مادرعصري زندگي مي کنيم که عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوري و خلاقيت است .با عموميت يافتن سريع دسترسي به کامپيوتر ها و تکنولوژي اطلاعاتي و رسانه هاي پيشرفته هيچ کشوري نمي تواند اقتصاد قرن بيست و يکمي را بدون زيرساخت الکترونيکي قرن بيست و يکمي اداره کند.يکي از فاکتورهاي مهم در تصميم گيري مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،‌بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيري شده و جلوي اتخاذ بسياري از تصميمات نادرست را خواهد گرفت.طي ساليان اخير موج استفاده و بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون اداري کشور ما را فراگرفته است وبسياري از سازمانها ، تمايل زيادي براي بهره گيري و استفاده از اين سيستمها از خود نشان مي دهند . سيستم هاي اتوماسيون اداري با استفاده از :
کنترل گردش الکترونيکي کليه مکاتبات داخل سازماني
امکان جستجو در مجموعه اطلاعات مربوط به مکاتبات
حذف فيزيکي کاغذ و بايگاني
دسترسي سريع به اطلاعات و در نتيجه سرعت در پاسخگويي به مراجعان
کنترل بر عملکرد کاربران و سرعت در پيگيري و رفع مشکلات
ابزاري قدرتمند جهت افزايش بهره وري و مديريت بهتر را در اختيار مديران سازمانهاقرار مي دهد.
استفاده مناسب و بجا از سيستم هاي اتوماسيون اداري مزاياي زيادي به همراه خواهدداشت مانند :
حذف عمليات بايگاني ، دسترسي به نامه هاي کاغذي و استفاده بهينه از فضاهايمربوط به بايگاني
امکان صدور گزارشها و نمودارهاي آماري و کاربردي جهت بررسي وضعيت مکاتبات
امکان کنترل و پيگيري نامه هاي ارجاع داده شده به هر فرد توسط خودش و عدم نيازبه گردش دستي نامه در سازمان و کاهش کار افراد ثبت کننده نامه ها
امکان ارائه اطلاعات به ارباب رجوع نسبت به وضعيت هر نامه در هربخش
استفاده از سرويسهاي رايانه اي جهت يادآوري زمان اقدام به نامه ها و جلوگيري ازتاخير
امکان کنترل وضعيت گردش يک نامه و موقعيت فعلي آن از هرنقطه
بالا بردن سرعت گردش مکاتبات
شناسايي گلوگاه هاي سازماني
نگهداري اطلاعات بصورت الکترونيکي
به وجود آمدن روش هاي مناسب اداري - سازماني از طريق دوباره نگري به روشهايکاري
تسهيل در ثبت و گردش مکاتبات در صورت بالا بودن حجم مکاتبات
...
سيستم اتوماسيون اداري کارا يک سيستم جامع و يکپارچه نرم افزاري براي مديريتگردش اطلاعات و مکاتبات اداري و سازماني است. يک ابزار نرم افزاري قوي، سريع و دقيقبراي ورود ، بازيابي ، جستجو، مشاهده، ويرايش، گزارش گيري و گردش مجموعه اطلاعاتسازماني - اداري در بين تمام کارکنان و مديران سازان متناسب با ساختار آن است.گردشاطلاعات سازماني - اداري مي تواند شامل انواع مکاتبات، نامه هاي وارده، نامه هايصادره و داخلي و يا انواع دستورات، گزارش ها، يادداشت ها، پيغام ها، مستندات،گزارشات فني و يا نمابرها و به طور کلي تمام اطلاعات الکترونيکي و غير الکترونيکيباشد.
بخشهاي اصلي سيستم :
کارتابل : وظيفه گردش انواع اطلاعات اداري و سازماني مانند گردش نامه ها،دستورات ، گزارش ها، پيغام ها، يادداشت ها و انواع فرم هاي اطلاعاتي الکترونيکي وغير الکترونيکي را بر عهده دارد.
نامه : يک دبيرخانه و بايگاني الکترونيکي است که ثبت و حفظ اطلاعات انواع نامهها، پيوست ها و محل فيزيکي نگهداري اين نامه ها را در قالب يک ساختار درختي دارد.
ارتباطات : مسوول ورود دقيق اطلاعات فرستنده ها و گيرنده هاي مرتبط با سازماناست.
تقويم : يک سررسيد و تقويم الکترونيکي براي ساماندهي وظايف و قرارهاي سازمانيو يادآوري آسان کارها است.
تماسها : براي ثبت هر ارتباط و تماس داخل و خارج سازمان
امکانات عمومي سيستم :
پارامتريک بودن سيستم : به طوري که پيکربندي و استفاده از قسمتهاي مختلف سيستمرا آسان، قابل تنظيم و منطبق با سازمان و کاربران مي کند
رابط کاربر بسيار آسان و همه فهم به طوري که آموزش سيستم تنها در چند ساعت ميسراست.
دسته بندي اطلاعات : دسته بندي و مرتب کردن اطلاعات و مشاهده آن ها بر اساستمام فيلدهاي اطلاعاتي نمايش داده شده مانند تاريخ و زمان ارسال، فرستنده، موضوع و ....
فيلتر : فيلتر کردن اطلاعات و نمايش آن بر اساس نيازهاي سازماني
نمايش انعطاف پذير : انتخاب نمايش ستون هاي اطلاعات، ترتيب محل نمايش و تغييرعنوان هاي آن توسط هر کاربر متناسب با نياز و سليقه
امکانات اداري - سازماني
ايجاد کارتابل الکترونيکي براي کارکنان
ثبت الکترونيکي نامه
ثبت اطلاعات ريز فرستنده ها و گيرنده ها
بايگاني نامه ها در قالب ساختار درختي
امکان جستجوي سريع مکاتبات و مستندات حتي در متن و موضوع آن ها
امکان جستجوي قوي و دقيق در تمام فيلدهاي اطلاعاتي مکاتبات ، مستندات ، سوابقنامه و حتي جستجو در مشخصات ريز وارد شده
امکان ذخيره کردن نتايج جستجو و اطلاعات کاري و استفاده مستمر از آن
قابليت ضميمه کردن اصل نامه پويش شده ، دورنگارهاي دريافت شده الکترونيکي،فايلهاي Microsoft Word, Microsoft Excel و ديگر محصولات Microsoft Office ،مستندات فني و يا نقشه ها، پيوستهاي پويش شده و يا الکترونييک موجود در انواع فرمتهاي ديگر مانند متن، عکس، موزيک، فيلم و ...
گردش اصل نامه پويش شده همراه نامه
گزارش ساز پويا که امکان ساخت ، ويرايش و ذخيره گزارشهاي متنوع از مستندات،مکاتبات و گردش آن ها را به تفکيک تمام مشخصه هاي اطلاعاتي فراهم مي نمايد.
نمايش اطلاعات در قالب نمودارهاي مختلف و به صورت پويا
امکان انجام عمليات مختلف مانند هامش روي نامه الکترونيکي، به صورت معمولي و يابا استفاده از قلم نوري
ساماندهي دفتر انديکاتورهاي مختلف
بايگاني موقت نامه ها در يک ساختار درختي
بايگاني دائمي نامه ها هر موقع که نياز باشد
امکان ارسال و گردش مکاتبات و مستندات و رونوشت هاي آن به صورت موازي برايکاربران مختلف
امکان ثبت گردش مکاتبات
ردگيري و پي گيري
تعريف حقوق دسترسي و امنيتي استفاده از قسمت هاي مختلف سيستم براي هر کاربر
گردش مستندات، مکاتبات، گزارش ها و ... بدون نياز به گردش کاغذ
ارجاع نامه، ارسال رونوشت و رونوشت مخفي (CC, BCC)
پيکربندي ظاهري کارتابل متناسب با خواست هر کاربر
امکان مشاهده نامه ها، پيغام ها، گزارشها ، دستورها و تمام اطلاعات دريافت شدهو ارسالي در پوشه هاي جداگانه
امکان ارتباط از راه دور از طريق خطوط تلفن و يا اينترنت
منبع:http://www.emdadgaran.com
ارسال توسط کاربر محترم سايت :dr_pager