تعريف اتوماسيون اداري:

در اين زمينه تعاريف متعددي شده است که مهمترين آن عبارتست از کاربرد وسايل الکترونيکي در فعاليتهاي دفتري به منظور افزايش کارايي است.

ضرورت اتوماسيون اداري:

اين پديده به عنوان يک امر جديد و ضروري تلقي مي شود، و در زمينه حل مسايل اساسي که سالها، سازمان را دچار دردسر کردهاند اميدواريهايي ايجاد نموده است.

چگونگي ارتباط اتوماسيون اداري با اطلاعات مديريت:

اتوماسيون اداري بوسيله ايجاد ارتباط اطالعات غير رسمي که ستادههاي رسمي حاصله از پردازش داده را تکميل مي نمايد. نقش مهمي در سيستم هاي اطلاعات مديريت باز مي کند. از اين طريق ارتباطات خيلي کوتاه تر و راحتتر از تايپ براي دستيابي به تلفن و يا نوشتن دستي پيغام بر روي يک زير دستي و دادن آن به منشي براي تايپ کردن مي باشد.

کاربردهاي اتوماسيون اداري:

1) واژه پردازي: کاربرد يک وسيله هدايت کليدي با قابليت ذخيره الکتريکي به منظور تهيه اسناد چاپ شده است.
2) پست صوتي: يک روش برطرف کردن مشکل تايپ استعدم نياز به تايپ ناشي از استفاده پست صوتي منجر به انتشار گسترده آن مي گردد.
3) کنفرانسهاي صوتي: اين کنفرانسها ارتباط صوتي را فراهم مي کنند همچنين به عنوان کنفرانس تلفني نيز ناميده مي شوند.
4) کنفرانس ويديويي: اين کنفرانس مستلزم داشتن شبکه ويديويي علاوه بر شبکه صوتي مي باشد.
5) کنفرانسهاي کامپيوتري: در اين نوع کنفرانس شرکت کنندگان بوسيله شبکه کامپيوتري بهم مرتبط شده اند و اين کنفرانس مستلزم يک گروه تعريف شده از شرکت کنندگان که عناوين خاص را مشخص سازند، مي باشد.
6) ويديو تکس: يک مجموعه تلويزيوني از يک ترمينال ياريز کامپيوتر است و هدف دريافت اطلاعات مي باشد.
7) انتقال از طريق پست تصويري: پست تصويري اغلب فاکس ناميده مي شود و به کامپيوتر نيازي ندارد و اين فرايند به بهترين نحو با تعريف کپي کردن از راه دور بيان مي گردد.
پست الکترونيکي: پست الکترونيکي توسعه شبکه هاي ارتباطي استقرار يافته قبل از کامپيوتر است.
9) روز نگار الکترونيکي: مدير سازمان از اين طريق به راحتي مي تواند سالنامه را بازيافت نمايد و همچنين سالنامه مي تواند براحتي بهنگام شود و يک مدير مي تواند به سالنامه مدير ديگر براي تعريف يک زمان آزاد مشترک به منظور برگزاري جلسه دسترسي يابد.
10) بازيافت اسناد: در هنگام دستيابي به اسناد و مدارک قبلي نيز اتوماسيون به خوبي عمل مي کند.
منبع:http://www.academist.ir
/خ