چكيده

امروزه در علوم سياسي و اداري مفاهيم تمركز و عدم تمركز در موارد گوناگون به صورت مبهم وپيچيده بكار مي رود. ريشه اين ابهام در نظريات و عقايد سياسي و اجتماعي حاكم بر جامعه است. به طوري كه در هر نوع نظام سياسي و اجتماعي حدودي از افراط يا تفريط در تمركز قدرت وتصميم گيري به چشم مي خورد تمركز و عدم تمركز به هر شكل و صورتي كه باشد مظهر ساختار قدرت در تصميم گيري است. نكته اي كه بايد مورد توجه قرار گيرد اين است كه مفهوم تمركز در عمل به صورتي مطلق تجلي و ظهور نمي يابد بلكه تصورآن امري است نسبي با درجات متفاوتي از تمركز. در تمركز سازماني روابط ميان ساختارهاي مختلف حكومتي مطرح نيست. بلكه تمركز سازماني امري است مربوط به نحوه مديريت مقام مسئول يك دستگاه توسط رئيس و يا احيانا معاونان او اتخاذ مي گردد. حال آن كه عدم تمركز سازماني وقتي است كه مديران رؤسا و هر عضو سازماني بتواند در حدود وظايف و مسئوليتهاي نسبت به امور محوله اتخاذ تصميم نمايد و از اختيارات كافي و متناسب با مسئوليت برخوردار باشد. بنابراين مبناي عدم تمركز سازماني تفويض اختيار يا واگذاري اختيارات بيشتر و متناسب با مسئوليتها به مديران و مسئولين سطوح مختلف سلسله مراتب سازماني از سوي مقام مسئول دستگاه است. بديهي است آثار و پيامدهاي ناشي از تمركز سازماني يا به عبارت ديگر عدم تفويض اختيارات كافي به مسئولان تابعه در محل در يك ساخت اداري متمركز ، مسائل و مشكلات اداري را تشديد خواهد نمود. از اين رو پاره اي از معايب و اثار نامطلوب ناشي از نظام متمركز اداري را مي توان درعمل با اعطاي اختيارات تام يا فوق العاده به مقامات و ماموران تابعه محلي يا به عبارت ديگر به اجراي سياست عدم تمركز سازماني مرتفع نمود.
كليدواژه : اختيار ؛ تفويض اختيار ؛ سازماندهي ؛ Delegation of Authority

1- مقدمه

يکي از تعاريف مورد قبول اکثر صاحب نظران و نويسندگان علوم اداري درباره مديريت عبارت است از مديريت يعني کارکردن با افراد و به وسيله افراد و گروهها براي تحقق هدفهاي سازماني. از اين تعريف جنبه هاي مختلفي قابل برداشت است. يکي از آن جنبه هاي تفويض اختيار (Delegation of Authority) است. تفويض اختيار به عنوان يکي از مهمترين راهکارهاي مشارکت سازماني، درياري دادن، درگير شدن و ا حساس مسئوليت کاري در کارکنان يک سازمان، بسيار اثر بخش بوده و چنانچه با آگاهي انجام گيرد براي سازمان و شخص مدير حکم ارزش افزوده را دارد. بررسي ها نشان داده است که بيش از هفتاد درصد فعاليتهايي را که مديران انجام مي دهند مي توانند به زير دستان خود تفويض نمايند يا به عبارت ديگر زير دستان قادر به انجام دادن آنها هستند. در اين باره برخي اعتقاد دارند که مديران نبايد تمام کارهايي را که قادر به انجام دادن آن هستند، خود انجام دهند بلکه بايد آنرا به ديگران ياد داده و تفويض نمايند و خود در جستجوي دانستن و ايجاد سوال باشند.

2- مفهوم اختيار

اختيار از جمله مفاهيمي است که در علوم مختلف معنا و ابعاد مختلفي پيدا مي کند. اين اختلاف بيشتر به جنبه تعريف خاص آنان از اختيار بر مي گردد. در علوم اداري اختيار معادل Authority آمده است که به معني حق تصميم گيري است و بستر اين مهم در هر سازماني ساختار سازماني است. در سازمان و مديريت اين موضوع يکي از مهمترين و در عين حال پيچيده ترين موضوعاتي است که ديدگاههاي مختلفي درباره آن بيان شده است.
چستر بارنارد نويسنده معروف آمريکاي مي گويد: اختيار به پذيرش يا ارضاي افراد بستگي دارد. زماني كه مدير مي خواهد دستوري بدهد بايد شرايطي بر آن حاکم باشد که مورد پذيرش زيردستان قرار گيرد. بارناد با ارائه نگرش تازه اي اختيار را ناشي از پذيرش زيردستان مي داند. او استدلال مي کند قوانين و مقررات مشروع اطاعت مي شوند ولي نه همه، و نه در همه شرايط.
نکته مهم اين است که زيردست است که تصميم مي گيرد اطاعت کند يا نه. به عبارت ديگر مشروعيت دستور خاص به وسيله دستور گيرنده تعيين مي شود نه دستور دهنده. بنابراين اختيار يا قدرت اعمال نفوذ مافوق به پذيرش و قبول زيردست بستگي دارد. اگر فردي به علت مقام رسمي که دارد حق دستور داشته باشد ولي دستور او مورد پذيرش زيردست قرار نگيرد در اين صورت او فاقد قدرت و اختيار است.
اعمال اختيار در سازمانهاي رسمي به ويژه مدارس و موسسات آموزشي مستلزم استفاده از جبر نيست. مفهوم اختيار را بايد از يک سو از قدرت (power) و از سوي ديگر از ترغيب (persuasion) و نفوذ شخصي (personal influence) متمايز کرد. قدرت يعني توانايي وادار کردن ديگران به انجام کار. قدرت مفهومي بسيار کلي و جامع است که هم کنترل و هم تسلط از راه اعمال زور يا تهديد به اعمال آن را شامل مي شود و هم كنترل از سوي فردي را كه مي تواند شرايط را به طريقي دستكاري و تصرف کند که ديگران مجبور شوند که بر خلاف ميل خود مطابق منافع او عمل نمايند. مفهوم اختيار محدودتراست. «وبر» آن را چنين تعريف مي کند: «اين که دستورات خاص (يا همه دستورات) ناشي از منبع معلوم به وسيله گروه معيني از اشخاص اطاعت
خواهد شد.» گروه از روي ميل دستورات را اطاعت مي کند زيرا به منبع دستورات حق مي دهند که آنها را کنترل کند. منبع اختيار ممکن است يک شخص يا نهادي غير شخصي نظير مجموعه اي از قوانين باشد.
در اختيار، شخص زير دست به هنگام انجام کار از قدرت تميز و داوري خويش صرف نظر مي کند و وصول دستور يا فرمان را اساس پايه گزيتش طرز کار خود قرار مي دهد. بنابراين دو ملاک تشخصيي اختيار عبارتند از:
1. اطاعت و اجابت ارادي دستورات مشروع
2. کنار گذاشتن قضاوت شخصي قبل از صدور دستورات
به عقيده سايمون (1957) اختيار يعني قدرت تصميم گيري براي هدايت فعاليتهاي و اعمال ديگران. اختيار با مقام و منصب سازماني مرتبط است. هر مقام سازماني داراي حقوق ويژه و لاينفکي است که شخص به هنگام احراز مقام بدان دست مي يابد و با کنار گيري از مقام آنها را از دست مي دهد. بنابراين اختيار در سازمان و مديريت از يک جايگاه رسمي و قانوني برخوردار است که از قانون اساسي، قوانين مجلس، اساسنامه ها، و ... نشأت مي گيرد. رئيس سازمان دستور مي دهد چون قانون به او اختيار و حق داده است. نکته مهم اين است که اختيار مرتبط با انجام کار است که اگر خشک و بي روح بکار برده شود از قابليت پذيرش آن کاسته مي شود که به تبع منجر به کاهش اثر بخشي و کارايي مي گردد. هنر مديريت در آن است که با درايت خود به اقتضاي محيط ضمن رعايت کليه جوانب قانوني چنان آن را اعمال و بکارگيرد تا زيردست مشتاقانه به اطاعت و اجابت آن اقدام نمايد.

3- تعريف تفويض اختيار

تفويض اختيار فرايندي است که توسط آن مدير يا سرپرست، بخشي از اختيار مشروع خود را بدون انتقال مسئوليت نهايي خوي به زير دست واگذار مي کند. نکته مهم در تفويض اختيار اين است که مديران را قادر مي سازد تا وظايف اصلي خودشان را که عبارتند از پرداختن به آينده سازمان و پرورش مديران آينده انجام دهند و خودشان را گرفتار نظارت روزمره نکنند. تفويض اختيار به مدير کمک مي کند تا تمام هم خود را صرف اموري کند که واقعاً اهميت دارد. در هر سازماني استعداد هاي زيادي وجود دارد که در انتظار فرصت بروز هستند. هر چه تفويض اختيار و عدم تمرکز بيشتر باشد امکان بروز به کار گرفتن اين استعداد بيشتر مي شود. در خصوص انديشه تفويض اختيار « دراکر » معتقد است که يک مدير کار آمد بايد امور را به گونه اي سازمان دهد که خودش فقط به موضوعات عمده بپردازد و بتواند نتايج درخشاني بوجود آورد و يک مدير خوب بايد نخست کارهايي را انجام دهد که در درجه اول اهميت قرار دارد و بهتر است کارهاي با اهميت کمتر و اولويت پائين تر را به ديگران واگذار کند. تفويض اختيار با توسعه سازمان اهميت بيشتري پيدا مي کند تا حدي که ادامه حيات دستگاه بدون تفويض اختيار ميسر نسبت.

4- اركان تفويض اختيار

مقصود از تفويض اختيار به کارکنان اين است که چهار عامل در اختيار اين افراد قرار داده شود تا بتواند کار يا وظيفه خود را بهتر انجام دهند.
1. اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده مي شود. براي مثال در شرکت سيم کو (برزيل) بزرگترين شرکت توليد کننده وسايل و لوازم توليد غذاهاي دريايي کارکنان از اطلاعات کاملي برخوردارند. اين کارکنان دفاتري در اختيار دارند که در آنها اطلاعات کامل درباره عملکرد شرکت، حقوق مقامات اجرايي در آن گنجانده شده است. همچنين شرکت ترازنامه و صورت جريانات نقد را به همه کارکنان حتي (پيشخدمت و آبدارچي) مي دهند.
2. دانش و مهارت لازم: کارکنان بايستي داراي دانش و مهارت لازم جهت تامين هدفهاي شرکت باشند. شرکتها با اجراي برنامه هايي دانش مهارت لازم به کارکنان را مي آموزند تا آنها براي تامين هدفهاي شرکت نقشي فعال برعهده گيرند. براي مثال شرکت زيراکس يک برنامه آموزشي به نام « خط ديدگاه » به کارکنان مي دهد و آنها را از نقاط ضعف و قوت کارهاي انجام شده آگاه مي سازد و افراد بدين وسيله مي توانند جايگاه خود را در هر طرحي تعيين نمايند.
3. قدرت: براي گرفتن تصميمات مهم کارکنان بايستي از قدرت کافي برخوردار باشند. براي مثال در شرکت بيمه پرودنشيال تيمهايي از کارکنان اداري، فني و متخصص تشکيل شده اند تا به درخواست بيمه شدگان براي خسارت مورد ادعا تا 95% ميزان درخواست ، تصميمات لازم را بگيرند.
4. پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو راه مي توانند از نظر مالي به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهيم کند و يا سهام جايزه به آنان بدهد.

مراجع:

1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126

منبع: www.mgtsolution.com
/س