستم و امثال اينها که تمامي به من و شما برمي گردند و باز هم معلوم مي‌شود که شما هم مثل من تنها فاعل کليدي کسب و کارتان هستيد. من اين نکته را فهميدم و با همان استراتژي که گفتم، اين روند را اصلاح کردم. اما يادداشت کردن تنها گام اول است. بايد از يک همکار مورد اعتماد مثلا معاونتان کمک بگيريد که بعد از شما نفر دومي باشد که روش به جريان انداختن کار را مي‌داند و قادر است درهنگام غيبت مدير، کارمندان را هدايت کرده کارها را سر و سامان دهد .
منبع: روزنامه تفاهم
معرفي سايت مرتبط با اين مقاله