|
|
استفاده از يک سيستم نرم‌افزاري که به صورت کاملاً کاربردي، تمامي مراحل يک جلسه، از هماهنگي‌هاي قبل از تشکيل جلسه (قرار ملاقات ) تا پيگيريهاي نتايج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانيزه نمايد، مي‌تواند نقش ارزنده‌اي در تسهيل مديريت جلسات داشته باشد.
سيستم اطلاعاتي مديريت جلسات، با نگرشي کاربردي، مديريت جلسات در سازمان را آسان مي‌نمايد و مي‌تواند به عنوان يک ابزار کمکي در خدمت مديران جلسه، شرکت کنندگان و ساير افراد مربوطه باشد
ماژولهاي سيستم جلسات :
-
ثبت جلسه
-
کارتابل جلسات
-
آرشيو جلسات
-
جستجوي جلسه
-
راهنما
امکانات اصلي
اين سيستم داراي امکانات فراواني از جمله موارد زير است:
-
قابليت تنظيم جلسات
-
امکان تقسيم بندي موضوع و هدف جلسات
-
ثبت صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه
-
ثبت وضعيت حضور اعضاء در جلسات
-
ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجري و مهلت انجام آن
-
امکان دعوت از همکاران براي شرکت در جلسه
-
استفاده از سيستم پيام رسان جهت هماهنگي تشکيل جلسات
-
امکان تاييد کردن جلسه توسط فرد تاييد کننده
-
امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رساني به اعضاي جلسه به صورت خودکار
-
ايجاد گزارشات کامل و کاربردي از تمامي مراحل اجراي جلسات
-
تعريف دستور جلسه
-
ارسال دستورجلسه براي مدير جلسه
-
اخذ تاييديه دستور جلسه از مدير جلسه و ارسال دعوت نامه به همراه دستور جلسه تاييد شده به اعضاي جلسه به صورت خودکار
-
امکان درخواست تغيير دستور جلسه توسط اعضاء
-
امکان لغو جلسه و اطلاع رساني به اعضاي جلسه به صورت خودکار
-
ثبت وضعيت حضور اعضاء در جلسات
-
ثبت صورتجلسه و همچنين ساير نتايج و تصميمات جلسه
-
امکان ثبت و ضميمه نمودن انواع فايلهاي مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فايل صوتي و تصويري و ....)
-
ثبت مصوبات جلسه و تعيين افراد مجري و مهلت انجام آن
-
ارسال مصوبات شده براي مجريان تعيين شده هر فعاليت
-
قابل رويت بودن فعاليت‌هاي ارجاع شده به هر شخص در ليست پيگيريهاي وي
-
ثبت اقدامات انجام شده براي يک فعاليت ارجاعي
-
امکان رؤيت روند پيشرفت يک فعاليت تعيين شده
|
|