زمانيکه آماده ملاقات با شخصي مي شويد، چند مطلب مشترک را در ذهن داشته باشيد تا در مورد آنها صحبت کنيد و همچنين چند سؤال نيز در ذهن داشته باشيد تا آنها را مطرح کرده و طرف مقابل را نيز به صحبت کردن وا داريد. اگر شخص مقابل را قبلاً ملاقات کرده ايد، سعي کنيد چيزهايي که از او به يادتان مانده را به ميان بکشيد مثلاً علاقه مشترکتان به يک ورزش خاص، يا عضويت مشترک در يک مرکز خيريه.
بر اساس مکتوبات "دبرا فاين" نويسنده کتاب "هنر مکالمات کوتاه" توانايي برقراري ارتباط با ديگران از طريق گفتگوهاي کوتاه مي تواند شما را به جاهاي بالايي برساند. "فاين" در گذشته يک مهندس خجالتي بوده و در سمينارها و همايش ها داخل دستشويي پنهان مي شده تا با ديگران برخوردي نداشته باشد و مجبور نشود که با آنها صحبت کند. در حال حاضر او يک سخنران حرفه اي است و معتقد است که قابليت برقراري ارتباط با ديگران يک امر کاملاً اکتسابي است. "فاين" و همراهانش راهکارهاي زير را براي برقراري يک مکالمه کوتاه، مختصر و مفيد به ما پيشنهاد مي کنند:
1) زمانيکه آماده ملاقات با شخصي مي شويد، چند مطلب مشترک را در ذهن داشته باشيد تا در مورد آنها صحبت کنيد و همچنين چند سؤال نيز در ذهن داشته باشيد تا آنها را مطرح کرده و طرف مقابل را نيز به صحبت کردن وا داريد. اگر شخص مقابل را قبلاً ملاقات کرده ايد، سعي کنيد چيزهايي که از او به يادتان مانده را به ميان بکشيد مثلاً علاقه مشترکتان به يک ورزش خاص، يا عضويت مشترک در يک مرکز خيريه.
2) اولين فردي باشيد که مي گويد: "سلام." اگر مطمئن نيستيد که طرف مقابل شما را به درستي به جا مي آورد يا نه، خودتان را معرفي کرده و اسمتان را بگوييد تا فشار و استرس کمتري را متحمل شود. به عنوان مثال اينطور عمل کنيد: "آقاي علي کاظمي؟ من محسن بختياري هستم، از ديدن شما خوشبختم" لبخند يادتان نرود و زمانيکه فردي را ملاقات ميکنيد، حتماً با او دست بدهيد.
3) در زمان معارفه دقت کافي داشته باشيد و سعي کنيد نام ها را به خاطر سپرده و در طول مکالمه به کرات از آنها استفاده نماييد.
4) با بيان يک عبارت متداول کاري کنيد تا طرف مقابل به صحبت کردن ادامه دهد و در نهايت هم يک سؤال کلي از او بپرسيد.
5) با توجه به حرف هاي او و نشان دادن واکنش هاي مثبت از طرف مقابل پشتيباني کرده و تمام حواس خود را به وي معطوف کنيد. در تمام طول گفتگو ارتباط چشمي را برقرار نگه داريد و هنگاميکه فرد در حال صحبت کردن با شماست سر خود را به اين طرف و آن طرف نچرخانيد و قسمت هاي ديگر اتاق را نگاه نکنيد.
6) بيشتر از آنچه حرف مي زنيد، گوش کنيد.
7) چيز جالبي براي ارائه دادن در دست داشته باشيد. سعي کنيد دانش خود را همواره به روز نگه داريد و از وقايع و اخبار جديد با اطلاع باشيد. آگاهي از اخبار و وقايع فرهنگي مي تواند به شما کمک کند تا راحت تر با طرف مقابل ارتباط برقرار کنيد. مي توانيد سر صحبت را با جمله هايي به اين شرح باز کنيد: "نظر شما در مورد ........ چيست؟" ، و يا "شنيده ايد که .............؟" از موضوعات منفي و بحث برانگيز پرهيز کنيد، و وارد جزئيات مسائل شخصي نشويد.
8) اگر قصد ديدن شخص خاصي را داريد، بهترين راه اين است که از يکي از آشنايان آن فرد تقاضا کنيد تا شما را به او معرفي کند. از يک دوست دو جانبه بخواهيد تا اين افتخار را نصيب شما کند.
9) اگر کسي کارت ويزيت خود را به شما تعارف کرد، آنرا به عنوان يک هديه قبول کنيد. با هر دو دست آنرا بگيريد و مدتي به آن نگاه کنيد و چيزهايي که روي آن نوشته شده است را به دقت بخوانيد. وقتي خواندن تمام شد، آنرا در جيب کت و يا کيف دستيتان قرار دهيد تا با اين کار نشان دهيد که برايتان ارزشمند است.
10) مراقب ژست و پرستيژ خود باشيد. افراديکه بيش از اندازه احساس راحتي ميکنند، موجبات ناراحتي ديگران را فراهم مي آورند. از سوي ديگر اگر راحت نبوديد باز هم اعتماد به نفس خود را حفظ کرده و خود را آرام و موقر نشان دهيد.
11) پيش از آنکه در گفتگويي که تازه به آن پيوسته ايد، شرکت کنيد، ابتدا براي مدتي گوش دهيد و جوانب مختلف آن را در نظر بگيريد. مطئمناً دوست نداريد که با صحبت هاي نابجا فرصت هاي استثنايي را پايمال کنيد.
12) راههاي فراري هم براي خود و هم براي طرف مقابل بگذاريد. به عنوان مثال: "من بايد همين حالا به کار يکي از مشتري هايم رسيدگي کنم" و يا "من وقت نکردم نهار بخورم به همين خاطر بايد يک سر به بوفه بزنم" و يا "اجازه دهيد نوشيدني هايتان را عوض کنند."
اما در چه زماني بايد از يک مکالمه بيرون آمد؟ بايد کاري کنيد که ابتدا تاثير مناسبي بر روي فرد مقابل بگذاريد و همچنين کاري کنيد که به دنبال شما بيايند به همين دليل ميبايست: "باهوش و مختصر عمل کرده و آنها در انتظار بگذاريد."
/س