زمان، بهترين هديهى خالق جهان به گل سر سبد مخلوقات (انسان) است که در صورت شناخت و استفادهى صحيح از آن توانايي هاي نهفتهى درون انسان بروز مي يابد. شناخت زمان، بصيرت لازم براي استفادهى صحيح از آن را فراهم مي سازد و استفادهى صحيح از زمان، مستلزم يادگيري اصولي است که به کمک آنها مي توان از اين درياي بي کران، بهترين گوهرها را صيد نمود. از اين رو براي پرداختن به اصولي که تضمين کنندهى بهره وري مناسب از زمان است، نخست بايد به اين سؤال پاسخ داد که: زمان چيست؟ و چه نقشي مي تواند در زندگي ايفا نمايد؟
زمان چيست؟
در پاسخ بايد گفت: زندگي مگر چيزي جز زمان است؟ زندگي، مهلتي است که به ما داده شده تا از آن بهره بگيريم. حضرت علي (ع) مي فرمايد: «به راستي عمر تو زماني است که در آني». (1) ديدن زندگي از زاويهى زمان، معاني تلخ و شيريني دارد. آن جا که آمدن و رفتن ها در ميان است و سخن از بي وفايي زمان با مردمان است، جنبهى بي رحمانهى زمان نمود دارد و آن جا که سخن از هديهى خالق براي رشد و تکامل در ميان باشد، جنبهى شيريني و لذت بخش زمان مورد نظر است.
زمان، موهبتي است که خداوند در عطاي آن به مخلوقات، هيچ تفاوتي قائل نشده و آن را ميان شاه، بنده، فقير و غني، به يک گونه تقسيم نموده است. بدين معنا که يک ثانيه براي همه يک ثانيه است، نه کم تر و نه بيشتر! نه کسي مي تواند آن را ذخيره کند و نه قابل خريد است. بايد در همان لحظه از آن استفاده نمود. در غير اين صورت، به هيچ قيمتي باز نخواهد گشت.
با چنين ديدي زمان را بدين صورت تعريف مي کنيم: «زمان، همين حال است»؛ نه گذشته و نه آينده. و رمز استفادهى از زمان، استفادهى از همين لحظه است.
استفاده از زمان، چگونه به وجود مي آيد؟ چرا برخي از افراد با وجود مشغله هاي فراوان و مسئوليت هاي سنگين، از زندگي، لذت و بهرهى کافي مي برند و احساس کمبود وقت نمي کنند، اما در مقابل، بيشتر مردم بعد از يک روز پر هياهو و جنب و جوش، در پايان روز، خسته و مضطرب از کارهاي انجام نشده و نيمه تمام، احساس مي کنند در رقابت با زمان، بازنده هستند؟
در پاسخ اين سؤال مي توان گفت: راز تمام موفقيت ها و شکست ها، در کيفيت و کميت استفاده از زمان، نهفته است. استفادهى صحيح از زمان، اصول و قواعدي دارد که بدون آن نمي توان به درستي از فرصت ها بهره مند گرديد. اينک به بررسي اصولي مي پردازيم که با استفادهى از آنها مي توان از لحظه لحظهى زندگي، بيشترين بهره را برد. روانشناسان، اين اصول را ذيل عنوان «مديريت زمان» بررسي مي کنند.
اصول دهگانهى مديريت زمان
1. برنامه ريزي
نخستين و مهم ترين اصل براي استفادهى صحيح از زمان، داشتن برنامه اي حساب شده و دقيق است. اين برنامه که با توجه به مقتضيات روحي افراد تنظيم مي شود، محور اصلي مديريت زمان است. عمدهى مباحث مديريت زمان به موضوع فنون برنامه ريزي، شرايط و راهکارهاي آن مي پردازد. داشتن برنامهى جامع که همهى زواياي زندگي را پوشش دهد مانند در اختيار داشتن نقشه اي است که يک راننده در يک مسير پر پيچ و خم از آن بهره مي گيرد و در واقع،استراتژي (راهبرد) فرد براي دستيابي به اهدافش است که در برگيرندهى کوتاه ترين و کم هزينه ترين مسير براي رسيدن به هدف است. برنامهى نسب، با سازماندهي وظايف، موجب جلوگيري از هدر رفتن وقت و انرژي شده و افزون بر بالا بردن اعتماد به نفس، توان پيگيري و قدرت نظارت و کنترل بر اعمال را افزايش مي دهد و نشان از هوش و خلاقيت فرد دارد.
بيشتر مردم، با آن که بدون برنامه ريزي زندگي مي کنند و از قاعدهى کلّي «هر چه پيش آيد، خوش آيد» پيروي مي کنند، اما افراد با برنامه و منظم را تحسين مي نمايند و چه بسا خود، آرزوي زندگي کردن همانند آنان را در سر مي پرورانند. با وجود اين، افراد بسياري نيز هستند که به اصل برنامه ريزي در زندگي اعتقادي ندارند و فکر مي کنند آن قدر به کار مشغول اند که وقتي براي برنامه ريزي ندارند. مثل اينان، مثل مزرعه داري است که پيش از شروع زمستان، تصميم به ساختن کلبه اي گرفت و بدين منظور به قطع درختان پرداخت. نجاري او را ديد که عرق ريزان و به زحمت زياد، مشغول کندن درختان است. به او نصيحت کرد که ابتدا بايد تبرت را تيز کني؛ اما او جواب داد که: «چون سخت مشغول بريدن درختان هستم، وقتي براي اين کار ندارم!».
بحث در مورد نحوهى «برنامه ريزي» و خصوصيات آن، در اصول بعدي خواهد آمد. در اين جا فقط به دو نکتهى بسيار مهم اشاره مي کنيم: اول اين که به دليل شناختي که هر فرد از خود دارد، برنامه بايد توسط خودش تنظيم گردد. البته وي بايد نخست با اصول برنامه ريزي آشنا گردد؛ ولي کار برنامه ريزي را خود بايد انجام دهد. اين کار، علاوه بر پربارتر نمودن برنامه، از لحاظ رواني، اين انگيزه را به فرد مي دهد که در اجراي برنامه، تلاش بيشتري بنمايد. دوم اين که برنامه بايد مکتوب باشد تا انتظاري را که از آن داريم، برآورده نمايد. برنامهى مکتوب، افزودن بر اين که هميشه تجارب مکتوب ما را در اختيارمان مي گذارد، قدرت تمرکز، اعتماد به نفس، تسلّط بر کار، پشتکار، نظم، پيگيري و کنترل را نيز به ارمغان مي آورد.
2. هدفگذاري فعاليت ها
نخستين گام براي برنامه ريزي، مهم ترين و مؤثر ترين گام است و آن هدفگذاري روي تمام کارهايي است که مي خواهيم انجام دهيم.
هدف، مانند قطب نماي هواپيما در هر لحظه جهت را براي رسيدن به مقصد، نشان مي دهد. کساني که هدف خود را به روشني و با اطمينان مي شناسند، راه رسيدن به آن را هم مي دانند؛ زيرا کسي که مي داند به کجا مي رود، هيچ مانعي جلوي او را نخواهد گرفت، مانند راننده اي که در روز روشن رانندگي کند و به وضوح، جاده و اطراف آن را مي بيند و در صورت آشنايي با مسير، اگر درست رانندگي کند، حتماً به مقصد خواهد رسيد.
اما بسياري از مردم که براي خود، هدف درستي تعيين نکرده اند، به جاي اين که کنترل کار را در دست بگيرند، تحت کنترل کار قرار مي گيرند. در واقع، آنان تصميم گيرندهى در اعمالشان نيستند، بلکه عمل آنها عکس العملي است که در مقابل محيط از خود بروز مي دهند.
گروه هاي بسيار ديگري، اصلاً هدفي از زندگي ندارند و نمي دانند به کجا مي روند. روزگار، آنها را از اين سو به آن سو مي کشاند. اين افراد، زماني مشغول به کار مي شوند که مجبور شوند. امير مؤمنان (ع) مي فرمايد: «بزرگ ترين جهل، جهل انسان است به کار خويش». (3)
و به گفتهى شهريار:
کورکورانه گر به راه افتي
کورکورانه هم به چاه افتي!
يکي از دلايلي که افراد براي توجيه عدم تعيين هدف بيان مي کنند، رضايت از عملکرد فعلي خودشان است و تصور مي کنند چون حداکثر تلاش خود را انجام مي دهند، نيازي به تعيين هدف ندارند. اين افراد، توجه ندارند که بدون داشتن هدف، ملاکي براي ارزيابي خود نخواهند داشت و نمي توانند دربارهى چگونگي استفاده از توانايي هايشان قضاوت کنند. دلايل اين چنيني مانند داستان خلباني است که به مسافرانش اعلام مي کند رعد و برق، سيستم هاي هواپيما را از کار انداخته است و هم اکنون در توفان و در بين کوه ها گم شده ايم؛ اما يک خبر خوب هست و آن اين که ما با تمام سرعت به پيش مي رويم!
منظور از هدفگذاري، چيزي بالاتر از تعيين اهداف است. تعيين هدف، مقدمه اي است براي هدفگذاري. منظور از هدفگذاري، ارتباط دادن اهداف با وظايف مختلف روز است؛ اما براي رسيدن به اين منظور، ابتدا بايد اهداف را واقع بينانه و به روشني تعيين نمود، آن گونه که قابل اندازه گيري و به دور از اوهام و خيالات باشند؛ زيرا با رؤيا زندگي کردن، به معناي با هدف بودن نيست.
انواع هدف
اهداف، سه گونه اند: (4) اهداف چرايي، اهداف چيستي و اهداف چگونگي.
اهداف چرايي، اهدافي هستند که تمام اهداف ديگر زندگي را به سبب آنها کسب مي کنيم، مانند به دست آوردن احترام ديگران، رفاه خانواده و مقبوليت عمومي .
اهداف چيستي، هدف هايي هستند که با رسيدن به آنها اهداف چرايي تحقق مي يابند، مانند کسب مدرک، هدف هاي مالي و هدف هاي شغلي.
اهداف چگونگي، راه هاي به دست آوردن اهداف چيستي هستند، مانند درس خواندن درصورتي که هدف چيستي ما گرفتن مدرک باشد.
از آن جا که اهداف چرايي موتور محرک در پشت تمام اهداف هستند، در صورت کمرنگ شدن اين اهداف (که معمولاً به علت توجه زياد به اهداف چيستي و چگونگي به وجود مي آيد)، خطر سرخوردگي و يأس در پي خواهد آمد؛ زيرا اگر ندانيم چرا کاري را انجام مي دهيم، در پايان کار، احساس موفقيت نخواهيم داشت.
براي شروع، کاغذ و قلمي برداريد و خواسته هاي خود (از قبيل نوع روابطي که مي خواهيد با ديگران داشته باشيد، شغلي که مايليد به آن دست يابيد، محلي که براي زندگي در نظر داريد، وضعيت خانوادگي و مالي اي که براي آن تلاش مي کنيد، وضعيت تحصيلي مورد نظرتان و قضاوتي که مايليد ديگران از شما بکنند) را يادداشت کنيد. اين کار را حتماً بکنيد؛ زيرا اهداف نانوشته، همانند تصوّرات و خيالات است که دردي را دوا نمي کنند. دقت کنيد که اهداف بايد داراي شاخصه هايي از قبيل: وضوح، قابليت اندازه گيري، قابليت دسترسي، واقع بينانه بودن و داشتن با محدوديت زماني باشند. براي مثال، منظور از قابل اندازه گيري بودن، اين است که اگر مي خواهيد لاغر شويد، تعيين کنيد بايد ماهي چند کيلو وزن کم کنيد.
براي رسيدن به اهداف بزرگ بايد مرحله به مرحله پيش رفت. در اين صورت، احساس دائمي موفقيت و پيشرفت موجب افزايش توان و انگيزه براي دستيابي به هدف مي شود. پس با استفاده از ورزش ذيل (اصل سوم)، اهداف خود را به صورت هدف هاي کوچک درآوريد. ابتدا روي يک برگ کاغذ، اهداف بلند مدت خود را که ظرف پنج سال آينده مي خواهيد به دست آوريد، با تفکيک نوع هدف بنويسيد (يعني اهداف بلند مدت «چرايي»، اهداف بلند مدت «چيستي» و اهداف بلند مدت «چگونگي» را جداگانه يادداشت کنيد). سپس اهداف ميان مدت يک ساله را به همين طريق يادداشت کنيد و در مرحلهى آخر با استفاده از اين اهداف، اهداف کوتاه مدت دو ماه را تعيين کنيد. توجه کنيد که اهداف کوتاه مدت بايد به گونه اي باشند که بتوان در ادامهى آنها به اهداف ميان مدت و در ادامه به اهداف بلند مدت رسيد.
3. برنامهى ريز روزانه
با تعيين اهداف بلند مدت، ميان مدت و کوتاه مدت، گام اوّل را براي مديريت زمان برداشته ايد. با اين کار، نگرش جامع و کامل بر وظايفي که به عهدهى شماست به دست آورده ايد. اما هنوز ابزار لازم براي سازماندهي اوقات امروز(که گفتيم رمز استفاده از زمان است) به دست نيامده است. حال، وقت آن است که با استفاده از نتايج تعيين اهداف، گام دوم را برداريد و آن، نوشتن برنامهى ريز روزانه است که کاربردي ترين بخش برنامه ريزي است و در صورت اجراي درست، مؤثرترين گام براي تنظيم وقت به شمار مي رود .
در اين قسمت، بيشتر کار، روي اهداف «چگونگي» صورت مي گيرد و به ندرت پيش مي آيد که اهداف «چيستي» در اين حيطه مورد بحث قرار گيرند؛ زيرا اهداف چيستي هفتگي و ميان مدت هستند. البته پيش مي آيد که اهداف چيستي هفتگي و حتي روزانه در نظر گرفته شود. اما اهداف چرايي، آن قدر کلّي و بلند مدت هستند که نمي توان آنها را به اجزاي کوچک تر تبديل نمود. اين مطلب به اين معنا نيست که در برنامهى ريز زمان، توجهي به اهداف «چرايي» و «چيستي» نمي شود؛ بلکه پايه و هدف اهداف «چرايي» است و بايد اين اهداف مرتباً مرور شوند تا انگيزهى لازم براي اجراي اهداف چگونگي از دست نرود.
براي اين که برنامهى ريز روزانه بهتر در جهت برنامه هاي بلند مدت قرار گيرد، لازم است ابتدا برآوردي روي برنامهى چگونگي کوتاه مدت داشته، آن را به هشت قسمت تقسيم کنيد، تا هدف هايي که بايد در طول هفته به آنها دست يافت، معلوم گردد. اين برنامهى هفتگي فقط شامل اهدافي است که بايد در طول هفته به آنها دست يافت، نه ريز کارهاي روزانه. حال با ريزتر کردن برنامهى هفتگي، تصوير روشني از کارهايي که بايد در هر روز هفته انجام دهيد، به دست مي آوريد.
در اين جا باز تأکيد مي کنيم که منظور از اين اعمال، کارهاي روزمره و تکراري شما نيست؛ بلکه فعاليت هايي است که مستقيماً به اهدافي که شما قبلاً تعيين کرده ايد و مايليد به آنها دست يابيد، مربوط مي شوند. بيشتر کارهاي روزانه، ناشي از روزمرّگي است و کمکي براي رسيدن به اهداف نمي کنند و در صورت عدم مراقبت، يکي از بازي هاي زمان، افتادن در دام روزمرّگي است؛ يعني اگر کاري براي خود تعريف نکنيد، باز هم احساس بيکاري نخواهيد کرد و حتي بعضي اوقات، وقت خالي براي انجام دادن کارهاي اصلي هم نخواهيد داشت. اين يعني روزمرّگي!
حال که مي دانيد اهداف امروزتان چيست، اين اهداف را به عنوان شالودهى برنامهى روزانه به کار ببريد. البته در برنامهى روزانه کارهايي که به اجبار بايد هر روز انجام دهيد (از جمله فعاليت هاي شخصي، ارتباطات اجتماعي و ...) نيز اضافه شود؛ ولي بايد همهى اينها حول محور اهداف اصلي قرار گيرند و هيچ گاه اهداف شما قرباني انجام اين امور نشوند.
برنامهى ريز روزانه، فهرست واقع بينانه اي از کارهايي است که شما بايد در طول روز انجام دهيد و لازم است آنها را در جدولي که حداقل شامل ستون هايي براي درج ساعات روز، فعاليت هاي که بايد انجام گيرد، زمان هر فعاليت، نوع اولويت، ثبت عملکرد و نيز ستوني براي ارزيابي فعاليت ها مي شود، تنظيم کنيد. در مورد اجزاي برنامه و مهارت هاي تنظيم آن، بحث خواهيم کرد؛ اما اين نکته را به خاطر بسپاريد که در تنظيم برنامه ها مراقب باشيد وقت خود را به چيزهايي اختصاص دهيد که ارزش آن را داشته باشند. همان گونه که براي خرج کردن پول خود وسواسي داريد و دقت مي کنيد، ارزش زمان خود را هم مد نظر داشته باشيد.
4. اولويت بندي
يکي از مهارت هايي که موجب بالا رفتن کارايي برنامهى روزانه مي شود، تعيين اولويت فعاليت هايي است که در برنامهى مشخص شده يا در بين روز ايجاد مي شود. در واقع، تصميم شما براي دادن حقّ تقدم به کارهايتان را اولويت بندي اموري مي گوييم.
اگر شما ارزش کارها را بسنجيد و اولويت آنها را تعيين کنيد، توان خود را روي کارهاي مهم تر متمرکز مي کند و در صورت مواجهه با مشکل در برنامه، بر اساس اولويت تعيين شده حرکت مي کنيد.
همچنين اولويت بندي موجب مي شود ارزش فعاليت هاي خود را بهتر بشناسيد و به طور مؤثرتري با آنها برخورد کنيد.
اگر مراحل قبلي را به درستي انجام داده باشيد. در اين مرحله مشکلي نخواهيد داشت؛ زيرا با داشتن اهداف روشن، به راحتي مي توان فهميد که چه کاري لازم است انجام گيرد و چه کاري را مي توان حذف کرد يا به ديگري محوّل نمود.
براي اولويت بندي مي توانيد فعاليت هاي خود را به سه دسته تقسيم کنيد:
دستهى نخست، کارهايي هستند که هم داراي اهميت هستند و هم در فهرست برنامه هاي اصلي آمده اند و براي دستيابي به هدف بزرگ تر، انجام دادن آن در اين مقطع، فوري است. اين گونه وظايف، بايد حتماً توسط خودتان انجام گيرند و ملاک عملکرد شما محسوب مي گردند. براي مشخص نمودن اين وظايف در برنامهى روزانه، از يک علامت مربع استفاده کنيد.
دستهى دوم، کارهايي هستند که يا از اهميت برخوردارند و يا از فوريت و در بعضي مواقع، ِپيش نياز کارهايي مهم اند. در اين امور را مي توان گاهي اوقات به ديگران واگذار نمود يا به تأخير انداخت. اين وظايف را در برنامه يا يک علامت مثلث مشخص کنيد.
دستهى سوم، کارهايي هستند که نه از اهميت برخوردارند و نه از فوريت؛ اما معمولاً بيشترين وقت روز را مي گيرند، مانند روابط اجتماعي و کارهايي روزمره. اين امور، بيشتر بر حسب عادت انجام مي گيرند و نقشي در ارتقاي فرد و رسيدن به هدف ندارند. متأسفانه اغلب افراد، ناخواسته بيشترين زمان خود را صرف اين امور مي کنند. در بحث ارزيابي برنامهى روزانه يا بررسي نتايج عملکرد روزتان بيشتر اين نکته را درک خواهيد کرد.
5. منحني انرژي روزانه
يکي از ويژگي هاي برنامهى مناسب، تناسب آن با روحيات رواني و شرايط جسماني فرد است. توان روحي و جسمي افراد براي انجام دادن کارها هميشه يکسان باقي نمي ماند و سطح فعاليت و برانگيختگي در ساعات متفاوت روز تغيير مي کند. اين تغييرات، بسته به عادات تغذيه، خواب، حالات روحي و شرايط جسمي از فردي به فرد ديگر تغيير مي کند. به همين دليل نمي توان قانون معيني براي آن تعريف نمود.
براي برنامه ريزي لازم است از ساعات بيولوژيک (زيستي) خود، اطلاعات کافي به دست آوريد و نتايج آن را در برنامه ريزي تان تأثير دهيد. براي به دست آوردن اين اطلاعات بايد چند روز به دقّت، وضعيت برانگيختگي و افسردگي خود را در ساعات مختلف ثبت کنيد و بعد از به دست آمدن نتايج، فعاليت هاي اصلي و مهم خود را که احتياج به توان بالاتر و انرژي بيشتري دارند، براي ساعات برانگيختگي قرار داده و امور روزانه و غير مهم را که احتياج به تمرکز ندارند، به ساعاتي موکول کنيد که از انرژي کم تري برخورداريد. در صورتي که بيشتر مردم، خلاف اين کار را انجام مي دهند؛ يعني بين صبح و ظهر را (که معمولاً بيشترين برانگيختگي وجود دارد) به کارهايي بي اهميت مي گذرانند و کارهاي اصلي خود را بعد از ناهار يا شب انجام مي دهند.
توصيه مي شود براي به دست آوردن توازن جسمي و روحي در خوابيدن و غذا خوردن متعادل باشيد و علاوه بر عمل کردن به توصيه هاي پزشکي و بهداشتي در اين موارد، سعي کنيد از يک نظم دائمي پيروي کنيد. با اين کار، شما مي توانيد برآوردي مطمئن از توانايي خودتان در روز به دست آوريد. در غير اين صورت نمي توانيد پيش بيني مناسبي از توان عملکرد خود در روز داشته باشيد.
6. تعيين مهلت پاياني
يکي از مواردي که در نوشتن برنامهى ريز روزانه به آن اشاره شد، تعيين مهلت انجام دادن هر فعاليت است. اين کار، شما را مقيد مي کند تا ظرف زمان تعيين شده، کار را انجام دهيد. اگر براي يک فعاليت، محدودهى زماني تعريف نکنيد، احتمال طولاني شدن و انجام نشدن کار، بالا مي رود.
از نظر رواني، ذهن، مراحل انجام دادن کار را در مدت زماني که دراختيار دارد، تنظيم مي کند و اگر مدت زمان، بيشتر از حد معمول باشد، کار، آن قدر کش پيدا مي کند تا زمان بيشتري مي برد، اما اگر زمان کم باشد، کار، زودتر به پايان مي رسد.
به عنوان مثال، معمولاً در شب امتحان، مطالب يک ترم (که روي هم انباشته شده) با سرعت خوانده مي شود. حال اگر درس خواندن با اين توان درطول سال انجام گيرد، مي تواند نتايج بزرگي به همراه داشته باشد. علت اين امر تعيين مهلتي است که براي مطالعهى درس داده شده است که موجب مي شود در سررسيد آن، کار به اتمام برسد.
پس دو نکته بايد رعايت شود، نخست، اين که حتماً مهلت پاياني تعيين شود و دوم اين که تا جاي ممکن اين مهلت، واقع بينانه و حقيقي باشد. البته تخمين زدن درست زمان، خود، يک مهارت است که اگر در برنامه ريزي مداومت داشته باشيد و نتايج برنامهى هر روز را بررسي کرده و از آن استفاده کنيد، آن را به دست خواهيد آورد.
7. انعطاف پذيري
هميشه آنچه در ذهن شما بوده و در برنامه منعکس شده، در عمل اتفاق نمي افتد. در بهترين حالت، ممکن است 60 تا 70 درصد برنامه مطابق آنچه شما پيش بيني کرده ايد، جلو برود. بسياري از حوادث پيش بيني نشده، مزاحمت هاي ناخواسته، مشکلات غير منتظره و حالات روحي نامطلوب در کمين هستند تا نظام برنامهى شما را برهم بزنند. آنچه موجب مي شود شما از مسير برنامه منحرف نشويد، انعطاف پذيري برنامه و روش اتخاذي شما در مقابل اين گونه حوادث است که شاخص هوش و خلاقيت شما نيز هست.
نخستين راه براي مبارزه با از هم پاشيدگي برنامه براثر اين موارد، تعيين وقتي آزاد در برنامه است که از آن براي جبران وقت استفاده مي شود. راه ديگر، توانايي خود شما در مديريت وقتتان است؛ مثلاً اگر براي اين ساعت، برنامهى مطالعه در نظر گرفته ايد اما به دلايلي نمي توانيد تمرکز کنيد، بهتر است به جاي مطالعه، فعاليت ديگري که نياز به تمرکز ندارد انجام دهيد و مطالعه را به ساعت ديگري که براي آن کار در نظر گرفته بوديد منتقل کنيد و يا با تمرينات ورزشي ساده سعي کنيد تعادل خود را به دست آوريد. به هر حال بايد مرز بين نظم داشتن و خشک بودن در اجراي برنامه را درک کنيد و فقط به فکرانجام دادن کار نباشيد، بکله به درست انجام دادن نيز فکر کنيد.
8. مديريت فردي
اداره کردن، خود يکي از بزرگ ترين توانايي هايي است که يک انسان مي تواند به دست آورد و فقط با اين نيرو مي توان برنامه را به اجرا رساند. لازمهى چنين توانايي اي کسب صفاتي از قبيل اعتماد به نفس، اراده، پشتکار و نظم در زندگي است و آنچه موجب مي شود تا فرد بتواند به اين صفات دست يابد، قبول اين واقعيت است که مسئوليت هر کس با خود اوست و شخص ديگري نمي تواند او را اداره کند. البته اجراي درست اصول گذشته مي تواند در ايجاد انگيزه بسيار مؤثر باشد و تحريکي جهت حرکت به سوي هدف مورد نظرتان باشد و شيريني رسيدن به اهداف کوتاه مدت و موفقيت در برنامهى روزانه، انرژي لازم براي ادامهى مسير را فراهم آورد.
9. اجراي برنامه
اگر چند نکته را در مورد نحوهى اجراي برنامه رعايت کنيد، مي توانيد اميدوار باشيد تا در مديريت زمان به موفقيت خوبي دست يابيد و از علم خود در عمل بهره گيريد. نخستين نکته، درست شروع کردن روز است. بسياري در شروع کار با مشکل مواجه هستند و روز را خوب آغاز نمي کنند. اگر روز خود را با خستگي، خواب آلودگي و عجله شروع کنيد نبايد توقّع داشته باشيد که در طول روز، بدون فشار و با آرامش به کارهاي خود برسيد. از قديم گفته اند: «سالي که نکوست، از بهارش پيداست». براي اين که بتوانيد روز خوبي را آغاز کنيد، شب به موقع بخوابيد تا صبح به راحتي از خواب بلند شويد. آبي به صورت بزنيد و کمي ورزش کنيد، نماز بخوانيد و برنامهى روزانهى خود را (که شب قبل آماده کرده ايد) مرور کنيد و وظايف خود را به خاطر بسپاريد و اولويت کارها را در نظر بگيريد، سپس همراه خانواده صبحانهى کاملي ميل کنيد و سراغ کارهايتان برويد. مرور کارها در ابتداي روز موجب مي شود راه هاي انجام دادن آن در ضمير و ذهن شما مهيا گردد و در طول روز در مواجهه با کارها با سردرگمي مواجه نشويد و کاري از قلم نيفتد.
سعي کنيد از زندگي و کار خود لذّت ببريد؛ زيرا احساس و فکر شما مستقيماً در عملکردتان تأثير مي گذارد. براي اين منظور، هر روز برخي کارها را که به نوعي از آن لذت مي بريد (از جمله تفريحات سالم و ورزش) را در برنامه قرار دهيد. به ياد داشته باشيد اگر کاري را به خوبي و کامل انجام دهيد، احساس رضايت و موفقيت ناشي از آن، کمک بزرگي براي شما خواهد بود؛ اما انجام دادن کارها به صورت نيمه تمام، نيروي شما را به هدر مي دهد. البته نبايد در دام کمال طلبي افتاد و همين که کار به قدر کافي انجام گرفت، کفايت مي کند و نبايد آن را کش داد. همچنين کاري که آغاز نشده به نوعي ترس و اضطراب به همراه دارد؛ در حالي که اگر خود را با آن درگير نماييد. ترس شما خواهد ريخت. بدين منظور، سعي کنيد وظايفي را که به نوعي از آن واهمه داريد، در اوّل روز انجام دهيد؛ زيرا تأخير در اين امور، موجب نگراني در طول روز شده، روي کارهاي ديگر نيز اثر نامطلوب مي گذارد.
به خاطر داشته باشيد ور رفتن و تميز کاري و يا انجام دادن کارهايي کوچک و آسان قبل از يک کار مهم، راه هايي است که براي به تأخير انداختن کار از آن استفاده مي شود و مي تواند موجب انجام نشدن کارشود. پس اگر تصميم گرفته ايد کاري را انجام دهيد. فورا آن را آغاز کنيد و درگير آن شويد و آن گاه پس از نيم ساعت، اگر خواستيد، اطراف خود را تميز و مرتب کنيد و به اموري از اين دست، رسيدگي کنيد.
هميشه از برنامهى خود جلو باشيد تا افزون بر به دست آوردن اعتماد به نفس، از نظر فکري دچار تشويق نشويد. در اجراي برنامه و صرف کردن وقت خود، بسيار جدّي ، مصمم و منظّم باشيد و همان گونه که در پول خرج کردن دقت مي کنيد، در صرف وقت خود خسيس باشيد و همان طور که زمان با شما بي رحمانه عمل مي کند. شما نيز با آن بي رحمانه عمل کنيد و نگذاريد سستي و تنبلي، وقتتان را ضايع کند و مانع پيشرفتتان شود. نسبت به برنامهى خود متعهد باشيد و هر شب و صبح، زمان کوتاهي را براي برنامه ريزي و نحوهى اجراي برنامه اختصاص دهيد و نتايج آن را بعد از مدت کوتاهي ببينيد.
10. ارزيابي و کنترل برنامه
نظارت، ارزيابي و کنترل برنامه، کارآمدترين قسمت در استفادهى از زمان است که احتياج به وقت، تأمل و درايت همراه با جدّيت و پشتکار دارد. بسياري که از اين قسمت کار غفلت مي ورزند. نقص کار خود را نمي فهمند و راه پيشرفت خود را نمي يابند. بايد حتماً در حين انجام دادن برنامه، بر کار نظارت نمود و تمام وقفه ها و مشکلاتي که در برنامه پيش مي آيد در ستون مربوط به آن در برنامه ثبت کرد. اين کار را بايد در حين روز انجام دهيد. در غير اين صورت، در پايان روز نمي توانيد به درستي اين وقفه ها را شناسايي کنيد.
بايد هر شب قبل از نوشتن برنامهى روز بعد، وقتي را براي بررسي و ارزيابي برنامهى همان روز اختصاص دهيد و با شناسايي نقاط ضعف و قوت، براي برطرف کردن نقاط ضعف، تدبيري بينديشيد و راهي نو اتخاذ کنيد. امام علي (ع) مي فرمايد: «هر روز تو را عبرت بخشد، اگر آن را بافکر، همراه سازي».
(5)
اگر معايب کار خود را شناختيد، خوشحال شويد و با برنامه ريزي جدّي در صدد رفع آن برآييد؛ نه اين که اميد خود را از دست داده، کار را رها سازيد. توجه داشته باشيد که شناخت اشتباهات و ضعف ها، خود يک قوّت است به شرطي که منجر به اصلاح شود؛ در غير اين صورت، مرتکب اشتباهي شده ايد که به شکست خواهد انجاميد.
آيينه چون نقش تو بنمود راست
خود شکن، آيينه شکستن خطاست!
بدين منظور بايد روحيهى انتقاد پذيري را در خود بالا ببريد تا هم خودتان انتقاد کنيد و هم از نظرات انتقادهاي ديگران (که به منزلهى هديه اي براي شماست) استفاده کنيد. براي اين که بهتر بتوانيد کار خود را ارزيابي کنيد. نياز به ملاک هايي براي اين کار داريد، که اگر اهداف خود را به درستي روشن کرده باشيد، با هدفگذاري روي اعمالتان مي توانيد بفهميد که در راستاي هدفتان حرکت کرده ايد يا به بيراهه رفته ايد.
همان طوري که در نوشتن برنامهى روزانه اشاره شد، برنامه بايد داراي چندين ستون باشد که ستون هاي درج ساعات روز، نوع فعاليت ها، مهلت انجام دادن آنها و نوع اولويتشان در هنگام تنظيم برنامه پر مي شود. ستون عملکرد روزانه در ميان روز پر مي شود که اگر به دقت و درستي انجام شود در ارزيابي برنامه تأثير خوبي مي گذارد. ستون آخر که ارزيابي عملکرد روزانه است در پايان روز پر مي شود و مشخص مي شود علت عدم انجام و يا ضعف در کارها چه بوده است و چه درصدي از برنامه تحقق يافته است.
بايد محاسبه کنيد که زمان با ارزشتان را صرف چه کارهايي کرده ايد؟ آيا آن فعاليت ها ارزش صرف وقت داشته اند يا نه؟ ببينيد که چند درصد وقت خود را صرف کارهاي اصلي و مهم کرده ايد و چند درصد صرف کارهاي روزمره و غير مهم شده است؟ اگر کم تر از 60 درصد وقت خود را صرف کارهاي مهم کرده ايد، در صدد باشيد تا با برنامه ريزي بهتر، راندمان (بازده) کار خود را بالا ببريد. البته مواظب باشيد که زياد کمال گرا نشويد و با ديدن افراد موفق نخواهيد که يکباره مانند آنها زندگي کنيد و ره صد ساله را يک شبه طي کنيد!
پيشرفت در برنامه و زندگي، امري تدريجي است و آنچه موجب آرامش مي شود، اين است که بدانيد هر روزي که مي گذرد، به نوعي پيشرفت کرده ايد. اميرالمؤمنين (ع) مي فرمايد: «زيرک، کسي است که هر روز بهتر از روز گذشته باشد». (6) بايد هدف بزرگ را در نظر داشت ولي کار را از جاي کوچک آغاز نمود و شرايط روحي و رواني و ظرفيت خود را در برنامه ريزي رعايت نمود.
براي برطرف کردن عيوب خود، جدولي تنظيم کنيد و عواملي را که موجب به هدر رفتن وقتتان مي شود، در آن ثبت کنيد و مشخص کنيد هر روز، هر کدام، چه قدر وقتتان را تلف کرده است. با اين کار، علاوه بر اين که انگيزهى شما براي برطرف کردن عيوبتان بالا مي رود، بهتر مي توانيد راه حل مناسب را بيابيد و با برنامه ريزي و جدّيت ، آن را پيگيري کنيد. در صورتي که در کار و برنامه، مداوت و پشتکارداشته باشيد، به زودي زمان از آن شما خواهد شد و هرطوري که بخواهيد، از آن استفاده مي کنيد.
پي نوشت :
1. غررالحکم، ح 3431.
2. همان، ح 3462.
3. همان، ح 2936.
4. ر.ک به: مديريت زمان، ديويد لوئيس، ترجمهى : کامران روح شهباز، تهران: ققنوس، سوم، 1381، ص 190-207.
5. غررالحکم، ح 6400.
6. نهج البلاغه، نامهى 53؛ غررالحکم، ح 1797.
منبع: نشريهى حديث زندگي، سال سوم، شماره چهار، مهر و آبان 1382، ص ص 56-62/س