10- موانع تفويض اختيار
استقرار تفويض اختيار نيز همچون ديگر راهبردهاي و اصول مديريت با تنگناها و محدوديتهايي مواجه مي گردد. اين موانع از ابعاد مختلف از جمله موانع مربوط به تفويض کننده (رئيس)، مرئوس، محيط و فرهنگ سازماني قابل بررسي مي باشد. برخي از موانع تفويض اختيار در سازمانهاي دولتي ايران عبارت است از:
• برخي از مقامات تصور کنند که خود بهتر از ديگران مي تواند تصميم گيري کنند. چنين افرادي متمايل به مديريت اختاپوسي (هشت پا) هستند که همانند اختاپوس داراي دستهاي زيادي براي چنگ انداختن به تمام امور (خرد و کلان) سازمان هستند و عقيده دارند که اگر كاري بخواهد به درستي انجام گيرد بهتر است خودشان آن را انجام دهند. آنها معمولا وظايف بي اهيمت را به ديگران واگذار مي کنند که از عهده افراد بي تجربه نيز بر مي آيد. کساني که با اين مديران کار مي کنند چون قبل از پذيرش مسئوليت وظيفه دشواري به آنها واگذار نشده که بتواند توانايي خود را ثابت کنند در زمينه ارتقاي مقام دچار مشکل مي شوند.
• نداشتن اعتماد نسبت به زير دستان و از اين که خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زير دستان قرار گيرد ، يا اينکه ترس از قدرت يافتن زير دستان و در نتيجه در خطر افتادن موقعيت شان است البته اين مورد ممکن است جهاني باشد ولي در کشورما نمود بيشتر دارد.
• حضور افراد غير بوروکراتيک در راس سازمانها را نيز مي توان يکي از موانع بر شمرد – دربوروكراسي اصل سلسله مراتب وجود دارد و بر حسب همين اصل اختيارات متناسب با وظايف تفويض اختيار صورت مي گيرد.
• وجود ملاحظات سياسي و سعي در مخفي نگاه داشتن برخي از مسائل و اطلاعات را مي توان يکي ديگر از موانع تفويض اختيار برشمرد.
• نبود قوانين روشن در اين زمينه و يا ناآگاهي در مورد وجود چنين قوانيني که کارکنان نمي دانند تا چه حد در حوزه کارشان قدرت مانور دارند را بايد کلي ديگر از موانع برشمرد.
• برخوردهاي صورت گرفته با برخي از مديران خلاق ملي چند سال اخير و جناح بنديهاي موجود سياسي کشور و جنجالهاي به وجود آمده و محاکمه برخي مديران به همين دلايل باعث شده که مديران کمتر ريسک پذير شوند و حالت بي تفاوتي به خود بگير ند و از تفويض اختيار پرهيز کرده يا از قبول مسئوليت امتناع کنند البته اين نکته را بايد مد نظر داشت هر مديري موظف است قانون را در وهله اول رعايت کندو کار آمدي را نبايد به منزله دور زدن قانون دانست.
• عدم وجود مديريت مشارکتي که ادارات و سازمانهاي کشور که به معني مشارکت دادن وسهيم نمودن ساير اعضا در تصميم گيري است. البته دراين مورد اين نکته حائز اهميت است دو عنصر اساسي در اجراي مشارکت ، زمان مناسب و راه درست است که اگر مشارکت در زمان مناسب و راه درست انجام نشود اثرات بدتري به بار مي آورد.
• فقدان اعتماد به نفس در افراد نيز يکي از موانع مي باشد. اين فقدان اعتماد به نفس ممکن است از خانواده ، جامعه و حتي محيط مدرسه و دانشگاه ناشي شده باشد افراد از مسئوليت گريزانند و نمي خواهند با کوچکترين خطايي در معرض انتقاد قرار گيرند.
• انحصاري بودن اکثر خدمات و فعاليتهاي در سازمانهاي کشور که اکثراً دولتي است و عدم وجود رقيبي قدرتمند براي آنها سبب بي تفاوتي مديريت عالي و عدم پاسخگويي مي شود : که در صورت وجود رقيب، سازمانها جهت حفظ موقعيت و بقا، مشارکت همه جانبه کارکنان خود را خواستارند و در نتيجه براي رسيدن به موقعيت، تفويض اختيار به صورت گسترده به ناچار در تمام سطوح سازمان بعمل مي آيد.
• فقدان کنترل: اگر مدير مطمئن باشد که نظام کنترل براي بررسي و تفحص نتايج تفويض اختيار کافي نيست از دادن اختيار به زير دستان خودداري مي کند.
• بي علاقه گي زير دستان به قبول اختيار با توجه به موارد ذيل:
• ترس از باز خواست و سرزنش به دليل اتخاذ تصميمات اشتباه
• نداشتن انگيزش کافي براي قبول مسئوليت سنگين تر که مستلزم تقبل کار و فشار بيشتر است
• عدم اعتماد به توانايي خودشان که باعدم قبول اختيارناتواني خود را پنهان مي کنند
11- راههاي بر طرف نمودن موانع تفويض اختيار
• نخستين مرحله بايد تغيير نگرش مديران در مورد اين نکته باشد که مديريت کارگروهي است ، نه فردي و اينکه مديريت مشارکتي سبب نزديک شدن انديشه ها و ديدگاه هاي مديران و کارکنان شده و عملکرد سازمان را بهبود مي بخشد.
• تفويض اختيار بايد کامل واضح و مفهوم باشد و ابهامات آن از طريق قوانين و مقررات يا جلسات توجيهي رفع گردد.
• ايجاد اعتماد به نفس در کارکنان طوري که قبول مسئوليت کرده و در جهت تعالي گام بردارند. اين کار از طريق اهميت دادن بيشتر توسط مديران بايد صورت گيرد قوانين و مقررات نيز بايد در اين زمينه روشن باشد تا کارکنان بدون ترس ازمواخده شدن درگير مسئوليت شوند.
• ايجاد انگيزش کارکنان : مديريت بايد از نيازها و هدفهاي زيردستان آگاه باشد. افزايش مسئوليت کارکنان به خودي خود ممکن است موجب انگيزش نشود لذا بايد از مشوقهاي کافي مانند ترفيع، شرايط کاري بهتر، پاداشهاي مالي يا معنوي جهت ايجاد انگيزش استقاده کرد.
• تاکيد بر ارباب رجوع محوري در نظام اداري که به تفويض اختيار بيشتري مي انجامد. مثلاً اگر اين تفکر بر مدير حاکم باشد (مشتري مداري) جهت جلوگيري از ايجاد وقفه در کار ارباب رجوع به هنگام نبودي ولي مسئوليت خود را تفويض مي کند.
• اغماض در مورد اشتباهات زيردستان
• استقرار سيستم کنترل کافي
12- عوامل تعيين كننده درجه تفويض اختيار
اگرچه تفويض اختيار درجات متعددي دارد ليکن حدود آن در سازمانهاي مختلف متفاوت است. تفويض اختيار نيز مانند تشکيل سازمان يک وسيله است. يعني ابزاري است در دست مديريت براي رسيدن به هدف. عوامل تعيين کننده درجه تفويض اختيار عبارتند از:
• هزينه تصميم گيري: هرچه هزينه تصميم گيري در مورد يک مسئله زيادتر باشد نيازبه اتخاذ تصميم در سطوح بالا ترمديريت بيشتر خواهد بود.
• تمايل به يکساني خط مشي ها: هر چه نياز به يکساني خط مشي ها بيشتر باشد اختيارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
• وسعت و بزرگي سازمان: هر چه سازمان بزرگتر باشد مسايل آن بيشتر است وتصميم گيري به سطوح مختلف واگذار مي شود.
• محيط سازمان، انعطاف پذيري: هر چه محيطي که سازمان در آن فعاليت مي کند و متشنج تر و رقابت شديدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهاي بموقع بايد انعطاف پذيري بيشتري داشته باشد که لازمه آن واگذاري تصميم گيري به سطوح پائين تر سازمان مي باشد که مستقيماً درگير محيط بيروني هستند.
• فنون کنترل: عامل ديگر وجود تکنيک هاي کنترل است توسعه و بهبود روش هاي آماري ، کنترلهاي حسابداري و ساير فنون کنترل گرايش به تفويض اختيار را افزايش مي دهد.
13- نتيجه
همان طور که ذکر شد تفويض اختيار در سازمانها و ادارات به ويژه سازمانهاي بزرگ امري اجتناب ناپذير است. اما مديراني موفق ترند که در بکار گري اصول تفويض اختيار توجه لازم را به توانايي و استعدادهاي زير دستان داشته ، باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظايف حيطه مسئوليت سازمان را به سوي اهداف عالي سوق دهند تفويض اختيار ، به عنوان يکي از مهمترين نرم افزارهاي مديريتي، به سازمان و مديريت حيات و پويايي مي بخشد. تفويض اختيار بايد بر ساختار و تشکيلات سازماني، اهداف و ماموريت آن، متمرکز و غير متمرکز بودن آن، ميزان تخصصي و حرفه اي بودن آن و ... استوار باشد.
در تفويض اختيار مديران بايد هر گونه ابهام در واگذاري امور را مرتفع کرده و عمل انگيزش در زير دستان را تقويت نمايد و بالاخره اينکه تفويض اختيار مستلزم تدوين و اجراي سيستم کنترل و ارزشيابي است تا مدير همواره از فرايند عمليات فعل تفويض شده آگاهي يافته و باز خوردهاي لازم را به تفويض شونده ارائه نمايد.
مراجع:
1. مديريت سازمانهاي پيچيده ريچارد ال دفت
2. مديريت ، جلد دوم برنامه ريزي و سازماندهي – سيد محمد اعرابي – علي پارسانيان
3. نشريه اصلاح و تربيت شماره 50
4.نشريه توسعه مديريت شمار 38
5. نشريه اعتماد 18/12/82
6. نشريه كهكشان شماره 69
7. مجله تدبير شماره 126
منبع:www.mgtsolution.com
/س