مايكروسافت رابط اين برنامه را به ميزان زيادي تغيير داده و قالب‌هاي فايلي آن را به‌روزرساني كرده و ويژگي‌هاي جديد بسياري را به آن اضافه كرده است.
رابـط و قالب‌هاي فايلي جـديـد به هـمراه بـرخي ويـژگي‌هاي شگفت‌انگيز، يكي از مـواردي اسـت كه كاربــراني كه عادت به نسخه‌هاي قديمي برنامه Word داشـته‌اند را به دردسر انداخته اسـت. در اين سري مـقالات به رفع برخي مـشكلات در بـرنامه Word مي‌پردازيم؛ هـم چنين دسـتورالعمل‌هايي را نـيز در خـصوص Word 2003 ارائه خواهيم كرد.
مشكل: عـدم تـوانـايي نسـخه قديـمي Word در باز كـردن فايل‌هاي ذخيره شده توسط Word 2007.
راه‌ حل: قالب پيش‌فرض فايل‌هاي Word 2007 يعني DOCX، مجموعه‌اي فشرده از فايل‌هاي XML ايجاد مي‌كند كه هر يك شامل اطلاعاتي در مورد سند مربوطه هستند. اين فايل‌ها نه تنها با نسخه‌هاي قديمي Word، بلكه با ساير برنامه‌هايي كه سابق بر اين، قادر به باز كردن فايل‌هاي Word بودند، سازگاري ندارند. كاربرانWord 2003 Word 2002 و Word 2000 در صـورت نصب Microsoft Office Compatibility Pack مي‌تــواننـد فايل‌هاي Word 2007 را باز كنند.
هم چنين مي‌تـوانيد از گزينه Save As براي ذخيره فايل‌ها در قالـب Doc كه با نـسـخه 97 تا 2003 بـرنامـه Word سـازگار اسـت، اسـتفاده كنيـد. كاربران سايـر برنامه‌ها مي‌توانند از يك مبدل فايل رايـگان مانـنـد www.zamzar.com) Zamzar) بهره گيرند.
اگر از ويژگي‌هايي كه منحصـر به Word 2007 هستند، استفاده مي‌كنيد؛ مانند تم‌ها، اين بخش‌ها در فرآيند تبديل فايل، انتقال داده نخواهند شد و ممكن است برخي از اطلاعات از بين بروند. هنگامي كه مجدداً فايل تبديل شده را باز كنيد، Word 2007 هر تعداد از ويژگي‌ها را كه ممكن باشد، بازيابي خواهد كرد، اما نمي‌تواند تمامي فرمت‌بندي‌هاي از بين رفته را بازيابي كند. اگر مي‌خواهيد تمامي اطلاعات شما باقي بماند، بهتر است دو نسخه از فايل خود را ذخيره كنيد؛ يك نسخه در Word 2007 و يـك نسخه براي كاربران ساير نسخه‌هاي Word.
مشكل: عدم دسترسي به تمامي ويژگي‌هاي Word 2007، در زمان باز كردن فايل‌هاي ايجاد شده توسط نسخه‌هاي قديمي‌تر Word
راه‌ حـل: Word 2007 داراي ويـــژگي جــديــدي بـا نـام Compatibility Mode اسـت كه بـراي به حـداقل رسانـدن مشكل سازگاري بين نسـخه 2007 و نسخه‌هاي قديمي طراحي شده است. زماني كه شرايط خاصي از قبيـل باز كردن فايلي كه در نسخه‌هاي قديمي Word ذخيره شـده باشـد، به وجود آيد، Word 2007 به حالت Compatibility Mode سوئيچ مي‌كند. در اين حالت، Word 2007 ويژگي‌هاي منحصر به آن نسخه از برنامه را محو ساخته و يا به ويژگي‌هاي قديمي از قبيل Smart Art كه در Word 2007 بهينه شده است، مراجعه خواهد كرد.
اگر Word 2007 در ايــن حـالــت عــمــل كـنــد، عــبارت Compatibility Mode در نوار عنوان ظاهر خواهد شد.
به منظور به دست آوردن حداكثر كارآيي از فايل‌هاي قديمي با Word 2007، آنها را باز كرده، روي دكمه Microsoft Office كليك كرده و گزينه Convert را انتخاب كنيد. زماني كه يك فايل Word قديمي را در قالب DOC X ذخيره كرده و آن را ببنديد و گزينه Maintain Compatibility With Word 97 -2003 را انتخاب نكنيد، Compatibility Mode خاتمه مي‌يابد.
مشـكل: بروز مـشكل در سبك Normal پيـش‌فرض Word 2007، وجود فواصـل اضافي در قبل و بـعد از پاراگـراف‌ها و استفاده از فونت Calibri به جاي Times New Roman.
راه حـل: مي‌توانـيـد سـبـك Word 2007 را بـه اسـتانداردهاي Word 2003 تبـديل كنـيـد. بـه منظـور انجـام ايـن كار، گزيـنه Change Styles را در كـــادر Styles انـتـخاب كـرده و مـاوس خود را روي Style Set قرار دهيد تـا مـنــوي آن بـاز شــود و روي Word 2003 كليك كنيد. مـجدداً Change Styles را انتـخاب كـنيـد امـا مـاوس خــود را روي Fonts قرار داده و سبـك Office Classic را انتخاب كنيد.
اگر فونت‌هاي پيش‌فرض Word 2007 را دوست نداريد، مي‌توانيد Style Set را به Word 2003 تغيير دهيد.
به منظور كسب تمامي ويژگي‌هاي Word 2007 در سندي كه در نسخه قديمي‌تر Word ايجاد شده است، از ويژگي Convert استفاده كنيد.
به منـظور اعـمال ايـن تنظيمات در تـمامي اسـناد جـديـد به صـورت پيش‌فـرض، Change Styles را انــتــخــاب كــرده و ســپـــس Set As Default را انتـخاب كنيد. اگر مايليد كه سـبك Word 2007 را بازگردانيـد، ايـن فـرآيـنـد را به صورت معكوس انجام دهيد.
Word 2003: ايـــن مــشــكل مختـص Word 2007 اسـت. اگـر يــك سـنـــد Word 2007 را در Word 2003 باز كنيد، ممكن است سبـك‌هاي Word 2007 از جــمله قالب Normal جديد را انتقال دهد. به منـظـور تنظيـم مجـدد سـبـك‌ها در Word 2003، گـــزيـــنــــه Styles and Formatting را ازمـنوي Format انتـخاب كرده و گزينـه Custom را از پايـين قـاب ظاهر شده انتخاب كنيد.
روي دكـمـه Styles در پـايـيـن Format Settings و سپس روي دكمه Organizer در پايين Style كليك كنيد.
در اين پنجره، مي‌توانيد سبك‌ها را در سند جاري حذف كرده و يا از طريق قالب جهاني Normal.dot روي سبك‌هاي پيش‌فرض بازنويسي كنيد. (بازنويسي روي Normal، استانداردهاي سبك Word 2007 را حـذف خـواهد كرد.) اگـر روي سـبك‌هاي Normal.dot بازنويـسي كرده‌ايـد، ايـن قابلـيت را در اخـتيار نخواهيد داشت. اگر از ابـزار جست‌وجو در منـوي Start براي يافتن Normal.dot و نام‌گذاري مجدد آن بهره مي‌گيريد، Word زماني‌كه برنامه را مجدداً راه‌اندازي كنيد، آن را با Normal.dot پيش‌فرض جايگزين خواهد كرد.
مشكل: قفل شدن و يا عمل كرد عجيب سند Word.
راه حـل 1: Word 2007 و Word 2003 داراي ويــژگي‌هاي Auto Recovery هستند. اين ويژگي‌ها در صورت خرابي يك سند، سعي مي‌كنند آن را بازيابي كنند. اما احتمال خرابي اسناد پيچيده (به ويژه آنهايي كه داراي فرمت‌بندي زيادي هستند)، وجود دارد.
در اين حالت بهتر است بخش‌هاي سند كه داراي فرمت‌بندي نيستند را Cut كرده و در فايل جديدي Paste كنيد. سپس زماني كه فقط آخرين پاراگراف فايل قبلي باقيمانده، كليدهاي END+CTRL را فشار دهيد تا تمامي موارد به جـز علامت پاراگـراف آخر (كه برخي اطلاعات مربوط به فرمت‌بندي در آن ذخيره شده است) انتخاب شود. اين موارد را در فايل جديد Paste كنيد.
راه حل 2: اگر مشـكل هـم چنان وجـود داشـت، در فايـل جـديد، فرمت‌بندي‌هاي پيچيده از قبيل جـداول، نمـودارها و تصاوير گرافيـكي را Cut كرده و در يـك فايل مجزاي جـديد Paste كنيد. اين كار را به صورت تك تك انجام دهيد. در ايـن صورت، زماني كه مشكل تكرار شود، مي‌توانيد بخش مشكل‌ساز را يافته، حذف و يا جايگزين كنيد.
راه حل 3: اگر اين موارد بسيار زياد بودند و كنترل آنها ممكن نبود، راه حل ديگر، ذخيره فايل با فرمت ديگر از قبيل HTML ،RTF و يا TXT و سپس تبديل آنها به فايل Word است.
اين كار موجب مي‌شود كه فرمت‌بندي داراي اشكال از سند خارج شود اما با اين كار برخي از فرمت‌بندي‌هاي خـود را از دسـت خواهيد داد. اگر نمي‌توانيد زماني كه سند قفل مي‌شود، آن را بـاز كنيد، به مشكل و راه‌‌‌حل قبـلي كه پيش از ايـن ذكر كرديم، مراجعه كنيد. سعي كنيد با استفاده از مقـاله موجـود در آدرس http://support.microsoft.com/kb/827099، ساير نسخه‌هاي فايل را بازيابي كنيد.
منبع: www.infostar.blogfa.com
/خ