کاربران اينترنت و ساير شبکه هاي داخلي به منظور ارسال نامه هاي الکترونيکي از امکانات و روش هاي متعددي استفاده مي نمايند . مسئوليت ارسال ، دريافت و ساير عمليات مرتبط با نامه هاي الکترونيکي به برنامه هائي با نام " سرويس گيرندگان پست الکترونيکي " واگذار شده است . مهمترين تفاوت بين اين نوع نرم افزارها ، بخش رابط کاربر آنان بوده و هسته عملياتي آنان در اکثر موارد مشابه يکديگر عمل مي نمايد . صرفنظر از اين که شما از کدام نرم افزار به منظور ارسال و يا دريافت Email استفاده مي نمائيد ، مي بايست در زمان خواندن نامه هاي الکترونيکي ، دقت لازم به منظور حفاظت خود و ساير افراد موجود در ليست تماس را انجام داد .
نحوه عملکرد برنامه هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي
هر آدرس Email از دو بخش اساسي تشکيل مي گردد : نام کاربر و نام Domain . زماني که شما قصد ارسال يک Email براي يکي از دوستان خود را داشته باشيد ، سرويس دهنده Domain شما مي بايست با سرويس دهنده Domain دريافت کننده، ارتباط برقرار نمايد .
فرض کنيد آدرس Email شما YourName@FirstTest.com باشد و قصد داريد يک Email را براي يکي از دوستان خود که داراي آدرس YourFriend@SecondTest.com مي باشد ، ارسال نمائيد . پس از فعال نمودن دکمه send موجود در برنامه سرويس گيرنده پست الکترونيکي ، سرويس دهنده اي که Domain شما را host نموده است ( FirstTest.com) ، آدرس Email را بررسي نموده و در ادامه با سرويس دهنده اي که Domain دريافت کننده را host کرده است ( SecondTest.com )، ارتباط برقرار نموده تا به وي اطلاع دهد داراي پيامي براي شخصي است که داراي يک آدرس Email بر روي آن Domain است . پس از برقراري ارتباط ، سرويس دهنده مسئول host دريافت کننده ، نام کاربر و آدرس Email نامه دريافتي را بررسي نموده و آن را به صندوق پستي مربوطه هدايـت مي نمايد .
تنوع در برنامه هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي
همانگونه که اشاره گرديد به منظور ارسال و دريافت Email از برنامه هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي و سرويس هاي مختلفي استفاده مي شود که هر يک داراي اينترفيس مختص به خود مي باشند . برخي از برنامه هاي فوق مبتني بر وب و برخي ديگر به صورت Stand-alone بوده که از يک رابط کاربر گرافيکي استفاده مي نمايند و تعدادي ديگر ، برنامه هائي مبتني بر متن مي باشند :
• برنامه هاي مبتني بر وب ( hotmail ، Yahoo! Mail )
• برنامه هاي Stand-alone مبتني بر گرافيک( Eudora ، Outlook ، Outlook Express،Pegasus،Thunderbird )
• برنامه هاي مبتني بر متن ( Pine )
نحوه انتخاب يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي
يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي معمولا" همزمان با نصب سيستم عامل بر روي کامپيوتر شما نصب مي گردد . شما مي توانيد در صورت تمايل يک و يا چندين برنامه ديگر را بر روي سيستم خود نصب نمائيد . به منظور انتخاب يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي پارامترهاي متعددي بررسي مي گردد :
• امنيت : آيا برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي تامين کننده اهداف امنيتي در خصوص ارسال ، دريافت و مطالعه نامه هاي الکترونيکي مي باشد ؟ نحوه برخورد وي با ضمائم يک نامه الکترونيکي به چه صورت است ؟ در صورتي که با داده هاي حساس و مهم سروکار داشته باشيد ، آيا برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي داراي امکاناتي به منظور استفاده از امضاي ديجيتال و يا رمزنگاري پيام ها مي باشد ؟
• محرمانگي : در صورتي که از يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي مبتني بر وب استفاده مي نمائيد ، آيا سياست هاي آنان در رابطه با نحوه برخورد با داده ها را مطالعه نموده ايد ؟ آيا اين نوع برنامه ها داراي گزينه هائي به منظور فيلتر نمودن اسپم مي باشند ؟
• عملکرد صحيح : آيا برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي به درستي اقدام به ارسال ، دريافت و تفسير پيام ها مي نمايد ؟
• اعتماد پذيري : آيا به برنامه هاي سرويس دهنده پست الکترونيکي مبتني بر وب مي توان اعتماد داشت و آنان همواره قابل استفاده خواهند بود و يا اين که سرويس دهنده همواره داراي مشکلات خاص خود است ( پشتيباني، مسائل امنيتي ، حجم بالاي کاربران و ... ) .
• در دسترس بودن : آيا تمايل به استفاده از email خود از طريق هر کامپيوتر را داريد؟
• استفاده آسان : آيا برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي داراي منوها و گزينه هائي است که امکان يادگيري و استفاده از آنان آسان است ؟
• جذابيت و گيرائي : آيا بخش رابط کاربر برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي داراي جذابيت و گيرائي لازم مي باشد ؟
هر برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي از يک روش خاص به منظور سازماندهي ( ارسال ، ذخيره سازي ، حذف و ... ) نامه هاي الکترونيکي استفاده مي نمايد .
آيا مي توان بر روي يک کامپيوتر چندين برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي را نصب نمود ؟
شما مي توانيد بيش از يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي را بر روي کامپيوتر خود نصب نمائيد . برخي از آدرس هاي Email که توسط مراکز ISP و يا محل کار در اختيار شما گذاشته مي شود ، صرفا" از طريق کامپيوتري که بدين منظور پيکربندي مي گردد ، قابل دستيابي و استفاده خواهند بود . به منظور خواندن نامه هاي الکترونيکي مي توان از هر نوع برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي استفاده نمود .در صورتي که داراي بيش از يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي بر روي کامپيوتر خود مي باشيد ، مي بايست يکي از آنان را به عنوان پيش فرض انتخاب نمائيد . زماني که بر روي لينک موجود در يک صفحه وب و يا يک پيام الکترونيکي کليک مي نمائيد ، برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکي پيش فرض ، فعال خواهد شد .
اکثر توليدکنندگان برنامه هاي سرويس گيرنده پست الکترونيکي ، امکان Download را از طريق سايت خود در اختيار کاربران قرار مي دهند . قبل از Download هر نوع فايلي از طريق اينترنت مي بايست بررسي لازم در خصوص هويت و اعتبار سايت مورد نظر انجام شود .
در صورت تمايل ، مي توان از يک Email رايگان که توسط برخي برنامه هاي سرويس دهنده پست الکترونيکي مبتني بر وب ارائه مي گردد( نظير ياهو و hotmail ) ، استفاده نمود . با توجه به اين که نگهداري و پشتيباني از اين نوع آدرس هاي Email بر روي سرويس دهندگان مراکز ارائه دهنده اين نوع خدمات انجام مي شود ، امکان دستيابي به Email از طريق هر کامپيوتري وجود خواهد داشت .