يکي از تفاوت‏هاي اساسي ميان انسان و حيوان اين است که حيوان فقط در زمان حال زندگي ميکند و انسان در سه زمان: گذشته، حال و آينده. گذشته محمل تجارب است، حال منزلگاه تصميم‏گيري است، و آينده سکوي رشد و ارتقاء. انسان با تجزيه و تحليل رويدادهاي گذشته، دست به برنامه ريزي زمان حال ميزند و آينده را رقم ميزند.
متخصصان برنامه ريزي ميگويند: نگرش انسان نسبت به آينده بايد از زاويه سه افق صورت گيرد: افق باز؛ افق دور و افق روشن.
افق باز: افق باز ضامن مانورِ فکري آدمي نسبت به مصالح و مسائل پيراموني و يکي از عوامل دوري آدمي از انديشه‏هاي محدود و برنامه‏هاي جزئي نگري است. هر انساني که از افق باز بهره‏مند است، در برابر معادلات زندگي، به صورت خطي نميانديشد؛ بلکه نگرش او حالت شبکه‏اي و گسترده دارد و راه‏حل‏هاي مختلف را فقط از زاويه يک راه نميبيند و به اصطلاح پژوهش‏گران، به ورطه تک سبب بيني نميافتد، لذا راه‏هاي مختلف را آزمايش ميکند. افق باز روش مؤثري در نگرش است و در همه فعاليت‏هاي هدفمند به کار ميآيد.
افق دور: يکي از خصلت‏هاي ممتاز انسان، خصلت دور انديشي (Proridence) است. افق دور در نگاه و نگرش آدمي، ضامن شفاف شدن ابهامات آينده است و تصميمات آتي را رقم ميزند. افراد دور انديش در مقايسه با ديگران، تصويري شفاف‏تر در مسائل، رفتارها، عکس العمل، رويدادها و اتّفاقات دارند.
افق روشن: بهره مندي انسان از زاويه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلي ميسّر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افقِ روشن، ميوه انسان در اصل برنامه ريزي بهينه و کارآمد براي آينده در حال اتّفاق است.
محصول اين سه افق، بحث شناخت (Recognition) است. بنابراين سه افق، اساس برنامه ريزي عبارت است از:
1. خودشناسي.
2. جهت بخشي فعاليت‏ها.
3. بهبود کيفيت زندگي در ظرف زمان.
تا شناخت موجود نباشد، ضمانتي براي آينده وجود ندارد.
ميتوان آينده را به زمان حال منتقل نمود، يعني ميتوان زمينه ساختن پله‏هاي آينده را در زمان حال بررسي نمود و آن‏ها را شکل داد. تعداد بسيار اندکي از مردم وقت کافي در اختيار دارند. همه از کمبود وقت مينالند. طبق تخمين‏ها و برآوردهاي انجام شده، حدود 30 الي 40 درصد توان انسان‏ها به کار گرفته ميشود و محاسبات نشان ميدهد که افراد 60% از زندگي کاري خود را هدر ميدهند. بيشتر وقت‏ها، انرژيها، تواناييها و استعدادها به هدر ميروند، چون شناخت کافي وجود ندارد، هدف‏ها روشن نيست و برنامه ريزيها و اولويت گذاريها دقيق نميباشد.
عمر ما محدود است. ما يک‏بار فرصت زندگي کردن داريم. امروزه طبق محاسبات انجام شده، يک انسان با اميد به زندگي طولاني، حداکثر 200/000 ساعت از زمان را، به عنوان وقت قابل استفاده، در اختيار دارد.
استفاده از سرمايه عمر: استفاده بهينه و بهتر از «زمانِ» محدود و ارزشمند، تنها از طريق برنامه ريزي و «مديريت زمان» که هوشيارانه، مستمر و پايدار تدوين شده باشد، فراهم ميشود. مديريت زمان که در واقع، همان برنامه ريزي است، به معناي تسلط و کنترل بر فرصت‏ها و جهت دادن به فعاليت‏هاست.
برنامه ريزي فرصت‏ها: براي طراحي برنامه مناسب جهت استفاده از فرصت‏ها، لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسيم نمايد:
بخش اول: صبح تا ظهر
بخش دوم: بعد از ظهر
بخش سوم: شب‏
بايد هر کدام از اين بخش‏ها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعاليت‏هاي دو ساعته تقسيم کرد. بهتر است فعاليت‏هاي علمي، اجرايي، شغلي و تفريحي خود را در قالب اين زمان‏ها تعريف کنيم و هر قسمت را بين يک الي يک‏ونيم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در 9 ساعت تقسيم نماييم. افراد شاغل يا در حال تحصيل ممکن است کل صبح يا بعد از ظهر يا صبح و بخشي از بعد از ظهر را به شغل و تحصيل خود اختصاص دهند. آن‏ها روي وقت باقيمانده ميتوانند برنامه ريزي نمايند.
با اين تقسيم بندي، در هر هفته ما ميتوانيم 42 قالب زمان را احياء کنيم و فعاليت‏هاي خود را در قالب آن تعريف کنيم و اگر اين قالب‏ها يک ساعتي باشند، باز هم در هر شبانه روز 18 ساعت از 24 ساعت آزاد خواهد ماند؛ يعني با احتساب اين‏که 2 ساعت صبح، 2 ساعت عصر و 2 ساعت شب را براي فعاليت‏هاي علمي، پژوهشي و... خارج کرده باشيم، باقيمانده هر روز 18 ساعت و در هفته 126 ساعت آزاد خواهد ماند. لذا ميبينيم که در هفته، چقدر ما زمان را قرباني و فدا کرده‏ايم. و اين يعني ذبح زمان! يعني نابودي فرصت‏ها؟
سرمايه عمر آسان به کف نيامده است، که آسان از دست رود. برنامه ريزي کمک ميکند که به فعاليت‏هاي خويش، نظام يافته بنگريم و اين نکته را مد نظر داشته باشيم که: «زمان در عصر ما، ساعت‏ها و روزها و هفته‏ها نيست؛ بلکه زمان، با دقيقه و ثانيه و لحظه مورد بحث و بررسي قرار گرفته و فعاليت‏ها در قالب آن تعريف ميشوند».
يک جوانِ پشت کنکوريِ رشته رياضي سؤال‏هاي متعددي از من پرسيد. از او سؤال کردم: چند وقت ديگر به کنکور باقيمانده است؟ او پاسخ داد: 75 روز، يعني 1700 ساعت که با ساعت‏هاي باقيمانده امروز تا شب که 11 ساعت است، ميشود 1711 ساعت.
ضمن تشويق، به نگرش او آفرين گفتم و اضافه کردم: انشاءا... از اين به بعد، زمان را در قالب دقيقه و ثانيه ببين و بنگر چه فرصت‏هاييداري و چه فرصت‏هايي را هر روز ما از بين ميبريم.
بايد در «امروز»، فرداها را ديد و ماه‏هاي بعد را به تصوير کشيد، حتّي سال آينده را در قالب زمان حال به تماشا نشست. بعد از شهادت آيت ا... دکتر بهشتي، که به وقت تقويم ايشان نگريستند، فهميدند که او برنامه ريزي خود را تا 6 ماه آينده ترسيم کرده بود.
از آن‏جا که قصدمان اين است که سخن به درازا کشيده نشود، پيش در آمد اين مقاله را در اين‏جا به پايان ميرسانيم و اميدواريم که در فرصت‏هاي ديگر، ادامه بحث را در خصوص:
سارقين زمان؛
برنامه ريزي زخمي؛
برنامه ريزي بيولوژيک؛
تکثير زمان تا 2 برابر
و غيره ادامه دهيم.
منابعي براي مطالعه بيش‏تر:
1. مديريت برتر زمان، راجيو ستي، ترجمه نازلي سيد گرگاني.
2. چگونه برنامه ريزي کنيم، کيت کنان، ترجمه قاسم کريمي.
3. مديريت زمان، لوتارجي بسي ورت، ترجمه منصور توکلينيا.