دستورالعمل انبارگرداني :
1 – تعيين هماهنگ کننده عمليات انبار گرداني که سرپرستي عمليات شمارش را برعهده خواهد داشت .
2 – تهيه مقدمات شروع عمليات شامل تهيه فرمهاي شمارش – تهيه وسايل و ابزار کارشمارش يا توزين
- برنامه ريزي جهت ساعت شروع و خاتمه روزانه
3 – تعيين گروههاي شمارش و اموزش لازم به اعضاء شمارش
4 – بازديد از کليه انبارها و کنترل استقرار صحيح اجناس به نحو قابل شمارش و درج مشخصات کامل
موجوديها – تفکيک اقلام قابل شمارش اعم از سالم ، اسقاط ، موجوديهاي اماني
5 – يادداشت شماره اخرين رسيد و حواله انبار قبل از شروع عمليات انبارگرداني .
6 – نظارت سرپرست انبارگرداني در حين شمارش و کنترل صورت نهائي شمارش و پيگيري مغايرتها و تهيه گزارش نهائي
7 – هماهنگي با نمايندگان حسابرسان مستقل شرکت .
8 – اعلام روزها و ساعات انبارگرداني به کليه قسمتها ، و حتي الامکان از ورود و خروج کالا جلوگيري شود مگر با نظارت هماهنگ کننده عمليات انبارگرداني .
9 – تنظيم برگه هاي شمارش در 2 بخش ( شمارش اول و شمارش دوم ) و کنترل امار برگه هاي تسليم شده و باطله و کنترل با حسابهاي دفاتر .
10 – در صورت مغايرت در شمارش اوليه ، شمارش دوم انجام گرديده و قابل اطمينان تلقي مي گردد .
11 – در طول انبارگرداني ، جابجائي بين قسمتهاي انبار مجاز نمي باشد مگر با نظارت هماهنگ کننده .
12 – امضاء کليه برگه هاي شمارش توسط سرگروه شمارش ، و امضاء صورتهاي شمارش و صورتجلسات توسط هماهنگ کننده .
13 – درخاتمه انبارگرداني تهيه صورتجلسه انجام عمليات با شرح خلاصه چگونگي اجراي عمليات با امضاء هماهنگ کننده و معاون مالي و تحويل يک نسخه به حسابرسان مستقل
دستورالعمل انبارگرداني شرح مفصلي دارد که بي ربط به سوال نيست.اما انبارگرداني را اساسا" به 3مرحله تقسيم مي کنن:
1-مرحله قبل از انبارگرداني:
اموري شامل مرتب نمودن انبارها.دريافت نقشه هاي انبار.سازماندهي تيمهاي مسئول.تهيه دستورالعمل.صدور احکام.پيش بيني ابزار ولوازم مورد نياز.آموزش.صدورتگ والصاق آن.
2-مرحله حين انبارگرداني:
اموري مانند:پلمپ درب انبار.عدم حضور کارکنان انبار در داخل انبار.عدم جابجائي اجناس و ورود وخروج.ودر صورت لزوم هر عملياتي زير نظر مسئول انبار گرداني انجام شود.
شمارش و پر نمود تگ ها.
3-بعداز شمارش:
شامل ورود اطلاعات وکنترل با کاردکس.گزارش مغايرات.
مقدمه
"واحد بازرگاني و فروش با ما هماهنگ نيست!! واحد توليد اطلاعات خود را به موقع در اختيار ما قرار نمي دهد و به همين علت سيستم بهاي تمام شده ما هيچ گاه به روز نيست. چرا ما در هر لحظه از زمان نمي دانيم چه مقدار موجودي کالاي آماده براي فروش داريم؟ و يا وضعيت تسهيلات دريافتي شرکت و سود تضمين شده آنها در حال حاضر چگونه است؟ و ... "
اينها شايد تنها قسمتي از اعتراضات به حق حسابداران حرفه اي در دنيا تجارت امروز باشد که بايستي به آن مسائل و مشکلات ساير واحدهاي شرکت و در رأس آن مديريت ارشد سازمان را نيز افزود.تمامي اين سئوال ها و احساس نيازهاي جديد، با گسترش بيشتر حوزه هاي تجارت و فشردگي رقابت در بازارهاي جهاني، ابعاد مهمتري به خود گرفته و عرصه را بر شرکت هاي بزرگ تنگ تر کرده است. تمامي اين مسائل و مشکلات، ضرورت پياده سازي سيستمي را مطرح مي سازد که امکان مديريت صحيح و يکپارچه بر کل منابع سازمان را فراهم کند.
يکي از آخرين فن آوري هاي اطلاعات در زمينه تحول جريان اطلاعات سازماني،که با اعمال IT در تمام مراحل فعاليتهاي يک بنگاه اقتصادي و برقراري تبادلات منطقي بين منابع مختلف سازمان، توانسته است پاسخي مناسب به ضرورت فوق الذکر بدهد ، ERP است. ERP مفهومي فراتر از معناي لغوي واژگان تشکيل دهنده آن دارد. « البته شکي نيست که همه چيز در حوزه سازمان يعني کلمه Enterprise ختم مي شود، ليکن دو کلمه Resource و Planning در تفسير و استنباط ERP نقش مهمي ندارند. ERP تمام بخشها و وظايف آنها در سرتاسر شرکت را در يک سيستم رايانه اي ، يکپارچه مي کند . به نحويکه نيازهاي خاص تمام بخشهاي سازماني در اين سيستم پشتيباني مي شوند.» ( زرگر ،1382، 249)
نگارندگان اين مقاله سعي دارند در ابتدا با تشريح ابعاد مختلف ERP ، به يک مفهوم دقيق و عميق در اين رابطه دست يابند و سپس با تشريح پياده سازي اين سيستم، اثرات آن را در حوزه حسابداري بررسي کنند . ليکن از آنجايي که وسعت بحث بسيار گسترده مي باشد ، بررسي هاي صورت گرفته در اين مقاله معطوف به حوزه هاي خاصي از حسابداري مي باشد که عبارتند از : قابليت اتکا و مربوط بودن اطلاعات حسابداري ، مسئوليت پاسخگويي ، حسابداري مديريت ( بحث بودجه بندي سرمايه اي ) و واکنش تحليل گران مالي و حسابداري به پياده سازي ERP
بخش اول : تشريح ابعاد مختلف ERP
ERP چيست؟
« ERPيک فکر، فن آوري و سيستم براي مديريت با کارآيي بالا روي منابع مختلف در کل يک سازمان است. اين نوع مديريت از طريق يکپارچه کردن فعاليتها، در جهت بالا بردن کارآيي و بهره وري سازمان و افزايش رضايت و ارزش مشتري انجام مي گيرد. ERP تمام مراحل عملياتي يک فرآيند را در سازمان نمايش مي دهد . يک سفارش پس از دريافت به بخش طراحي و سپس توليد هدايت مي گردد. پس از آن به بخش انبار و نهايتاً به ارسال کالا منجر مي شود. اين مراحل تا صدور صورتحساب و محاسبات درآمد در ارتباط با آن سفارش در سيستم ERP ثبت و در اختيار تمام بخشهاي مربوطه در شرکت قرار مي گيرد. به همين دليل ERP را يک نرم افزار Back – Office مي نامند. چرا که تنها با ارتباطات و واحدهاي داخلي سازمان کار دارد و به ارتباطات بيروني سازمان (معروف بهFront – Office) کاري ندارد. وظايف اخير امروزه به عهده سيستمهايCRM است . البته برخي شرکتهاي توليد کننده نرم افزارهاي ERP اخيراً محصول خود را همراه با خدمات CRM ارائه مي کنند.»
( زرگر ،1382، 248) ERPبا ايجاد بسته اطلاعاتي مناسب و تغيير نگرش و فرهنگ سازماني به همراه بهينه سازي روندها و چالاکي حاصل از بستر فراهم شده ، امکان برنامه ريزي طبق شرايط سازمان را فراهم مي سازد. به اين ترتيب سازمان خواهد توانست به طور يکپارچه در راستاي ايجاد مزاياي رقابتي، افزايش درآمد و تحقق اهداف سازماني گام بردارد . «سيستم برنامه ريزي منابع بنگاه، سيستمهاي کامپيوتري قديمي و مستقل واحدهاي امور مالي، منابع انساني، توليد و انبار را حذف مي کند و به جاي آنها تنها يک برنامه نرم افزاري يکنواخت شده قرار مي دهد که از چند زيرمجموعه نرم افزاري که تقريباً شبيه سيستمهاي قديمي است تشکيل شده است. دواير مالي، توليد و انبار همچنان صاحب سيستمهاي خود هستند با اين تفاوت که همه آنها در نرم افزار جديد به هم متصلند و در نتيجه کسي که در دايره مالي کار مي کند مي تواند نرم افزار انبار را ببيند و وضعيت حمل سفارش را بررسي کند .»(حسابرس ، 1383 )
شايد کلاسيک ترين مثال عملي ضرورت بکارگيري ERP، مسئله دريافت سفارش جديدي براي ساخت و تحويل يک محصول باشد. فرض کنيد که شما به عنوان صاحب يک واحد توليدي با چنين رويدادي روبرو شده ايد. در صورتيکه اين کالا در انبار موجود نباشد، بايد نوع و تعداد قطعات و يا مواد اوليه مورد نياز را مشخص کرده و براي خريد به واحد تدارکات بدهيد. به طور موازي بايد برنامه توليد را براي واحد توليد مشخص کنيد. اگر تجهيزات شما در حال سرويس و يا تعمير باشد، مشکل جديدي پيش خواهد آمد. همين طور اگر پرسنل متخصص نداشته باشيد. اسناد مالي براي تخمين قيمت تمام شده بايد به واحد مالي يا حسابداري صعتي ارائه شوند. امور مربوط به ورود و خروج کالا در انبار نيز موضوع جداگانه اي است . ايجاد هماهنگي بين همه اين کارها، علاوه بر هزينه و زمان، توان فکري زيادي را مصرف مي کند که تنها از عهده يک سيستم ERP بر مي آيد.
منبع: http://www.maghaleh.net/خ