برنامه ريزي چيست و چرا شما به برنامه ريزي نياز داريد؟ برنامه ريزي يکي از مهمترين تکنيکهاي مديريت زمان و پروژه است. برنامه ريزي آماده سازي توالي مجموعه فعاليتهايي براي دستيابي به اهداف مشخص است. اگر شما آن را بطورمؤثر انجام دهيد مي توانيد زمان و تلاش لازم براي دستيابي به اهداف را به ميزان زيادي کاهش دهيد. برنامه ريزي يکي از مهمترين تکنيکهاي مديريت زمان و پروژه است. برنامه ريزي آماده سازي توالي مجموعه فعاليتهايي براي دستيابي به اهداف مشخص است.
اگر شما آن را بطورمؤثر انجام دهيد مي توانيد زمان و تلاش لازم براي دستيابي به اهداف را به ميزان زيادي کاهش دهيد.
برنامه مشابه يک نقشه است. هنگام تعقيب آن شما مي توانيد هميشه ببينيد که چه مقدار به سمت هدف پروژه پيشرفت داشته ايد و چه اندازه از آن فاصله داريد؟
دانستن اينکه شما کجا هستيد براي ايجاد تصميمات خوب، جهت دستيابي به هدف واينکه چه چيزي را بايد در آينده انجام دهيد ضروري است.
يک دليل مهم تر براي اينکه چرا شما نياز به برنامه ريزي داريد قانون 80/20 است اين قانون بيان مي کند که براي فعاليتهاي غيرساختاري، 80 درصد از تلاشها کمتر از 20 درصد نتايج قابل ارزش را به همراه دارد.
شما همچنين زمان زيادي را جهت تصميم گيري براي اينکه چه چيزي بايد در آينده انجام گيرد صرف مي کنيد.
شما براي رسيدن به نيازهاي خود در جريان هر گام عملي بر مبناي زمان، پول يا منابع ديگر نيازمند برنامه ريزي هستيد.با برنامه ريزي دقيق اگر در برخي از موارد با مشکلاتي مواجه شويد مي توانيد آنها را مشاهده کنيد.
اين کار براي تعديل برنامه شما به منظور اجتناب يا هموار کردن بحرانهاي غير منتظره پيش رو آسان تراست.

اولويت بندي مؤثر:

مهارتهاي اولويت بندي عبارت از توانايي شما براي شناخت وظايفي است که در هر لحظه مهم ترين هستند و بيشترين زمان، انرژي و توجه شما را به خود اختصاص مي دهند. سي. ري جانسون در يکي از بخشهاي پاياني کتابش به نام " منطق CEO : چگونه مثل يک مدير اجرايي فکر و عمل کنيم، مي گويد: " اولويت- بندي ( نه کامپيوترها، متخصصان کارايي يا ماتريس زمان بندي) پاسخي به مشکلات مديريت زمان است. شما نيازي به انجام کار سريع يا حذف شکافهاي بهره وري براي استفاده بهتر از زمان نداريد بلکه نياز به صرف زمان بيشتر بروي کارهاي درست داريد".
همه ما چيزهاي زيادي براي انجام داريم که هرگز زمان و انرژي کافي براي انجام همه آنها وجود ندارد. ما زمان و منابع براي انجام همه کارها بطور مساوي و به خوبي همديگر نداريم. مهم نيست که شما چگونه به سختي تلاش مي کنيد بلکه مهم اولويت بندي کارها است که راه حلي براي خنثي سازي مشکلات است. (کارهاي زيادي هست که نبايد انجام شود)
يک دليل کليدي براي اينکه چرا کارها را اولويت بندي مي کنيم قانون يا اصل 80/20 است که بيان مي دارد 80 درصد از فعاليتهاي ما کمتر از 20 درصد در نتايج کارمان تاثير دارند.
بنابراين اگر شما فقط 20 درصد از مهمترين وظايف و کارهايتان را انجام دهيد بيشترين ارزش را بدست آورده ايد.
لذا اگر شما تلاشهاي خود را بر روي فعاليتهايي که ارزش بالايي دارند متمرکز کنيد به چيز بيشتري نسبت به قبل دست پيدا مي کنيد و يا اينکه زمان بيشتري را مي توانيد با خانواده تان صرف کنيد.

اولويت بندي با اهميت کارها و انجام يا عدم انجام آنها مرتبط است.

براي اولويت بندي کارا شما بايد توانايي تشخيص اينکه چه چيزهايي مهم است را داشته باشيد و بتوانيد تفاوت بين چيزهاي مهم و فوري را شناسايي کنيد.
وظايف مهم يا با اولويت بالا وظايفي هستند که به ما در دستيابي به اهداف بلند مدت کمک مي کنند و يا مي توانند پيامدهاي قابل ملاحظه و مهمي داشته باشند.
در نگاه اجمالي اول، تعداد زيادي از وظايف که در طي روز با آن مواجه هستيم بطور يکسان مهم و ضروري به نظر مي رسند. با اين وجود اگر شما دقيق تر نگاه کنيد متوجه مي شويد که تعدادي از فعاليتهاي فوري که با آنها سروکار داريم در بلند مدت واقعا مهم نيستند.
در همين حال کارهايي مثل بهبود مهارتها ، آموزش و صرف زمان به همراه خانواده که براي ما مهمترين هستند اغلب فوري و مهم نيستند.
با مهارتهاي اولويت بندي شما همه وظايف مهم و فوري را به محض اينکه ممکن باشد قبل از اينکه با يک بحران يا مشکل مواجه شويد انجام مي دهيد.
بنابراين شما توجه و تلاشتان را براي اختصاص زمان بيشتر به آن گروه از وظايفي که مهمترين هستند متمرکز مي کنيد.
اصول اولويت بندي مي تواند براي فعاليتهاي برنامه ريزي شده و برنامه ريزي نشده به کار گرفته شود. براي فعاليتهاي برنامه ريزي شده شما مي توانيد هر يک از وظايف خود را با حروف A,B وC و زمان و برنامه ريزي همچنين با توجه به اهميت آنها مشخص نمائيد. وظايف نوع B بايد هنگامي انجام شود که شما همه وظايف مهم و فوري نوع A را تمام کرده باشيد و اگر شما بعد از اتمام وظايف نوع B زمان داشته باشيد مي توانيد وظايف نوع C را آغاز کنيد.
هنگام تعيين اولويتها اين سؤال را از خود داشته باشيد که کداميک از آنها مي تواند حذف شده يا به فرد ديگري تفويض شود.
براي اولويت بندي فعاليتهاي برنامه ريزي نشده اغلب نياز به اتخاذ تصميمات سريع مي باشد و زمان کافي براي تحليل موقعيت بطور کامل وجود ندارد. لذا بهتر است آنها را در ذهن خود بسپاريد و به آن اتکا کنيد.
اثر بخشي شما در چنين موقعيتهايي بستگي زيادي به شفافيت و وضوح اهداف دارد.
منبع: http://www.pmanalyze.com