اشتباهاتي ظاهرا کوچک ميتواند فرصت يک معامله مهم، شرکت در يک جشنواره يا نمايشگاه و مانند آن را از ما بگيرد.
جالب است که در اين دوره و زمانه، هنوز بسياري از شرکتها و مراکز اداري به اهميت شيوه نگارش اي- ميل پي نبرده اند. درست است که ما در ايران هنوز بيشتر نامه نگاريهاي داخلي را به شيوه قديم انجام ميدهيم، اما در بخش مکاتبات خارجي و با توجه به سرعت و از طرفي همه گير شدن استفاده از پست الکترونيک، دانستن آداب اي-ميل نگاري بسيار اهميت دارد. زيرا اشتباهاتي ظاهرا کوچک ميتواند فرصت يک معامله مهم، شرکت در يک جشنواره يا نمايشگاه و مانند آن را از ما بگيرد.
بسياري از شرکتها عادت ندارند پاسخ دادن اي-ميل را بدهند، يا بسيار دير به آن جواب ميدهند. گاهي پاسخ سوالات مطرح شده در اي-ميل داده نميشود.
به اين ترتيب، شما ميتوانيد از اين نقطه ضعف غالب بر شرکتها و ادارات به نفع خود استفاده کرده و با رفع اين نقيصه در محل کار خود و آموختن روش صحيح پاسخ دادن به نامه هاي الکترونيک و همچنين تنظيم آنها، يک گام بزرگ از رقباي خود جلوتر باشيد.
در اينجا به چند مورد از مهمترين نکات و آداب اي- ميل نگاري اشاره ميکنيم.

موضوع را مختصر و مفيد بيان کنيد

محتواي پيام خود را با دقت خلاصه کنيد و تنها در مسير موضوع حرکت کنيد. انتخاب عنوان مناسب براي پيام ميتواند در زمينه دسته بندي نامه هاي رسيده و اولويت بخشيدن به پاسخگويي آن، به گيرنده کمک کند.

ويژگي CC را به کار نبريد

براي فرستاده پيام يا نامه خود براي همه، از ويژگي “رونوشت کاربني” يا (Carbon Copy) استفاده نکنيد. اين نکته به خصوص در اي- ميلهاي اداري بسيار اهميت دارد.اين روزها همه ما اي-ميلهاي فراواني دريافت ميکنيم و دريافت اي- ميلهاي غير ضروري خوشايند نيست. اگر تنها عده به خصوصي بايد اي-ميل شما را دريافت کنند، تنها نشاني آنها را وارد کنيد.
به همين ترتيب، هنگام پاسخ دادن به اي-ميل، پاسخ را به همه گيرندگان نفرستيد. اگر گزينه Reply to All يا چيزي مشابه آنرا انتخاب کنيد، در نهايت تمام گيرندگان اي- ميل که شايد حتي براي شما ناشناس هم باشند، يک نسخه از پاسخ شما دريافت خواهند کرد.

استفاده از ويژگي BCC در فرستادن اي-ميل گروهي

ويژگي رونوشت محرمانه (Blind Carbon Copies) براي زماني است که پيامي را براي گروه بزرگي از گيرندگان ارسال ميکنيد که شايد يکديگر را نشناسند. همانطور که گفتن شماره تلفن يک شخص به ديگران بدون اطلاع وي، کار صحيحي نيست، لو دادن آدرس اي-ميل اشخاص هم کار نادرستي است. اگر هنگام فرستادن يک اي-ميل به مثلا 30 نفر، از گزينه to: يا CC استفاده کنيد، تمام آدرسها براي همه گيرندگان قابل رويت خواهد بود. در صورت استفاده از BCC، گيرنده تنها نشاني شما و خودش را ميبيند.

پيام خود را کوتاه و با تمرکز بر موضوع بيان کنيد

عده اندکي از افراد مطالعه از روي صفحه کامپيوتر را جالب ميدانند و عده بسيار کمتري به خواندن مطلب روي صفحه کوچک تلفن همراه علاقه دارند. به ياد داشته باشيد که گيرندگان چنين پيامهايي، آنها را ناديده ميگيرند.

فرستادن ضميمه اي- ميل

بسياري از کاربران دستگاههاي بيسيم فاقد نرم افزارهايي براي باز کردن فايلهاي ضميمه (attachment) با فورمتهايي چون Word يا spreadsheet هستند. قبل از فرستادن چنين ضميمه هايي، از امکانات گيرنده باخبر شويد.
هنگام نوشتن اي- ميل با فونت لاتين، از نوشتن تمام متن با حروف بزرگ يا capital خودداري کنيد. اين شيوه نوشتن طوري است که انگار نويسنده در حال فرياد زدن بوده است. از طرفي خواندن اين کلمات هم مشکل بوده و احتمال انصراف خواننده از مطالعه آن زياد است.

حرفي را که در ملاء عام نميزنيد، در اي-ميل هم نگوييد

هر کسي ممکن است- حتي به اشتباه- اي-ميل شما را براي شخص ديگري بفرستد، اين موضوع به خصوص اگر مطالب خصوصي يا اطلاعاتي محرمانه در اي-ميل شما وجود داشته باشد، ميتواند بسيار ناراحت کننده باشد. اگر تمايلي نداريد مطلب مورد نظرتان در خطر پخش شدن قرار بگيرد، از تلفن استفاده کنيد.

استفاده از صورتکهاي کوچک يا smiley

صورتکهاي موجود در امکانات اي- ميل نگاري معمولا براي پيامهاي خصوصي به کار ميرود و براي امور اداري چندان مناسب به نظر نميرسد. اين صورتکها بايد بسيار به ندرت و در موارد استثنايي مورد استفاده قرار گيرند. اگر پيام شما براي بهتر درک شدن به يکي از اين صورتکها نياز دارد، اين احتمال وجود دارد که اصلا نبايد آنرا با اي-ميل بفرستيد و بهتر است از تلفن استفاده کنيد. زيرا حتي با يک صورتک هم امکان سوء برداشت از پيام وجود دارد.
اين صورتکها براي تاييد آنچه نوشته ايد به کار ميروند و نوشتن مطلبي توهين آميز يا آزار دهنده و سپس قرار دادن يک صورتک شاد پس از آن تنها ميتواند توهين آميز باشد نه چيز ديگر.

تنها در مواقع ضروري اي- ميلي را براي گروه بزرگي بفرستيد.

اگر دليلي مهم و جدي براي فرستادن اي-ميل به گروهي بزرگ از گيرندگان نداريد، از اين کار منصرف شويد زيرا اي-ميلي که براي گروه فرستاده شود، spam نام دارد.

نام خود را بنويسيد

براي احترام گذاشتن به گيرنده، نام خود را در پايان پيام بنويسيد. درست است که نشاني شما در ابتداي اي- ميل نوشته شده است، اما ممکن است گيرنده نداند که اين نشاني به شما تعلق دارد و اصولا نشاني شما حاوي نام شما نباشد.

املاي نوشته خود را چک کنيد

اگر ميخواهيد پيام شما به خاطر اشتباه در نوشتن کلمات، نادرست تعبير نشود، از نرم افزارهاي چک کننده املا استفاده کنيد.
آموختن و رعايت آداب اي- ميل نگاري به مدي زمان نياز دارد. اما نگذاريد ترس از اشتباه موجب شود که از اين روش سريع مکاتبه دست بشوييد. همه ما روزي تازه کار بوديم و بسياري از افراد بسيار بخشنده هستند و اشتباهات ما را ناديده ميگيرند.
منبع: learnthenet.com