نرم‌افزار Word به عنـوان اصلي‌ترين ابزار ايجاد اسناد، از هر 9 كاربر 5 نفر را به خـود اختصاص مي‌دهد و به كاربران ايـن فرصت را مي‌دهد تا در اسرع وقت نامه‌هاي مشتريان، گزارشات مالي رؤسا و حتي پروژه‌هاي عظيم اجرايي را آماده كنند.
اما حتي در عـصر شـبكه‌هاي بي‌سـيم و با وجـود بـرنامه‌هاي جاسوسي، بـسياري از افراد، اطلاعات حساس و مـهم خود را بدون حفاظت رها مي‌كنند.
نگران نباشيـد. ويـژگي‌هاي جديـد Office 2007 ماننـد امـضاي ديجيتالي و رمزگذاري به شما كمك مي‌كنند تا اطلاعات محرمانه خود را قفل كرده و دور از چشمان جست‌وجوگر ديگران نگه داريد.

امضاي اسناد

نرم‌افزار Word 2007 يك ويژگي جديد امنيتي را براي اسناد، ارائه كرده است و آن امضاي ديجيتالي است. شما مي‌توانيد به هر سند يك فيلد امضا اضافه كنيد و به اين ترتيب، فايل قفل شده و امكان انجام هيچ ويرايشي روي آن وجود نخواهد داشت؛ مگر اينكه امضاي ديجيتالي حذف شود.
ممكن است هر فردي قادر به حذف امضا و ويرايش فايل باشد، اما سند امضا شده، مهر تائيد شماست.

استفاده از رمزگذاري و كلمه عبور

امضاي ديجيتالي، سـند را در مقابل ايجاد تغييرات، حفاظت مي‌كند و در واقـع به آن اعـتبار مي‌بـخشد؛ خصوصاً اگر از تـصوير bitmap امضاي حقيقي خود استفاده كنيـد. اما هنوز اين امكان وجود دارد كه اسناد امضا شـده، باز و خـوانده شود. بـنابراين اسـتاندارد AES (اسـتاندارد رمزگذاري پيشرفته) به هـمراه يك كليد 128 بيتي و SHA-1 به Word 2007 اضافه شـده است. بايد به اين نكته توجه كنيد كه اگر سند موردنظر را به صـورت ديجيتالي امضا كرده‌ايد، ديگر حتي با اضافه كردن يك كلمه عبور هم نمي‌توانيد آن را تغيير دهيد.
فقط اسناد امضا نشده مي‌توانند توسط كلمه عبور حفاظت شوند. روي دكمه Office در قسمت بالاي سمت چپ كليك كنيد، سپس گزينه Prepare و Encrypt Document را انتخاب كنيد. كلمه عبوري را انتخاب كنيد كه حدس زدن آن دشوار باشد. از حروف كوچك و بزرگ و اعداد بهره گيريد و براي برخورداري از بالاترين ميزان حفاظت، حداقل از 8 كاراكتر استفاده كنيد. حال روي OK كليك كنيد.
كلمه عبور را مجدداً وارد كنيد. حال اگر هر فردي سند موردنظر را باز كند، بايد كلمه عبور مربوطه را تايپ كند؛ در غير اين‌صورت دستيابي به متن غير ممكن است.
به منظور اضافه كردن امضاي ديجيتالي، ابتدا سند موردنظر را باز و يا ايجاد كنيد. سپس روي زبانه Insert كليك كرده و گزينه Signature Line در سمت راست را انتخاب كنيد. روي OK كليك و سپس مواردي از قبيل اسم، عـنوان و آدرس پست ‌‌الكترونيكي شخص امضا كننده (خودتان) را پر كنيد. شما حتي قادريد تاريخ را هم به امضاي خود اضافه كنيد. سپس روي دكمه OK كليك كنيد. براي امضاي سند، روي محل امضا دابل كليك كنيد. اسمتان را تايپ يا روي Select Image كليك كنيد تا فايل bitmap امضاي حقيقي خود را انتخاب كنيد. سپس روي Sign كليك كنيد.

از بخش‌هاي مهم سند حفاظت كنيد

ممكن است فايل موردنظر خود را امضا و يا رمزگذاري كرده باشيد اما تصميم بگيريد كه به ديگران اجازه دهيد متن موردنظر شما را ويرايش كنند، اما اين تغييرات كاملاً تحت كنترل شما باشد. در اين حالت چه كار بايد كرد؟ روي گزينه Review و سپس Protected Document (در قسمت راست) كليك كنيد و گزينه‌هاي قالب‌بندي را كه ديگران مي‌توانند ويرايش كنند، انتخاب كنيد. براي مثال شما مي‌توانيد اين اختيار را به آنها بدهيد كه مثلاً فونت را تغيير دهند ولي در اندازه آن تغييري ايجاد نكنند. همچنين شما مي‌توانيد از Track Changes استفاده كنيد. در اين صورت ويرايش صورت گرفته به صورت متمايز نمايش داده مي‌شود. براي حفاظت از سند، گزينه Start Enforcing را انتخاب كرده و سپس رمز عبور را وارد و بعد تائيد كنيد.
منبع: www.developercenter.ir
/خ