5- اصول تفويض اختيار

تفويض اختيار از مافوق به زير دست به منظور تحقق اهداف سازمان مبتني بر اصول و موازيني است بشرح زير:
•  تفويض اختيار نسبت به قسمتي از اختيارات ممکن است نه نسبت به تمام آن؛ صلاحيت اساسي و اصلي اخذ تصميمات مختص مدير دستگاه است.
•  انتقال اختيارات، مسئوليت تفويض کننده را سلب نمي کند.
•  تناسب بين اختيار و مسئوليت بايد حفظ شود زيرا نمي توان کسي را مسئول نتايج عملي دانست که اختيارات کافي براي انجام آن نداشته باشد.
•  تفويض اختيارات قابل فسخ است و تفويض کننده مي تواند اختيارات تفويضي را بعضأ ياکلاً پس بگيرد.‍
•  تفويض اختيار بايد توام با تمرکز نظارت باشد. يکي از اصول کلي هميشه بايد در تفويض اختيار رعايت شود حفظ نظارت مرکزي است. مسئوليتي که مدير دستگاه در قبال تحقق هدفهاي عالي سازمان دارد ايجاب مي کنند که نظارت مرکزي را براي خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحراف جلوگيري شود.
اساسي ترين پيش شرطهاي تقويض اختيار موثر عبارتند از:
•  مدير مايل باشد به زير دست آزادي عمل واقعي بدهد و بدين وسيله کارها و وظايف خودرا به وي واگذار کند.
•  ارتباطات آزاد بين مدير و زير دست برقرار باشد.
•  مدير بتواند عواملي چون فرهنگ سازماني را بررسي و درست تجزيه و تحليل نمايد و نيز شرايط انجام کارها و توانائيهاي زيردستان را به شيوه اي مناسب تجزيه و تحليل كند.
•  مشخص کنيد که چه کارهايي را مي توانيد به ديگران واگذار کنيد.
•  بايد تصميم گرفت که چه کارهايي را بايد به چه کساني محول نمود.
•  بايد سيستم بازخورد نتايج به وجود آورد.

6- شرايط و فرايند تفويض اختيار

به نظر چستر بارنارد براي اينکه دستوري مشروعيت پيدا کند و از طرف زيردستان مورد پذيرش قرار گيرد لازم است چهار شرط زير را به طور همزمان داشته باشد:
1. دستور قابل فهم باشد و زير دست آن را درک کنند.
2. در تصميم گيري براي اجراي دستور زيردستان بايد اعتقاد پيدا کنند که دستور مغاير با هدفهاي سازمان نيست.
3. زيردستان بايد معتقد شوند که دستور با منافع شخصي آنها همخواني دارد و در تضاد نيست.
4. زيردستان بايد از لحاظ فکري و جسمي قادر باشند دستور را اجرا کنند.
به اعتقاد بارنارد دستوراتي که مديران صادر مي کنند بايد با شرايط فوق همخواني داشته باشد تا زيردستان نيز به دليل تمايل به همکاري، دستورات را اطاعت کنند، عدم شرايط فوق و عدم اطاعت زيردستان از دستورات معمولاً مشکلاتي به بار مي آوردکه موجب تضعيف شالوده کار گروهي و سازماني مي شود و منافع کارکنان را نيز در معرض خطرقرار مي دهد.

7- گام هاي تفويض اختيار

تفويض اختيار چهار مرحله دارد كه عبارتنداز:
1. تعيين نتايج مورد انتظار: اولين قدم در تفويض اختيار اين است که مشخص شود از انجام وظيفه چه انتظاري مي رود يعني بايد معلوم شود که از انجام فعاليت مورد نظر چه نتايجي بايد به دست آيد.
2. واگذاري وظايف به زير دستان: دومين قدم در تفويض اختيار اين است که وظايف به زير دستان واگذار شود و در اين مرحله است که بايستي ظرفيت و توانايي هر يک از کارکنان را براي انجام وظايف مورد توجه قرار داد. يعني استفاده مناسب و مطلوب از نيروي انساني را بايد منظور داشت. در هر صورت، توزيع و تخصيص وظايف بين کارکنان بايد متناسب و متوازن باشد.
3. تفويض اختيار لازم: حدود اختيارات بايد مشخص و روشن باشد و هيچ گونه ابهامي را در تصميم گيري به وجود نياورد. اختيار بايد به وظيفه مرتبط باشد و چنانچه وظيفه تغيير يابد حدود اختيار نيز بايد متناسب با آن تعديل شود.
4. تثبيت مسئوليت: فردي که وظيفه اي به عهده او واگذار شده است اخلاقاً مسئوليت دارد وظيفه اي را که تقبل کرده است به بهترين نحو ممکن انجام دهد.

8- مزايا و محاسن تفويض اختيار

با توجه به موارد اشاره شده روشن مي گردد که تفويض اختيار يك ضرورت و نياز اساسي بوده و مزاياي قابل توجه زير را دارا مي باشد.
•  افزايش بازدهي
• ازدياد علاقه نسبت به انجام کار
•  تقويت همکاري دسته جمعي
•  تکامل انفرادي
•  جلوگيري از اتلاف وقت مديران
کريس آرجريس معتقد است که توسعه مسئوليت فردي، هم براي کارکنان و هم براي سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد براي اين که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک مي کند تا براي تحقق هدفهاي سازمان قابليتها و توانائيهاي بيشتري را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمي خواهند مسئوليت بيشتري به آنها تفويض شود يا با مشکلات فزاينده اي که مسئوليت ضرورتاً به بار مي آورد سروکار داشته باشند اما با وجود اين، آرجريس مدعي است که شمار کارکناني که انگيزش آنها را مي توان با افزودن يا بالا بردن سطح مسئوليتهايشان متناسب با اختيار بهبود بخشد بسيار بيشتر از آن است که اغلب مديران تصور مي کنند.

9- محدوديتهاي تفويض اختيار که مدير بايد به آنها توجه نمايد

طبق اصول مديريت بعضي از کارها قابل تفويض نيست. هر کاري حدودي دارد که نبايد از آن تجاوز کرد. در تفويض اختيار، محدوديتهايي را بايد مدنظر داشت و نبايد جز در شرايط استثنايي و فوق العاده آنرا به زيردستان تفويض کرد. از جمله مواردي که مي توان به آن اشاره نمود عبارتند از:
•  امورپرسنلي (کسي که در غيابتان به عنوان جانشنين شما منصوب شده نبايد اختيار عزل و نصب همکاران را داشته باشد).
•  تنبيه و اخراج کارمندان قابل تفويض نيست.
•  برنامه ريزي استراتژيک
•  تعيين خط مشي هاي سازماني
•  نبايد کار را به بيش از يک نفر سپرد. بعضي از مديران به خيال خودشان محکم کاري مي کنند اما چنين کاري مخل مديريت است.

مراجع:

1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126

منبع: www.mgtsolution.com
/س