بر خلاف تصور موجود در مورد كاغذ به عنوان يك انتقال دهنده قديمى و پرهزينه اطلاعات شركت ها هنوز دوست دارند از آن استفاده كنند. كاغذ قابل لمس، متداول و در بسيارى موارد نشانگر اولين راهى است كه شركتها با كارمندان، شركا و مشتريان همكارى متقابل دارند. با اين همه مشكلات طبيعى در دنبال كردن ذخيره سازى وارد كردن مجدد اطلاعات و جابجايى كاغذ خسارات مالى عظيمى بر شركت ها تحميل مى كند. حتى اسنادى كه به فرمت الكترونيكى تبديل شده اند معمولا به طور عمده ثابت هستند. اگر اسناد شركت بتوانند در فرايندهايى كه با آن مواجه مى شوند فعال گردند و طبق نياز متناسب گردند براى راندمان شركت چه معنايى ممكن است داشته باشد؟ اما اگر آنها بتوانند هوشمند شوند چطور؟
اگر اسناد الكترونيكى هنوز براى انجام تمام كارهايمان آماده نيستند، برخى از آنها حداقل كم كم وارد ميدان مى شوند. اسناد هوشمند كه اسناد «فعال» هم خوانده مى شوند محتوياتى فعال هستند كه از كد كار گذاشته شده و قابل اجرا جهت مشاركت در فرايندهاى تجارى استفاده مى نمايند. اسناد هوشمند اساسا از XML استفاده مى كنند كه مى تواند نشانگر انواع داده ها باشد و قابليت انتقال بالايى دارد. اين اسناد مى توانند فرايندها را از طريق راه اندازى جريان كار انتقال داده ها به ديتابيس هاى back-end و بالعكس و به روزرسانى خودشان همانگونه كه قوانين شركت تعيين مى نمايند كارآمدتر سازند. مدافعان معتقدند كه اسناد فعال شيوه كنترل اطلاعات توسط شركت ها و چگونگى تعامل كاربران با آن را به صورت تسهيل همه امور از فعاليت هاى كارآمدتر و همكارى بيشتر تا پذيرش نظارتى بهتر را تغيير خواهند داد. اما در حاليكه برخى از شركت ها مى توانند بازگشت سرمايه را از طريق اتوماتيك كردن يك فرايند پرهزينه به وسيله يك اينترفيس سند هوشمند محقق سازند، مثلا ثبت مزاياى بيمه يا تغييرات ناشى از كسر حقوق، كار طراحى درست جهت مهندسى مجدد فرايندها، ترسيم جريانات كارى وتعيين طرح هاى كلى XML براى تعيين دوباره هدف XML مى تواند پيچيده باشد.Intelligent Document Platform شركت Adobe يك معمارى سرويس گرا است كه طراحى فرم ها و اجزاى جريان كار و نيز كلاينت Acrobat Reader فراگيرش (كه اكنون Acrobat Reader ناميده مى شود) و Portable Document Format يا PDF را شامل مى شود. در همين حين مايكروسافت پشتيبانى گسترده اى براى XML و سرويس هاى وب درون مجموعه Office2003 خود تعبيه نموده است و Infopath يك طراحى فرم هاى الكترونيكى و محصول مسيرياب را ارائه مى نمايد.
سرويس دهى به مشتريان داخلى
شركت Bright Horizons Family Solutions يك ارائه دهنده خدمات نگهدارى كودك و آموزش مقدماتى كه از طرف كارفرما پشتيبانى مالى مى شود، از فرصت استفاده از فرم هاى الكترونيكى براى اتوماتيك سازى فرايندهاى تغيير در موقعيت كارمند بهره برد.
Tim Young معاون بخش IT مى گويد Bright Horizons با 16000 كارمند در بيش از 500 نقطه سراسر دنيا دريافت كه فرايندهاى مبتنى بر كاغذ براى تغييرات كارمندان بسيار وقت گير و در معرض اشتباه بودند. Watertown، شركتى واقع در ماساچوست از Adobe Intelligent Document Platform استفاده مى نمايد. Bright Horizons در حال اتوماتيك سازى فرايندهاى فرم مزايا و حقوق پرداختى كارمندان است و درصدد مى باشد همين كار را براى فرم هاى ساعات كار و هزينه هاى سرمايه اى نيز انجام دهد. Young مى گويد: ما مى خواستيم به كارمندان بهتر خدمت كنيم و هزينه هاى فعاليت را كاهش دهيم. اكنون تمام اين موارد به كمك هوشمندى تجارى در پس فرم ها براى ما شكل گرفته اند. بنابراين اگر نياز به تاييد باشد درون جريان كار تعبيه شده است. Bright Horizons از طريق پر كردن فيلدهاى فرم از قبل در هزينه ها صرفه جويى كرده است. تيم شركت اين كار را از طريق استخراج اطلاعات از يك بانك اطلاعاتى SQL Server هنگامى كه كارمندان وارد اينترانت شركت مى شوند انجام مى دهد كه بدين نحو كمك هدايت شده را از طريق منوهاى drop-down فراهم ساخته و از هوشمندى تجارى روشى كه فيلدها پر مى شوند را به اجرا در مى آورد استفاده مى كند.
پس از اينكه يك فرم كامل مى شود تبديل به يك سند PDF مى گردد و از طريق سرور جريان كار Adobe به طور خودكار به مديران مربوطه و سپس به سيستم پرداخت حقوق شركت ارسال مى شود. Grant.gov ورودى كه افراد مى توانند از موقعيت هاى مالى موجود از آژانس فدرال امريكا مطلع شده و به طور الكترونيكى آنها را درخواست كنند از نرم افزارى از Victoria Solutions PureEdge واقع در British Columbia استفاده مى نمايد. اين مدخل يكى از ابتكار دولت الكترونيكى است كه Office of Management and Budget آغاز نموده است. Rebecca Spitzgo مدير برنامه Grants.gov مى گويد Department of Health and Human serrices امريكا به عنوان واسطه بين آژانس هاى اعطا كننده و متقاضيان بايد به دقت از سيستم هاى بكار گرفته شده توسط كلاينت ها در هر دو طرف پشتيبانى نمايد. براى مثال به جاى ملزم ساختن شهروندان به استفاده از ارتباطات dial-up جهت پركردن يك فرم كمك مالى به صورت آن لاين آژانس pureEdge را مستقر نمود تا بسته هاى برنامه كاربردى را قابل download نمايد.
Spitzgo مى گويد كاربران جهت مشاهده و تكميل فرم ها يك كلاينت قابل download را اجرا مى نمايند.Grants.gov از PureEdge جهت ساختن فرمت هاى اديت درون فيلدهاى داده ها استفاده مى كند تا اطمينان حاصل گردد بار اول آنها به درستى پر مى شوند و نيز محاسبات را انجام مى دهد. وقتى كاربران يك فرم را كامل مى كنند روى كليدى كليك مى كنند تا آن را تحويل دهند. Grants.gov سپس فرم دريافتى را به يك فايل Acrobat PDF تبديل مى نمايد يك فايل داده فرمت شده XML مى سازد و هر دو را به آژانس مربوطه مى فرستد. Spitzgo مى گويد: Gravts.govآنچه آژانس ها با داده هاى XML انجام مى دهند را تعيين نمى كند اما اكثريت از آن جهت جلوگيرى از ورود مجدد داده ها استفاده مى كنند. كارمندان Grants.gov يك طرح XML كلى براى بخش هايى از قبيل صفحه اول فرم كمك مالى طراحى كرده اند تا آژانس ها بتوانند مجدد از آن استفاده نمايند.
XML نشانه جايگاه مورد نظر است
امروزه، XML در ايجاد اسناد هوشمند عامل اصلى است. XML به تعيين اجزاى سند از قبيل صفحه بندى كمك مى كند، به محتوا امكان جداشدن از بخش معرفى را مى دهد و اينكه طبق نياز مورد استفاده و انتخاب مجدد قرار مى گيرد.Joshua Duhl تحليلگر IDC در فرامينگهام ماساچوست مى گويد اسناد هوشمند معمولا از ساختارهاى سرويس هاى وب براى فراخوانى و دريافت مقادير داده استفاده مى كنند. سرويس هاى وب به طور روزافزون دورتا دور سيستم هاى اصلى شركت از قبيل حسابدارى ديتابيس هاى مديريت فهرست و محتوا را جهت انتقال داده ها احاطه مى كنند.
او مى گويد: شما براى انواع خاصى از برنامه هاى كاربردى با به روزرسانى هاى فراوان- برنامه هاى كاربردى زنجيره تداركات فرايندهاى مراقبت بهداشتى- يك سند فعال مى خواهيد.
در يك آزمايش نرم افزار فرم هاى الكترونيكى Liquid Office از سوى Verity واقع در كاليفرنيا از XML جهت تاييد انجام محاسبات و ورود پيشاپيش اطلاعات كاربر درون انواع مختلفى از فرم ها استفاده خواهد نمود.Bill Roach هماهنگ كننده EDMS شركت CRM فرماندارى ايالتى مى گويد: XML فرصت هايى كه مدت هاى طولانى به دنبالش بوديم را فراهم مى كند: حذف ورودى اطلاعات و بازشمارى آن. وقتى ما در XML اطلاعات داريم، مى توانيم آن را جمع و جور كرده و به طور خودكار به برنامه هاى كاربردى بفرستيم. XML مى تواند يك تصوير يا يك PDF براى ما بسازد يا آن را در فرمت اصلى اش ذخيره سازد و فقط آن را به درون يك سيستم حفظ ركوردها بفرستد.Liquid Office فقط بخشى از زير بناى EDMS يا Electronic Document Management System (سيستم مديريت اسناد الكترونيكى) بسيار بزرگتر ايالت است كه شامل FileNet Content Manager ,Verity Teleform و محصولات روند كارى شركت Knowledgelakeمى باشد. John Gouryrell يك تحليلگر پروژه در Soumd Trabsit واقع در سياتل انتظار دارد قابليت هاى گسترده XML در Infopath و مجموعه Office 2003 مايكروسافت تسهيم داده ها با سيستم هاى back-end از قبيل نرم افزار PeopleSoft ERP خود را آسان سازد. سيستم انتقال منطقه اى از Infopath جهت تبديل يك فرايند پرداخت حقوق مبتنى بر كاغذ كه يك ماه طول مى كشيد كامل شود به يك فرايند فرم هاى الكترونيكى كه چهار تا هشت ساعت زمان مى برد استفاده نمود.
Gartrell مى گويد Sound Transit هنوز استفاده از XML را آغاز نكرده است اما ما در حال ادغام Infopath با ديتابيس SQL Server 3000 خود هستيم ضمن اينكه Infopath تمام XML را كنترل مى كند.Duhl مى گويد همچنان نقش اسناد فعال در شركت گسترش مى يابد بايد قابليت هاى جديدتر از قبيل امضاى ديجيتالى را بهتر پشتيبانى نمايند. به دليل نيازهاى پذيرش نظارتى مثل آنهايى كه در Sarbanes-Oxley Act هستند فروشندگان نيز بايد مطمئن شوند كه اسناد الكترونيكى مى توانند دقيقا به همان صورت كه روى كاغذ هستند ارائه گردند. Duhl مى گويد PDF هاى Adobe در اين زمينه گوى سبقت را ربوده اند. در همين حين شركت ها بايد به مسايل زيربنايى و فرايند متعددى جهت استفاده از مزايايى كه اسناد متناسب شونده مى توانند به دنبال داشته باشند بپردازند.Duhl مى گويد: در حاليكه اسناد فعال يك ايده و اينترفيس بسيار خوبى هستند حتى در سطح فرم ها فرايندهاى تجارى را در سطحى بسيار اساسى تحت تاثير قرار مى دهند. اين فراتر از تكنولوژى مى رود و بر شيوه فعاليت افراد اثر مى گذارد.
سه گونه اصلى اسناد فعال
1) فرم هاى فعال
اين فرم ها با كاربران و فرايندهاى مبتنى بر فرم ها از قبيل بيمه برنامه هاى پرداخت حقوق و مزايا تعامل دارند. فرم هاى فعال با استفاده از قوانين تجارى مطمئن مى شوند كه فيلدها بدرستى پر مى گردند و اينكه آنها مى توانند خود را با اطلاعات كاربر از سيستم هاى back-end پر نمايند. پس از تعامل آنها مى توانند يك روند كارى را راه بياندازند كه آنها را به اشخاص مربوط هدايت مى كند و ديتابيس هاى مناسب را به روز مى رساند.
2) اسناد فعال
اين اسناد غير مرتبط به فرم ها كه تاحدودى با توانايى شان در صفحه بندى شدن شناخته مى شوند ممكن است دفترچه هاى راهنماى فنى طرح هاى تنظيم شده يا گزارشات شخصى 401(K) را در بر گيرند كه به محض تغيير داده هاى back-end و ورود اطلاعات جديد روى front end خود را Update مى كنند. براى مثال اسناد فنى مربوط به يك هواپيما ممكن است به يك مكانيك امكان دهد به عنوان مرحله اى در يك فرايند زنجيره تداركات روى لينكى كليك كند تا قطعات را سفارش دهد ضمن اينكه هنگامى كه قطعات جديد نصب شوند سند خود را Update مى نمايد.
3) تصاوير گرافيكى فعال
اينها كه معمولا بخشى از اسناد فعال بزرگتر هستند از اجزاى گرافيكى مبتنى بر XML از قبيل تصاوير گرافيكى بردارى قابل اندازه گيرى تشكيل مى شوند كه با متن و كاربر در ارتباطند. يك تصوير گرافيكى فعال ممكن است مونتاژ يك موتور را به تصوير بكشد و به كاربر امكان دهد تا درون ساختار به حركت درآيد. ضمن اينكه وقتى سند بزرگتر تغيير مى كند خود را Update مى كند.