در مورد يك روز فكر كنيد، زمان مي‌گذرد، چه شما آن را صرف كارهاي بيهوده كنيد و چه صرف رسيدن به اهدافتان. يكي از مشكلات بزرگ براي بيشتر ما تنظيم زمان است. مديريت زمان يعني اينكه بتوانيم راه رسيدن به اهداف بزرگ و اصلي خودمان را طي يك برنامه‌ريزي زماني صحيح و منظم هموار كنيم. جهت داشتن روش مناسب مديريت زمان است، بايد بدانيم چه مي‌خواهيم انجام دهيم و هر كدام از قسمت‌هاي برنامه ما چه مقدار زمان مي‌برد. براي برنامه‌ريزي بهتر به عقب برگرديد و ابتدا بر يك دوره زماني مشخص در گذشته مروري داشته و كارهاي انجام شده در اين دوره (يك هفته گذشته يا يك ماه گذشته) و ميزان زماني را كه هر كدام از كارها به خود اختصاص داده بررسي كنيد و سپس براي برنامه‌ريزي آينده خود تصميم بگيريد.
زمان از بهترين سرمايه‌هاي ما انسان‌هاست كه در اختيار داريم و در عين حال مي‌تواند بي‌مصرف‌ترين آنها نيز باشد.
برنامه‌ريزي شما را از سرگرداني نجات داده و به شما كمك مي‌كند كه از زمان به عنوان بزرگترين سرمايه زندگي‌تان استفاده كنيد. سعي كنيد هر كاري را در زمان خودش انجام دهيد و از به تعويق انداختن كارها خودداري كنيد. بنابراين قبل از انجام هر كاري از خود بپرسيد:
ـ چرا اين كار را انجام مي‌دهم؟
ـ اگر اين كار را نكنم چه مي‌شود؟
ـ اگر آن را به آينده موكول كنم چه خواهد شد؟
اگر در شروع انجام هر كاري صادقانه به سئوالات بالا پاسخ دهيد، ضرورت انجام كار، بدون اتلاف وقت زياد براي انجام آن، براي شما مشخص خواهد شد.
هنگام برنامه‌ريزي درنظر داشته باشيد كه هر برنامه‌اي قابل تغيير است، در برنامه‌ريزي خود واقع‌گرا باشيد و طوري برنامه‌ريزي كنيد كه هميشه جلو باشيد، هيچ كاري را به آينده موكول نكنيد، مگر اين كه انجام آن كار در حال حاضر ضرورت و فوريتي نداشته باشد.
در اين مقاله شما را با گستره مشكلات مديريت زمان، برنامه‌ريزي، تصميم‌گيري و... آشنا خواهيم كرد، باشد كه بتوانيم از زمان حداكثر استفاده را ببريم.
گستره مشكلات مديريت زمان
به طور كلي اگر بخواهيم مشكلات موجود در راه مديريت و بهره‌وري از زمان را ريشه‌يابي كنيم شايد بتوان آن را بدين گونه بيان كرد:
1) رفتاركردن به گونه‌اي كه زمان را چيزي بي‌بها و بي‌اهميت درنظر بگيريم
بايد بدانيم هيچ‌گاه قادر به توليد زمان يا بازگرداندن زمان از دست رفته نيستيم. پس بدانيد وقت طلاست و بايد از هر ساعت و هر زمان بهره‌گيري كنيم.
2) به تعويق انداختن كارها
اگر كارهاي شما از اهميت زيادي برخوردار است، بهترين راه آن است كه آن كار را تكميل كنيد، موانع را از سر راهش برداريد و آن را هم اكنون انجام دهيد.
3) مشخص نبودن اولويت‌ها
برخي از كارها را بدون آن كه زياني به برنامه وارد كنند مي‌توان به تأخير انداخت، امّا اين امكان براي بعضي ديگر وجود ندارد پس سعي كنيم اولويت كارهايمان را مشخص كنيم.
4) برنامه‌ريزي ضعيف يا بي‌برنامگي
يكي از كليدهاي مؤثر براي مديريت زمان آن است كه دقيقاً بدانيد كه مي‌خواهيد از هر دقيقه وقت خود در طي چند روز آينده چه بهره‌اي ببريد.
5) پيش‌آمدهاي احتمالي نامناسب
هيچ برنامه‌اي كامل نيست، ممكن است به اين نكته پي ببريد كه نمي‌دانيد چگونه با شرايط غيرقابل پيش‌بيني كنار بياييد و قادر به هيچ كاري نيستيد، مگر آن كه برنامه‌اي پشتيباني كننده داشته باشيد كه چنانچه اهداف و برنامه‌ريزي اوليه شما كارگر نيفتد راهتان را مشخص سازيد.
6) كوشش براي آن كه همه چيز را خودتان انجام دهيد
شما مي‌توانيد مسبب بعضي از كارها، سازمان‌دهنده، هدايت‌كننده و حتي مجري آنها باشيد، ولي نه هميشه، پس با برنامه‌ريزي صحيح آنچه در توان شماست را برعهده بگيريد (نه بيشتر و نه كمتر)
7) بي‌مسئوليتي نسبت به ديگران
اين امر موجب مي‌شود كه افراد ديگر نيز در جهت جبران بي‌احترامي شما برآيند كه باعث به هم ريختگي برنامه شما و تلف شدن قسمتي از زمان مي‌شود.
8) سوءاستفاده از تلفن و داشتن ملاقات‌هاي بيش از اندازه
سعي كنيد در اين دو مورد نسبت به خود بسيار سخت‌گير باشيد چرا كه مكالمات تلفني و ملاقات‌هاي بيش از اندازه و غيرضروري قسمت زيادي از زمان در دسترس و مفيد شما را كم مي‌كند.
9) اسير و برده ساعت بودن
از ابتدا، توانايي خود را درنظر بگيريد و زمان كافي جهت انجام هر كاري را درنظر گرفته و آن كار را در زمان مناسب و با كيفيت خوب انجام دهيد.
10) نداشتن تعهد
مديريت زمان صرفاً مسأله روياروشدن با آخرين مهلت‌ها نيست، بلكه از پيش انديشيدن، برنامه‌ريزي كردن، اطمينان يافتن از صرف وقت در حد امكان و تعيين اولويت‌هاست.
بايد بدانيد كه مديريت زمان در انجام دادن هر طرحي در همه مراحل و گام به گام اهميت دارد.
11) واكنش به جاي كنش
سعي كنيم در مرحله كنش از تكنيك‌هاي مديريت زمان بهترين استفاده را بكنيم تا وارد مرحله واكنش نشويم.
براي شروع برنامه‌ريزي در مديريت زمان سئوالات زير را درنظر داشته باشيد:
ـ آيا به هدف‌هايتان فكر كرده‌ايد؟
ـ نگرش شما نسبت به تنظيم و تقسيم زمان چيست؟
ـ آيا تاكنون از زمان استفاده نابجا كرده‌ايد؟
اگر تاكنون به 3 پرسش بالا فكر كرده باشيد، به اين معني است كه مفهوم مديريت زمان را دريافته‌ايد.
آيا تاكنون اهداف خود را تنظيم كرده‌ايد؟
در هر كاري مهم است كه مشخص كنيد چه اهدافي داريد و زمان را براي رسيدن به آنها تنظيم كنيد. اهداف مهم خود را درنظر بگيريد و آن را به اهداف جزئي تقسيم كنيد؛ به عبارت ديگر هدف اصلي خود را به اهداف كوچك تقسيم كنيد. در اين قسمت مشخص كنيد ساعات هفته خود را تاكنون چگونه مي‌گذرانديد و سپس به سئوالات زير پاسخ دهيد:
ـ آيا تاكنون فكر كرده‌ايد كه چه مقدار زمان براي دست‌يابي به اهدافتان درنظر گرفته‌ايد؟
ـ آيا برنامه‌ريزي زماني كه تاكنون داشته‌ايد براي رسيدن به اهدافتان مناسب بوده است؟
ـ آيا مي‌توانيد بدون توجه به زمان‌بندي‌هاي گذشته و انجام كارهاي قبلي، برنامه كنوني را تنظيم كنيد؟
براي پاسخ به اين سئوال‌ها كه شما دقيقاً بدانيد چه بايد بكنيد، چرا اكثر وقت افراد به اين دليل تلف مي‌شود كه نمي‌دانند براي آينده چه بايد بكنند، خوب است.
بدانيد كه، تنظيم و تعيين اهداف اصلي، قلب دستگاه مديريت زمان است و تقسيم آن به اهداف كوچك‌تر، راه رسيدن به آن اهداف را براي شما روشن مي‌سازد.
چهار اصل مهم در مديريت زمان
در مديريت زمان چهار اصل مهم وجود دارد كه عبارت‌اند از: اهميت، فوريت، مؤثربودن و رضايت
اهميت و فوريت
يك روش مؤٍثر در استفاده از تكنيك‌هاي مديريت زمان، اين است كه در رابطه با اهميت و فوريت مسائل و كارهايي كه مي‌خواهيد انجام دهيد فكر كنيد.
كارهاي كم‌اهميت و غيرفوري
اندكي در مورد كارهاي روزانه خود فكر كنيد. چه قدر از وقت شما در حال حاضر صرف انجام كارهاي كم‌اهميت و غيرفوري مي‌شود؟ كارهايي مثل تماشاي تلويزيون براي ساعت‌هاي متوالي، مكالمات غيرضروري با تلفن و... اين گونه كارها زياد انجام مي‌شود و هرگز ما را در رسيدن به هدفمان ياري نمي‌كنند.
كارهاي كم‌اهميت و فوري
انجام اين كارها به كمي احتياط نياز دارد چرا كه شما مشغول انجام دادن كاري هستيد كه مدام در ذهن خود بي‌اهميت بودن آن را تكرار مي‌كنيد، متأسفانه بسياري از مواقع ناگزير از انجام چنين كارهايي هستيم. براي حل اين مشكل، هنگامي كه مشغول انجام كاري هستيد، از خود بپرسيد: اگر اين كار را نكنيم پي‌آمدهاي آن چه خواهد بود؟ در صورت پاسخ دادن به اين سئوال ممكن است كار شما اهميت هم پيدا كند، چه بسا كه شما با انگيزه‌تر آن را انجام مي‌دهيد.
كارهاي مهم امّا غيرفوري
انجام كارهاي مهم اما غيرفوري را در برنامه‌ريزي خود پس از كارهايي كه فوريت بيشتري دارند قرار دهيد و سعي كنيد همواره اهميت و فوريت و علت كارهايي را كه انجام مي‌دهيد، در ذهن خود مرور كنيد.
انجام اين گونه كارها براي همه افراد لازم است. هر چه كاري مهم‌تر را به تعويق بيندازيد؛ به طوري كه ميزان فوريت آن زياد شود، اهميت آن كمتر جلوه خواهد كرد، ولي بايد درنظر داشته باشيم كه جنبه اهميت يك كار هيچ وقت با از بين رفتن فوريت انجام آن از بين نمي‌رود.
مؤثربودن و رضايت‌بخشي
لبوف مي‌گويد: رضايت‌بخشي يعني كاري را درست و دقيق انجام دادن، امّا مؤثربودن يعني درست و دقيق انجام دادن كار.
مؤثربودن و رضايت‌بخشي نيز شامل چهار بخش مي‌شود كه عبارت‌اند از:
1) كار بي‌اهميتي ناقص انجام شود (مؤثرنبودن، رضايت‌بخش نبودن)
هرگاه كار بي‌اهميت باشد، و ضعيف هم عمل كنيد، نه تنها هيچ نفعي نخواهد داشت بلكه مشكل را پيچيده‌تر خواهد كرد چرا كه زمان بسيار بيشتري صرف پيداكردن راه‌حل مشكلي كه پيچيده‌تر هم شده، خواهد شد، پس كارهاي كم‌اهميت بهتر است انجام نشوند و چه بسا ناقص انجام دادن آن، نيز جاي بحث دارد.
2) كار مهمي ناقص انجام شود (مؤثربودن، رضايت بخش نبودن)
ممكن است تعجب كنيد كه چرا ممكن است يك نفر كار مهمي را ناقص انجام دهد؟
در جواب بايد گفت: چون در حال تمرين كردن است. تلاش در جهت خوب انجام دادن كار است، منتها به دلايلي نظير كم‌تجربگي انجام كار ضعيف به نظر مي‌رسد.
3) كار غيرمهم كامل انجام شود (مؤثرنبودن، رضايت‌بخشي)
انجام كارهاي غيرمهم به طور كامل موجب احساس رضايت‌مندي در فرد مي‌شود. بنابراين براي تقويت اراده خود به كارهاي كوچك و جزيي هم توجه كنيد و سعي كنيد آنها را كامل انجام دهيد تا اعتماد به نفسي حاصل شود كه اساس و پايه انجام كارهاي مهم و بزرگ باشد، امّا مواظب باشيد زياده‌روي نكنيد.
4) كارهاي مهم، خوب و كامل انجام شود (مؤثربودن، رضايت‌بخشي)
يعني اين كه بفهميم چه كارهايي مهم هستند و آنها را آنقدر كامل انجام بدهيم تا رضايت كامل حاصل شود، در اين صورت فرد احساس موفقيت بيشتري خواهد كرد.
منبع: www.ettelaat.com/خ